Pagar en dólares o libras y contabilizar en euros complica el cálculo del coste de los viajes de empresa. Descubre cómo mantener el control de los gastos de viaje en divisas extranjeras
Pasar más tiempo en los aeropuertos que en tu casa no implica que no puedas hacer bien tu trabajo. Descubre cómo aprovechar las escalas y los vuelos largos.
¿Pasas más tiempo en los aeropuertos que en tu propia casa? Cuando las terminales se convierten en tu segunda oficina, es complicado seguir con tu ritmo de trabajo. Pero mantener la productividad en viajes de empresa es necesario.
Y sí ¡Es posible! Desde las salas de embarque hasta la selección de asientos, pasando por las apps descargadas en tu móvil o la ropa que llevas puesta influyen en tu capacidad para trabajar sobre la marcha.
¿Cómo lograr que una oficina móvil se viable? Veamos algunos tips.
Cuando hablamos de ser productivo durante un viaje de empresa no nos referimos solo a estar sentados frente al ordenador. Como seguro que sabes, de las conversaciones con otros profesionales salen muchos negocios.
Pues bien, en los aeropuertos también es posible hacer networking. Cafeterías, lounges y espacios de trabajo son espacios frecuentados por otros viajeros de negocios como tú.
En Madrid, por ejemplo, tienes el área de trabajo de la T4S, con espacios equipados para conectarse. Y la terminal T2 cuenta con varias salas de reuniones.
En Barcelona, las meeting rooms se encuentran situadas en la T1. Y hay espacios similares en todos los grandes aeropuertos.
Pero sin duda, los mejores lugares para hacer contactos profesionales son las salas VIP. Si no cuentas con un billete de clase Business, siempre puedes acceder a las salas VIP independientes.
Estas no están operadas por ninguna aerolínea y el acceso es mediante el pago por uso. La sala VIP Cibeles del Aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas es independiente, al igual que las Colomer y Canudas del Aeropuerto Josep Tarradellas Barcelona-El Prat.
En la página web de Aena puedes echar un vistazo a las salas VIP de los aeropuertos españoles.
Un consejo: si tienes pensado mantener reuniones durante los trayectos, es importante que vayas vestido para la ocasión, con prendas cómodas pero profesionales.
Una vez en el aire, la elección del asiento puede influir en la capacidad de concentración. Si necesitas trabajar durante un vuelo y la Primera Clase no es una opción, lo ideal es que selecciones una ubicación tranquila.
Las mejores filas son las de la parte delantera del avión, donde el sonido de los motores no se percibe con tanta intensidad. Además, si eliges el asiento de la ventanilla tendrás menos interrupciones por parte de tus compañeros de viaje.
En este sentido, un estudio publicado por el comparador de vuelos Skyscanner revelaba que la mejor butaca es la 6A. La peor, la 31E.
¿Y qué ocurre con las salidas de emergencia o las filas que están detrás de una mampara? También son una buena opción si necesitas espacio para las piernas, pero debes tener en cuenta los inconvenientes. Los asientos de las salidas de emergencia no suelen ser reclinables.
Detrás de una mampara también estarás más cómodo, pero probablemente te toque al lado un bebé o un niño pequeño.
A evitar: las últimas filas, el asiento del centro y áreas cercanas al baño y la cocina.
Además, es importante que te asegures de que el asiento tiene acceso a un enchufe.
Puedes echar un vistazo al mapa de asientos de tu vuelo en páginas como SeatMaps o SeatGuru.
Ya estás en el avión, en el asiento que has escogido y toca sacar el portátil. ¿Es posible trabajar en el aire? Estas son algunas de las técnicas empleadas por los viajeros de negocios para aprovechar el tiempo en los viajes largos.
Y muy importante. Una persona cansada y deshidratada no es productiva. Así que tómate algún descanso y asegúrate de beber agua.
Al principio de este post hablábamos de las posibilidades de networking que ofrecen las salas VIP. Pues bien, aplicaciones como LoungeBuddy ofrecen la información que necesitas sobre estos espacios. Incluye un buscador y la opción de comprar pases de acceso.
