Descubre por qué integrar herramientas especializadas de RRHH y gestión de gastos es más seguro y flexible que las suites todo-en-uno. Guía para responsables de Recursos Humanos.
El debate más allá del método de pago. Descubre qué sistema funciona mejor para tu empresa.
Si hay algo que todos hemos vivido en algún momento es esa conversación incómoda con contabilidad: "¿Sigues sin pagarme el taxi del mes pasado?". O peor aún, ese correo que dice: "Nos falta el ticket del restaurante. No podemos procesar tu reembolso".
En la gestión de gastos corporativos hay dos tipos de empresa. Las que siguen con el proceso tradicional y las que han optado por facilitar la vida a todos: empleados, managers y departamento financiero.
Por una parte, tenemos tickets en papel y notas de gastos en Excel. Por otra, automatización sin apenas intervención manual.
Y lo mismo se puede aplicar a los medios de pago: ¿Es mejor usar una tarjeta corporativa o mantener el modelo tradicional de reembolso de gastos? Depende del control financiero que quieras conseguir.
A continuación, te presentamos una guía donde incluimos los pros y los contras de ambas fórmulas. De esta forma, podrás tomar la decisión correcta según el tamaño, la madurez y las necesidades de tu empresa.
Antes de entrar en comparativas, vale la pena hacer un ejercicio honesto: ¿Cómo funciona hoy la gestión de gastos en tu organización?
Si usas principalmente reembolsos, probablemente reconozcas este flujo:
Si ya trabajas con tarjetas bancarias, el proceso es otro:
Uno de los dos sistemas escala mejor que el otro, y uno genera menos fricción tanto para empleados como para el departamento financiero.
No es lo mismo gestionar 10 notas de gastos al mes que 200. Los números importan, y mucho.
Por ese motivo, es importante que antes de elegir un modelo identifiques estas tres variables:
Un equipo comercial que viaja cada semana tiene necesidades muy diferentes a una startup de 5 personas con gastos ocasionales. La pregunta clave es: ¿dedicas más tiempo del que te gustaría a gestionar papeles y tickets?
Si los gastos son ocasionales, el reembolso puede funcionar por ahora, aunque no sea lo óptimo. Pero si los gastos son frecuentes y recurrentes, lo más efectivo es utilizar tarjetas corporativas.
Muchas empresas ignoran el coste invisible de la frustración del empleado, cuando es un punto importante a valorar.¿Cómo les afecta el medio de pago elegido por la empresa?
Recuerda que la experiencia del empleado es un factor que impacta directamente en la retención de talento y en la productividad del equipo.
En el control financiero en tiempo real es donde encontramos las grandes diferencias. La siguiente tabla muestra una comparativa clara:
En este punto hay que recordar que aplicaciones como Okticket permiten que tanto tarjetas de empresa (un poco más abajo hablaremos de la OKT Card) como gastos reembolsables se gestionen en un único entorno, facilitando el control financiero sin tener que saltar de una plataforma a otra.
Los errores en tickets, IVA o categorización cuestan tiempo y dinero. Más de lo que parece.
Cuando los gastos corporativos se gestionan de forma manual y aplican métodos como los reembolsos, estos problemas son frecuentes:
En cambio, la combinación de tarjeta corporativa + captura digital del ticket reduce drásticamente los errores, las irregularidades en el reporte de gastos y los riesgos fiscales. ¿Cömo?
Este aspecto cobra especial relevancia en países con normativa exigente en gastos deducibles, como España.
Muchas empresas comparan solo el coste directo de la tarjeta, pero olvidan el coste oculto del reembolso:
¿Qué es más eficiente?
Ha llegado el momento de hacerse esta pregunta: ¿Qué ocurrirá si pasas de 10 empleados a 30?
Te en cuenta que el reembolso manual enfrenta varios retos:
Por el contrario, Las tarjetas de empresa integradas con software de gestión escalan mejor porque:
Si tu empresa está en fase de crecimiento, piensa en el sistema que necesitarás dentro de 12 meses, no en el que te vale hoy.
Puede que la respuesta sea no. Para muchas empresas, lo que funciona es el modelo híbrido:
La flexibilidad es clave. No se trata de "todo o nada", sino de optimizar según cada caso.
Más allá de si es tarjeta o reembolso, hay características que marcan la diferencia entre una solución básica y una que realmente aporta valor.
Lo básico (que debería ser estándar):
Lo que realmente diferencia:
Por ejemplo, soluciones como Okticket permiten combinar la OKT Card (tarjeta corporativa inteligente) con reembolsos tradicionales en un único sistema. Esto significa que no tienes que elegir: puedes usar ambos y tener toda la información centralizada. en una sola plataforma.
Precisamente, una de las principales ventajas de Okticket es que no tienes que elegir un único método de pago. La plataforma flexibilidad completa para que cada empresa diseñe la combinación que mejor se adapte a su realidad.
¿Tu equipo comercial viaja a zonas donde el efectivo sigue siendo rey? No tienes por qué perder flujo de caja ni control.
Cómo funciona:
Durante el viaje, el empleado fotografía cada ticket con el móvil. La app extrae automáticamente toda la información (importe, IVA, fecha, proveedor…) Si el ticket está en otro idioma o divisa, lo procesa igual y convierte automáticamente a euros usando el tipo de cambio del día.
Por tanto, todo queda digitalizado en el momento, no a final de mes. Esto reduce drásticamente:
Y el proceso completo —desde la solicitud del anticipo hasta la contabilización en el ERP de la empresa— queda automatizado.
Muchas empresas ya tienen tarjetas de crédito emitidas por su banco. En este caso, el problema no es la tarjeta en sí, sino la conciliación manual: cotejar extractos bancarios con tickets entregados semanas después.
La solución es la conciliación automática. Okticket permite sincronizar automáticamente los movimientos de tus tarjetas bancarias con los gastos reportados en la app.
