Cuando un trabajador realiza un viaje de negocios, incurre en unos gastos que posteriormente tienen que ser abonados por la empresa. ¿Cómo se realiza ese reembolso?

1. Directamente, contabilizándolo como gasto externo.
2. Metiendo los importes correspondientes a dietas y kilometraje en la nómina.

Hay que dejar claro que los gastos de viaje son compensatorios, no están sujetos a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.

No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados, con independencia de si forman parte o no de la base de cotización. Lo hacen mediante los ficheros CRA.

También deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)

¿Cuándo se cotizan dietas y kilometraje?

Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

Requisitos para que las dietas puedan deducirse

Cuando hablamos de dietas, estamos incluyendo todos los gastos de manutención y alojamiento imputables a los desplazamientos por motivos laborales. Para el alojamiento no existen límites económicos, basta con pedir el justificante.

En cuanto a la manutención, los importes exentos de IRPF son los siguientes:

• Si el gasto se realiza en territorio nacional, el límite es de 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros cuando el trabajador pasa la noche fuera.

 En el extranjero, las cantidades máximas exentas ascienden hasta los 48,08 euros sin pernocta y los 91,35 euros con pernocta.

Es importante recalcar que estos gastos de estancia y manutención tienen que realizarse en establecimientos hosteleros ubicados en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del de residencia del trabajador.  Por eso es importante acreditar el día, el lugar y el motivo del viaje.

Los límites del kilometraje

Con respecto al kilometraje, los empleados nómadas tendrán que pagar IRPF solo si la cantidad abonada por la empresa excede de los 0,19 euros por kilómetro recorrido (En el País Vasco y Navarra el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente.)

¿Tu empresa tiene establecida una cantidad mayor? Entonces los trabajadores tendrán que cotizar por esos euros de diferencia.

Asientos contables de gastos de viaje

Pero que un gasto de viaje no esté sujeto a retención no quiere decir que no tenga que comunicarse. También contabilizarse en los asientos contables correspondientes. ¿Cuáles son? Depende de la fórmula elegida para el reembolso.

Si la empresa abona directamente los gastos de locomoción, de manutención y de hospedaje, el asiento tiene que realizarlo en función del tipo de gasto.

• Por regla general, los gastos de desplazamiento, manutención y alojamiento relacionados con la actividad de la empresa se recogen en la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”).

• En caso de que los gastos de hoteles y restaurantes hayan sido ocasionados para lograr un fin comercial, lo adecuado es asentarlos en la cuenta 627 (“Publicidad, propagando y relaciones públicas”). Aquí se incluirían, por ejemplo, las invitaciones a comidas a clientes.

Contabilización de dietas y kilometraje en la nómina

Una opción muy habitual es abonar los gastos de viaje en la nómina de los trabajadores. Las empresas que lo hacen de esta forma tienen que contabilizar los importes en una cuenta separada e individualizada por empleado.

Además, deben tener en cuenta que necesitan guardar los justificantes para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la compañía.

Lo ideal es contar con una solución de digitalización de gastos de viajes profesionales e integrar esos gastos con el ERP de nóminas de la empresa. De esta forma, los tickets y facturas digitalizados quedan guardados en un entorno cloud seguros, accesibles en cualquier momento. Al mismo tiempo, su contabilización se realiza de forma automática.

La importancia del asiento contable de nóminas

Realizar de forma inteligente los asientos contables de las nóminas va más allá de cumplir con las obligaciones legales. Algunos beneficios destacables:

• Se optimizan los recursos. Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, lo que supone un ahorro económico considerable para la empresa.

• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral, lo que a su vez incrementa la productividad y la lealtad del equipo.

• Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que aprovecharás las ventajas fiscales.

• Se facilita la detección de fraudes e irregularidades.

Ya sea de manera voluntaria o por obligación legal, las compañías tienen que pasar por una auditoría contable para certificar que las cuentas están en orden. Además, contar con una información financiera al día y transparente, es fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.

¿Tienes que enfrentarte a una auditoría contable? Como sabes, el proceso consta de varias fases.

