El pasado 16 de marzo recibimos el premio a mejor "Emprendimiento, empresa emprendedora" en los Premios Nacionales de Ingeniería en Informática otorgados por el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España.

La gala, celebrada en la sede de la Real Academia de Ingeniería, en Madrid., reunió a los profesionales, empresas e instituciones más destacadas del sector.

Para la elección de Okticket como premiado en esta primera edición se ha tenido en consideración «la puesta en marcha de la aplicación homologada por la Agencia Tributaria, que permite gestionar tickets y facturas, optimizando la labor de empresas y  particulares y reduciendo el gasto en papel».

La persona encargada de recoge el premio en nombre de Okticket fue nuestro CTO, Eduardo Vázquez.

La curva de la recuperación de los viajes de negocios va subiendo y bajando según la fuente de las informaciones que vayan surgiendo. Puede que todavía no se hayan alcanzado los niveles prepandemia, pero los signos de la mejoría  a nivel global son claros.

La Encuesta de Perspectivas de Viajes de Negocios del primer trimestre de 2023 publicada hace unos días por la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) apunta a un crecimiento del Business Travel durante los próximos meses.

De los 600 profesionales encuestados, un 78% asegura que sus empresas prevén realizar más viajes profesionales que en 2022. Por su parte, los proveedores también esperan que el gasto de sus clientes corporativos se incremente con respecto al año pasado. Casi 9 de cada 10 confían en ello. Esta cifra mejora en 10 puntos las previsiones de la anterior encuesta, publicada en octubre de 2022.

El aumento tanto del número de desplazamientos como de la cantidad a invertir dependerá de la actividad a la que se dedique la compañía.

¿Qué sectores tirarán del carro? Finanzas y Seguros, seguidos de los Servicios Profesionales y Consultoría. Software, Hardware y Tecnología ocupan la tercera posición.

¿Cuáles son los motivos de los desplazamientos? Aquí hay pocas sorpresas. Reuniones con clientes actuales o potenciales, encuentros internos con colegas, conferencias, ferias y eventos de la industria son las principales razones.

De hecho, las previsiones del sector apuntan a un aumento del peso del MICE. Si actualmente el gasto copa el 20% del total, en una par de años alcanzará el 30% (fuente: Braintrust).

Lee también: Digitalización de notas de gasto para viajes de negocios más responsables

MÁS INVERSIÓN PARA DIGITALIZAR LOS VIAJES DE NEGOCIOS

Este repunte de los viajes de negocios en 2023 se produciría a pesar de la amenaza actual de una posible recesión económica y de la incertidumbre que todavía hay en torno al mercado más grande del mundo para los desplazamientos por motivos profesionales: China.

Importante también señalar que el citado informe es optimista con respecto a la recuperación de los niveles previos a la pandemia. Si bien es cierto que todavía no hemos llegado al cien por cien, las reservas ya se encuentran al 67% para los viajes de negocios nacionales (el gasto está en el 68%). Esto es un 4% más con respecto a los datos recogidos en la última edición de esta misma encuesta (octubre de 2022).

Para 2025, se espera que el volumen de mercado de los viajes de empresa en España alcance los 15.200 millones de euros anuales, frente a los 12.500 millones registrados en 2018.  El escenario más optimista situaría al mercado en cifras ligeramente superiores a los 15.600 millones de euros, lo que supondría un aumento del 25%. (fuente: GEBTA).

En cuanto a los viajes internacionales, hay que recordar que hace un año estaban prácticamente paralizados. En cambio, ahora el gasto ha vuelto al 58%.

A tenor de estas cifras, los proveedores de viajes esperan poder aumentar su personal a lo largo de 2023. Las empresas también dicen que van a tener más trabajadores viajando. Algunas incluso, aseguran que el número será mayor que en 2019.

Esto implicará aumentar el presupuesto para los programas de viaje. Y eso incluye la inversión en tecnología. En este punto es interesante mencionar que los últimos informes apuntan a la necesidad de digitalizar la gestión de los gastos de viaje profesionales como paso imprescindible para que las empresas instauren políticas de viajes más responsables.

