De acelerador a epicentro de la revolución. De herramienta a agente capaz de producir una ruptura significativa del orden establecido. La tecnología está cambiando el ecosistema empresarial, y en este escenario el papel del #CIO ha cobrado una nueva dimensión.

¿Quieres descubrir las claves para entender el impacto de la revolución tecnológica en tu negocio? Te invitamos a participar como asistente online en la quinta edición del Congreso Internacional de CIOs, organizado por APD y del que somos patrocinadores Plata.

Asistir a esta cita referente del sector no te costará nada. Solo tienes que reservar hueco en tu agenda para los días 7 y 8 de noviembre de 2023 e inscribirte en este enlace con el código I23P4PVO.

¿Es la primera vez que participas en un encuentro de la comunidad global de directivos? Echa un vistazo a estos dos tutoriales:

• Tutorial a registro web: https://youtu.be/3alhmScQH4I
• Tutorial a inscripciones: https://youtu.be/g04QmsDuJZc

¿Qué temas se abordarán?

• ‍‍El impacto de los nuevos entornos que ya dibujan la IA, el blockchain o la computación cuántica.
• La nueva dimensión que está cobrando el papel del CIO.
• Las claves para anticiparse y afrontar las revoluciones que vienen. Los debates y ponencias pivotarán en torno a seis grandes bloques:  “Global Revolution”, “Data Revolution”, “CIO Revolution”, “Strategy Revolution”, “Users Revolution” y “Talent Revolution”.

Programa de actividades

Las ponencias comenzarán el martes 7 de noviembre a las 9:30 horas, con la conversación sobre " El liderazgo humanista en la era de la revolución tecnológica".

Nuestro turno llegará el miércoles 8 de noviembre. A las 11.50 horas, el director de Canal de Okticket, David García, moderará la mesa redonda “No todo es API. El reto del CIO frente a las peticiones de áreas estratégicas”.

Nuestro CTO, Eduardo Vázquez, será uno de los ponentes. Estará acompañado por Adrián Gestal, CIO de Arnoia y por Marcos Veiga, director de Desarrollo de EDISA.

Puedes descargar el programa completo aquí.

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En el competitivo mundo empresarial actual, ahorrar costes se ha vuelto esencial para mantener la rentabilidad y el crecimiento sostenible. Un área clave para lograr esto es la gestión de gastos, y un aliado fundamental en este aspecto es un software de gestión de gastos.

Además de simplificar las tareas administrativas, esta herramienta puede ayudar a tu empresa a optimizar recursos y maximizar beneficios.

En este artículo, exploraremos cómo aprovechar un software de gestión de gastos para ahorrar costes.

Automatización de Procesos y Control de Gastos

Una de las principales ventajas de implementar un software de gestión de gastos empresariales es la automatización de procesos. Esta tecnología inteligente elimina la necesidad de realizar tareas manuales, como la recopilación y clasificación de tickets y facturas, liberando tiempo y recursos para que puedas enfocarte en tareas más productivas.

Al mismo tiempo, la digitalización y posterior automatización garantiza que los gastos se registren de manera oportuna y precisa. Todo ello facilita el control en tiempo real de las finanzas de la empresa.

Cumplimiento de Políticas y Negociación con Proveedores

Un software de gestión de gastos también permite establecer políticas claras y precisas relacionadas con los gastos de la empresa. Las políticas de gastos de viaje, por ejemplo, son fundamentales para optimizar el presupuesto destinado a viajes de negocios.

Con el simple hecho de configurar las herramientas para aplicar automáticamente las políticas de gastos, se reduce la posibilidad de que los empleados pasen gastos no autorizados o excesivos.

Gracias a que es posible obtener una visión completa de los patrones de compra y gastos, la empresa puede negociar con los proveedores de forma mucho más efectiva, asegurando mejores precios y condiciones.

Análisis de Informes y Toma de Decisiones Informadas

Uno de los grandes beneficios de contar con un software de gestión de gastos es la posibilidad de obtener informes y análisis detallados sobre los gastos profesionales. Dichos informes de gastos te ofrecen una visión total de los flujos financieros, lo que facilita la identificación de áreas de mejora y oportunidades de ahorro.

Una vez cuentes con datos precisos y en tiempo real, la toma de decisiones se volverá más informada y estratégica, maximizando el rendimiento de la empresa.

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Eliminación de Papeleo y Seguridad de Datos

La adopción de un software de gestión de gastos implica la digitalización de recibos y documentos, lo que conlleva una reducción significativa en el uso de papel y de los costes asociados a su almacenamiento.