1. Planificación. Algunas cuestiones a tener en cuenta antes de la auditoría:

• El  departamento financiero debe asegurarse de que la contabilidad está al día y cerrada.
• Es recomendable reunirse con el auditor para hacer un check list de todo lo que vas a necesitar. ¿Qué documentación debes tener preparada? Por regla general: Las escrituras de constitución de los estatutos sociales, declaraciones de impuestos, el balance de sumas y saldos, el de situación, la cuenta de resultados, los modelos de liquidación del ejercicio a auditar, el estado de flujo de efectivo y el de cambios en el patrimonio neto, entre otros.
• Si tienes actas del Consejo de Administración y de la Junta de Accionistas, debes verificar que están al día.

2. Recopilación de pruebas.

3. Organización de la información.

4. Procesamiento y evaluación de los datos. En este punto, el auditor puede solicitar documentación complementaria o pedir que le entregues justificantes de ciertas operaciones. 

5. Presentación de conclusiones. 

La importancia de las herramientas digitales para las auditorías contables

Mantener al día todos los gastos de empresa, junto con la documentación que los respalde, es fundamental para superar una auditoría contable. Sobra decir el impacto que puede tener un informe favorable a la hora de obtener financiación bancaria, negociar con inversores o ser puntuado por las agencias de calificación.

¿Es posible llevar un control efectivo?  Sí. ¿Cómo? La respuesta es: Tecnología. 

Llegados a este punto es importante señalar que muchas compañías todavía gestionan los trámites administrativos de forma manual. Como consecuencia, es más difícil llevar a cabo una auditoría contable. Al mismo tiempo, aumenta el riesgo de que se produzcan irregularidades y de sufrir fraude interno.

Automatización de procesos robóticos (RPA), Big Data e Inteligencia Artificial (incluyendo Deep Learning y Machine Learning) son tecnologías que deberías aplicar si quieres mejorar los procesos de auditoría. Cada una aporta unos beneficios específicos. Todas juntas, forman un equipo perfecto.

VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ROBÓTICOS

En esta clasificación encontramos, entre otras, las soluciones de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Qué ofrece esta tecnología?

• Los procesos se pueden realizar de forma automática y desde cualquier lugar. Solo necesitarás Internet y un dispositivo móvil para acceder a los datos.
• Las tareas operativas y rutinarias se reducen al mínimo. En el caso concreto de las auditorías, la RPA permite la optimización de tareas como las pruebas de control interno, la extracción de información de las muestras o la conciliación de saldos.
• Facilitan la trazabilidad de los gastos y el seguimiento de las operaciones en tiempo real.
• Generan informes personalizados, por empleados y categorías. Y tan detallados que incluso es posible hacer predicciones de futuro.
• El ahorro de tiempo con respecto a realizar la gestión de forma manual es considerable, llegando hasta el 80% según la solución implantada. Con ello, los auditores pueden dedicar más tiempo a analizar los datos.
• Las herramientas de automatización ofrecen diversas opciones de integración con el resto de los sistemas de gestión empresariales.
• Los sistemas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) sirven para digitalizar imágenes. Los textos se pueden almacenar en formatos editables, lo que evita a los auditores perder tiempo transcribiendo documentos. Estas herramientas también permiten hacer búsquedas por palabras clave. De esta forma, el auditor puede encontrar lo que necesita rápidamente.
• Los ERP cloud ofrecen información de los principales departamentos. Gestión de impuestos, de contabilidad, de logística, de personal, de gastos de viaje… Los auditores obtienen con estos softwares una visión global de todos los procesos productivos y administrativos sin tener que afrontar un proceso tan costoso ni complejo como venía siendo habitual hasta no hace mucho. De todas formas, en el mercado existen ERPs adaptados al tamaño y a los requerimientos de cada empresa.
• Gracias a la gestión de gastos inteligente, es posible establecer alertas personalizadas, como pueden ser las de gastos duplicados o que superen el límite marcado en las políticas de la empresa.
• No es necesario tener grandes conocimientos tecnológicos, puesto que muchas de las soluciones que hay en el mercado están pensadas para que puedan ser utilizadas por todo tipo de usuarios.
• La inversión no es muy elevada. Si optas por servicios SaaS como el que te ofrecemos en Okticket, el ROI es casi inmediato.
• Al combinar la RPA con la IA, es posible detectar los procesos que requieren mejoras. También facilita el análisis profundo de grandes volúmenes de información, ya que prácticamente la tecnología hace el trabajo por los auditores.

