Descubre cómo proteger tu empresa de fraudes invisibles antes de que sea demasiado tarde. Sin intervención humana y antes de que llegue a contabilidad.
En un entorno empresarial en constante evolución, el papel del CFO ha adquirido una relevancia que va mucho más allá de los informes financieros. Veamos el rol que le corresponde.
Imagina una sala de reuniones en la que se dan cita los líderes de tu empresa. E imagina que quien habla, quien lleva el peso de la conversación, es el Chief Financial Officer (CFO). Esta situación hipotética es cada vez más habitual en organizaciones de todo el mundo.
En un entorno empresarial en constante evolución, el papel del CFO ha adquirido una relevancia que va mucho más allá de los números y de los informes financieros. El director financiero de hoy juega el rol de arquitecto de las finanzas de su organización y como tal, se ha convertido en un estratega esencial en la mesa directiva.
Si hacemos un símil marinero, podríamos decir que una empresa es un barco navegado por el CFO, en cuyos hombros recale la tarea de trazar un rumbo seguro a través de las turbulentas aguas del mercado. Dicho esto, vamos a ver cuál es exactamente el papel que le corresponde a este navegante moderno.
Además de equilibrar los libros contables y garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales, al director financiero de una organización también le corresponde la valiosa tarea de desarrollar una estrategia financiera sólida que respalde los objetivos empresariales. ¿Qué implica esto? Que debe tomar decisiones inteligentes de inversión, gestionar el riesgo y anticipar las oportunidades emergentes.
Por ello, todo CFO moderno debe tener la capacidad de identificar tendencias financieras y convertirlas en estrategias ganadoras.
Tampoco hay que perder de vista que, en la era digital en la que nos encontramos, los datos son el activo más valioso. Pues bien, el guardián de estos datos debe ser el CFO. Es a él a quien corresponde su recopilación, supervisión, análisis y presentación.
Con la información adecuada podrá implementar sistemas de análisis de datos avanzados que facilitarán la toma de decisiones más informadas y ágiles.
Ese enfoque data-driven que se supone deben tener los directores financieros también ayuda a optimizar los procesos, lo que redunda en la reducción de costes.
Pero el CFO no está solo en este viaje. Colabora estrechamente con el CEO para impulsar el éxito de la empresa, un trabajo en equipo que se traduce en la toma de decisiones más rápida y precisa.
No podemos olvidarnos de que estamos en un mundo cada vez más concienciado con la sostenibilidad, y aquí el responsable de finanzas vuelve jugar un papel fundamental. Es fácil encontrar a CFOs liderando las iniciativas encaminadas a adoptar prácticas más sostenibles, incluida la reducción de la huella de carbono de sus empresas
Esta apuesta por la sostenibilidad no solo es positiva para el planeta. Ha resultado ser un impulsor de la rentabilidad. Con la implementación de prácticas sostenibles el ahorro energético ha venido acompañado de la fidelización de los clientes preocupados por el medio ambiente.
En resumen, el CFO moderno es mucho más que un contador de números. Es un estratega, un tomador de decisiones basado en datos, un socio estratégico del CEO y un defensor de la sostenibilidad. Varios roles, una sola persona.
¿Tienes alguna historia sobre el papel de un CFO en tu organización? ¡Comparte tus experiencias en los comentarios!
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La gestión de los gastos de representación puede generar ciertas dudas. ¿Cómo se contabilizan? ¿Son deducibles? Damos respuesta a todas las preguntas.
Invitaciones a comer, regalos de empresa, habitaciones de hotel para un cliente… La gestión de los gastos de representación puede generar ciertas dudas.
¿Cómo se contabilizan? ¿Son deducibles? ¿Tengo que declararlos? A lo largo de este artículo daremos respuesta a esas preguntas y trataremos de disipar las dudas que suelen asaltar a empresas y autónomos cuando tienen que lidiar con estos gastos profesionales.
Empezaremos por explicar brevemente qué son realmente los gastos de representación, ya que es bastante frecuente que se confundan con los gastos de viaje.
La diferencia principal entre ambos tipos de gastos de empresa está en la finalidad.
Con los gastos de representación ocurre como con los gastos de viaje. Según la Agencia Tributaria, tiene que contabilizarse dentro del Grupo 6 del Plan General de Contabilidad, concretamente en el subgrupo 62 (compras y gastos de la actividad), donde encontramos:
Para responder a esta pregunta, lo mejor es separar los diferentes tipos de impuestos.
