Con más de un siglo de historia, Cupa Group es una de las grandes multinacionales con sede en España. El grupo empresarial está conformado por 75 empresas con presencia en 9 países y da empleo a más de 2.500 personas.

Antes de implantar Okticket, el equipo dedicado a las actividades comerciales en la calle presentaba sus notas de gastos en formatos muy dispares (Excel, PDF…). Además, no respetaba los tiempos para realizar los reportes de gastos.

«También teníamos muchos errores contables y falta de control», explica Rocío Gómez, CFO de CUPA.

Automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales se había vuelto necesario, y Okticket fue la herramienta elegida para llevar a cabo la digitalización. La flexibilidad para personalizar la solución en función de las necesidades específicas de cada una de las empresas fue uno de los motivos de peso para decantarse por nuestra solución.

“El acceso en tiempo real a la información de gasto y la integración de Okticket con nuestro software de Business Intelligence ha posibilitado implantar en tiempo récord una verdadera transformación digital del proceso financiero”.

El conector Okticket + SAP

Rocío Gómez destaca también la ventaja que supone el poder controlar los gastos de cada usuario en el momento o el establecer límites por categorías.

¿Y qué decir del conector de Okticket con SAP? «Nos permite contabilizar por centro de coste y por proyectos, una tarea que antes hacíamos a mano y que ahora está totalmente automatizada», recuerda.

Y todo ello en un periodo de implantación muy rápido. «Es una experiencia que recomiendo, es especialmente útil», concluye.

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Desde una entrada a un partido de fútbol hasta una comida en un restaurante. Los gastos de representación contemplan las invitaciones  de cara a obtener un beneficio comercial o empresarial

Puede ocurrir que esa labor de relaciones públicas se realice en el transcurso de un viaje de negocios. Entonces surgen las dudas: ¿Se trata de un gasto de representación o de un gasto de viaje?

Para una correcta gestión de los gastos de empresa, es importante no confundir ambos conceptos.

¿En qué se diferencian los gastos de representación de los gastos de viaje?

A grandes rasgos, los gastos de representación son aquellos destinados a la promoción o representación de la empresa. El objetivo: mejorar la imagen de esta o su relación con clientes y proveedores.

Por su parte, los gastos de viaje son los ocasionados en los desplazamientos de los empleados por motivos laborales. Entrarían aquí desde el kilometraje hasta la gasolina, pasando por las dietas. También el alojamiento, las comidas, los taxis, el aparcamiento o los billetes de avión.

Pongamos un ejemplo para ver mejor la diferencia entre un gasto de representación y uno de viaje. Un empleado se desplaza al extranjero para reunirse con un potencial cliente. Para tratar de convencerle de que firme el contrato, le lleva un regalo, le invita a comer y lo lleva a un espectáculo deportivo. Todo eso son gastos de representación.

Pero… Si ese mismo empleado viaja a la misma ciudad para asistir a una feria, los gastos de alojamiento, desplazamiento y manutención se considerarían como gastos de viaje. Lo mismo ocurre con los desplazamientos para hacer un seguimiento del trabajo desempeñado en una filial. Incluso para realizar una labor de mantenimiento en una empresa que ya es cliente,

¿Son deducibles los gastos de representación?

Otra duda que surge entorno a los gastos de representación tiene que ver con las deducciones fiscales. ¿Son deducibles estos gastos? No todos.