Como consecuencia de todo lo anteriormente listado, aumenta la productividad, la eficiencia y la calidad en los procesos de auditoría contable. 

Aplicación del Big Data y la IA en una auditoría contable

Y al utilizar adecuadamente el Big Data y la Inteligencia Artificial, los auditores pueden identificar el nivel de riesgo de la compañía incluso durante la fase de planificación.

Estas tecnologías facilitan también la identificación de anomalías por departamentos. No solo eso. Los datos pueden inspeccionarse continuamente, según se van recopilando. De esta forma, se minimiza el riesgo de que se produzcan irregularidades contables, ya sea por errores inintencionados o por fraude interno.

Al final, todo ello redundará en la elaboración de un informe mucho más objetivo, completo y preciso, sin que por ello tengas que pagar más dinero.

Acortar los flujos de aprobación y limitar los medios de pago permitidos también pueden ayudar a los departamentos financieros a estar preparados ante una auditoría contable. De hecho, lo ideal sería contar con tarjetas de empresa, ya que es posible saber quién ha gastado cuánto, dónde y en qué.

¿Tienes un correo de Gmail, utilizas el Office 365, almacenas información en el Drive o has diseñado tu web en Wordpress? Todos ellos son modelos de negocio SaaS (Software as a Service). ¿A que te resultan muy útiles? Pues sus aplicaciones van mucho más allá de los ejemplos mencionados.

De hecho, el SaaS es una de las modalidades más conocidas del cloud computing. Asimismo, este tipo de soluciones son altamente demandadas por las organizaciones que apuestan por impulsar la transformación digital. ¿Por qué? Lo veremos en detalle más abajo, pero resumimos la respuesta en 5 palabras: rentabilidad, flexibilidad, escalabilidad, seguridad y movilidad.

Desde autónomos hasta grandes empresas…. Pagar una cuota mensual o anual por el uso de un software es más atractivo que invertir grandes sumas de dinero en infraestructuras complejas que pueden suponer un lastre de cara al futuro.

Las estadísticas lo corroboran. Algunas cifras:

• Se estima que a lo largo de este año, su uso se incrementará más de un 20% a lo largo de 2022 (fuente: Gartner).
• Actualmente, el 18% de las startups más importantes de Europa son B2B SaaS (fuente: McKinsey). Solo las superan en proporción las de Biotecnología y Salud.
• El 57%  de las empresas europeas y estadounidenses aumentaron el gasto en SaaS el año pasado (fuente: Finances Online)

Servicios Saas: Por qué son la mejor opción

Esta tendencia al alza no debería extrañarnos, dadas las ventajas que el modelo de negocio SaaS ofrece para las organizaciones:

• Evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares. Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.
• El proveedor se encarga del mantenimiento y de implementar las actualizaciones.
• Libera espacio en tu servidor, pues el software se aloja en la nube. Esto tiene la ventaja añadida de que puedes acceder a la herramienta estés donde estés, desde cualquier dispositivo.
• Es un modelo muy seguro y son los proveedores quienes se encargan de salvaguardar los datos de sus clientes.
• Se adapta a los negocios de todos los tamaños y crece con ellos.
• Es compatible con la gran mayoría de dispositivos.
• Se caracteriza por la rapidez y la facilidad de uso.
• Permite personalizar los servicios y optimizar los procesos al automatizar las tareas repetitivas.
• Al combinar servicios SaaS con la inteligencia artificial, el potencial se multiplica. Los procesos se aceleran, se detectan las amenazas de ciberseguridad mucho más rápido y se da una mejor y más pronta respuesta a los clientes
• Posibilita la adopción de aplicaciones sencillas específicamente diseñadas para un sector. Cada vez es más frecuente encontrar Micro-SaaS que desarrollan productos digitales para dar respuesta a nichos de negocio muy concretos o pequeños. Tienes soluciones orientadas a todo tipo de departamentos y sectores industriales: Contabilidad (Okticket es la solución SaaS Fintech más potente para digitalizar los gastos de viaje profesionales), Comunicación, Ventas, Marketing, Turismo, Salud, Transporte, Energía, Servicios Públicos… El abanico se abre más y más cada día.
• Ofrece integraciones con los ERPs y demás sistemas de gestión utilizados por las empresas.
• Es un facilitador para la adopción de tecnologías emergentes.