En este punto es importante recalcar que estas herramientas están diseñadas para garantizar la seguridad de los datos financieros de la empresa, protegiendo la información confidencial y minimizando los riesgos de pérdida o fraude.

En conclusión. Un software de gestión de gastos es una herramienta esencial para cualquier empresa que busque ahorrar costes y optimizar sus recursos. Al automatizar procesos, controlar gastos, negociar con proveedores y tomar decisiones basadas en análisis precisos, tu empresa estará en el camino hacia una mayor eficiencia y rentabilidad.

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60 minutos para cumplimentar una hoja de gastos, 20minutos para revisarla y validarla, y 18 minutos para corregir los errores. Si tenemos en cuenta un coste medio de 20 euros por hora de trabajo, ese tiempo de gestión de notas de gastos le va a costar a la empresa más de 32 euros.

Ahora, multiplica esa cantidad por cada una de las personas implicadas en el proceso a lo largo de todo el año. Y súmale los costes relacionados con el papel (archivos, fotocopias, envío…), la gestión contable y con el fraude interno.

¿Has calculado cuánto le cuesta a tu empresa la gestión manual de notas de gastos? Nosotros sí, y seguro que las cifras no te dejarán indiferente. Vamos a hacer una estimación tomando como referencia una empresa que cuenta con 1 validador y 20 empleados que reportan una media de 5 hojas de gastos al mes:

• Coste salarial de los empleados que pasan gastos: Como hemos dicho, en rellenar cada hoja de gastos se tardan 60 minutos. Como son 5 hojas, al final de mes el proceso se lleva un total de 100 horas (20 empleados x 5hojas). Si las multiplicamos por una media de 20 euros/hora, el coste mensual alcanza los 2.000 euros.
• Coste salarial de los validadores: Solo en revisar las 100hojas, la persona responsable va a tardar 2.000 minutos o lo que es lo mismo,33,33 horas. Traducido en dinero, aproximadamente 666 euros al mes.
• Costes derivados de las irregularidades en los gastos de viaje: 500euros de media al mes.
• Costes adicionales relacionados con el papel: 300 euros de media al mes, aproximadamente.

Por tanto, cada mes que no mejoras el proceso le cuesta a tu organización casi 3.500 euros.

Y eso que a estos costes no les hemos añadido los gastos derivados del tiempo que se tarda en corregir una nota de gastos con errores (18 minutos por cada una) ni lo que se tarda en realizar la conciliación bancaria o la gestión contable.

En la siguiente tabla, realizada con datos extraídos a partir de nuestra base de datos, puedes ver el coste medio de gestionar a mano las notas de gastos.

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Para que puedas calcular el coste real para tu empresa, hemos preparado una plantilla personalizable que puedes descargar en este enlace.

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Descubre el ROI de gestionar los gastos de viajes de negocios con Okticket

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Es cierto que una herramienta de digitalización y control de gastos de viaje profesionales como Okticket tiene un coste si quieres utilizar las funcionalidades más avanzadas (solicita una demo para que podamos hacerte una propuesta adaptada a tus necesidades), pero el ahorro del tiempo con respecto a la gestión manual es del 80%. Por tanto, el ROI es casi inmediato.

Okticket: Cómo funciona

En este punto es importante recordar que Okticket es la solución Fintech más rápida y potente para digitalizar los gastos de viaje profesionales.

La aplicación está pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde el momento en que se efectúa el pago, hasta los procesos de validación, control de gastos de viaje e integración con el ERP de la empresa.

El funcionamiento de la app es muy sencillo. El usuario saca una fotografía del ticket desde la aplicación y el motor de reconocimiento extrae la información clave. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

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Si eres un profesional que debe lidiar a diario con los gastos de viaje profesionales, ya sea porque te toca gestionarlos o porque te desplazar con frecuencia por motivos laborales, sabes que mantener controlados los gastos es esencial tanto para la rentabilidad de tu empresa como para la gestión de tu presupuesto personal. En este artículo, te proporcionaremos consejos prácticos sobre cómo ahorrar en gastos de viaje, desde la elección del alojamiento hasta la obtención de mejores tarifas de transporte. Descubre cómo optimizar tus viajes de negocios y maximizar tu presupuesto.

1. Planificación estratégica

El ahorro en los gastos de viaje profesionales comienza mucho antes de hacer la maleta. Una planificación estratégica detallada te permitirá anticipar los costes y evitar gastos innecesarios durante tu viaje de negocios. Con el simple hecho de definir un presupuesto sólido y de planificar con antelación el desplazamiento, podrás tomar decisiones financieras más inteligentes en cada etapa de tu viaje.