Las limitaciones vienen establecidas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Según se desprende de esta norma, son deducibles los gastos necesarios para la actividad empresarial y para obtener ingresos. Hablamos de los siguientes gastos de representación:

• Los destinados a atenciones a clientes o proveedores
• Los que se hallen correlacionados con los ingresos
• Los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios
• Los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa

¿Demasiado genérico? Vamos a enumerar los tipos de gastos de representación deducibles más habituales:

• Pago de estancia en un alojamiento
• Invitación en un restaurante a un cliente
• Inscripción en un evento (conferencias, talleres, congresos, ferias, etc.)
• Entrada a un espectáculo cultural o deportivo
• Regalo de empresa
• Tratamientos de cuidado y bienestar

Requisitos para que un gasto de representación sea deducible

Es importante señalar que no basta con que el gasto sea considerado deducible por la Agencia Tributaria. También es necesario que cumpla una serie de requisitos:

• El gasto debe estar debidamente justificado. Por eso es importante guardar el ticket o factura. Por eso es importante guardar el ticket o factura completa. En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero. Si se celebra en un domicilio particular, ya no tendría la consideración de gasto de representación. A la hora de pedir la factura, no pueden faltar una serie de datos:

• Número de factura,
• Nombre de la empresa
• Razón social, CIF
• Datos del proveedor (en este caso, del restaurante)
• Fecha
• Desglose de los conceptos
• Base imponible
• Tipo impositivo

• El gasto debe ser imputable de forma contable o lo que es lo mismo, tiene que estar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio
• Las cantidades deben estar dentro de unos límites razonables
• El importe anual de los gastos de representación deducibles no puede superar el 1% de los ingresos netos de la compañía en ese mismo periodo impositivo.

Gastos de representación no deducibles

En cambio, no es posible deducir fiscalmente estos otros gastos:

• Las pérdidas de juego
• Los donativos y liberalidades. Es decir, los gastos que no sean necesarios para la actividad comercial o el funcionamiento de la compañía
• La retribución de los fondos propios
• Las operaciones realizadas con personas u organizaciones residentes en paraísos fiscales
• Las multas y sanciones penales o administrativas

Tomemos como referencia el ejemplo anterior citado.  Tanto el regalo, como la invitación a comer y la entrada para el espectáculo deportivo son gastos de representación deducibles.

Ahora bien, si en vez de comprar una entrada para un espectáculo deportivo, el trabajador llevase a su cliente a un casino, el gasto de las apuestas ya no sería deducible.

Gastos de Representación en la Cuenta Contable

Para una correcta imputación de los gastos de representación, lo primero es identificarlos. Después, hay que contabilizarlos correctamente en el grupo 62 (“Servicios Exteriores”). Normalmente van en  la cuenta 627 del Plan General de Contabilidad (“Publicidad, propaganda y Relaciones Públicas”).

¿Qué ocurre cuando los gastos de representación los paga el trabajador? En este caso deben rellenar una nota de gastos para solicitar el reembolso (es similar a la de los gastos de viaje). Una vez hayan recuperado el dinero, no tienen que incluir el ingreso en la declaración de IRPF (no es una ganancia personal). Pero tampoco pueden solicitar deducciones fiscales.

Okticket: ¿Cómo funciona y qué puede hacer por ti?

• Ahorro: Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. No volverás a perder más deducciones fiscales por culpa de tickets extraviados o con la información ilegible.
• Inmediatez: Con Okticket, el proceso de contabilización de las notas de gastos se simplifica y agiliza. Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de representación hasta un 80%
• Trazabilidad: Rastrea todo el proceso de los gastos. Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos. Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, cuándo y dónde.  

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El impulso de modelos de negocio más eficientes, la mejora del trato hacia el cliente, el establecimiento de nuevos canales de comunicación en los que los asegurados pueden informar de los siniestros o interponer reclamaciones de forma instantánea, la adaptación de la oferta hacia productos más innovadores y atractivos, que responden a las preferencias y necesidades de los clientes…

La digitalización del sector seguros ha traído consigo una serie de beneficios que han quedado plasmados en el ‘Informe sobre la digitalización en la industria aseguradora’ elaborado por AEFI (Asociación Española de Fintech e Insurtech) y Unespa, la patronal del sector.

El estudio también recoge una serie de retos que están ralentizando el proceso de transformación digital en esta industria. ¿A qué se enfrentan las aseguradoras? A una normativa obsoleta (algunas leyes tienen más de 40 años), principalmente.

