“Lo que no se puede medir, no se puede controlar. Y lo que no se puede controlar, no se puede administrar”. La reflexión de Carles Bascuñana, CFO de Experis España, resume en pocas palabras la importancia del análisis del dato para los directores financieros.

Junto con la necesidad de tener una visión global del negocio y la cercanía con otras áreas de la organización, conforma los tres pilares fundamentales para aportar valor a la empresa.

Esta es una de las conclusiones extraídas de la 5ª edición del Congreso Internacional de CFOs, organizado por APD. Concretamente, de la mesa redonda «Procesos y tecnología: La búsqueda de la eficiencia y la rentabilidad», moderada por el CEO de Okticket, Iván Rodríguez, y que contó con la participación del propio Bascuñana y de Xisco Sedano, CFO de W2M (Grupo Iberostar) como ponentes.

La importancia de poner en valor el dato

Si de algo se habló a lo largo de las dos jornadas que duró el congreso fue de poner en valor el dato. Lo ideal para que no se formen silos sería que todos los departamentos entendiesen hacia dónde va la organización, que hablasen el mismo dato.

En Experis España ya lo han puesto en práctica. También diferencian entre la dirección financiera corporativa y la operativa. Entienden la necesidad de que esta última esté cerca del negocio “para obtener una visión 360 y de esa forma ser eficaz".

Para gestionar ese dato tan valioso, la mejor ayuda son las herramientas de mejora de procesos. Y los primeros que agradecen su implantación son los propios trabajadores. “Están agradecidos, porque pueden dedicarse más tiempo a gestionar el dato, a planificar, a crear, a aplicar valor añadido, a dejar de mover papeles y dedicarse a otras actividades que les reportan más valor a ellos y a las compañías”, aseguró Xisco Sedano en este sentido.

De ahí la importancia de que la solución implantada se ágil. De lo contrario, “va a provocar pérdida de tiempo del equipo”. Para explicar las ventajas de digitalizar y automatizar los gastos de empresa, el CFO de Experis España puso como ejemplo el caso de uso de Okticket.

“Una app como Okticket, que es rápida, ¿qué va a provocar? Que el comercial, en vez de gastar un minuto en una app, me gaste 20 segundos en otra. Si sumas todo ese tiempo…” Del mismo modo, los departamentos de Back Office y Middle Office que reciben los tickets pueden dedicar los recursos ahorrados “a mejorar los márgenes o a apoyar al departamento de Marketing para ampliar el portfolio”.

Aparte de evitar errores y del trabajo que ahorran, soluciones como Okticket ayudan a las organizaciones a cumplir con sus políticas de sostenibilidad, empezando por la reducción significativa del uso de papel.

El CFO como 'Business Partner'

Además, para que el director financiero pueda entender el dato y sacar predicciones de futuro, debe trabajar codo con codo con el CEO e interactuar con departamentos clave como Ventas, Operaciones, Finanzas, RRHH o Marketing. 

En este punto hay que señalar la importancia que tiene el papel del Business Partner. No es necesario recordar lo complicado que resultaría hacer previsiones si el director financiero no se interesa por el pipeline del equipo comercial, por ejemplo.

En un contexto de incertidumbre y evolución constante, la gestión del crédito se está adaptando y transformando para satisfacer las necesidades y expectativas de las empresas y de todas las partes involucradas.

¿Quieres mantenerte informado sobre las tendencias de gestión de crédito y mejorar la eficiencia de su negocio? No te pierdas el Finance Revolution 2023.

El próximo 16 de mayo, expertos y actores de la función financiera se reunirán en el Trocadero Business Center Paris (112 Av. Kleber 75116 Paris).

Durante esta esta tercera edición se abordarán los complejos retos a los que se enfrentan las empresas y que obligan a los departamentos financieros a adaptarse: cambio climático, tensiones geopolíticas, inflación, difícil retención de talento...

¿Te animas a venir? 

• Inspírate y gana visibilidad sobre los retos actuales y futuros de tu profesión.
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Programa

El  programa del Finance Revolution de este año girará en torno a tres ejes: 

• Economía: El arbitraje financiero y la búsqueda de sentido: Modelos de negocio para el mañana.
• Sociedad y RRHH: Reclutamiento, retención, gestión... La transición de la función financiera. 
• Naturaleza y medio ambiente: cómo gestionar el rendimiento extra financiero en 2024.

A destacar la charla que dará nuestra compañera del equipo de Okticket Francia, Marta Vázquez. A las  12:25 horas está previsto que comience la charla "Tecnología Fintech al servicio del CFO - Un caso de éxito en la optimización de la gestión de los gastos de la compañía".

