Para 2025, se estima que la inversión en viajes de negocios ascienda hasta cerca de los 16.000 millones de euros. La cifra supera con creces a los 12.500 millones de euros anuales registrados en 2018. Además, según el último Observatorio del Business Travel de GEBTA, el volumen de viajes empresariales ya está alcanzando al contabilizado en 2019.

La clave la encontramos en las siguientes palabras de Marcel Forns, director general de GEBTA, durante su intervención en el XIV Congreso Nacional de Business Travel 2023 de IBTA, en el marco de Fitur Business Travel: “Estos dos años seguidos de pandemia han venido a poner de manifiesto las limitaciones de las reuniones virtuales para el cumplimiento de los objetivos de las empresas. El largo compás de espera ha servido para que las corporaciones interiorizasen el valor de los viajes y las reuniones presenciales para el desarrollo del negocio, la innovación, creatividad y la preservación de la cultura empresarial”.

El “buen comportamiento del segmento MICE” también ha logrado que se superen las previsiones. De hecho, coparán el 30% de la inversión de la que hablábamos al principio.

Pero este incremento no es gratuito. Los retos a superar también son mayores. Hay dos que están protagonizando el escenario de los viajes de negocios y el turismo MICE (reuniones, incentivos, conferencias y eventos).

Reducir las emisiones

Hace mucho que se viene hablando de la sostenibilidad en el Business Travel, pero diversos estudios apuntan a que más de la mitad de las organizaciones están concienciadas con la reducción de emisiones de carbono.

Por eso, medidas como los vuelos sin escalas, los medios de transporte sostenibles, los catering con ingredientes de “kilómetro cero”, el uso de envases reciclables o los alojamientos con un uso eficiente del agua y la energía pueden hacer que las compañías decanten la balanza a la hora de elegir un proveedor para sus eventos o viajes de empresa.

Un ejemplo de iniciativa relacionada con la sostenibilidad es la anunciada por Viajes El Corte Inglés y South Pole durante la última edición de FITUR. “NOW2030” consiste en el desarrollo de una herramienta digital con la que los clientes podrán conocer el impacto de sus viajes y compensar sus emisiones de CO2 mediante su contribución con proyectos de protección ambiental.

Contrarrestar el aumento de los costes

La inflación no es un secreto para nadie, pero la subida de costes afecta especialmente a los viajes en avión por la apreciación del dólar.  Las tarifas aumentan, pero limitar los viajes profesionales por ese motivo no está entre los planes a medio plazo.

Pero… Las empresas tienen que compensar esa diferencia de precio con estrategias que maximicen el retorno de la inversión, y la aceleración de la digitalización se sitúa entre las medidas prioritarias.

En este punto es importante recordar que la implantación de herramientas digitales, so bre todo especializadas en la gestión de viajes profesionales, ofrecen múltiples opciones de ahorro:

• Ayudan a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios, a saber en qué categorías se realizan más gastos (kilometraje, gasolina, dietas, alojamiento…) o a calcular la ruta de carretera más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.
• La explotación de la información es fundamental para preparar una estrategia para optimizar el presupuesto. Las oportunidades de ahorro van desde conseguir tarifas más ventajosas (negociando con los proveedores habituales, por ejemplo) hasta el aprovechamiento de las ventajas fiscales, pasando por buscar alternativas más económicas de productos y servicios (tarjetas sin comisiones por uso en el extranjero o líneas móviles con las que no se dispare el uso de datos fuera de la UE).
• Además de lo anterior, proporcionan analíticas avanzadas que permiten mejorar el proceso de compra, sacar proyecciones de futuro, corregir posibles errores antes de que se produzcan, incluso anticiparse a cambios, tendencias e imprevistos.

“El 2023 se presenta como un año crucial para dar el salto hacia esas soluciones digitales que faciliten la conciliación de los viajes corporativos con la reducción de costes. Sólo a través de esa combinación se impedirán unos recortes que podrían comprometer la eficiencia de las compañías”, asegura Forns en este sentido.