2. Reserva con Antelación

La anticipación también es clave para obtener las tarifas de transporte más económicas. Al reservar los vuelos y trenes con semanas o meses de anticipación, no solo tendrás margen para buscar los mejores precios. También te dará la flexibilidad de elegir los horarios y asientos que mejor se adapten al itinerario.

Algunas empresas aplican la medida de fijar un plazo máximo para sacar los billetes y reservar hoteles. De esta forma, evitan los costes excesivos que suelen acarrear las compras de última hora.

3. Utiliza Tarjetas Corporativas

Aparte de simplificar la gestión de gastos de viaje, las tarjetas de crédito corporativas también pueden brindarte beneficios significativos, como acumulación de millas o puntos que se pueden canjear por futuros viajes. Además, proporcionan un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con tu viaje de negocios.

Lo mismo se aplica a las tarjetas de débito inteligentes, como la OKT Card, con la que puedes controlar el gasto incluso antes de que se produzca.

4. Alojamiento Inteligente

Otra medida para ahorrar en gastos de viaje es decantarse por opciones de alojamiento que se adapten a tus necesidades y presupuesto. Los apartamentos corporativos o alojamientos con cocina te permiten gastar menos dinero en comidas, y las tarifas para empresas ofrecen descuentos exclusivos en hoteles de calidad. Ahorrarás sin necesidad de sacrificar comodidad.

5. Transporte Local Eficiente

Explora las opciones de transporte público en tu destino para reducir costes y atascos innecesarios. Además de ser amigable con tu presupuesto, puede proporcionarte una experiencia más auténtica en la ciudad que visitas.

6. Alimentación Estratégica

A veces no cogemos un hotel con desayuno porque la tarifa es más cara. Sin embargo, no tenemos en cuenta que al final acabaremos pagando más al desayunar fuera. ¡Y que perderemos más tiempo!

A la hora del almuerzo, seguro que encuentras una amplia variedad de restaurantes locales que ofrezcan menús asequibles y auténticos. Importante también evitar el minibar de la habitación para que la factura no aumente más de la cuenta. ¿Necesitas picar entre horas? Lleva en tu mochila tentempiés ligeros. Unos frutos secos, por ejemplo. Sacian, te dan energía y son bastante más sanos que otros snacks.

7. Información Actualizada

Mantente al tanto de las últimas ofertas y promociones en tiempo real utilizando aplicaciones y sitios web de comparación de precios. Esta información actualizada te permitirá tomar decisiones instantáneas que maximicen tus ahorros.

8. Gestión de Gastos eficiente

La disciplina en la gestión de los gastos de viaje profesionales es fundamental para controlar los gastos y agilizar los reembolsos. Aquí tienes dos opciones:

1. Guardar cuidadosamente todos los tickets y facturas, rellenar a mano las notas de gastos (o el Excel correspondiente) y entregar los justificantes al departamento de administración.
2. Utilizar una solución para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales. Con Okticket, solo tienes que sacar una foto al ticket desde la cámara de la app. En el momento, el gasto queda registrado y listo para su validación por la persona responsable.

Siguiendo estos consejos con atención, podrás lograr un ahorro significativo en tus gastos de viaje de negocios, lo que beneficiará tanto a tu empresa como a tu bienestar financiero personal. Planificación y control son las claves para optimizar tus recursos en cada viaje.

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¿Qué harías si tu empresa perdiera un 5% del importe de sus ingresos anuales? Probablemente no pararías hasta encontrar el motivo y pondrías todos los medios a tu alcance para que no se repitiera. Pues bien, se estima que ese es el coste empresarial del fraude interno.

¿De cuánto dinero hablaríamos en tu caso? ¿A pesar de todo sigues sin tomar medidas?

Uno de los informes más recientes es el “Global Study on Occupational Fraud and Abuse 2022”, elaborado por la ACFE (Association Certified Fraud Examiners) tomando como muestra casos de 133 países. En él se concluye que el fraude interno supone pérdidas de entre un 6% y un 7% a las compañías que lo sufren.

Las cifras hablan por sí solas:

• Los casos de fraude interno tardan un año en detectarse y causan una pérdida media de 8.300 dólares al mes (7.900 euros). La buena noticia es que la pérdida media ha bajado un 16% con respecto a 2020 (año del anterior informe de ACFE.
• El coste de las irregularidades para las empresas es de 3,6 billones de dólares a nivel mundial (34.000 millones de euros aproximadamente).

Los fraudes en notas de gastos más comunes

El fraude interno es el ocasionado por los propios trabajadores o directivos de una organización, y va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de viaje profesionales.