Tampoco pueden faltar herramientas que faciliten la organización y productividad. Aplicaciones de gestión de tareas, como puede ser Trello, son de gran ayuda. Por su parte, Evernote es útil para tomar notas y organizar ideas sobre la marcha.
Un viajero de negocios necesita realizar ciertas compras durante los desplazamientos. Para poder solicitar el posterior reembolso, tiene que guardar los tickets y facturas. ¿Sabes el tiempo que va a tardar en hacer el reporte de todos esos gastos?
Por eso, no podemos terminar este post sin hablar de la necesidad de contar con una herramienta para simplificar la gestión de las notas de gastos. Y en este sentido, Okticket cuenta con la tecnología más rápida y potente para gestionar los gastos de viaje profesionales.
Recordemos algunas de sus ventajas:
En definitiva, Okticket se destaca como una de las herramientas más eficientes y potentes en el mercado para la gestión de gastos de viaje profesionales. Gracias a las funcionalidades diseñadas para optimizar el tiempo y reducir la carga administrativa, la herramienta ofrece una gran mejora en la productividad y el control financiero.
¿Quieres comprobarlo? Ponte en contacto con nosotros.
¿Son deducibles los gastos en viajes de empresa al extranjero ? ¿Cómo se gestionan? ¿Qué herramientas ofrecen el mejor control? Te lo contamos en este post.
Las empresas españolas están aumentando su negocio internacional. Ya sea para aterrizar en nuevos mercados, ampliar sus alianzas o diversificar canales, es necesario abrirse al exterior. Esto conlleva desplazar equipos y, como consecuencia, enfrentarse a un nuevo escenario financiero: la gestión de gastos en viajes de empresa al extranjero.
La importancia de optimizar este proceso no radica solo en la rentabilidad y la eficiencia operativa. Una gestión eficaz de estos gastos asegura el cumplimiento normativo y fiscal, además de fortalecer la gestión financiera de la empresa.
Para lograr ese control, es importante tomar una serie de medidas. Entre otras:
Aunque más adelante veremos cuáles son las mejores herramientas para gestionar los gastos de viajes de empresa, en este post nos centraremos sobre todo en las deducciones y exenciones a las que tienen derecho empresas y viajeros de negocios internacionales.
Comenzamos con una de las exenciones fiscales que generan más dudas. Y eso a pesar de que ya tiene 24 años (Real Decreto-ley 3/2000).
De hecho, todavía quedan muchas empresas medianas y grandes que cuentan con empleados en movilidad internacional y no la están aplicando. Se trata de un incentivo fiscal dirigido a empleados que han estado trabajando fuera de España.
Según el apartado p del artículo 7 de la Ley 35/2006 del IRPF, estas personas están exentas de pagar el IRPF hasta un límite máximo de 60.100 euros anuales.
El importe de la devolución varía en función de los días de estancia en el extranjero y de la Comunidad Autónoma.
Como es común a toda deducción, también en este caso es necesario reunir una serie de requisitos. Entre ellos, tener residencia fiscal en España, desempeñar el trabajo físicamente en el extranjero o que el país extranjero en el que está prestando sus servicios debe aplicar un impuesto de “naturaleza idéntica o análoga” al IRPF que se paga en nuestro país.
Además, será necesario presentar pruebas que certifiquen el desplazamiento por motivos laborales. Por eso, es importante conservar ciertos documentos:
Antes de pasar al siguiente punto, es importante señalar que el 7p es incompatible con el régimen de excesos excluidos de tributación en el IRPF (hablaremos de ello un poco más abajo).
Las empresas también tienen la posibilidad de deducirse el IVA de los gastos de viajes de negocios: manutención, alojamiento y desplazamiento (gasolina; billetes de avión, tren, autobús o barco; taxis; alquiler de coches; aparcamiento; peajes). Para ello es necesario:
Del mismo modo, es posible solicitar la devolución de impuestos por compras de ciertos productos y servicios en países comunitarios que superen los 50 euros: inscripciones en congresos, entradas a eventos deportivos y de ocio, servicios de consultoría y regalos de representación, principalmente.