Al igual que los gastos de viaje deducibles, los gastos profesionales producidos para mejorar la imagen de la empresa frente a un cliente o proveedor pueden deducirse siempre y cuando cumplan una serie de requisitos:
Del mismo modo, los gastos de representación están exentos de tributar en el IRPF siempre y cuando se justifiquen debidamente. En el caso de una comida, por ejemplo, basta con demostrar que el potencial cliente ha recibido la invitación. Puede servir un correo electrónico informando de la invitación, un mensaje de WhatsApp o la inclusión del nombre del invitado en la lista de clientes.
Más difícil es demostrar que los gastos de representación están relacionados con los ingresos. Pero si no se hace, podrían considerarse como liberalidades, y estas no son deducibles.
Entonces, ¿Cuáles son los gastos de representación deducibles? “Aquellos que cumplen con unas condiciones y finalidades que la empresa deberá justificar en una inspección tributaria”. Es decir, “los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, así como los que se hallen correlacionados con los ingresos” según se desprende del artículo 14 Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Si nos atenemos estrictamente a lo que dice la la Ley del Impuesto sobre Sociedades, podemos listar varios gastos comunes que son susceptibles de ser deducibles. Entre otros: el pago de estancias en hoteles a los clientes; los regalos de empresa (siempre dentro de unos márgenes de precio razonables); las invitaciones de clientes a restaurantes; las entradas a espectáculos culturales, de ocio o deportivos; las inscripciones en eventos e, incluso, el pago de sesiones de cuidado y bienestar.
También se incluyen los gasto que se efectúen con respecto al personal de la empresa con arreglo a los usos y costumbres.
Antes de pasar al siguiente punto, es importante recordar que el importe anual destinado a los gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo ejercicio.
Esto no quiere decir que no puedas superar ese porcentaje, pero todo lo que sobrepase el 1% ya no lo podrás deducir.
Como has podido leer, para poder deducir los impuestos de los gastos de representación necesitarás justificarlos. Para que el ticket sea válido, debe contener una serie de datos:
Además, los justificantes tienen que ser legibles y quedar guardados durante 5 años por si se produce una inspección. Por eso, cada vez son más las empresas que optan por digitalizar los gastos profesionales mediante aplicaciones móviles.
Estas soluciones tienen muchas ventajas: ahorran un montón de tiempo en el reporte, en la gestión y en la contabilización; almacenan los tickets en un entorno cloud seguro; la información del gasto es accesible en tiempo real; el gasto en papel es cero; ahorran espacio en el archivo; el documento digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel (siempre y cuando la app esté homologada por la Agencia Tributaria, como Okticket); evitan errores manuales; minimizan el riesgo de sufrir fraude interno; facilitan el análisis de los datos para la toma de decisiones estratégicas, etc.
Asimismo, resulta muy útil establecer una política de gastos y analizar detenidamente toda la información de gastos recopilada por las herramientas que utilizas para la gestión y control de los gastos profesionales.
En 2025, la Ley Antifraude será de obligado cumplimiento para empresas y autónomos que emitan facturas. ¿Qué impacto tendrá en las organizaciones?
ACTUALIZACIÓN
Lleva en vigor dos años, pero es ahora cuando empieza la verdadera cuenta atrás. El Ministerio de Hacienda ha aprobado el Real Decreto porque el que se desarrolla la Ley Antifraude para prevenir y evitar el fraude fiscal que obligará a las compañías a suministrar de forma inmediata su facturación a la Agencia Tributaria a partir del 1 de julio de 2025.
¿Qué es? ¿Cómo afecta a tu empresa? ¿Cuáles son los plazos establecidos? ¿Cuáles son las sanciones? Vamos a responder estas y otras cuestiones que están en el aire.
La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida popularmente como Ley Antifraude, nace, principalmente, para evitar irregularidades en la gestión de gastos empresariales. Pretende acabar con los softwares de doble uso utilizados para llevar una contabilidad paralela y con la omisión de ciertas transacciones, entre otros.
Una de las consecuencias más directas es la necesidad de contar con programas informáticos adaptados a la nueva normativa. Según se desprende del texto, los programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión deben garantizar «la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.
Según se desprende del texto publicad en el BOE, la pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación. Para ello, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:
Si en tu empresa o negocio sigues utilizando hojas de cálculo, deberías ir pensando en dar el salto hacia la gestión digital, puesto que los programas como el Excel no cumplen con los requisitos anteriormente mencionados.
Aparte de perseguir las cajas B, la Ley contra el Fraude Fiscal contempla una serie de medidas para evitar la evasión fiscal:
La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, será de obligado cumplimiento para empresas y autónomos que emitan facturas. Por tanto, va siendo hora de empezar a analizar el impacto en las empresas.