La evolución de las necesidades empresariales ha obligado a las organizaciones a realizar una serie de cambios en muy poco tiempo. El gran objetivo sigue siendo aumentar los beneficios, pero cada vez es más complicado alcanzarlo sin abordar la transformación digital.

No solo eso. Aunque este proceso ya se haya empezado a adoptar, hay que renovarse continuamente. La actual situación marcada por la inestabilidad de los mercados, la pandemia y los problemas en la cadena de suministros hace necesario adoptar las herramientas más novedosas.

Si el año pasado las tendencias en transformación digital  apuntaban al blockchain, los entornos multicloud o a la toma de decisiones de crecimiento basadas en datos, para este 2023 los retos empresariales pasan por los gemelos digitales, las superapps o la computación cuántica, entre otros.

A lo largo de este artículo descubriremos las nuevas tendencias en transformación digital y repasaremos las que se están afianzando.

Los gemelos digitales: mucho más que un clon

Seguramente no es la primera vez que oyes hablar de esta tendencia tecnológica, pero las posibilidades que ofrece la sitúan en los primeros puestos de todos los rankings.

Poder tener una réplica virtual de un producto, sistema o proceso y hacer pruebas de forma más económica, sin correr grandes riesgos para aplicar solamente los que sean exitosos, supone un gran avance.

¿Te imaginas un avatar de tu talla que se pruebe la ropa por ti y así seas exactamente cómo te va a quedar? ¿O un cerebro virtual que permita descubrir el mejor tratamiento para enfermedades como el Alzheimer?

Estudios como los elaborados por Accenture prevén un crecimiento del 36% anual durante los próximos cinco años.

Las superapps: todo lo necesario en una plataforma

Todos los servicios que un usuario necesita en una misma aplicación. ¿Quiere pedir comida a domicilio, reservar un vuelo y hacer una transferencia? Las superapps lo ofrecen todo en una misma plataforma.

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Al tener acceso a una gran cantidad de datos de sus clientes, estas macro aplicaciones son capaces de anticiparse a sus necesidades. Un ejemplo de lo que estamos contando es WeChat.

Computación cuántica

Son supercomputadoras, cerebros electrónicos capaces de realizar más operaciones en menos tiempo y con menos recursos que los ordenadores tradicionales.

Algunas de sus aplicaciones son la prevención de la propagación de enfermedades, el despliegue de sistemas de detección del fraude, el desarrollo de nuevos materiales, el diseño de medios de transporte más eficientes.

Hiperautomatización

Ya no se trata simplemente de automatizar, sino de hacerlo de forma estratégica. Tomar decisiones basadas en datos extraídos en tiempo real es una de las estrategias digitales que perseguirán la mayoría de las empresas en este 2023.

Xaas

La evolución del Saas (Software as a Service) ofrece acceso a múltiples servicios ofrecidos por un solo proveedor. Amazon Web Services es un claro ejemplo de Xaas (Anything as a Service). 

¿Y el 6G? Probablemente el año que viene ya podamos hablar de ello más en profundidad. Mientras tanto, quedémonos con un dato: De aquí a 2026, las empresas gastarán 3,4 billones de dólares en su transición hacia la transformación digital (fuente: Statista). 

5 tendencias digitales en crecimiento

Otras tendencias em transformación digital de las que ya habíamos hablado en alguna ocasión pero que se mantendrán, e incluso afianzarán, a lo largo de este año son:

1. El Metaverso

Todavía queda mucho camino por recorrer, pero este universo virtual será uno de los grandes actores de la industria 5.0., la nueva revolución industrial en la que la mano del hombre y la tecnología se alían para conseguir una producción más eficaz, con más calidad y a menor coste.

2. El Machine Learning

Una de las aplicaciones de la Inteligencia Artificial es la posibilidad de otorgar a las máquinas la capacidad de adoptar comportamientos que hasta ahora tan solo teníamos las personas. Dicho aprendizaje ha facilitado la toma de decisiones estratégicas, impulsada principalmente por la rapidez en el análisis de la información. Sin errores humanos ni brechas seguridad.