Al hilo de la ponencia, hemos preparado una guía titulada: "La gestion des notes de frais : l’importance de la flexibilité dans les moyens de paiement" (está en francés).

Aquí puedes ver el programa completo. Y aquí registrarte para acudir al Finance Revolution 2023.

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"Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”. Esta es la definición de “viático” otorgada por la RAE. Por tanto, los gastos viáticos vienen a ser lo mismo que las dietas.

En el ámbito laboral español, se trata de una remuneración que se hace al trabajador en movilidad para compensar los gastos de alojamiento y/o manutención que tiene que soportar durante un desplazamiento fuera de su localidad de residencia o de la del centro de trabajo habitual.

Entender este concepto es clave para poder optimizar la gestión de estos gastos, asegurando el cumplimiento fiscal y maximizando las deducciones. En este artículo, analizamos cómo gestionar eficientemente los viáticos y el impacto de su digitalización en la rentabilidad empresarial.

Viáticos: Definición y marco legal (H2)

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Como decíamos, los viáticos son gastos que la empresa cubre para empleados en movilidad laboral, incluyendo alojamiento, manutención y transporte. Según el Estatuto de los Trabajadores (artículo 40.6) es un derecho laboral, pero cada empresa define sus condiciones económicas en el convenio colectivo.

Desde un punto de vista financiero, es importante:

• Determinar si los viáticos están exentos de IRPF.
• Garantizar que los gastos sean deducibles según la normativa fiscal.
• Contabilizar correctamente estos desembolsos para evitar problemas contables.

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También queda en manos de las empresas el procedimiento a seguir para el pago de las dietas. Estas cantidades suelen abonarse antes de los desplazamientos, aunque puede ocurrir que se reembolsen a posteriori y se incluyan en la nómina del trabajador (en la sección “devengos” con el concepto “percepciones no salariales”).

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Requisitos para deducir los viáticos (H2)

Las empresas pueden deducir ciertos gastos de viajes si cumplen con los siguientes criterios:

• Ser razonables. No se pueden deducir gastos de naturaleza lujosa o extravagante, ni aquellos con fines personales.

• Ser justificables. Deben estar directamente relacionados con actividades comerciales, como conferencias o reuniones de negocios.

Dietas exentas de pagar IRPF

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La Agencia Tributaria dice, textualmente: “Están exceptuados de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites que se señalan en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto”.

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A tener en cuenta: Cuando las cantidades a percibir por el trabajador no sobrepasen los límites indicados en la tabla de arriba, no será necesario que las incluyan en la declaración de la renta. Lo que sí deben hacer es justificar los gastos, tanto a efectos fiscales como de contabilidad para la empresa.

¿Cómo justificar y contabilizar los viáticos correctamente? (H3)

Para garantizar la deducibilidad de los gastos de manutención, así como de alojamiento y transporte, es necesario:

1. Pedir el justificante correspondiente. Es obligatorio solicitar facturas con todos los gastos fiscales necesarios: número de factura, nombre de la empresa, razón social, CIF, datos del restaurante, fecha, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo.
2. En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero.
3. Se deben contabilizar correctamente para evitar problemas. Las dietas y gastos de viaje se contabilizan en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

• Los gastos de alojamiento y manutención van en la cuenta 627 (“Publicidad, propaganda y RRPP”). 
• Los de locomoción van en la cuenta 629 (“Otros servicios”).
• En el caso de incluir los viáticos en la nómina de los trabajadores, es importante identificar el concepto como percepción no salarial. La contabilidad se realizará en la cuenta 640.

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Cómo una gestión manual de viáticos afecta a la rentabilidad de la empresa

Un control inadecuado de los viáticos puede derivar en:

• Pérdidas fiscales provocadas por los gastos no deducibles a causa de la  falta de justificantes (los tickets se pierden o se estropean).
• Desperdicio de recursos, ya que los procesos manuales consumen mucho tiempo y generan errores. El tiempo que los empleados dedican a realizar tareas repetitivas para el control de gastos de viaje, es tiempo perdido para poder destinar a los procesos que sí van a reportarte beneficios empresariales.
• Mayor riesgo de fraude, puesto que se pierde la trazabilidad de los gastos. 
• Dificultad para lograr que la política de gastos de viaje se cumpla.

Según la Global Business Travel Association (GBTA), una mala gestión de gastos de viaje puede generar pérdidas de hasta un 30% en deducciones fiscales debido a errores administrativos y fraude interno.