El 1 de julio de 2023 comenzó el periodo voluntario de cumplimiento y será de obligado cumplimiento el 1 de julio de 2025 para las empresas que facturen menos de 6 millones de euros (las que ingresan más ya lo hacen desde 2017). A partir de esa fecha, los autónomos y empresas que emitan facturas estarán afectados.
Solo quedarán excluidos quienes estén ubicados en Canarias, Ceuta, Melilla, en los territorios forales o se hayan acogido al Suministro Inmediato de Información (SII).
Los fabricantes y comercializadores de softwares de contabilidad también se verán afectados, puesto que estas soluciones deberán estar homologadas por la Agencia Tributaria obligatoriamente.
Al margen, claro está, de cumplir con el resto de los requisitos establecidos por la Ley Antifraude. En este punto es importante recordar que las facturas que se emitan deberán ser electrónicas e incorporar un código QR y una huella digital (para identificar la factura anterior). Además, los documentos tienen que llevar un código para que pueda remitirse a Hacienda de forma automática.
El no cumplimiento de esta medida puede acarrear sanciones económicas importantes.
La Ley Antifraude establece las bases para la futura obligación de emitir facturas electrónicas y, por ende, para la digitalización y certificación de los procesos de facturación y contables.
En estos momentos también estamos pendientes de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece que nace, principalmente, para regular la facturación electrónica obligatoria, combatir la morosidad y el fraude y fomentar la creación de empresas.
Además, será de obligado cumplimiento en 2024 (para empresas con más 8 millones de euros de facturación en una primera fase). Y cuando entre en vigor, empresas y autónomos de toda España tendrán la obligación de emitir facturas electrónicas de las transacciones comerciales. Por tanto, no es de extrañar que se confunda con la Ley Antifraude.
Son dos normas diferentes, pero complementarias. Ambas modificarán significativamente la forma de facturar de pymes y autónomos. Para poder cumplir con la ley, muchas organizaciones tendrán que afrontar cambios tanto a nivel de cultura corporativa como de procesos.
Conclusión: Si todavía no cuentas con una solución de gestión documental que te ayude a automatizar los procesos, ese es el momento de empezar a buscar las mejores herramientas.
El Ministerio de Hacienda incrementa un 37% el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF. De 0,19 euros ha subido a 0,26 euros por kilómetro. ¿Cómo te afecta esta medida?
Se había fijado en 0,19 euros en 2005 y llevaba sin tocarse desde entonces. Ahora, la cuantía se ha incrementado un 37%. El BOE del pasado 17 de julio de 2023 fijaba en 0,26 euros por kilómetro el gasto en kilometraje exento de pagar el IRPF.
De esta forma, el Ministerio de Hacienda actualiza la compensación de los gastos por kilometraje para los contribuyentes que usan un vehículo para desarrollar su trabajo.
Según ha explicado el departamento dirigido por María Jesús Montero, la compensación cubre el combustible, los gastos relacionados con el desgaste ocasionado al vehículo, sus posibles averías y la parte proporcional del seguro y los impuestos relacionados con el vehículo.
Asimismo, por el uso de motocicletas, la cuantía exenta será de 0,106 euros por kilómetro, frente a los 0,078 euros que se mantenían desde hace 18 años.
Este cambio normativo viene acompañado de dos órdenes ministeriales, una dirigida a empleados públicos que utilizan su vehículo particular para trabajar y otra, a los contribuyentes.
Para los primeros, el beneficio llega en forma de indemnización. Los 0,26 euros por kilómetro recorrido se les abonará en su cuenta corriente después de que hayan presentado el correspondiente justificante.
El resto de contribuyentes que utilicen el vehículo para trabajar podrán excluir de la declaración del IRPF los abonos que reciban en concepto de gastos de kilometraje, hasta un máximo de 0,26 euros por kilómetro recorrido.
Para ello, es necesario justificar los desplazamientos. También podrán incluir los gastos de peaje y aparcamiento que hayan sido necesarios.
Entre las principales causas para elevar el importe del kilometraje exento destaca la escalada de precios de la energía, intensificada a raíz de la guerra de Ucrania.
Una vez superada la sorpresa provocada por el anuncio, quedan en el aire algunas preguntas. ¿Qué va a pasar con los kilómetros de este año? ¿Cómo te va afectar? ¿Cuadrarán las rentas exentas que declara la empresa con la declaración de los contribuyentes?
En este punto es importante recordar que los trabajadores que tienen que desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo incurren en una serie de gastos, como dietas y kilometraje.