Si prefieres una solución que integre pago y control desde el origen, la OKT Card es la respuesta.
¿Qué la hace diferente?
No es solo "otra tarjeta corporativa". Es una tarjeta Mastercard de débito que aplica automáticamente la política de gastos de tu empresa en cada transacción.
Mientras que con las tarjetas bancarias tradicionales solo puedes poner límites generales mensuales, con OKT Card tienes control granular sin complicaciones:
Una tarjeta corporativa es una tarjeta de pago emitida a nombre de la empresa para que los empleados cubran gastos relacionados con su trabajo sin tener que adelantar dinero personal.
Los pagos se registran automáticamente en el sistema, se pueden limitar por categoría o importe, y se integran con software de gestión de gastos como Okticket, facilitando control financiero en tiempo real y trazabilidad completa de cada transacción.
El reembolso de gastos es el proceso por el cual un empleado adelanta dinero de su bolsillo para cubrir gastos laborales (viajes, comidas de trabajo, transporte, etc.) y luego solicita a la empresa que se lo devuelva presentando los justificantes correspondientes.
Este método puede generar retrasos en el pago , errores contables por tickets perdidos o ilegibles, y mayor carga administrativa tanto para el empleado como para el departamento financiero.
No hay una respuesta única. La tarjeta corporativa ofrece mayor control, visibilidad en tiempo real y mejor experiencia para el empleado, pero dependiendo de la frecuencia y del tipo de gasto, puedes optar por un modelo híbrido:
¿Qué ventajas tiene una tarjeta corporativa sobre el reembolso?
Las principales ventajas de las tarjetas de empresa son:
Las ventajas de los reembolsos son principalmente las derivadas de los pagos en efectivo, como pueden ser el no pagar comisiones o la posibilidad de poder pagar en todos los países y establecimientos comerciales.
También puede suponer un menor coste inicial para las empresas, pues no tienen que pagar por la emisión de tarjetas bancarias.
Esta es una preocupación común, pero injustificada si se configura correctamente.
Las tarjetas corporativas modernas (como OKT Card) permiten controlar exactamente cuánto, cuándo y en qué se gasta:
De hecho, el control es mayor que con reembolsos, donde solo ves el gasto semanas después cuando ya está hecho. Con tarjeta corporativa, si alguien intenta gastar fuera de los límites, la transacción se rechaza en el momento.
Cuando elegimos entre tarjeta de empresa y reembolso de gastos la decisión va más allá de pagar gastos de viaje profesionales o corporativos. Estamos hablando de cinco pilares estratégicos que impactan en toda la organización:
Por tanto, las empresas que apuestan por la digitalización y automatización de sus gastos corporativos con herramientas como Okticket hacen más que ahorrar tiempo y dinero. Ganan control total en tiempo real, datos precisos para la toma de decisiones y agilidad.
Se trata de elegir lo que mejor se adapta a tu realidad actual, a tu ritmo de crecimiento proyectado y a tus prioridades estratégicas.
Y sobre todo, se trata de tener la flexibilidad para usar el método correcto en cada situación. Todo en una sola plataforma. Todo centralizado. Todo bajo control.
¿Listo para simplificar la gestión de gastos en tu empresa? Descubre cuánto tiempo (y dinero) puedes ahorrar.
Esta segunda oportunidad permite que pymes y autónomos que quedaron fuera en convocatorias anteriores accedan a ayudas de hasta 19.000 € según su tamaño.
¿Tu empresa se quedó fuera del Kit Digital? Ahora tienes una nueva oportunidad. El programa acaba de reabrirse. Y esta vez las cosas son diferentes.
La Orden TDF/39/2026, publicada en el BOE el 28 de enero de 2026, ha reactivado el Programa Kit Digital con fondos remanentes garantizados. Lo interesante es que ahora no hay fecha límite definida, aunque los fondos siguen siendo limitados y se asignan por orden de llegada.
Si te quedaste fuera en convocatorias anteriores o simplemente no llegaste a solicitarlo, este artículo te explica todo lo que necesitas saber para aprovechar esta segunda oportunidad.
La nueva orden trae cambios importantes que debes conocer:
A diferencia de las convocatorias anteriores, donde cada segmento tenía su plazo específico, ahora el programa permanece abierto hasta que se agote el presupuesto europeo disponible.
¿Qué significa esto para ti? Que no tienes que correr contra un calendario, pero sí debes actuar antes de que se acaben los fondos.
El dinero que quedó sin asignar en convocatorias anteriores —ya sea porque no hubo suficientes solicitudes o porque algunas empresas no completaron el proceso— ahora vuelve a estar disponible para que otras empresas puedan aprovecharlo.
Las ayudas ahora se conceden de forma continua y por orden de llegada: quien primero solicita, primero recibe. Esto elimina esa incertidumbre de no saber cuándo abrirá tu ventana o si llegarás a tiempo.
Para tranquilidad de todos, los criterios de elegibilidad no han cambiado. Tu empresa puede solicitar si:
El Kit Digital está dirigido a autónomos y pymes de hasta 250 empleados que quieran digitalizar sus procesos.
El programa divide a las empresas en cinco segmentos según su tamaño:
Cada segmento tiene asignadas ayudas de diferente cuantía, que se explican más adelante.
En Okticket somos agentes digitalizadores oficiales en dos categorías específicas del programa. Veamos en qué consiste cada una para que elijas la que mejor se adapta a tu empresa:
Esta categoría cubre la digitalización y automatización de la gestión de gastos de viaje profesionales.
Cuando contratas Okticket con esta categoría, tu empresa obtiene acceso a:
Depende del tamaño de tu empresa:
Esta categoría incluye todo lo anterior más el poder de la inteligencia artificial para automatizar aún más el proceso.
¿Qué añade la IA?
Importante: Esta categoría solo está disponible para empresas de los segmentos IV y V (de 50 empleados en adelante).