De ahí que el sector considere urgente la actualización de la Ley de Contrato de Seguro “para adaptarla a las nuevas tecnologías y hábitos de los consumidores, permitiendo que los productos de seguros se transformen digitalmente y se ajusten a las necesidades de la sociedad”.

Al mismo tiempo, consideran que el desarrollo de nuevos proyectos que contribuyan a la digitalización del sector asegurador pasa por la adaptación de la normativa en materia de distribución y comercialización a distancia.

REDUCIR EL USO DEL PAPEL: EL GRAN RETO DE LAS ASEGURADORAS

Otra de las barreras con las que se encuentran las aseguradoras es el papel. El simple hecho de tener que desplazarse hasta una oficina para firmar una póliza ralentiza muchísimo el proceso de contratación. Por no hablar del coste que supone almacenar y custodiar la información.

Además, hay que tener en cuenta que el uso del papel va en contra de los objetivos de desarrollo sostenibles marcados por la Unión Europea.

Ha llegado, por tanto, el momento de sustituir el modelo de papel por defecto por el de digitalización por defecto. Y aquí es donde vuelve a ser necesaria la actualización de la normativa.

DIGITALIZACIÓN DEL SECTOR SEGUROS: TENDENCIAS

Muchos cambios en muy poco tiempo. La adopción de nuevas herramientas de digitalización ha supuesto la transformación social y económica en todos los sectores. Y el asegurador no iba a ser menos.

Durante los últimos años el avance en innovación ha sido notable. Se han asentado nuevos modelos de negocio y las nuevas tecnologías se ha adaptado para tener cabida en el mundo del seguro.

INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Aplicada al sector seguros, esta tecnología ofrece múltiples posibilidades para empresas y consumidores.

• Reducción de costes, gracias a la automatización y a las predicciones derivadas del análisis de datos
• Optimización de la distribución
• Agilidad en la gestión de siniestros
• Mejora en la atención al cliente

En la siguiente tabla puedes ver un ejemplo de casos de uso de la IA (fuente: AEFI).

BLOCKCHAIN

Especial utilidad tiene en la lucha contra el fraude la cadena de bloques. Los datos integrados en esta tecnología pueden consultarse, pero nunca alterarse.

Del mismo modo, es de gran ayuda para cumplir con los requisitos regulatorios, así como para analizar el histórico de reclamaciones e identificar conductas fraudulentas.

Su uso va desde la redacción de smart contracts (se ejecutan automáticamente en cuanto se cumplen los requisitos establecidos en la configuración) hasta la tramitación de reclamaciones basadas en datos de terceros.

COLABORACIÓN ENTRE INSURTECH Y SECTOR TRADICIONAL

Las anteriores conclusiones están alineadas con las recogidas en el Libro Blanco de InsurTech 2.0, recientemente elaborado por la AEFI, con la colaboración de la firma CMS Albiñana & Suárez de Lezo.

La flexibilización del marzo normativo, junto con una mayor colaboración entre las Insurtech y los actores tradicionales, es una de las claves para avanzar en la digitalización del sector, para tender hacia la reducción del papel y la optimización de la gestión documental.

El impulso de la  APIficación en el sector asegurador posibilitaría, por ejemplo, que un cliente volcase sus datos de forma sencilla en un formulario y completase su propio perfil de riesgo. Con ello, recibiría una propuesta personalizada.

Todo lo anterior se conjuga con el uso de aplicaciones móviles y plataformas web para llegar a clientes de todos los perfiles. Pero siempre manteniendo opciones más tradicionales para no perjudicar a las personas mayores.

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“Lo que no se puede medir, no se puede controlar. Y lo que no se puede controlar, no se puede administrar”. La reflexión de Carles Bascuñana, CFO de Experis España, resume en pocas palabras la importancia del análisis del dato para los directores financieros.

Junto con la necesidad de tener una visión global del negocio y la cercanía con otras áreas de la organización, conforma los tres pilares fundamentales para aportar valor a la empresa.