Algo que sí parece que ha llegado para quedarse a más largo plazo es un proceso de aprobación más estricto. Lo que en un principio era para gestionar el riesgo, ahora sirve también para controlar los gastos o facilitar la elección de prácticas de viaje más sostenibles.

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Los viajes de negocios responsables pasan por digitalizar las notas de gastos. En un momento en el que la sostenibilidad aplicada al Business Travel es uno de los principales retos a los que se enfrenta el sector, las acciones encaminadas al cuidado del medio ambiente cobran especial relevancia.

Con el objetivo de ayudar a las empresas a diseñar “una política de viajes más responsable y sostenible, con una orientación hacia el medio ambiente, la conciencia social y el buen gobierno corporativo”, la plataforma Forum Business Travel acaba de publicar una guía práctica (puedes descargarla aquí).

El texto aporta las pautas para abordar este desafío “con indicadores y acciones concretas antes, durante y después del viaje”. Y precisamente, uno de los indicadores de gestión que miden el compromiso de las organizaciones con la sostenibilidad es la digitalización de las notas de gastos de viaje profesionales.

En este punto es importante recordar que se calcula que un kilo de papel, el equivalente a 200 hojas DIN A-4 de 80gr/m2, produce la emisión de 3 Kg de CO2 (fuente: OVACEN).

¿Quieres saber cuántas emisiones genera tu organización por el uso de papel? Existen calculadoras online para ello, como esta de STEINBEIS Paper.

Preferencia por hoteles y medios de transporte más sostenibles

La citada guía, desarrollada en colaboración con la consultora Genéthico,  pretende ser un manual para que las empresas puedan dar pasos hacia los objetivos de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, un compromiso de Naciones Unidas firmado por 193 países, entre ellos España.

Para que tomemos conciencia, sus autores nos recuerdan que la industria de los viajes y el turismo causa el 8% de las emisiones globales de CO2.

La parte positiva es que las organizaciones están cada vez más concienciadas. Del estudio se desprende que el 88% de las empresas se están planteando tomar medidas a corto plazo para reducir el impacto ambiental en sus viajes de negocios.

Las preferencias de los viajeros empiezan a decantarse hacia los hoteles con sellos ecológicos y los medios de transporte más sostenibles, como pueden ser los coches eléctricos. También ganan peso las tarjetas de pago virtuales.

LA “LIMITACIÓN DE LAS REUNIONES VIRTUALES” RELANZA LOS VIAJES DE NEGOCIOS

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Áreas de actuación

El manual también identifica seis áreas de actuación en el Business Travel “para contribuir a un mundo más sostenible y seguro para todos”:

1. La descarbonización del sector turístico.
2. La movilización de toda la cadena de valor.
3. La redacción de informes.
4. La creación de políticas de viaje sostenibles.
5. La formación de empleados.
6. La reducción del impacto negativo de los desplazamientos o, en todo caso, su compensación.

“Entre las acciones que se pueden plantear las empresas está reducir la resistencia al cambio, lograr que los empleados sean prescriptores de los valores corporativos, fortalecer los vínculos entre los distintos departamentos y proponer medidas de una forma transparente y honesta”, explica Natalia Ros, socia fundadora de Forum Business Travel.

Para Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, las medidas “ son muchas y muy variadas, desde evaluar cuántas personas deben viajar o priorizar los vuelos directos, hasta optar por restaurantes con productos de Km. 0, utilizar las nuevas tecnologías para reducir el uso de papel o analizar el impacto del viaje para detectar las prácticas menos sostenibles”.

Las claves de los viajes de negocios sostenibles

Si quieres apostar por viajes de negocios sostenibles, tienes que empiezan a aplicar medidas antes del desplazamiento. Algunas acciones que puedes llevar a cabo:

• Evaluar el número de personas que deben viajar.
• Valorar la duración óptima del viaje.
• Apostar por medios de transporte que utilicen biocombustibles.
• Priorizar los vuelos sin escalas.
• Trabajar con proveedores sostenibles homologados.