Los datos son reveladores: más del 40% de las solicitudes en convocatorias anteriores no recibieron ayuda. ¿Las razones?
Muchas empresas lo fueron dejando ("ya lo haré la semana que viene", "ahora estamos ocupados con el cierre"...) y cuando quisieron darse cuenta, el plazo para su segmento ya había cerrado. Así, sin más.
Muchas solicitudes fueron rechazadas por no cumplir con todos los requisitos documentales o por errores en la tramitación.
No todos los agentes digitalizadores son especialistas en todo. Algunas empresas eligieron agentes que no entendían su sector o que les ofrecieron soluciones genéricas que no resolvían sus problemas reales.
Pymes que podrían haberse beneficiado de las ayudas ni siquiera sabían que el Kit Digital existía. O lo sabían de oídas pero pensaban que "no era para ellos".
Si estás leyendo esto, al menos ya no tienes esta excusa.
No todos los agentes digitalizadores son iguales. Aquí está la diferencia de trabajar con Okticket:
Okticket no es una solución multipropósito que se ha adaptado para "hacer de todo un poco". Está diseñada específicamente para gestión de gastos de viaje profesionales.
Eso significa que cada funcionalidad, cada integración, cada detalle del sistema está pensado para resolver tus problemas concretos de gastos. Nada de software genérico con módulos que no usarás nunca.
Actualmente, más de 3.500 empresas y 400.000 usuarios ya confían en nosotros.
Como agentes adheridos al programa, cobramos directamente de Red.es una vez justificada la implementación.
Tu empresa no adelanta ni un euro de la ayuda. Lo único que tendrás que pagar es el IVA cuando te emitamos la factura, porque los impuestos no están cubiertos por la subvención.
En pocas semanas tu equipo estará formado y operativo. No paralizamos tu actividad.
El Kit Digital cubre los primeros 12 meses de servicio. Pero nuestro soporte técnico, actualizaciones y mejoras continúan para siempre. No te quedas tirado cuando acaba la subvención.
Muchas empresas piensan: "Ya lo haremos cuando tengamos tiempo/presupuesto". Pero la realidad es que la gestión manual de gastos te está costando dinero:
Sí, has leído bien. Cuando sumas el tiempo que tus empleados dedican a:
... Sale ese número de horas. ¿Cuánto vale el tiempo de tu equipo?
Los errores de la gestión manual no solo molestan, te cuestan dinero:
El tiempo que tu equipo dedica a tareas manuales es tiempo que no destina a:
Con el Kit Digital, todos estos costes desaparecen. Y no te cuesta nada.
No hay fecha de cierre definida. El programa permanece abierto hasta que se agote el presupuesto europeo disponible.
Las ayudas se conceden por orden de llegada, por lo que es recomendable solicitarlas cuanto antes.
Sí. La Orden TDF/39/2026 permite que empresas cuyas solicitudes quedaron pendientes en convocatorias anteriores puedan beneficiarse ahora de los fondos remanentes.
Es tu segunda oportunidad. Aprovéchala.
Sí. Una vez te conceden el bono, tienes 6 meses para gastarlo. Por eso es importante trabajar con un agente digitalizador que gestione el proceso de forma ágil.
Si cambias de segmento durante la tramitación, se aplicará el número de empleados que tenías en el momento de presentar la solicitud.
En general, no se pueden combinar ayudas para el mismo concepto. Pero sí puedes usar el dinero del Kit Digital para cubrir diferentes categorías. Recuerda que debes hacer una acuerdo por cada categoría y presentar una factura diferente para cada categoría, aunque el agente digitalizador sea el mismo.
La ayuda se ajusta al coste real de la solución. Por ejemplo, si tu empresa recibe 16.000 euros pero la licencia de Okticket cuesta 14.000 euros, los 2.000 euros sobrantes se reintegran en el programa para que otras empresas puedan acceder también al bono.
No. Es una subvención a fondo perdido, no un préstamo.
Lo único que tienes que hacer es cumplir con los requisitos (básicamente, usar la solución durante el periodo mínimo establecido, que suele ser 12 meses) y ya está.
Es importante recordar que cuando te emitimos la factura, tendrás que abonar el IVA, pues los impuestos no están incluidos.
Última actualización: Febrero 2026
Nota legal: La información contenida en este artículo es orientativa y está basada en la Orden TDF/39/2026 publicada en el BOE el 28 de enero de 2026. Para información oficial actualizada, consulta la web oficial.
Descubre por qué integrar herramientas especializadas de RRHH y gestión de gastos es más seguro y flexible que las suites todo-en-uno. Guía para responsables de Recursos Humanos.
¿Simplicidad o máxima funcionalidad? ¿Que un software de gestión de procesos permita reducir costes significa que es el mejor para tu empresa? Entre los responsables de Recursos Humanos hay un debate que sigue abierto: ¿Suites all-in-one ("todo en uno") o soluciones "best-of-breed" (especializadas)?
Las estadísticas muestran un panorama mixto en el que conviven ambos modelos. Y las características diferenciadas de uno y otro no acaban de desequilibrar la balanza.
Por una parte, tenemos la simplicidad de las plataformas integradas. Una única licencia, un único proveedor para gestionar nóminas, ausencias, formación, gastos y demás.
Por otra, la precisión, personalización y control que ofrecen las soluciones especializadas.
Pero ¿por qué elegir entre unas y otras? En áreas tan sensibles como la gestión de gastos corporativos y el tratamiento de los datos de los empleados, la solución podría estar en conectar las mejores herramientas de forma segura y eficiente.
En muchas organizaciones, la operativa diaria es esta: el departamento de Recursos Humanos gestiona lo relativo a los empleados en un sistema, mientras Finanzas utiliza otro para la contabilidad. Y entre ambos, nada. Desconexión de sistemas que se traduce en tareas poco operativas:
Además de ineficiente, este escenario supone un riesgo para la seguridad y el cumplimiento normativo. Y eso por no hablar de la pérdida de trazabilidad.