Tendencias Saas en 2022

Al principio de este artículo adelantábamos el gran impulso que van a experimentar a lo largo de este año los servicios SaaS. La extensión de su uso responde principalmente al aumento de las necesidades de mejora de la productividad y de las operaciones empresariales.

Los presupuestos destinados a implementar softwares se incrementarán, sobre todo si se ajustan a lo que las organizaciones están demandando: SaaS vertical, soluciones centradas en el cliente, herramientas modulares, interoperabilidad a través de las API, integraciones con otros sistemas, obtención de métricas, tecnologías emergentes (IA, IoT, blockchain, VR, AR...) o soluciones de ecommerce bajo demanda, entre otros.

¿Estás buscando un proveedor SaaS para optimizar la gestión de gastos de viaje? Te escuchamos.

Hoy se celebra el día Mundial de la Industria de Reuniones. Podría ser una fecha más en el calendario, pero este año tiene un significado especial para el sector turístico. Desde ya, comienza la cuenta adelante para acelerar la reactivación del Business Travel en general y el turismo MICE en particular.

Solo en Estados Unidos, antes de la pandemia, el turismo de reuniones representaba entre el 40% y el 60% del gasto en viajes (fuente: Meetings Mean Business).

Otro dato importante: las empresas del sector defienden que cuatro de cada cinco decisiones empresariales se toman en viajes de negocios presenciales. De ahí la importancia de que estos vuelvan a normalizarse.

Pero ya sabemos que no van a ser como antes. Los viajeros de negocios tienen prioridades diferentes, y las organizaciones deben innovar para hacer frente a un nuevo escenario.

Hace unos días, Madrid Network organizaba una mesa redonda titulada “La productividad y creatividad como factores clave del Business Travel”. A lo largo de las diferentes intervenciones, quedó patente la necesidad de ser creativo para lograr el bienestar de los empleados nómadas y con ello, aumentar la productividad.

Cómo ha cambiado el Business Travel

Una forma de ser eficientes es seleccionar “los viajes que marquen la diferencia”, en palabras de Antonio López de Ávila, CEO Tourism Data Driven Solutions. Es consciente de que todas las herramientas para reuniones virtuales que tenemos a nuestra disposición van a provocar que algunos viajes se replanteen, pero “hay reuniones que hay que hacer en persona, porque surgen cosas que no ocurren en una reunión online”.

El reto es ir visualizando cuál va a ser el nuevo proceso de los viajes de negocio e innovar para que estos sean más eficientes, cómodos y productivos.

Además de mejorar el bienestar de los empleados en movilidad, soluciones como las aplicaciones de digitalización de gastos de viaje o las online booking tools son claves para obtener una trazabilidad de la información.

También ofrecen datos, fundamentales para hacer un seguimiento a los viajeros de negocios, saber dónde están y si tienen algún tipo de necesidad para solventar la situación. “A lo que no se mide, no se pueden poner objetivos”, reflexiona en este sentido Raquel Gutiérrez, Global Manager Outsourced de Amex GBT.

Desde el punto de vista de los travel managers, las analíticas son imprescindibles para “negociar con los proveedores, hacer un seguimiento de esas negociaciones y tener en cuenta las nuevas necesidades para seguir negociando”.