Esta es una de las conclusiones extraídas de la 5ª edición del Congreso Internacional de CFOs, organizado por APD. Concretamente, de la mesa redonda «Procesos y tecnología: La búsqueda de la eficiencia y la rentabilidad», moderada por el CEO de Okticket, Iván Rodríguez, y que contó con la participación del propio Bascuñana y de Xisco Sedano, CFO de W2M (Grupo Iberostar) como ponentes.

La importancia de poner en valor el dato

Si de algo se habló a lo largo de las dos jornadas que duró el congreso fue de poner en valor el dato. Lo ideal para que no se formen silos sería que todos los departamentos entendiesen hacia dónde va la organización, que hablasen el mismo dato.

En Experis España ya lo han puesto en práctica. También diferencian entre la dirección financiera corporativa y la operativa. Entienden la necesidad de que esta última esté cerca del negocio “para obtener una visión 360 y de esa forma ser eficaz".

Para gestionar ese dato tan valioso, la mejor ayuda son las herramientas de mejora de procesos. Y los primeros que agradecen su implantación son los propios trabajadores. “Están agradecidos, porque pueden dedicarse más tiempo a gestionar el dato, a planificar, a crear, a aplicar valor añadido, a dejar de mover papeles y dedicarse a otras actividades que les reportan más valor a ellos y a las compañías”, aseguró Xisco Sedano en este sentido.

De ahí la importancia de que la solución implantada se ágil. De lo contrario, “va a provocar pérdida de tiempo del equipo”. Para explicar las ventajas de digitalizar y automatizar los gastos de empresa, el CFO de Experis España puso como ejemplo el caso de uso de Okticket.

“Una app como Okticket, que es rápida, ¿qué va a provocar? Que el comercial, en vez de gastar un minuto en una app, me gaste 20 segundos en otra. Si sumas todo ese tiempo…” Del mismo modo, los departamentos de Back Office y Middle Office que reciben los tickets pueden dedicar los recursos ahorrados “a mejorar los márgenes o a apoyar al departamento de Marketing para ampliar el portfolio”.

Aparte de evitar errores y del trabajo que ahorran, soluciones como Okticket ayudan a las organizaciones a cumplir con sus políticas de sostenibilidad, empezando por la reducción significativa del uso de papel.

El CFO como 'Business Partner'

Además, para que el director financiero pueda entender el dato y sacar predicciones de futuro, debe trabajar codo con codo con el CEO e interactuar con departamentos clave como Ventas, Operaciones, Finanzas, RRHH o Marketing. 

En este punto hay que señalar la importancia que tiene el papel del Business Partner. No es necesario recordar lo complicado que resultaría hacer previsiones si el director financiero no se interesa por el pipeline del equipo comercial, por ejemplo.

En un contexto de incertidumbre y evolución constante, la gestión del crédito se está adaptando y transformando para satisfacer las necesidades y expectativas de las empresas y de todas las partes involucradas.

¿Quieres mantenerte informado sobre las tendencias de gestión de crédito y mejorar la eficiencia de su negocio? No te pierdas el Finance Revolution 2023.

El próximo 16 de mayo, expertos y actores de la función financiera se reunirán en el Trocadero Business Center Paris (112 Av. Kleber 75116 Paris).

Durante esta esta tercera edición se abordarán los complejos retos a los que se enfrentan las empresas y que obligan a los departamentos financieros a adaptarse: cambio climático, tensiones geopolíticas, inflación, difícil retención de talento...

¿Te animas a venir? 

• Inspírate y gana visibilidad sobre los retos actuales y futuros de tu profesión.
• Descubre las mejores prácticas y los comentarios de tus colegas.
• Establece contactos y desarrolla tu red profesional.

Programa

El  programa del Finance Revolution de este año girará en torno a tres ejes: 

• Economía: El arbitraje financiero y la búsqueda de sentido: Modelos de negocio para el mañana.
• Sociedad y RRHH: Reclutamiento, retención, gestión... La transición de la función financiera. 
• Naturaleza y medio ambiente: cómo gestionar el rendimiento extra financiero en 2024.