Durante el viaje lo ideal sería apostar por el uso del transporte público, comunicar en el hotel que no es necesario el cambio diario de toallas,  priorizar los restaurantes que ofrezcan productos de kilómetro 0, utilizar tarjetas de pago virtuales o solicitar justificantes de pago en formato electrónico.

¿Y después del viaje? Una de las medidas más efectivas es gestionar los gatos de viaje de los empleados mediante herramientas digitales como Okticket. Calcular el ROI del viaje, medir el impacto o compensar el CO2 emitido son otras acciones recomendadas por los expertos.

Además de seguir una estrategia, la guía destaca la importancia de darla a conocer externamente para mejorar la reputación de marca y, consecuentemente, acceder a nuevos mercados y contribuir al crecimiento de la empresa.

¿Preparado para perder los papeles en la gestión de notas de gasto?

“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre” (Lord Kelvin)

Visualizar un histórico de datos, filtrar por tipo de gasto, por importe, por empleado, por fecha… ¿Cuánto tiempo te lleva actualmente realizar un análisis de gastos de viaje efectivo?

Primero tienes que recopilar las notas de gastos, después meter a mano la información en un Excel y posteriormente buscar los datos que realmente te interesen.

¿Sabes que con un dashboard digitalizado registrar, organizar y filtrar la información sería cuestión de pocos minutos?

A partir de ahí, analizar los gastos profesionales será mucho más rápido y sencillo.

Ventajas de contar con un dashboard automatizado

¿Te imaginas contar con un panel en el que tengas un histórico de todos los datos de los tickets y facturas organizados de forma automática y listos para analizar? ¿Y que esa información sea real y se actualice constantemente?

Las ventajas de los dashboards automatizados  son numerosas:

• Optimizar los presupuestos para viajes de empresa.
• Hacer un seguimiento efectivo de las políticas de gastos de viaje.
• Identificar tendencias y realizar predicciones.
• Reconocer rápidamente comportamientos de gasto inadecuados.
• No tener que esperar al reporting. Con un dashboard automatizado obtienes la información en tiempo real de cuándo se ha producido un gasto, dónde, quién lo ha hecho y por qué importe.
• Facilitan la elaboración de reportes con datos actualizados.

En definitiva, los dashoards aportan una mejora considerable en la toma de decisiones de negocio estratégicas, con conclusiones más ágiles, más inteligentes y con más probabilidad de éxito.

8 características de un panel de gastos de viaje

Para que un dashboard contable sea realmente eficaz, debe reunir una serie de características, como pueden ser:

1. La actualización de los datos tiene que poder hacerse de forma ágil. O mejor aún, automática.

2. Del mismo modo, la interpretación de la información de gastos también tiene que ser sencilla.

3. Alimentarse continuamente con la información proporcionada por las hojas de gastos según se van registrando (información real y veraz, por supuesto).

4. Tener los datos estrictamente necesarios como para poder tomar las decisiones que interese a cada organización.

5. Ofrecer a los usuarios la posibilidad de personalizar los paneles en función de sus necesidades.

6. Ser accesible desde cualquier lugar y desde los diferentes dispositivos (cosa complicada de hacer con un Excel repleto de datos).

7. Representar la información de forma que pueda ser contemplada en un golpe de vista.

8. Proporcionar filtros para poder ver la información.

Configura tu propio dashboard de gastos con Okticket

La vista avanzada del gestor de Okticket es un claro ejemplo de un dashboard optimizado. Esta funcionalidad te permite obtener una visión detallada y entendible de todos los gastos en un único panel. En tiempo real.

Puedes escoger los filtros que necesites, arrastrar las columnas y configurar tantos tableros como quieras.

También tienes la opción de personalizar la vista por el concepto que quieras (importe, fecha del ticket, usuario, grupo de aprobación, categoría de gasto, etc.), guardar la información con diferentes filtros y vistas, así como seleccionar y exportar solo la información que necesites Esto te permite elaborar tus propios informes, de forma ágil y sencilla.

Y si quieres, puedes exportar las diferentes vistas en Excel.