Esos gastos tienen que ser abonados por la empresa. pero no están sujetos a retención siempre y cuando cumplan con los requisitos de justificación y se mantengan dentro de unos límites.
En el caso del kilometraje, ese tope estaba fijado hasta ayer en 0,19 euros por kilómetro recorrido. Hasta ese tope, no había tributación. Y si te pasabas, tributabas solo por el exceso.
Pero… ¿Qué va a pasar ahora con la subida del tope hasta los 0,26 euros por kilómetro? ¿Qué implicaciones tiene esta deflactación?
Hay quienes hablan de que, para los contribuyentes, el efecto inmediato es que, como baja la retención, a partir de hoy aumentará el dinero en sus bolsillos (el importe retenido desde el 1 de enero de 2023 no puede modificarse).
Pero no todos los expertos comparten esta opinión. Desde nuestro departamento financiero nos recuerdan que ni trabajadores ni empresa «se enriquecen» con esa subida, sino que este aumento equilibra el encarecimiento general de combustibles y demás gastos asociados al uso de vehículos.
Otras voces adelantan que pueden surgir problemas a final de año, cuando se devengue el IRPF. Si el contribuyente declara el kilometraje de todo el año a 0,26 euros el kilómetro y la empresa mete otra cantidad en el modelo fiscal correspondiente, la información no cuadrará con la que declaren quienes quieran recuperar el exceso de retenciones.
Este punto también ha sido aclarado desde nuestro departamento financiero. En principio, aseguran, si utilizas una solución para gestionar y controlar gastos de viaje profesionales no debería haber ningún problema.
«Lo único que ocurre es que en julio habrá dos precios de kilometraje que entra en vigor el mismo día de publicación del BOE. Pero, a día de hoy, todas las herramientas que contemplan los gastos de viaje pueden aplicar dicha subida y cálculo a partir de ese día», nos explican.
¿Hubiera sido mejor esperar hasta el 1 de enero de 2024? «Hubiera sido más fácil para quién no tiene aplicativos para los gastos de viaje, que tendrán que hacerlo de manera manual. Para el resto, en principio, no va a ser ningún problema».
¿Cuál es el nivel de madurez digital de las empresas españolas en el ámbito de los Recursos Humanos? ¿En qué iniciativas están poniendo el foco las empresas? ¿Qué retos digitales están abordando?
Una empresa alcanza la madurez digital cuando ha sido capaz de liderar las iniciativas digitales de forma estratégica, logrando optimizar sus resultados en todos los procesos de negocio. Esto implica que el talento interno tiene que haber alcanzado las habilidades necesarias para ser competente en entornos digitales en las cinco áreas establecidas por el Marco Europeo de Competencias Digitales DigComp 2.2: Información y Alfabetización Digital; Comunicación y Colaboración Online; Creación de Contenidos Digitales; Seguridad en la Red, y Resolución de Problemas.
¿Cuál es el nivel de madurez digital de las empresas españolas en el ámbito de los Recursos Humanos? Para responder a esta pregunta vamos a tomar como referencia el “8º Estudio de Transformación Digital en Recursos Humanos” elaborado por INCIPY.
La edición de este año mide el impacto Covid en la madurez digital y cómo las compañías están abordando los retos digitales en los siguientes ámbitos:
Del informe se desprende que el 90% de las grandes empresas de nuestro país han logrado un “avance significativo en la transformación digital en RRHH”. De ellas, casi la mitad asegura que se encuentra en un estado avanzado. Pero llama la atención que el 16% esté en fase muy avanzada (más de cinco años de recorrido), cuando hace un año solo un 1% se encontraba en este punto.
Transformación digital en RRHH 2022: Avances, iniciativas y retos
¿En qué iniciativas están poniendo el foco las empresas? Las prioridades en transformación digital de RRHH son, por este orden:
Pero una cosa son las intenciones y otra la realidad. Pese a que las organizaciones españolas han avanzado mucho en la digitalización y automatización de la gestión de personas, todavía les quedan por abordar algunos retos digitales.
Es cierto que las empresas han evolucionados hacia nuevos canales digitales, y la mayoría de las comunicaciones internas las realizan mediante apps colaborativas, redes sociales corporativas y demás espacios online. Pero solo tres de cada 10 han avanzado en modernizar sus tradicionales intranets (en muchas ocasiones obsoletas) hacia Digital Workplaces que permiten integrar en un mismo espacio la comunicación, el acceso al conocimiento, los grupos o redes de colaboración y todas las aplicaciones corporativas.