En esta búsqueda por aumentar la productividad no pueden faltar las herramientas tecnológicas. “Lo que estamos haciendo es incorporar tecnologías de otros sectores y traerlos al Business Travel para que los trabajadores tengan mejor vida. Los empleados felices son más productivos. Al final, una cosa va ligada a la otra”, afirma.

Un ejemplo son las aplicaciones de telemedicina, que permiten que un empleado en movilidad pueda llamar a su médico desde otro país, o por los menos contactar con uno que hable su idioma.

Otras apps de ayuda al viajero de negocios son, desde su punto de vista, las pensadas para gestionar gastos de viaje, ya que “la justificación de gastos nos da a todos dolor de cabeza”.

En esta búsqueda por aumentar la productividad no pueden faltar las herramientas tecnológicas. “Lo que estamos haciendo es incorporar tecnologías de otros sectores y traerlos al Business Travel para que los trabajadores tengan mejor vida. Los empleados felices son más productivos. Al final, una cosa va ligada a la otra”, afirma.

Un ejemplo son las aplicaciones de telemedicina, que permiten que un empleado en movilidad pueda llamar a su médico desde otro país, o por los menos contactar con uno que hable su idioma.

Otras apps de ayuda al viajero de negocios son, desde su punto de vista, las pensadas para gestionar gastos de viaje, ya que “la justificación de gastos nos da a todos dolor de cabeza”.

Además de mejorar el bienestar de los empleados en movilidad, soluciones como las aplicaciones de digitalización de gastos de viaje o las online booking tools son claves para obtener una trazabilidad de la información.

También ofrecen datos, fundamentales para hacer un seguimiento a los viajeros de negocios, saber dónde están y si tienen algún tipo de necesidad para solventar la situación. “A lo que no se mide, no se pueden poner objetivos”, reflexiona en este sentido Raquel Gutiérrez, Global Manager Outsourced de Amex GBT.

Desde el punto de vista de los travel managers, las analíticas son imprescindibles para “negociar con los proveedores, hacer un seguimiento de esas negociaciones y tener en cuenta las nuevas necesidades para seguir negociando”.

Creatividad en la vuelta al Business Travel: Casos de uso

A estas metodologías han sumado ahora herramientas de neuromarketing que les han ayudado a afrontar la vuelta a los viajes corporativos. Andre Ibáñez, Global Travel & Expense Technology de MAXAM, explica que su compañía clasificó a los empleados en ocho personalidades tras hacerles varias preguntas y analizar sus respuestas: cauto, aventurero, introvertido, extrovertido, intuitivo, sentimental, pensativo y analítico. En función de su personalidad, les fueron dando informaciones adaptadas.

Por ejemplo, al extrovertido le indicaron qué se puede encontrar en destino; al introvertido, le ofrecieron cápsulas para estar en el hotel; al analítico, le dijeron cómo iba a ser el viaje desde el principio hasta el fin.

“Adaptamos los viajes a cada perfil. Esta labor de neuromarketing nos ha ayudado mucho para que puedan estar tranquilos y disfrutar del viaje de empresa”, asegura.

Para Marta Parrilla, CEO de Biempro, la creatividad y el bienestar no son una moda, sino una respuesta a un problema real. “De la noche a la mañana nos hemos tenido que reinventar. Esto ha generado un impacto importante en la psicología de las personas. Para ser creativos tenemos que estar en un entorno psicológicamente seguros, estar tranquilos. Por eso es necesario crear entornos que ayuden a los equipos a poder avanzar de manera creativa y con bienestar psicológico”.

¿Es escalable? ¿Su líder está comprometido al cien por cien? ¿Cómo es el equipo? Invertir con éxito en una startup implica tener en cuenta un montón de variables que hay que saber analizar para lograr un retorno de la inversión rápido.

Durante la jornada “Cómo invertir con éxito en startups” celebrada el pasado día 25 de marzo en Oviedo (el evento pudo seguirse también por streaming), se analizaron las principales claves para acertar con la financiación de nuevas empresas.