Para acabar con este caos, las herramientas todo en uno esgrimen un argumento que a priori es bastante convincente. ¿Quién puede resistirse a un sistema que centraliza la gestión del tiempo, nóminas, formación, gastos y viajes?
Para una pequeña empresa quizá sea suficiente, pero hay que tener en cuenta que la mayoría presenta una serie de limitaciones: funcionalidades básicas, rigidez o dependencia de un único proveedor,
Al final, las organizaciones tienen que adoptar sus procesos a la tecnología.
La alternativa a este modelo monolítico es el denominado enfoque “best of breed” (lo mejor de cada categoría), más flexible y potente. De esta forma, es posible construir un ecosistema tecnológico donde las diferentes herramientas especializadas se conectan entre sí.
Imagina que necesitas automatizar la gestión de Recursos Humanos y de gastos de viaje profesionales. Esta conexión te va a permitir:
Por lo general, sistemas de RRHH y de gestión de gastos comparten una información específica:
Vamos a verlo con un ejemplo ficticio, pero que bien podría ser real. El de una empresa de 200 empleados que lleva tres años usando una suite todo en uno. Al principio, cumplía su función de simplificar la gestión de procesos. Pero ahora, ha crecido y sus necesidades también han evolucionado:
La solución, por tanto, pasa por migrar a un ecosistema integrado que le permita mantener su HRIS (Human Resource Information System) actual, pero incorporando una aplicación especializada en la gestión de gastos de viaje profesionales. Con esto, va a conseguir:
El resultado: Mayor control, mejor experiencia de usuario, más flexibilidad y, paradójicamente, más seguridad que con la suite monolítica. Todo sin aumentar la complejidad operativa. Y sin poner en riesgo la seguridad.
En este sentido, no es extraño que las empresas muestren preocupación ante la idea de compartir información entre sistemas. Si lo comparamos con las suites únicas, un ecosistema bien integrado ofrece claras ventajas de seguridad.
Okticket se ha diseñado específicamente para gestionar equipos y gastos de viaje profesionales desde el mismo ecosistema digital.
Para ello, ofrece integración nativa con sistemas de RRHH. Okticket se conecta con softwares de nóminas y con las principales plataformas de gestión de recursos humanos del mercado, sincronizando automáticamente la información necesaria.
Las empresas necesitan especialización, no soluciones básicas. Necesitan flexibilidad, no depender de un único proveedor. Y sobre todo, necesitan seguridad y compliance diseñados desde el principio, no como un parche posterior.
Por tanto, no se trata tanto de tenerlo todo en una sola herramienta, sino de tenerlo todo conectado, seguro y bajo control.
¿Tu organización está lista para evolucionar de herramientas aisladas a un ecosistema integrado? Solicita una demo personalizada y descubre cómo Okticket puede convertirse en tu solución especializada de gestión de gastos de viaje profesionales, perfectamente integrada con tu stack de RRHH existente.
Puede parecer contradictorio, pero sí. Cuando trabajas con una suite monolítica, todos los datos están en el mismo sitio, lo que complica mucho controlar quién accede a qué.
En cambio, con un ecosistema integrado, cada herramienta mantiene sus propias barreras de seguridad y solo compartes lo imprescindible mediante conexiones cifradas.
Además, piensa en la realidad del día a día: sin integración, tu equipo acaba exportando Excel con datos de empleados que van y vienen por email. Eso sí que es un riesgo. Con una buena integración, esos archivos desaparecen por completo.
Menos de lo que imaginas. Con Okticket, lo habitual es tener todo funcionando en pocas semanas. Esto incluye configurar la conexión, mapear los campos que necesitas compartir, hacer las pruebas pertinentes y sincronizar el histórico.
Ahora bien, el tiempo exacto dependerá de lo compleja que sea tu estructura (si tienes muchas filiales, centros de coste o políticas muy específicas) y del grado de personalización que necesites.
Aquí está una de las grandes ventajas de no casarte con una suite única. Si mañana decides cambiar tu sistema de RRHH por otro que te guste más, solo tienes que reconfigurar la integración. Tu gestión de gastos en Okticket sigue exactamente igual: mismo histórico, mismos procesos, cero drama.
En una suite todo-en-uno, cambiar una pieza significa prácticamente empezar de cero.
Para nada. Una vez que está configurada (que es donde sí necesitarás a IT), la integración trabaja en piloto automático. Los equipos de RRHH y Finanzas siguen trabajando en sus herramientas como siempre, y la sincronización ocurre entre bambalinas sin que nadie tenga que hacer nada.
Solo necesitarás volver a involucrar a IT si hay cambios estructurales importantes, como una reorganización grande de la empresa.
Una herramienta de gestión de gastos bien diseñada solo necesita: nombre, email de trabajo, en qué departamento está la persona, quién es su responsable (para las aprobaciones) y si está activa o no en la empresa.
Todo lo demás —salario, datos personales, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria— no hace falta compartirlo. De hecho, no debería compartirse nunca. Esto es cumplimiento RGPD básico: solo los datos mínimos necesarios.
Automáticamente. Cuando RRHH da de alta a alguien en vuestro sistema, esa persona aparece automáticamente en la herramienta de gastos con todo configurado: su rol, sus límites según la política de empresa, quién le aprueba, etc.
Y cuando alguien se va de la empresa, sus accesos se cortan solos. Nada de que un exempleado siga metiendo notas de gastos semanas después porque nadie se acordó de desactivarlo manualmente.
Okticket es una herramienta especializada en gestión de gastos corporativos, lo que permite funcionalidades avanzadas que los módulos genéricos no ofrecen: captura inteligente de tickets mediante IDP (procesamiento inteligente de documentos) de alta precisión, detección automática de duplicados, políticas de gasto granulares, análisis predictivo del gasto, y flujos de aprobación totalmente personalizables.