La solicitud de reembolso se realiza a través del modelo 360, que se presenta vía telemática (una solicitud por cada país). El plazo finaliza el 30 de septiembre del año siguiente a la factura.
En el caso de países no pertenecientes a la Unión Europea, solo podrás solicitar la devolución del IVA pagado si España tiene un acuerdo de reciprocidad con ese país. Entre los países que cuentan con estos convenios con España se encuentran Canadá, Japón, Suiza e Israel, entre otros.
Los gastos de viaje profesionales soportados en el extranjero también están exentos de IRPF en España, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda. Los requisitos quedan especificados en el Real Decreto 439/2007.
En caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda para desplazamientos fuera de España ( los detallamos en la tabla de abajo), los trabajadores tendrán que pagar el IRPF correspondiente por ese exceso.
Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.
En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF, mantener un registro detallado de los mismos y guardar los justificantes es fundamental para maximizar las deducciones fiscales.
Implementar un software especializado en la gestión de gastos profesionales puede mejorar significativamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las que hemos estado hablando.
Al mismo tiempo, garantizan el control de los gastos de viajes de negocios, justificantes de pago incluidos.
Para explicar la importancia que tiene para el CFO el uso de la tecnología y de los software de gestión de gastos, lo mejor es listar las ventajas de estas herramientas. Y lo haremos tomando como referencia los beneficios que aporta la tecnología de Okticket.
Conclusión: Implementar Okticket para la gestión de gastos de tu empresa no solo simplifica el proceso, sino que también garantiza una mayor eficiencia y control sobre los gastos. ¡Automatiza y optimiza con Okticket!
Son líderes y socios estratégicos del negocio. Para ello, los CFO actuales deben reunir una serie de habilidades. ¿Las tienes todas?
Agilidad, adaptabilidad, anticipación, asertividad, autoridad, analítica avanzada, apertura al cambio…. Las funciones del director financiero requieren de una dosis extra de polifacetismo para capear los vientos del cambio.
Paradójicamente, para lograr el éxito económico de una organización, sus CFO deben contar con habilidades que a priori poco tienen que ver con las de un responsable financiero.
Solo hace falta escuchar a los propios líderes financieros para darse cuenta de que son conscientes de su papel como socios estratégicos del negocio. Y eso implica contar con una serie de competencias.
De un director financiero actual se espera que sepa adaptarse a los cambios rápidamente. Y no solo hablamos de fluctuaciones económicas.
La tecnología se mueve muy rápido, y es importante estar al día de las novedades para seguir siendo competitivos. No en vano, entre las múltiples facetas que se les atribuye, se incluye la de “arquitectos de la innovación”.
Del mismo modo, un CFO debe ser ágil a la hora de mover capital hacia nuevas las áreas que aporten mayo valor añadido. Aunque esto suponga la reestructuración, incluso el cierre, de departamentos o negocios poco rentables.
No es la primera vez que hablamos de que la comunicación debe ser una de las principales habilidades del director financiero actual. Para ser un líder estratégico, es fundamental tener capacidad para motivar y saber transmitir la experiencia.
Y no nos olvidemos de la parte estratégica. ¿Cómo se puede trasladar la visión financiera de la empresa a áreas ajenas a los números? Si quieres inspirar a los equipos, estos deben comprender lo que dices.
La empatía, la autenticidad, la transparencia y la ética profesional son cualidades muy valiosas para ser un líder inspirador.
Colaborar con los responsables de otras áreas y mantener una estrecha relación con el CEO también forma parte de las funciones del CFO.
La forma más fácil de aprovechar los desafíos para convertirlos en oportunidades es ir un paso por delante. La tan buscada visión estratégica consiste tanto en anticipar tendencias como en detectar potenciales riesgos.
"La mejor manera de predecir el futuro es crearlo" (Peter Ferdinand Druker)
Esto implica tener visión a largo plazo. Para ello, los directores financieros pueden apoyarse en herramientas que ofrezcan simulaciones y pronósticos.