Estos problemas relacionados con el reporte de gastos a los que se enfrentan las empresas suelen ser consecuencia de la gestión manual de las notas de gastos. ¿Cuáles son las irregularidades más frecuentes en este caso?

Errores documentales

Un ejemplo puede ser el de un empleado que presenta un ticket o factura que no sirve como justificante. Puede hacerlo de forma deliberada, o por desconocimiento. Por eso es importante recordar que estos documentos deben cumplir una serie de requisitos para considerarse válidos:

• Fecha y lugar de emisión
• Numeración de la factura
• CIF/NIF
• Dirección y demás datos del emisor
• Importe con el tipo impositivo
• Moneda en la que se paga
• Descripción de los productos/servicios
• No tener datos borrosos que dificulten su lectura.

También puede ocurrir que al rellenar una nota de gastos de forma manual, el trabajador anote la compra pero no adjunte el justificante.

Incluso que la información de los justificantes o se manipule manualmente. O más frecuente todavía, que el ticket se guarde durante varios días y la tinta se borre, con lo que la información se vuelve ilegible.

Gastos duplicados

No es extraño encontrarse con situaciones en las que dos trabajadores de la misma empresa van a comer juntos o comparten coche de alquiler y piden un ticket cada uno. Después, ambos lo incluyen en sus notas de gastos.

Irregularidades cronológicas

Una factura de un gasto realizado en festivo o fuera del horario laboral entraría dentro de esta tipología, al igual que un ticket antiguo que se ha pasado al departamento financiero cuando ya han transcurrido el periodo máximo establecido por la empresa o, simplemente, que no coincida con la fecha del viaje.

Exceso de gasto

Cuando el ticket/factura excede la cantidad marcada en la política de gastos de la empresa.

Adquisición de artículos 'no compliance'

El trabajador compra un artículo considerado como no reembolsable y aun así carga el gasto a la empresa.

Por regla general, es en las pequeñas empresas donde se dan más casos de fraude interno (el coste medio sube hasta los 150 dólares), probablemente porque hay menos control. Por departamentos, la mayoría de los casos se dan en Operaciones, Contabilidad, equipo directivo y Ventas.

Herramientas para prevenir el fraude interno

La consecuencia más inmediata del fraude interno es la pérdida de competitividad reputación y, consecuentemente, de clientes. Para no llegar a esta situación, las empresas deben tomar las medidas necesarias para prevenirlo y combatirlo.

Contratar tarjetas de empresa

Este producto te permitirá descubrir en el momento si uno de tus empleados hace un uso indebido de ella. Además, ofrecen diversas funcionalidades orientadas al cumplimiento de la política de gastos.

Las ventajas de este medio de pago son numerosas. Vamos a tomar como ejemplo la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket:

• Definir un límite de gasto para cada usuario
• Establecer unas fechas determinadas para que puedan ser usadas
• Restringir su validez a determinadas categorías de comercios
• Recibir automáticamente la solicitud de aprobación de los gastos según se vayan sucediendo las transacciones
• Agrupar todos los gastos de viaje generados: gasolina, restaurantes, hoteles, peajes, etc.
• Generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos
• Realizar evaluaciones de riesgos
• Establecer códigos éticos internos
• Tratar de hacer una previsión de gastos para tener controlado el flujo de caja
• Contar con una única plataforma para gestionar los gastos.

Al mismo tiempo, deberías poner en marcha políticas de gastos para los trabajadores en movilidad o que trabajan en remoto.

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Una cuarta parte de los gastos de empresa los copan los viajes de negocios. Estamos hablando de miles de euros de inversión (una media de 70.000 euros al año por empresa). Por tanto, contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma correcta es fundamental para aumentar los beneficios de cualquier compañía.

¿Dónde se contabilizan las dietas y los gastos de viaje? ¿Qué se incluye en la cuenta 629? ¿Cuándo se usa la cuenta 627? ¿Cómo cotiza el kilometraje en la nómina? A lo largo de las siguientes líneas trataremos de resolver las dudas más frecuentes en torno a la gestión contable de los gastos de viaje profesionales.

¿Dónde hacer el apunte de las dietas y gastos de viaje?

Cuando un trabajador se desplaza para realizar sus tareas a un lugar diferente al de su centro de trabajo habitual, incurre en una serie de costes. Si estos tienen que ver con el transporte, la comida o el hotel, hablamos de los gastos de viaje profesionales.

A su vez, estos gastos pueden ser de diferentes tipos, y todos ellos se consideran como gastos externos. Como tales, se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

Las cuentas en las que se asientan dependen del tipo de gasto. Para contabilizar los gastos de viajes de empresa, normalmente se utilizan las cuentas 627 y 629. Veamos las diferencias entre ambas.