Lo mejor es que al integrarse con tu HRIS actual, no pierdes nada de lo que ya tienes. Simplemente añades músculo donde más lo necesitas.
Tranquilidad. Si hay algún problema técnico temporal, cada sistema sigue funcionando por su cuenta. RRHH puede seguir trabajando normalmente, y el equipo puede seguir reportando gastos.
Implementar tarjetas corporativas permite a las empresas controlar gastos en tiempo real, eliminar reembolsos y automatizar la conciliación contable. Descubre todas las ventajas
¿Te imaginas poder controlar el gasto antes de que se produzca? Las empresas que cuentan con un programa de tarjetas corporativas ya disfrutan de los beneficios que supone gestionar los gastos de los empleados en tiempo real.
Y no, no estamos hablando de las tarjetas de empresa de toda la vida que solo tenían los directivos. Hablamos de programas completos donde cada empleado que necesita hacer gastos tiene su propia tarjeta, con límites configurados, controles automáticos y visibilidad total en tiempo real.
No obstante, asegurar su correcto uso requiere definir políticas claras, elegir el tipo de tarjeta adecuado (físicas, virtuales, o ambas), establecer límites que tengan sentido, y sobre todo, contar con un software que te permita controlar todo esto sin volverte loco.
En este artículo te explicamos cómo montar un programa de tarjetas corporativas que funcione de verdad, paso a paso, y cómo Okticket (con la OKT Card) te lo pone bastante más fácil.
Empezamos por lo básico. Un programa de tarjetas corporativas no es simplemente ir al banco, pedir tarjetas para todos y repartirlas libremente.
Es todo un sistema donde defines quién puede gastar, cuánto, en qué, y cómo se controla todo eso sin que el departamento de finanzas tenga que vivir en Excel.
La ventaja principal es que los pagos están alineados con las políticas empresariales e integrados con las herramientas de gestión de gastos y contabilidad.
La idea es sencilla: en lugar de que tus empleados paguen de su bolsillo (y luego esperen semanas a que les devuelvas el dinero), les das una tarjeta vinculada directamente a la empresa. Con límites predefinidos, por si acaso.
Lo interesante viene cuando esto se conecta con un software de gestión que hace el trabajo sucio por ti: fin de los reembolsos, control en tiempo real, cumplimiento y conciliación automática.
La implementación correcta sigue 10 pasos claros:
¿Quieres olvidarte de los reembolsos? ¿Controlar gasto por centro de coste? ¿Automatizar conciliación? ¿Cumplir con la fiscalidad española? Antes de lanzarte a pedir tarjetas, para un momento y analiza qué problema estás intentando solucionar exactamente.
Estos son los objetivos más comunes que persiguen las empresas españolas:
Para definir tus objetivos, pregúntate: ¿Cuáles son los mayores problemas actuales en la gestión de gastos? ¿Qué métricas te permitirían evaluar una mejora significativa?
Aquí hay que pensar un poco en cómo funciona tu empresa. No es lo mismo gestionar un equipo comercial que se pasa el día en la calle, que un equipo de desarrollo que básicamente solo paga suscripciones de software.
Lo que hacen la mayoría es utilizar tarjetas físicas para gastos recurrentes y tarjetas virtuales para gastos concretos. Así tienes control sin complicarte la vida.
Esto es crítico. Si no dices explícitamente qué se puede hacer y qué no, va a haber confusiones.
Las cosas que tienes que dejar claras en tu política:
La clave está en comunicar todo esto de forma clara, no en un PDF de 40 páginas que nadie va a leer. Una guía rápida en la intranet o reglas integradas en el propio software de gestión de gastos funciona mucho mejor.
Los límites automáticos son, probablemente, la funcionalidad que más quebraderos de cabeza te va a ahorrar. Porque puedes confiar en tu equipo todo lo que quieras, pero si no hay un tope máximo, tarde o temprano alguien va a hacer un gasto que no debe.
Criterios para establecer límites:
Los sistemas avanzados permiten configurar estos límites de forma granular y ajustarlos dinámicamente según las necesidades del negocio, sin necesidad de emitir nuevas tarjetas físicas.
Otra buena práctica para bloquear el fraude interno y reducir los cargos inesperados en las transacciones online es utilizar una tarjeta virtual para cada proveedor o suscripción, con límites exactos y que puedas bloquear de inmediato.
Ventajas destacadas de las tarjetas virtuales
Además del alto nivel de seguridad, estas tarjetas ofrecen una serie de ventajas destacadas:
En este punto es importante recordar que la combinación de tarjetas físicas para uso diario y tarjetas virtuales para pagos específicos ofrece el equilibrio perfecto entre conveniencia y control.
Lo ideal es que la mayoría de gastos se procesen solos, sin que nadie tenga que dar permiso para cada café. Para eso están los límites automáticos: si está dentro de lo permitido, adelante. Si se sale de madre, ahí sí que hace falta que alguien le dé el visto bueno.
Del mismo modo, un buen programa de tarjetas corporativas incluye alertas en tiempo real y visibilidad total de los gastos. Esto permite a los responsables actuar proactivamente ante desviaciones.
Importante también es elegir una tarjeta de crédito que ofrezca conciliación automática. De esta forma, cada cargo queda vinculado con su correspondiente justificante, sin procesos manuales.
La integración con el ERP o sistema contable es clave para una conciliación eficiente y para mantener la coherencia entre los sistemas financieros de la empresa.
Por muy bien que montes el sistema, ten claro que van a pasar cosas. Alguien va a perder la tarjeta. Va a aparecer un cargo raro. Alguien se va a pasar de límite sin querer. Es inevitable.
Anticipar estas situaciones y definir cómo manejarlas es fundamental para mantener la operativa fluida.