A destacar la charla que dará nuestra compañera del equipo de Okticket Francia, Marta Vázquez. A las  12:25 horas está previsto que comience la charla "Tecnología Fintech al servicio del CFO - Un caso de éxito en la optimización de la gestión de los gastos de la compañía".

Al hilo de la ponencia, hemos preparado una guía titulada: "La gestion des notes de frais : l’importance de la flexibilité dans les moyens de paiement" (está en francés).

Aquí puedes ver el programa completo. Y aquí registrarte para acudir al Finance Revolution 2023.

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"Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”. Esta es la definición de “viático” otorgada por la RAE. Por tanto, los gastos viáticos vienen a ser lo mismo que las dietas.

En el ámbito laboral español, se trata de una remuneración que se hace al trabajador en movilidad para compensar los gastos de alojamiento y/o manutención que tiene que soportar durante un desplazamiento fuera de su localidad de residencia o de la del centro de trabajo habitual.

Entender este concepto es clave para poder optimizar la gestión de estos gastos, asegurando el cumplimiento fiscal y maximizando las deducciones. En este artículo, analizamos cómo gestionar eficientemente los viáticos y el impacto de su digitalización en la rentabilidad empresarial.

Viáticos: Definición y marco legal (H2)

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Como decíamos, los viáticos son gastos que la empresa cubre para empleados en movilidad laboral, incluyendo alojamiento, manutención y transporte. Según el Estatuto de los Trabajadores (artículo 40.6) es un derecho laboral, pero cada empresa define sus condiciones económicas en el convenio colectivo.

Desde un punto de vista financiero, es importante:

• Determinar si los viáticos están exentos de IRPF.
• Garantizar que los gastos sean deducibles según la normativa fiscal.
• Contabilizar correctamente estos desembolsos para evitar problemas contables.

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También queda en manos de las empresas el procedimiento a seguir para el pago de las dietas. Estas cantidades suelen abonarse antes de los desplazamientos, aunque puede ocurrir que se reembolsen a posteriori y se incluyan en la nómina del trabajador (en la sección “devengos” con el concepto “percepciones no salariales”).

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Requisitos para deducir los viáticos (H2)

Las empresas pueden deducir ciertos gastos de viajes si cumplen con los siguientes criterios:

• Ser razonables. No se pueden deducir gastos de naturaleza lujosa o extravagante, ni aquellos con fines personales.

• Ser justificables. Deben estar directamente relacionados con actividades comerciales, como conferencias o reuniones de negocios.

Dietas exentas de pagar IRPF

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La Agencia Tributaria dice, textualmente: “Están exceptuados de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites que se señalan en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto”.

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A tener en cuenta: Cuando las cantidades a percibir por el trabajador no sobrepasen los límites indicados en la tabla de arriba, no será necesario que las incluyan en la declaración de la renta. Lo que sí deben hacer es justificar los gastos, tanto a efectos fiscales como de contabilidad para la empresa.

¿Cómo justificar y contabilizar los viáticos correctamente? (H3)

Para garantizar la deducibilidad de los gastos de manutención, así como de alojamiento y transporte, es necesario:

1. Pedir el justificante correspondiente. Es obligatorio solicitar facturas con todos los gastos fiscales necesarios: número de factura, nombre de la empresa, razón social, CIF, datos del restaurante, fecha, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo.
2. En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero.
3. Se deben contabilizar correctamente para evitar problemas. Las dietas y gastos de viaje se contabilizan en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

• Los gastos de alojamiento y manutención van en la cuenta 627 (“Publicidad, propaganda y RRPP”). 
• Los de locomoción van en la cuenta 629 (“Otros servicios”).
• En el caso de incluir los viáticos en la nómina de los trabajadores, es importante identificar el concepto como percepción no salarial. La contabilidad se realizará en la cuenta 640.