El evento comenzó con la ponencia de Francisco Javier Piera Cerezuela, general partner de Successful Fund, un fondo de inversión super early stage creado con el compromiso de desarrollar e impulsar startups disruptivas y de alto impacto. Para ello, ofrece un programa completo de incubación, aceleración y mentorización propio.

Durante su intervención, Piera hizo un recorrido por las diferentes fases de la inversión en startups y recordó que los sectores que más están creciendo son Fintech y Salud.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de invertir

A menudo solemos pensar que la idea es lo que vende un proyecto, lo que los inversores tienen en cuenta. Pero hay otros factores muy importantes que ayudan a valorar cuánto peso tienen esa idea.

En palabras de Piera, “el peso del líder será el que más tendremos en cuenta en nuestra decisión, ya que seguimos el mantra de invertir en personas más que en empresas. El equipo y la idea pueden cambiar, pero finalmente confiaremos en el valor de la persona que está detrás de todo”.

Otro aspecto importante en la tesis de inversión es el potencial de escalabilidad que tiene una startup.

También compartió las que, por su experiencia, son las red flags que llevan al fracaso de una financiación (no dedicación exclusiva de los founders o modelos de negocio no escalables, entre otros).

Del mismo modo, desgranó las causas más comunes por las que una startup no logra sobrevivir. Quedarse sin dinero es la principal, tal y como puedes ver en la imagen inferior.

OKTICKET: CASO DE ÉXITO 

A modo de ejemplo de inversión exitosa citó el caso de Okticket. ¿Por qué su fondo decidió invertir en nuestra empresa? Principalmente por nuestro CEO, Iván Rodríguez. “Compramos al líder, la cohesión de equipo la genera él. Es un generador de positivismo”, señaló en este sentido, al mismo tiempo que dejó claro que Iván reúne el nivel de compromiso que busca un inversor. “Queremos un líder que vaya a dejarse la vida por la empresa”.

A modo de resumen, Okticket reúne las condiciones que se espera de una startups que busca financiación: la importancia del líder, la importancia del equipo, la escalabilidad del negocio, el peso de la idea y las métricas.

En este enlace puedes ver la presentación completa de Fran Piera.

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Fondo Asturias Startup

A la ponencia de Fran Piera le siguieron dos mesas debate que contaron con ponentes de la talla de Cristina Fanjul, directora del CEEI Asturias; Rubén Hidalgo, Director de Ecosistemas de Innovación y Emprendimiento en CAPSA Food; Sandra Valero, Deal Flow Manager en Lanzadera; Ignacio Escudero, inversor y emprendedor y Pedro de Álava, Associate Clave Capital.

Javier García, CEO del grupo Asterius ejerció de moderador. El cierre corrió a cargo de Eva Pando, directora general del IDEPA, quien recordó el apoyo a emprendedores ofrecido por el Grupo Idepa y en concreto, la financiación de la SRP.

Entre los instrumentos financieros específicamente diseñados para las necesidades de las startups está el Fondo Asturias Startup, cuya próxima convocatoria se lanzará en mayo.

La jornada “Cómo invertir con éxito en startups” ha sido organizada por el grupo Asterius, con la colaboración de Successful Fund, Okticket y el CEEI Asturias.

Si te perdiste el evento o quieres volver a verlo, aquí puedes ver la grabación.

https://www.youtube.com/watch?v=9ZDrrsoEqhg

Digital Workplace, fomación digital, softwares online para RRHH, Digital Employer Branding, Redes Sociales Corporativas… ¿Cómo están abordando las empresas españolas los retos digitales que les depara este 2022? El “7º Estudio de Transformación Digital en Recursos Humanos” elaborado por INCIPY habla de cifras récord.

Según este informe, nueve de cada diez compañías de nuestro país ya están embarcadas en procesos de transformación digital en el área de personal. De las que todavía no han comenzado su digitalización, un 8% asegura que lo hará “en breve”.

Llama especialmente la atención que solo uno de cada diez directivos de RRHH sigue creyendo que no se trata de una prioridad, frente al 7% que hacía esta afirmación hace un año.