Aquí entramos en territorio legal y de seguridad, muy importante. Porque si no tienes esto bien atado, puedes tener problemas gordos con Hacienda o con inspecciones de protección de datos.
Trabajar con un proveedor que tenga estas garantías integradas es fundamental para evitar riesgos legales y reputacionales.
Un programa de tarjetas corporativas no es un proyecto con fecha de finalización, sino un sistema vivo. Hay que estar mirando los datos, viendo qué funciona y qué no, y ajustando sobre la marcha.
Cómo usar toda esta información
Lo ideal es disponer de dashboards en tiempo real. Los mejores sistemas ofrecen tableros personalizables donde cada usuario ve la información relevante para su rol.
Seamos claros. Puedes tener las mejores tarjetas corporativas del mundo, pero si no tienes un software detrás que te permita controlar todo esto, en realidad está cargado de trabajo improductivo a los equipos financieros y al resto de los empleados.
Seguirás persiguiendo tickets, introduciendo datos a mano, y sin saber realmente qué está pasando con los gastos hasta que sea demasiado tarde.
Por eso existe Okticket. Y concretamente, la OKT Card, que es nuestra tarjeta de débito inteligente pensada específicamente para empresas españolas que quieren gestionar gastos de verdad, no simplemente repartir plásticos.
Todo en una única plataforma, sin tener que saltar de un programa a otro.
Depende mucho del tamaño de la empresa y de lo complicada que sea vuestra estructura. Una empresa pequeña o mediana con Okticket puede tener todo funcionando en unas pocas semanas: configuras las políticas, emites las tarjetas, formas a la gente, y ya. En empresas más grandes con múltiples departamentos, delegaciones, centros de coste, etc., puede llevar algo más (un mes o dos), pero tampoco es un proyecto de medio año.
En la gran mayoría de casos, sí. El empleado paga directamente con su tarjeta corporativa y listo, no tiene que adelantar dinero. Siempre puede haber alguna excepción puntual (un gasto inesperado cuando no llevaba la tarjeta encima, o algo muy específico), pero deberían ser la excepción, no la norma. Si todavía estás procesando reembolsos constantemente, es que algo no está bien configurado.
El sistema hace la conversión automáticamente al tipo de cambio del momento. Tú ves tanto el importe original (en dólares, libras, o lo que sea) como el convertido a euros, y queda registrado qué tipo de cambio se aplicó. Todo transparente.
Sí, los sistemas buenos (como OKT Card) permiten configuraciones bastante específicas. Puedes poner límites diferentes según el día de la semana, la hora, incluso restricciones geográficas si te apetece. Aunque la verdad es que esto no suele hacer falta para la mayoría de empresas.
Lo normal es que haya integraciones nativas con los principales ERPs españoles (Sage, SAP, Microsoft, Holded...). Si usas algo más específico, suele haber APIs para conectarlo. La integración se hace durante la implementación, y una vez está hecha, ya fluye todo automáticamente. No tienes que estar exportando datos ni nada de eso.
Sí, rotundamente sí. Hacienda quiere factura de todo, y vosotros también deberíais quererla para tener las cuentas en orden. Lo bueno es que con una app móvil es súper fácil: haces el gasto, le haces una foto al ticket, se adjunta automáticamente, y en paz. Cuestión de 10 segundos.
Como estás viendo, implementar un programa de tarjetas corporativas no es complicado, pero tampoco es algo que hagas a la ligera. Necesitas planificación, políticas claras, la tecnología adecuada, y sobre todo, tener claro qué problema estás intentando solucionar.
Si lo haces bien, los beneficios son enormes: te ahorras decenas (o cientos) de horas al mes en trabajo administrativo, tu equipo deja de adelantar dinero de su bolsillo, tienes control total sobre qué se gasta y en qué, y el cierre contable deja de ser esa pesadilla mensual que todos conocemos.
Pero ojo, si solo repartes tarjetas sin un sistema detrás que te permita controlar todo esto, vas a tener más problemas que con el método antiguo. Por eso es tan importante elegir bien el proveedor y la plataforma de gestión.
Los 10 pasos que hemos visto en este artículo no son teóricos. Son exactamente lo que funciona en empresas reales, desde pequeñas startups hasta corporaciones grandes. Sigue esta guía, ajústala a tu realidad, y vas a transformar la gestión de gastos de tu empresa.
Y si quieres empezar sin complicarte la vida, échale un vistazo a Okticket. Está pensado específicamente para empresas como la tuya, cumple con toda la normativa, se integra con los ERPs que usamos aquí, y está diseñado para que funcione desde el día uno sin necesidad de tener un máster en finanzas.
Al fin y al cabo, se trata de trabajar de forma más inteligente. Y las tarjetas corporativas bien implementadas son exactamente eso.
¿Cansado de perseguir tickets y procesar reembolsos?
Descubre cómo la OKT Card puede transformar la gestión de gastos de tu empresa en menos de un mes. Control total, conciliación automática, y cero dolores de cabeza.
Solicita una demo y te enseñamos cómo funciona en tu caso concreto. Sin compromiso, sin letra pequeña.
Sigue leyendo para para ver cómo hacer de este reglamento una herramienta escalable, sostenible y alineada con la realidad empresarial.
Cumplimiento, coste, conveniencia y control. Una política de viajes corporativos en 2026 es mucho más que un listado con límites de gasto y procesos de reembolso.
Del mismo modo que ha cambiado la forma de entender los viajes de negocios, el documento que los regula también ha de modernizarse. Hoy, una normativa de desplazamientos corporativos eficaz debe ser una herramienta estratégica más, donde la tecnología juega un papel fundamental.
Su función no es frenar al empleado, sino automatizar y optimizar los desplazamientos profesionales.
A continuación, se detallan los elementos clave que debe incluir una política de viajes corporativos en 2026 para ser escalable, sostenible y alineada con la realidad empresarial.