¿Qué gastos de empresa se anotan en la cuenta 627?

La cuenta 627 es la que corresponde a los gastos de “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”. Se utiliza para contabilizar aquellos gastos necesarios para lograr un fin comercial.

Hablamos, por ejemplo, de los gastos de representación, es decir, de aquellos gastos derivados de acciones orientadas a captar o fidelizar a clientes y proveedores. Aquí se incluyen los regalos de empresa o las invitaciones para comer a clientes, entre otros.

¿Que se incluye en la cuenta 629?

Por su parte, la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”) es donde se anotan todos los gastos que no encajan en otra cuenta contable. Por eso es una de las que más dudas genera.

Aquí se suelen recoger los gastos de viaje del personal de la empresa. Los gastos de transporte, incluidos peajes y parkings,  así como los viáticos o el alojamiento se asientan aquí.

Cómo incluir los gastos de viaje en la nómina

Otra opción es meter los gastos de viaje en la nómina de los empleados siempre teniendo en cuenta que no forman parte del salario.  Por eso, lo ideal es contabilizar los importes en una cuenta separada por empleado.

Cuando las dietas se abonan en nómina, el apunte contable va a la cuenta 640.

La importancia de registrar las notas de gastos de forma correcta

Las cuentas contables son importantes para optimizar la contabilidad de la empresa. Cuando la cuentas están bien ordenadas, la empresa tiene una visión más fiable y real de la situación financiera en la que se encuentra.

Además, de la correcta gestión contable de los gastos de viaje depende que la empresa pueda deducir los importes a los que tiene derecho.

En artículos anteriores ya hemos hablado de las deducciones para las empresas y de las exenciones a las que tiene derecho el trabajador. Pero nunca está de más insistir. Sobre todo, ahora que hay novedades con respecto al kilometraje.

Recordemos que el pasado mes de julio, el Ministerio de Hacienda aumentaba un 37% el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF. De 0,19 euros ha subido a 0,26 euros por kilómetro.

Los límites para deducir el resto de los gastos de viaje siguen igual:

• Gastos de transporte y de alojamiento: no hay límites‍
• Gastos de comida:

- 58,34 euros en los viajes por España con pernocta

- 26,67 euros en los desplazamientos por España sin pernocta

- 91,35 euros en los traslados temporales fuera de España con pernocta

- 48,08 euros en los viajes fuera de España sin pernocta

Justificar los gastos de viaje de negocios

Con independencia de si son deducibles o no, todos los gastos de empresa deben anotarse en los libros contables, siguiendo la normativa contable vigente. Además, es necesario justificar que se han producido. De esta forma, es más fácil demostrar que los gastos están ligados a la actividad de la compañía.

De ahí la importancia de contar con una solución de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales como Okticket. Las ventajas de hacerlo son numerosas. Estas son algunas de las más destacadas::

• Los gastos de empresa se mantienen al día, algo fundamental para afrontar ciertos procesos (una auditoría contable, por ejemplo).
• La información está disponible en tiempo real, lo que ayuda a la toma de decisiones informadas.
• Se obtiene trazabilidad de los gastos. Es posible analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por área, por ejemplo.
• Se controla mucho mejor el flujo de efectivo.
• Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
• Se optimizan los recursos. Las horas ganadas por el equipo pueden dedicarse a otros procesos de mayor valor productivo.
• Los gastos que no son necesarios y los errores asociados a la gestión manual se minimizan. Esto supone un importante ahorro de dinero para la empresa.
• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral. A su vez, mejora el rendimiento y la lealtad del equipo.
• Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que te puedes beneficiar de las ventajas fiscales.
• Se facilita la detección de fraudes y errores de registro.

A todo esto hay que añadir la posibilidad de integrar l soluciones de digitalización con el resto de sistemas de la empresa.

La importancia de automatizar la conciliación bancaria

Además, Okticket facilita el proceso de conciliación bancaria automatizada. Gracias a que estamos conectados con más de un centenar de entidades financieras, puedes conciliar todos los gastos efectuados con tarjeta de crédito.

En este punto es importante recordar que la conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios.

Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar desajustes en la contabilidad. De esta forma te olvidarás de los errores de registro y de asientos que no se corresponden con los extractos bancarios

¿Quieres conocer un poco mejor nuestro módulo de "conciliacion bancaria"? ¿Te gustaría empezar a ahorrar recursos en el proceso de gestión de gastos de viajes de empresa? Escríbenos sin compromiso y una persona de nuestro equipo te responderá todas tus dudas.

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