Top iniciativas puestas en marcha

A tenor de los datos recogidos, el sector muestra una madurez mucho mayor que hace dos años. Llama la atención el aumento de empresas que afirma estar diseñando una hoja de ruta estratégica que englobe las diferentes iniciativas digitales de transformación en RRHH (del 27% en 2021 se ha pasado al 40% en 2022).

Las prioridades son, por este orden:

1. Digitalización de procesos internos (el 83% de los encuestados ha puesto en marcha esta iniciativa)
2. Utilización de redes sociales en el reclutamiento
3. Innovación en nuevas políticas de flexibilidad y teletrabajo (de cara al futuro, no solo a consecuencia de la pandemia)
4. Implantación de nuevos canales, plataformas o herramientas digitales de comunicación interna y colaboración
5. Formación en habilidades digitales, reorganización de roles y funciones e incorporación de perfiles digitales
6. Utilización de metodologías ágiles e innovadoras

El desarrollo de estrategias de employer branding en entornos digitales siguen siendo importantes, al igual que la mejora del “Employee Journey Map”.

Lee también: "Tendencias en transformación digital: Retos empresariales en 2022"

Retos a superar en la digitalización de RRHH

La necesidad de digitalizar la gestión de personas es un hecho. Las compañías españolas han evolucionado mucho en este sentido, pero todavía quedan retos por superar. Estos son los más importantes:

Modernizar la comunicación interna

Fundamental para poder integrar la colaboración y las aplicaciones corporativas. El 32% de las organizaciones asegura haber evolucionado hacia nuevos espacios digitales (Digital Workplace), pero todavía son mayoría las que siguen utilizando la tradicional intranet.

Aprovechar el potencial de las soluciones de trabajo en red

A pesar de que ocho de cada diez empresas disponen de redes sociales corporativas y/o soluciones de trabajo en red, solo una tercera parte del equipo utiliza todas sus funcionalidades. Este hecho pone de manifiesto la necesidad de contar con un plan de acompañamiento que facilite la adopción de las herramientas digitales por parte de los trabajadores.

Redefinir los espacios de oficina 

Implantar el teletrabajo es el objetivo del 80% de las empresas, pero la mayoría de las propuestas de flexibilidad ofrecidas combinan el trabajo a distancia con el presencial. Para adaptar las oficinas a un formato híbrido y hacerlas más atractivas, un gran porcentaje de los departamentos de Recursos Humanos asegura que está redefiniendo los espacios “o espera hacerlo”.

Al mismo tiempo, ha aumentado la implantación de herramientas digitales orientadas al control de aforos (gestionar turnos de entrada y salida, reservar mesas, salas, espacios comunes, parking, etc.).

Poner en valor el Data Driven

A nadie se le escapa ya la importancia del análisis de datos. Y a pesar de ello, tan solo un 28% de las organizaciones utilizan la analítica y los modelos predictivos en el área de Recursos Humanos. Si hablamos de la presencia de un responsable de HR Analytics, el porcentaje baja hasta el 19%.

Impulsar el Digital Employer Branding

Hoy en día hay que buscar nuevas formas de atraer talento, y los entornos digitales son los mejores aliados. Pero… todavía quedan muchas empresas que continúan sin adaptar su web o páginas de empleo a las tendencias digitales (el 39%, concretamente). Otro 29% está en proceso.

Además, una de cada cuatro no tiene definida ninguna estrategia digital como marca empleadora.

¿Qué canales utilizan los departamentos de Recursos Humanos para publicar sus ofertas de empleo? Linkedin (79%), seguido de portales de empleo (67%) y otras redes sociales (25%). En cuarto lugar, se sitúan plataformas como Indeed o Glassdoor (19%).

No obstante, si hablamos de estrategias en redes sociales específicas para RRHH, solo el 23% de las empresas que han participado en el estudio confirman tenerlas definidas.

Invertir más recursos en formación digital

Si bien es cierto que la mayoría de las empresas apuesta por formar a sus empleados en habilidades digitales, todavía queda un 21% que no ha abordado este asunto. Y apenas el 11% está midiendo el GAP Digital de directivos y empleados.