El estudio concluye que el 82% de las empresas encuestadas ha implantado alguna modalidad de teletrabajo (3 días es la más frecuente). Por tanto, lo lógico sería pensar que la adopción de soluciones digitales orientadas al trabajo colaborativo en red esté extendida.
Y lo está, pero con limitaciones. El 96% de compañías han acelerado la implantación de soluciones como Office 365/Teams o Google Suite, pero en la mayoría de los casos la adopción es “muy limitada y desigual”. Esto quiere decir que su uso está limitado a los chats o las videollamadas, pero sin aprovechar todo el potencial que ofrecen estas herramientas para optimizar el trabajo en red. Solo el 28% asegura tener una adopción avanzada.
También ha aumentado la implantación de aplicaciones digitales orientadas a las nuevas políticas de flexibilidad (gestionar turnos de entrada y salida, reservar mesas, salas, espacios comunes, parking, etc.).
Si el año pasado las empresas que contaban con softwares o soluciones integradas de Human Capital Management para la gestión de RRHH eran el 40%, ahora el porcentaje sube hasta el 63%.
Pero, pese a la importancia que hoy en día tiene el análisis del dato para cualquier organización, son muy pocas (un 26%) las empresas que trabajan la analítica de RRHH (recogida y análisis de datos, diseño de modelos descriptivos, predictivos y prescriptivos).
Si hablamos de la presencia de un responsable de HR Analytics, el porcentaje baja hasta el 14% (un 19% en 2022).
En cambio, siete de cada 10 empresas ya están empezando a testar tecnologías disruptivas para mejorar los procesos de formación, onboarding o engagement.
La escasez de talento de determinados perfiles es uno de los grandes retos a los que se tienen que enfrentar en la actualidad los departamentos de RRHH. Aun así, todavía son muy pocas las que cuentan con una estrategia digital como marca empleadora (el 29%, frente al 25% de hace un año).
La parte positiva es que ya hay un 32% de empresas que han adaptado su web o páginas de empleo a las tendencias digitales (el 29% en 2022).
¿Qué canales utilizan los departamentos de Recursos Humanos para publicar sus ofertas de empleo? Linkedin (84%), seguido de portales de empleo (68%) y otras redes sociales (28%). En cuarto lugar, se sitúan plataformas como Indeed o Glassdoor (19%).
Si bien la mayoría de empresas aseguran que tienen programas de formación en habilidades digitales, todavía hay un 25% que todavía no ha promovido ninguno. Y tan solo una de cada 10 mide el GAP digital de directivos y empleados.
Por último, el estudio refuerza la idea de que los responsables de Recursos Humanos se han convertido en “pieza clave para informar, sensibilizar, acompañar y liderar el cambio de todos los proyectos de transformación digital de la compañía”. La mitad de los profesionales encuestados así lo confirma. Incluso se han empezado a crear oficinas de Change Management para velar por esa gestión del cambio.
Del mismo, las áreas de RRHHH son conscientes del papel que juegan en la persecución de los objetivos de responsabilidad medioambiental y cada vez son más las organizaciones que están impulsando acciones e iniciativas específicas entre los empleados/as para contribuir a la sostenibilidad.
En Okticket hemos obtenido la certificación del Sello de Huella de Carbono otorgado por el Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico. Trabajamos para un futuro más verde.
Okticket tiene un compromiso claro con la sostenibilidad. Recientemente hemos obtenido el sello “Registro de huella de carbono, compensación y proyectos de dióxido de carbono” otorgado por el Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.
Este Registro es de carácter voluntario y recoge los esfuerzos puestos en el cálculo, reducción y compensación de las emisiones de gases de efecto invernadero que genera nuestra actividad.
El cálculo de la huella de carbono de Okticket ha sido el primer paso para poder actuar sobre las emisiones generadas. También hemos elaborado una estrategia de reducción de emisiones que se ha integrado en el Manual de Buenas Prácticas Internas.
Estas son algunas de las líneas básicas de mejora planteadas:
El sello “Registro de huella de carbono, compensación y proyectos de dióxido de carbono” nace con una doble finalidad:
El sello permite identificar tres niveles de participación: cálculo de la huella de carbono, su reducción y/o compensación.
Por otra parte, Okticket ayuda a las organizaciones a reducir el uso de papel. Las empresas que utilizan la solución gestionan las hojas de gastos de forma digital, en lugar de hacerlo manualmente y en papel.
En este punto es importante recordar que se calcula que un kilo de papel, el equivalente a 200 hojas DIN A-4 de 80gr/m2, produce la emisión de 3 Kg de CO2.
Además, estudios recientes concluyen que, por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI, se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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