Los Premios Nacionales de Ingeniería Informática han distinguido a Okticket con el galardón  "Emprendimiento, empresa emprendedora", otorgado por el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España.

Según el auto, para elegir a Okticket como premiado en esta primera edición se ha tenido en consideración "la puesta en marcha de la aplicación homologada por la Agencia Tributaria, que permite gestionar tickets y facturas, optimizando la labor de empresas y  particulares y reduciendo el gasto en papel".

El acto de entrega del Premio Nacional de Ingeniería Informática tendrá lugar el próximo día 16 de marzo de 2023, en un evento que reunirá a los profesionales, empresas e instituciones más destacadas del sector.

Desde el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España aseguran ser conscientes de la importancia del sector TIC en el ámbito social y económico.

Estos galardones buscan, precisamente, "fomentar el prestigio de la profesión en un momento en el que la tecnología se ha vuelto un elemento fundamental en nuestras vidas y va camino de convertirse en una infraestructura básica en la sociedad digital".

Por eso, consideran que los distintos galardonados y galardonadas "reflejan los avances en diversas áreas, todas ellas relacionadas con aquello que nos une, la informática".

Premio Nacional de Ingeniería Informática: Los galardonados

El resto de premiados en esta primera edición de los Premios Nacionales de Ingeniería en Informática son los siguientes:

• Premio 'Profesional, ingeniera informática': Asunción Gómez-Pérez, vicerrectora de la Universidad Politécnica de Madrid, recientemente elegida como “silla q” de la Real Academia Española. Entre sus méritos, "su gran labor en la adaptación de la lengua española a la inteligencia artificial. Además,
• Premio 'Profesional, ingeniero informático': Mario Piattini, profesional, ingeniero informático, "por su papel tan relevante en la investigación en la ingeniería de software y de sistemas".
• Premio 'Mejor proyecto público': Mi Carpeta Ciudadana, del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
• Premio 'Mejor proyecto privado': ArcelorMittal.
• Premio 'Divulgación digital': Karina Gibert.
• Premio 'Humanismo y compromiso social': Talentos inclusivos, del CITIC.
• Premio 'Empresa éTICa': Despacho de peritos informáticos Eugenio Picón
• Premio 'Emprendedor, persona emprendedora': Conxi Pérez Andreu.

Aquí puedes consultar toda la información sobre los premios y las personas galardonadas.

Con frecuencia se utilizan como sinónimos, pero dietas de trabajadores y gastos de viaje no son lo mismo. ¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? ¿Tienen el mismo tratamiento fiscal?

A lo largo de este artículo veremos las principales diferencias entre dietas y gastos de viaje.

¿Qué son las dietas laborales?

Empezaremos por explicar que las dietas laborales son las compensaciones económicas que recibe un trabajador para su sustento cuando tiene que hacer desplazamientos fuera de su localidad de residencia o de la del centro de trabajo habitual por motivos laborales.

También reciben el nombre de “viáticos” y el Estatuto de los Trabajadores reconoce las dietas como un derecho laboral. El artículo 40 dice, textualmente:  “Por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial, la empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas”.

Se entiende, por tanto, que el importe que reciben los trabajadores en concepto de dieta laboral no forma parte del sueldo.

Gestión de gastos de viaje de empresa: Métodos y estrategias eficientes

Otra diferencia importante entre las dietas y los gastos de viaje es que, en las dietas, el importe a abonar es fijo. Normalmente, este se calcula haciendo una estimación de lo que van a costar los gastos de manutención del empleado durante los desplazamientos.

Kilometraje (incluye el mantenimiento del vehículo), gasolina, alojamiento, comidas, gastos de desplazamiento, peajes, aparcamiento… Todas estas categorías se incluyen dentro del concepto “gastos de viaje”. Y si la empresa abona dietas, también se añade.