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‍Estrategias para optimizar la gestión de viáticos

Para evitar riesgos, gestionar eficientemente los viáticos y cumplir con la normativa fiscal vigente, los responsables financieros deben implementar unas prácticas claras:

1. ‍Establecer políticas claras en las que se definan las cuantías económicas y donde se detallen los gastos que se consideran razonables y necesarios.
2. Definir un protocolo de solicitud de dietas. Los empleados tienen que conocer cómo tienen que pedirlas, a quién y con cuánto tiempo de antelación
3. Del punto anterior se desprende que tiene que haber una persona responsable de gestionar los viáticos.‍
4. Capacitar al personal, de tal forma que comprendan las políticas y procedimientos de cobro. No puedes olvidarte tampoco de informar a los trabajadores sobre qué gastos se consideran dietas para que no haya malentendidos
5. Calcular el presupuesto. Y revisarlo de forma periódica por si fuera necesario realizar ajustes‍
6. Implementar un software de gestión de gastos de viaje profesionales para facilitar el seguimiento y la aprobación de viáticos.‍
7. Justificar cada gasto con comprobantes válidos.
8. Contabilizar los gastos según el Plan General de Contabilidad.

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Beneficios Financieros de digitalizar los viáticos

Una de las principales medidas que las empresas deberían tomar para gestionar los viáticos es implantar un software de digitalización de gastos.  ¿Cuáles son las ventajas de una app de gastos de viaje de empresa?

• Ahorro de tiempo y dinero gracias a la automatización de procesos.
• Simplicidad en la gestión de las notas de gastos.
• Cumplimiento con las obligaciones fiscales.
• Mejora en la toma de decisiones, gracias a la disponibilidad de datos en tiempo real.
• Reducción de los errores manuales y del riesgo de sufrir fraude interno.
• Aumento de la competitividad.

Okticket: ¿Cómo funciona y qué puede hacer por tu empresa? (H3)

En este punto es importante señalar que Okticket es la solución Fintech más rápida y potente para gestionar las notas de gastos.

La aplicación de gastos de viaje profesionales permite optimizar y cubrir todo el proceso, desde la captura del gasto hasta la validación y contabilización en el ERP de la empresa.

• Ahorro: Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. No volverás a perder más deducciones fiscales por culpa de tickets extraviados o con la información ilegible.
• Inmediatez: Con Okticket, el proceso de contabilización de las notas de gastos se simplifica y agiliza. Reduce el tiempo invertido en la gestión de viáticos hasta un 80%
• Trazabilidad: Rastrea todo el proceso de los gastos. Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos. Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, cuándo y dónde.  

Conclusión

En resumen, gestionar adecuadamente los viáticos implica comprender qué gastos son deducibles y llevar un control claro de los mismos. Esto asegura que la empresa pueda maximizar sus beneficios fiscales mientras mantiene un uso responsable de los recursos.

Implementar un software de digitalización como Okticket es clave para mejorar la trazabilidad, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo, impactando directamente en la rentabilidad de la empresa.

Descubre cómo Okticket puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero hoy mismo.

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¿Quieres conocer las claves para abordar los retos de la nueva función financiera? Te invitamos a participar como asistente online en la quinta edición del Congreso Internacional de CFOs, organizado por APD y del que somos patrocinadores Gold. 

Asistir a esta cita referente del sector no te costará nada. Solo tienes que reservar hueco en tu agenda para los días 25 y 26 de mayo de 2023 e inscribirte en este enlace con el código I235R8N2.

¿Es la primera vez que participas en un encuentro de la comunidad global de directivos? Echa un vistazo a estos dos tutoriales:

• Tutorial a registro web: https://youtu.be/3alhmScQH4I
• Tutorial a inscripciones: https://youtu.be/g04QmsDuJZc 

A lo largo de las dos jornadas en las que se desarrollará el congreso, se prevé la asistencia de más de 1.200 directivos.

¿Qué temas se abordarán?

• La evolución del rol estratégico del CFO y los nuevos retos a los que se enfrentan.
• Las claves para afrontar la incertidumbre actual: qué instrumentos financieros usan los mejores directores financieros del país, cómo se planifican, cómo protegen a la compañía frente a los riegos crecientes...
• El impacto de la tecnología en los nuevos modelos de negocio,  visto desde la óptica de la financiación y la rentabilidad.
• El  nuevo marco normativo. ¿Conoces la ley ‘Crece y Crea’? Conoce su impacto y el soporte que brindan las nuevas tecnologías para planificar y presupuestar de manera efectiva.
• Cómo mantener relaciones con inversores, mejorar la comunicación y aumentar la transparencia.