Una política de viajes corporativos moderna se construye sobre cuatro pilares:
El primer cambio es conceptual. En 2026, los viajes corporativos deben entenderse como una inversión que aporta:
Esto implica que tu reglamento de movilidad corporativa debe servir para priorizar los desplazamientos que van a generar un impacto real en el negocio.
No basta con medir cuánto se gasta; es fundamental evaluar qué retorno produce cada euro invertido en desplazamientos.
Establece KPIs específicos como "ingresos generados por viaje comercial" o "contratos cerrados tras reuniones presenciales" para justificar y priorizar futuros viajes.
Otra de las tendencias clave en la gestión de gastos de viajes corporativos son los desplazamientos cortos y estratégicos. De ahí que las políticas deben fomentar, entre otros aspectos:
Este enfoque permite reducir costes, rebajar la huella de carbono y aumentar la productividad.
En un informe reciente publicado en Forbes, con datos de Okticket y Ween, las conclusiones van en esta misma línea. El estudio muestra que la mayoría de los viajes corporativos son hoy más breves y orientados a lo esencial: el 77 % de los desplazamientos dura una noche o menos y más de la mitad se realiza sin pernoctación. Esto confirma que las empresas están priorizando viajes cortos, ágiles y con un objetivo claro.
Esta tendencia no solo reduce los costes directos asociados a alojamiento y dietas, sino que también mejora la eficiencia operativa y acelera la toma de decisiones, alineándose con estrategias de movilidad inteligente.
Además, los viajes más cortos implican menos tiempo en desplazamientos y una menor huella de carbono, un factor cada vez más relevante tanto a nivel interno como externo.
En conjunto, la apuesta por los micro-trips refuerza la idea de desplazar equipos solo cuando realmente aporta valor: viajes de ida y vuelta en el día, menos pernoctaciones y rutas eficientes que ayudan a controlar el gasto, cumplir objetivos de sostenibilidad y maximizar la productividad en la gestión de viajes corporativos.
La complejidad operativa de los viajes de empresa es cada vez mayor, por lo que la mejor forma de que una política de gastos de viaje escale es apoyarse en la inteligencia artificial. Lo ideal es contar con agentes inteligentes (AI-Butler) que guíen al usuario durante la reserva, resuelvan dudas en tiempo real, muestren solo las opciones alineadas con las reglas de gasto establecidas por la empresa y gestionen cambios, cancelaciones e imprevistos.
Todo ello resuelve de los mayores problemas actuales para Finanzas y Travel Managers: las reservas fuera de política.
Durante y después del viaje, la IA también sirve para analizar automáticamente cada gasto y detectar errores, duplicidades y posibles fraudes. Sin revisiones manuales innecesarias.
Soluciones especializadas como Okticket permiten aplicar estas validaciones durante todo el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales.
Algunas empresas tienen separadas las políticas de gastos y la de viajes, y eso es un error estratégico. En primer lugar, porque dificulta la visibilidad del gasto en tiempo real.
Cuando viajes y gastos están integrados, las desviaciones se detectan antes, el compliance mejora y el control es total.
Los criterios ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) también deben ser tenidos en cuenta. Así que, actualmente, las directrices de viajes de empresa deben priorizar:
Además, este reglamento tiene que contemplar la medición de la huella de carbono, reportes automáticos y datos auditables. Y sin tecnología, esto es imposible de gestionar.
Empresas con políticas de sostenibilidad activas reducen sus emisiones de viaje hasta un 25% anual según estudios del sector.
Los desplazamientos frecuentes pueden impactar en la motivación, productividad y retención del talento. El bleisure bien entendido es una forma de mejorar la experiencia de los empleados sin aumentar el presupuesto.
Del mismo modo, la política debe incluir protocolos de seguridad, soporte ante incidencias y seguro de viaje, algo especialmente relevante en movilidad internacional.
No está de más recordar que una política eficaz debe involucrar a todos los departamentos, desde Finanzas y RRHH hasta Ventas. ¿Qué más puede resultar útil?
Aunque las irregularidades en los gastos de empresa están a la orden del día, hay ocasiones en que no son intencionadas. Ocurren, por ejemplo, cuando las políticas de viajes no son flexibles y dependen de procesos lentos. Si surge un imprevisto y el viajero necesita reaccionar sobre la marcha, ¿qué puede hacer más que saltarse las normas?
El documento que regula los gastos de viaje debe asumir esta realidad y diseñarse para facilitar el cumplimiento, no para castigarlo. Por tanto, parece lógico pensar que cuantas más alternativas válidas tengan los trabajadores, mayor será el cumplimiento.
Al mismo tiempo, tu reglamento de movilidad corporativa debe especificar claramente:
Detectar una reserva fuera de política es solo el inicio. El riesgo real aparece cuando los gastos no autorizados se identifican demasiado tarde.
Una plataforma integrada de viajes y gastos permite:
Las organizaciones con sistemas integrados consiguen mayor cumplimiento y una reducción significativa de costes.
Además, controlar el gasto incluso antes de que se produzca reduce desviaciones y mejora la planificación financiera.
Esto nos lleva a un punto importante. Sin datos, las políticas de gastos son papel mojado. Hoy, deben apoyarse en dashboards claros que permitan analizar patrones de gasto y realizar informes rápidamente. Por ejemplo:
Al mismo tiempo, es posible detectar incumplimientos recurrentes, ajustar límites y negociar mejor con los proveedores.
Se recomienda revisión trimestral para ajustar límites según inflación, nuevas rutas, cambios en proveedores y feedback de los empleados. Los cambios menores pueden implementarse de forma continua si usas una plataforma digital.
Contrario a la creencia popular, las opciones sostenibles frecuentemente reducen costes. El tren en distancias cortas suele ser más económico que el avión, los vehículos eléctricos tienen menor coste por kilómetro, y muchos hoteles sostenibles ofrecen tarifas competitivas. Además, mejora tu reputación corporativa y el cumplimiento con los criterios ESG.