Retomamos de nuevo el término “arquitecto de la innovación” para poner en contexto la importancia de contar con herramientas que permitan realizar análisis avanzados de grandes volúmenes de datos.
No hay que perder de vista que hoy en día el dato manda, y su guardia y custodia corresponde al CFO. Recopilar, supervisar, analizar y presentar le permite tomar decisiones informadas, basadas en datos reales y fiables.
Del mismo modo, gracias a la automatización se reduce muchísimo el tiempo destinado a gestionar los procesos transaccionales.
Seguro que el térmico CVO (Chief Value Officer) no te resulta extraño. Y aunque en teoría el de director de Valores es un nuevo rol, son muchos los CFO en los que ha recaído esta responsabilidad.
Además de supervisar las gestiones financieras de una compañía, ahora deben desempeñar otras cuestiones ajenas a la contabilidad. Por ejemplo, realizar los informes que respalden que la empresa está cumpliendo con los criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).
¿Y cómo va a liderar una persona la transformación digital de una empresa si no trabaja codo a codo con el CIO o con el CTO? Máxime ahora, con la entrada en pista de la Inteligencia Artificial, un nuevo corredor que se mueve rápido.
¿Cuáles son las ventajas de las políticas de gastos de viaje? ¿Qué características debe tener para facilitar su cumplimiento? Te lo contamos a continuación.
Satisfacer las necesidades de los viajeros de negocio, pero mantener el control de los gastos de viaje de empresa. En el Travel and Expense, encontrar el equilibro es un gran reto.
Por eso es de gran importancia que los sistemas de T&E estén alineados con las políticas de gastos de viaje de las empresas. Es decir, con un documento en el que quede plasmada toda la información relativa a la reserva, limitación, reporte y aprobación de los gastos de viaje profesionales.
Lo importante es que esta política de viajes sea fácil de cumplir, por lo que debe ser muy clara. ¿Qué puntos no pueden faltar para que sea realmente eficaz?
Para que los empleados entiendan la importancia de cumplir la política de gastos de viaje, es recomendable comenzar por explicarles las ventajas que les ofrece este documento: asistencia en viaje, agilidad en los reembolsos, modo de proceder en caso de pérdida del vuelo o extravío de maletas, por ejemplo
Si no cuentas con un Travel Manager, es probable que los empleados puedan realizar las reservas de sus viajes ellos mismos. Para que no pierdan el tiempo buscando opciones de transporte y hoteles que luego no pasan el filtro de administración, lo idea es que sepan a qué atenerse.
¿Cuánto puedo gastar en el hotel? ¿A cuánto se pagaba el kilometraje? ¿Para las comidas hay que pedir un anticipo o nos dan dietas? Si no quieres tener que responder a estas preguntas una y otra vez, ponlo por escrito.
Puedes establecer los límites por categorías de gasto y definir la información más relevante para cada uno:
Del mismo modo que hay unos gastos reembolsables, hay otros que no lo son. Además, suelen ser causa de conflicto. Dejar claros los límites es fundamental para evitar problemas. Entre los más frecuentes encontramos los recargos por exceso de equipaje, los artículos del minibar del hotel, el servicio de lavandería o las multas de tráfico.
Todo lo relacionado con los medios de pago aceptados debe quedar bien claro. Lo mismo con los métodos que deben utilizarse para reportar las notas de gastos y solicitar los reembolsos. Responde a estas preguntas:
Durante un viaje de negocios pueden surgir incidentes e imprevistos, desde perder el vuelo hasta necesitar ingreso hospitalario. Ten en cuenta los posibles escenarios y establece un procedimiento a seguir por parte de los empleados.
No olvides compartir la información relativa al proveedor y a los seguros de viaje, con dirección de contacto y teléfonos de asistencia en destino.
Como ves, redactar una política de gastos de viaje pensada para que se cumpla requiere de un trabajo minucioso en el que tampoco pueden faltar varias cuestiones a tener en cuenta:
Recuerda también la importancia de integrar la política de gastos con el ERP de la empresa o sistema de gestión empresarial.