Los gastos de viaje de empresa varían según cada desplazamiento, incluyendo factores como el destino, la duración del viaje y el tipo de transporte. Las organizaciones pueden gestionar estos gastos de diferentes formas:

1. Mediante anticipos: Las empresas proporcionan fondos por adelantado para cubrir los gastos de viaje.
2. Con tarjetas de empresa: Los empleados disponen de tarjetas corporativas para realizar pagos durante el viaje.
3. Realizando reembolsos: En este caso, los empleados adelantan el dinero de su bolsillo, completan una nota de gastos y adjuntan todos los justificantes para recibir el reembolso posteriormente.

La elección del método adecuado para gestionar los gastos de viaje puede mejorar la eficiencia y el control financiero de la empresa.

¿Quieres saber más sobre las dietas laborales? A continuación, daremos respuesta a las dudas más frecuentes planteadas por las empresas.

¿Qué importe se paga en concepto de viáticos?

Aunque el Estatuto de los Trabajadores reconozca este derecho, no hay una norma que establezca el importe. Los tipos de dietas laborales, su importe y el procedimiento de abono dependerán del convenio colectivo de cada empresa. En este punto también es importante aclarar que las empresas no están obligadas a abonarlas.

Si echamos un vistazo a los convenios colectivos publicados, vemos que la dieta completa va desde los 30 euros hasta más de 90. Las medias dietas bajan hasta una horquilla de entre 8 y 25 euros.

Las cantidades pueden variar en función de los días de duración del viaje y de si el viaje es dentro o fuera de España.

El Convenio Colectivo de la Industria del Metal de Madrid, por ejemplo, contempla un importe de 46,12 euros por día si el viaje es inferior a una semana y de 39,91 euros si dura más de 7 días. En caso de que los gastos superen el importe de esa dieta, “la empresa tendrá que pagar la diferencia, previa justificación".

¿Hay que justificar las dietas?

Si bien los gastos de viaje exigen justificación para que la empresa los apruebe, en el caso de las dietas no siempre es obligatorio.  Lo normal es ofrecer una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Pero eso no quita para que algunas organizaciones exijan los tickets y facturas correspondientes.

¿Es necesario declarar las dietas?

Ya hemos dicho que las dietas laborales no forman parte del salario, pero su importe debe ir reflejado en las nóminas de los trabajadores (sección “devengos”; concepto “percepciones no salariales”). No obstante, si los importes no sobrepasan los límites establecidos por la Agencia Tributaria, no están sujetas a retención de IRPF.

Actualmente, están exentas de tributación las dietas que no superen estas cantidades:

• 53,34 euros para viajes dentro de España con pernocta.
• 91,35 euros para viajes en el extranjero con pernocta.
• 26,67 euros para viajes dentro de España sin pernocta.
• 48,08 euros para viajes en el extranjero sin pernocta.

Del mismo modo, están exentos de tributar los kilometrajes que no superen los 0,26 euros por kilómetro (antes de 2023 eran 0,19 euros). Para gastos de alojamiento, peaje, billetes o bonos de transporte público y aparcamiento no hay límites. 

Las claves para gestionar las dietas de trabajo

Llevar al día las dietas laborales de los empleados puede llegar a ser complicado si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Sobre todo, cuando las compañías quieren tener los justificantes de los gastos controlados.

Es importante recordar que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que no se está cometiendo fraude y metiendo una parte del salario en concepto de dieta.

Y cuando estos gastos se gestionan a mano, es frecuente encontrarse con tickets deteriorados, borrosos o que se han perdido.

De ahí la importancia de contar con un software de digitalización de gastos de viaje como Okticket, que cuenta con una funcionalidad específica para registrar los gastos abonados con ese dinero.

Cuando un usuario saque una foto del justificante, solo tiene que seleccionar la categoría “Dietas”. Además, puedes configurar la aplicación en función de la política de gastos de viaje y establecer diferentes tipos de dieta por empleado e importe.

Pongamos el caso de una dieta que incluye los gastos de alojamiento. El administrador puede establecer un importe prefijado que el usuario no puede modificar. Cuando el usuario registre el gasto, la cantidad que quedará reflejada será la establecida por defecto, aunque el importe del ticket o factura no coincida.

¿Quieres empezar a optimizar la gestión de las dietas y los gastos de viaje profesionales? Te ayudamos