Ponencias

Las actividades comenzarán el jueves 25 de mayo. a las 9:45 horas, con la ponencia "Transformación del ecosistema bancarios y su impacto en la empresa".

Y a las 16:30 horas, nuestro CEO, Iván Rodríguez, moderará la mesa redonda "Procesos y tecnología: La búsqueda de la eficiencia y la rentabilidad". Ponentes:  Carles Bascuñana, CFO Experis (Grupo Manpower) y Xisco Sedano, CFO W2M (Grupo Iberostar).

La clausura del Congreso Internacional de CFOs se celebrará el viernes 26 de mayo, a las 13:40 horas.

Puedes descargar el programa completo aquí.

Gastos controlados y categorizados, conciliación,  reducción de tiempos en procesos, ahorro de costes…  Así explicaba Alicia Veira, Internal Audit & Legal Manager de Gonvarri Metal Structures Corporate, cómo las herramientas de digitalización han ayudado a su empresa a optimizar procesos.

Lo hizo durante la mesa redonda "Cómo generar valor desde la función financiera", en el marco de la segunda edición del Asturias Finance Date 2023. La jornada, organizada por APD con el patrocinio de Okticket, KPMG y el Banco Santander, se celebró ayer en el Balneario de Las Caldas, en Oviedo.

Durante su intervención, Veira también habló de cómo "la adaptación a la transformación digital y el uso de nuevas tecnologías que minimicen procesos y ahorren tiempo, generan valor conjunto a la compañía".

Por su parte, David Gonzalez Pañeda, director financiero del Grupo Díaz Carbajosa, puso de ejemplo nuestra solución como una herramienta más para el modelo de procesos Kaizen (mejora co ntinua) que está implementando en su organización".

¿Qué se espera de un CFO hoy en día?

Además de la importancia de la tecnología como instrumento de optimización de procesos y facilitador del análisis de datos, durante las ponencias también se habló de los retos a los que se enfrentan los directores financieros hoy en día.

Para afrontarlos, el CFO debe contar con una serie de competencias: liderazgo, visión estratégica, flexibilidad, habilidades de comunicacón o control de la gestión del cambio, entre otros.

Estrategias de financiación

La bienvenida corrió a cargo de Iván Rodríguez , CEO de Okticket,  Eva Rodriguez, presidenta en Asturias de APD,  Juan Manuel Ballesteros, director comercial en Asturias del Banco Santander y Eduardo González, socio responsable de KPMG España en Asturias.

La primera ponencia titulada "El nuevo entorno económico-financiero", contó con la participación de Fernando Vázquez, Area Developer Norte, Centro y Sur de España Expense Reduction Analysts - Europe  y Javier Santacruz , Economista y analista financiero del  Instituto Español de Analistas.

Los ponentes dieron su visión realista del contexto económico actual y concluyeron que las empresas tienen dos retos fundamentales:

1. La financiación
2. Entender qué es lo que pasa en la organización a través de los datos

Después llegó el turno de Asier Gonzalez, director de empresas de Santander España, quien aportó su visión  sobre "Estrategias de Financiación en tiempos de incertidumbre".

Tras la pausa para el café, Luis Garcia Laynez, socio en el área de Funding & Turnaround de KPMG en España, habló sobre "Gestión de riesgos".

La jornada se cerró con la mesa redomda "Cómo generar valor desde la función financiera" de la que hablábamos al principio de este artículo.

La importancia de la sostenibilidad y la innovación en el empleo ha vuelto a ponerse de manifiesto a lo largo de las tres jornadas de Conecta Talento 2023, programa organizado por Conecta Industria con el fin de potenciar el empleo y la formación.

La COO de Okticket, Natalia Quintanal, participó el pasado martes, día 11 de abril de 2023, en la última jornada. Las ponencias estuvieron centradas en las soft skills, el liderazgo, la resolución de problemas, la planificación de proyectos y el trabajo en equipo, principalmente.

"Tus soft skills se identifican desde tu primer contacto, marcan la diferencia con el resto de candidatos,  tu presentación ya dice mucho de ti, de como afrontas nuevos proyectos", aseguró Natalia en este sentido.

También aportó unas pequeñas pinceladas de cómo es trabajar en Okticket.  "Entendemos que realizar un giro profesional supone implicarse al 100% con la nueva profesión, centrando todos tus esfuerzos en el aprendizaje constante, sin olvidarte de las competencias que has incorporado en tus experiencias anteriores".

En la edición de este año, Conecta Talento ha ayudado a formar a 38 desempleados/as estudiantes de Factoría F5 y Agencia Local de Empleo de Gijón.