Al principio de este post adelantábamos algunos de los beneficios de este documento para los trabajadores, pero la empresa es la que mayores ventajas obtiene.
Todo ello redunda en una mayor competitividad, clave para conseguir el éxito empresarial.
Si a una buena política de gastos, le añades una herramienta de gestión alineada con los criterios establecidos, el proceso se optimiza al máximo.
Con Okticket, por ejemplo, ahorras el 80% de las horas dedicadas a la gestión de gastos de viaje profesionales. Además de olvidarte de un proceso tan tedioso, también aparcarás los errores asociados a una gestión manual de las notas de gastos.
Al mismo tiempo, te aseguras de que la política de gastos se cumple. En caso contrario, recibirás alertas que te pondrán sobre aviso.
Más ventajas de una solución como Okticket:
Como ves, encontrar el equilibrio entre lo que quiere la empresa y lo que demandan los equipos es posible.
¿Quieres descubrir todo lo que puede hacer por ti una herramienta alineada con tu política de gastos de viaje? Pregúntanos lo que quieras, sin compromiso.
Con estas certificaciones de calidad damos un paso más en nuestra capacidad para cumplir con las necesidades de los clientes y asegurar la Seguridad de la Información.
En Okticket seguimos reforzando nuestro compromiso para mantener los más altos estándares de calidad, seguridad y protección de datos. Tras superar una serie de auditorías internas y externas, recientemente hemos obtenido la ISO 9001 y la ISO 27001.
¿Qué es la ISO 9001? ¿Y la ISO 27001? ¿Qué ventajas ofrecen ambas certificaciones?
La norma ISO 9001 es un estándar internacional que especifica los requerimientos para la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, y recoge las mejores prácticas para su aplicación, ya sea interna, para certificación, o con fines contractuales.
Se centra en: tres puntos:
Por su parte, la ISO 27001 es la certificación de los Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Establece los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) dentro de una organización.
Se enfoca en proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Por tanto, con la ISO 27001 podemos garantizar que nuestro sistema de gestión de la seguridad es robusto. La información está protegida frente a accesos no autorizados, se mantiene íntegra y está disponible para el acceso de los usuarios autorizados.
La obtención de esta norma viene a reforzar nuestro compromiso continuo con la protección de los datos y la información de nuestros clientes, colaboradores y partners.
"Hemos mejorado nuestra eficiencia operativa y hemos logrado una mayor precisión en nuestra contabilidad"
Grupo Gesor es una empresa líder en el sector de consultoría y servicios empresariales, con un enfoque en la eficiencia operativa y la optimización de recursos. La gestión de notas de gastos era una tarea que consumía mucho tiempo y recursos, lo que generaba ineficiencias y retrasos en el proceso contable.
Grupo Gesor decidió implementar una herramienta innovadora de gestión de notas de gastos y eligió Okticket, el SaaS que permite a los empleados capturar y reportar sus gastos de manera rápida y eficiente, y se integra de forma nativa con Sage Despachos.
"Implementar Okticket ha sido un cambio significativo para nosotros. No solo hemos mejorado nuestra eficiencia operativa, sino que también hemos logrado una mayor precisión en nuestra contabilidad. La integración con Sage Despachos ha sido perfecta, y ahora tenemos un control mucho mejor de nuestros gastos. Además, nos permite brindar un mejor servicio a nuestros clientes. Okticket ha superado nuestras expectativas y estamos muy satisfechos con los resultados." Bernardo Lorenzo (Socio Director Grupo Gesor)
La adopción de Okticket por parte de Grupo Gesor es un claro ejemplo de cómo la digitalización y la automatización de procesos pueden transformar la gestión de notas de gastos, mejorando la eficiencia, la precisión y el control financiero. La integración fluida con Sage Despachos ha sido un factor clave en el éxito de esta implementación, proporcionando a Grupo Gesor una solución completa y eficiente para la gestión de sus gastos.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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