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Cómo una gestión manual de viáticos afecta a la rentabilidad de la empresa

Un control inadecuado de los viáticos puede derivar en:

• Pérdidas fiscales provocadas por los gastos no deducibles a causa de la  falta de justificantes (los tickets se pierden o se estropean).
• Desperdicio de recursos, ya que los procesos manuales consumen mucho tiempo y generan errores. El tiempo que los empleados dedican a realizar tareas repetitivas para el control de gastos de viaje, es tiempo perdido para poder destinar a los procesos que sí van a reportarte beneficios empresariales.
• Mayor riesgo de fraude, puesto que se pierde la trazabilidad de los gastos. 
• Dificultad para lograr que la política de gastos de viaje se cumpla.

Según la Global Business Travel Association (GBTA), una mala gestión de gastos de viaje puede generar pérdidas de hasta un 30% en deducciones fiscales debido a errores administrativos y fraude interno.

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‍Estrategias para optimizar la gestión de viáticos

Para evitar riesgos, gestionar eficientemente los viáticos y cumplir con la normativa fiscal vigente, los responsables financieros deben implementar unas prácticas claras:

1. ‍Establecer políticas claras en las que se definan las cuantías económicas y donde se detallen los gastos que se consideran razonables y necesarios.
2. Definir un protocolo de solicitud de dietas. Los empleados tienen que conocer cómo tienen que pedirlas, a quién y con cuánto tiempo de antelación
3. Del punto anterior se desprende que tiene que haber una persona responsable de gestionar los viáticos.‍
4. Capacitar al personal, de tal forma que comprendan las políticas y procedimientos de cobro. No puedes olvidarte tampoco de informar a los trabajadores sobre qué gastos se consideran dietas para que no haya malentendidos
5. Calcular el presupuesto. Y revisarlo de forma periódica por si fuera necesario realizar ajustes‍
6. Implementar un software de gestión de gastos de viaje profesionales para facilitar el seguimiento y la aprobación de viáticos.‍
7. Justificar cada gasto con comprobantes válidos.
8. Contabilizar los gastos según el Plan General de Contabilidad.

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Beneficios Financieros de digitalizar los viáticos

Una de las principales medidas que las empresas deberían tomar para gestionar los viáticos es implantar un software de digitalización de gastos.  ¿Cuáles son las ventajas de una app de gastos de viaje de empresa?

• Ahorro de tiempo y dinero gracias a la automatización de procesos.
• Simplicidad en la gestión de las notas de gastos.
• Cumplimiento con las obligaciones fiscales.
• Mejora en la toma de decisiones, gracias a la disponibilidad de datos en tiempo real.
• Reducción de los errores manuales y del riesgo de sufrir fraude interno.
• Aumento de la competitividad.

Okticket: ¿Cómo funciona y qué puede hacer por tu empresa? (H3)

En este punto es importante señalar que Okticket es la solución Fintech más rápida y potente para gestionar las notas de gastos.

La aplicación de gastos de viaje profesionales permite optimizar y cubrir todo el proceso, desde la captura del gasto hasta la validación y contabilización en el ERP de la empresa.

• Ahorro: Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. No volverás a perder más deducciones fiscales por culpa de tickets extraviados o con la información ilegible.
• Inmediatez: Con Okticket, el proceso de contabilización de las notas de gastos se simplifica y agiliza. Reduce el tiempo invertido en la gestión de viáticos hasta un 80%
• Trazabilidad: Rastrea todo el proceso de los gastos. Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos. Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, cuándo y dónde.  

Conclusión

En resumen, gestionar adecuadamente los viáticos implica comprender qué gastos son deducibles y llevar un control claro de los mismos. Esto asegura que la empresa pueda maximizar sus beneficios fiscales mientras mantiene un uso responsable de los recursos.

Implementar un software de digitalización como Okticket es clave para mejorar la trazabilidad, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo, impactando directamente en la rentabilidad de la empresa.

Descubre cómo Okticket puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero hoy mismo.

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