Tu política debe contemplar procedimientos de emergencia, como por ejemplo: autorización verbal del responsable con confirmación por email en 24h, límites pre-aprobados para ciertos perfiles, o delegación temporal de autoridad. La tecnología móvil permite aprobaciones en minutos desde cualquier lugar.
El modelo híbrido funciona mejor: reserva guiada con libertad de elección dentro de política. Las plataformas modernas muestran solo opciones conformes, permitiendo al empleado elegir según sus preferencias (horarios, aerolínea favorita, ubicación de hotel) sin riesgo de incumplimiento.
Establece métricas específicas por tipo de viaje:
Compara estos resultados con el coste total del viaje para calcular el retorno de inversión.
Permite que los empleados mantengan puntos y millas personales de viajes corporativos siempre que la reserva cumpla la política y no se elija una opción más cara solo por acumular puntos. Esto mejora la motivación sin coste para la empresa.
Resumiendo. Una política de viajes corporativos 2026 debe ser estratégica, tecnológica y centrada en las personas. Para ello tiene que cumplir con varias cuestiones:
Las empresas que sigan gestionando los viajes como un gasto acabarán perdiendo competitividad. Las que los gestionen como una inversión tomarán mejores decisiones.
Digitaliza tu política de viajes corporativos y automatiza el control del gasto
Importante además integrar las reglas de gasto con una solución especializada en la gestión de gastos de viaje profesionales.
Herramientas como Okticket permiten automatizar al cien por cien la gestión de gastos profesionales y aplicar la política de viajes corporativos de forma automática, sin carga administrativa para Finanzas.
Descubre cómo empresas líderes han reducido sus costes de viaje mejorando la satisfacción de sus equipos. Escríbenos y te lo contamos.
Renovamos el distintivo Best Value por segundo año consecutivo y sumamos un nuevo galardón que certifica nuestra facilidad de uso según usuarios verificados.
¡Empezamos el año con el pie derecho! Okticket ha conseguido un doble reconocimiento en los premios Best of 2026 de Capterra, la plataforma del grupo Gartner. Por segundo año consecutivo, renovamos el sello "Best Value" en la categoría de software de gestión de gastos de empresa. Pero este año hay más: también hemos ganado un nuevo distintivo, el "Ease of Use 2026", que pone en valor lo fácil que es usar nuestra aplicación.
Estos galardones consolidan a Okticket como referente en automatización de gestión de gastos de viaje profesionales, y lo mejor es que vienen a confirmar dos cosas: que ofrecemos una excelente relación calidad-precio y que la experiencia de nuestros usuarios —tanto equipos de back office como viajeros de negocios— es realmente buena.
Los distintivos "Best of 2026" de Capterra no se regalan a cualquiera. Se otorgan según criterios súper objetivos, basados en opiniones verificadas de usuarios reales. Solo el 25% de los softwares mejor valorados en cada categoría consiguen estos reconocimientos, y además hay que superar la barrera de las 4,5 estrellas sobre 5 en las plataformas de Gartner (Capterra, Software Advice y GetApp).
Que renovemos el sello "Best Value" dos años seguidos dice mucho de cómo estamos haciendo las cosas. Este distintivo certifica que Okticket combina funcionalidades potentes, ROI rápido y un precio que tiene sentido. Y todo esto no lo decimos nosotros, lo dicen nuestros propios usuarios con sus valoraciones.
El badge "Ease of Use" es una novedad que nos hace especial ilusión. Certifica algo en lo que llevamos años trabajando duro: que nuestra aplicación es realmente fácil de usar. Interfaz clara, flujos de trabajo que no complican la vida, y lo mejor de todo: las empresas pueden empezar a usar Okticket sin necesidad de cursos ni manuales kilométricos.
Este reconocimiento demuestra que nuestro enfoque funciona. Queremos que cualquier persona pueda usar Okticket desde el minuto uno, sin fricción, sin quebraderos de cabeza. Porque una herramienta fácil de usar no solo hace más felices a los usuarios, también se adopta mejor en las empresas y al final, todo el mundo gana.
Okticket mantiene una calificación de 4,9 estrellas en Capterra. Sí, 4,9 sobre 5. Es algo de lo que estamos tremendamente orgullosos porque refleja el impacto real que tenemos en el día a día de las empresas que confían en nosotros. Nuestros usuarios destacan cosas como lo simple que es la interfaz, lo rápido que van los reportes de gastos, el equipazo de soporte que tenemos, la visibilidad en tiempo real y lo bien que nos integramos con ERP y otros sistemas empresariales.
Aquí va lo que dicen algunos de nuestros usuarios:
“Okticket simplifica y optimiza la gestión de tickets y gastos. La plataforma es fácil de usar y ahorra tiempo, y la atención al cliente es rápida y muy útil. Es una herramienta confiable que simplifica los procesos y ofrece un excelente soporte.”
“Esta aplicación puede ayudarme a ser mucho más productivo en el trabajo. No solo facilita las cosas para nuestro equipo de ventas, sino que también simplifica el proceso contable para algo tan engorroso como las facturas. Funciona exactamente como se describe.”
“Es una aplicación gratuita y fácil de utilizar que permite clasificar los gastos de los autónomos de forma intuitiva.”
Las cifras hablan por sí solas: empresas de todos los tamaños nos cuentan que con Okticket reducen hasta un 80% el tiempo dedicado a tareas administrativas y minimizan hasta en un 90% los errores contables. Nada mal, ¿verdad?
¿Ya usas Okticket? Nos encantaría que compartieras tu experiencia en Capterra. Tu opinión nos ayuda a seguir mejorando cada día.
¿Aún no nos conoces? Pues ya estás tardando. Escríbenos y descubre por qué cada vez más empresas confían en nosotros para gestionar sus gastos de viajes profesionales.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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