3. La tecnología blockchain

Aplicada, fundamentalmente, a la ciberseguridad. Este modelo descentralizado se caracteriza por el almacenamiento cifrado de los datos. Tradicionalmente se utilizaba en el sector financiero y se relacionaba con las criptomonedas, pero ya se ha trasladado otros sectores.

Evitar cibertaques, acabar con los fraudes, acelerar los procesos de verificación, mejorar el análisis de datos, proteger patentes… Las aplicaciones de la tecnología blockchain son interminables.

4. No-code

Estos softwares están pensados para los trabajadores que no tienen conocimientos informáticos pero que necesitan utilizar herramientas digitales, incluso programar. La escasez de talento tecnológico no es nada novedoso, y cada mes que pasa aumenta la demanda de estos perfiles. Con las herramientas low-code y no-code se busca aliviar esta presión sobre los departamentos de IT.

5. Tecnología IoT

Se prevé que este año se utilicen 50 millones de dispositivos hiperconectados. Imagina los beneficios para las empresas que supondría el poder recopilar y analizar todos los datos aportados. De ahí que otro de los retos para este año sea asegurar la información intercambiada entre las redes inteligentes.

En definitiva, la transformación digital es el camino más directo para optimizar las operaciones internas, automatizar las tareas repetitivas, optimizar recursos, minimizar riesgos y mejorar la experiencia de usuario. 

• La startup, especializada en la digitalización de gastos de viaje profesionales, cuenta con más de 100.000 usuarios en tres países.
• Okticket dedicará los recursos a su internacionalización, a seguir mejorando el producto y el servicio al cliente y a incorporar fuerza de ventas.

Asturias, 12 de enero de 2023. La fintech española Okticket, especializada en digitalización de gastos de viaje profesionales, ha cerrado una ronda de financiación de más de 1,8 millones de euros liderada por Angels, sociedad de inversión de Juan Roig, y Zamit Capital, fondo gestionado por GVC Gaesco, y donde también han participado Encomenda (entidad que ha liderado la ronda anterior de Okticket), fondo coliderado por Carlos Blanco y Oriol Juncosa, y Asterius, fondo liderado por Javier García.

“Estamos muy satisfechos con la ronda de inversión, sobre todo por los inversores que nos acompañan en ella. Dedicaremos los recursos adquiridos para reforzar nuestra estrategia de internacionalización, incorporar fuerza de ventas y a seguir mejorando producto. La calidad del producto y del servicio al cliente es nuestra seña de identidad y queremos que así permanezca en el futuro. Nuestra previsión es volver a duplicar ventas en 2023”, afirma Iván Rodríguez, CEO de Okticket.

Okticket fue creada en octubre de 2017 para ayudar a las empresas a dejar atrás el problema de las notas de gastos de viajes profesionales a través de una herramienta potente, ágil y sencilla que les permite optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde el medio de pago y la digitalización, hasta los procesos de validación, control e integración con el ERP de la empresa.

La empresa ha experimentado un crecimiento sostenido, incluso durante la pandemia, captando cuota de mercado basándose en una estrategia de eficiencia en capital. En 2022 duplicó el volumen de clientes y de contratos de suscripción. Actualmente cuenta con más de 100.000 usuarios y más de 500 clientes repartidos en España, Portugal y Francia, desde pymes a grandes compañías multinacionales, entre las que se cuentan Manpower, Orange, Central Lechera Asturiana o la multinacional química BASF.

El equipo de Okticket también ha experimentado un importante crecimiento en 2022, llegando a incorporar 25 nuevos profesionales a su plantilla.

“Okticket, liderada por Iván Rodríguez, ha demostrado estar muy centrada en mejorar la experiencia de uso, invirtiendo en tecnología que mejora la calidad y velocidad de digitalización, incrementando así exponencialmente la satisfacción de sus clientes”, subraya por su parte Pepe Peris, director general de Angels.

Paco Illueca, director de Inversiones del Área de Capital Riesgo de GVC Gaesco Valores, y Jesús Muela, subdirector general de GVC Gaesco Valores, afirman que: "La inversión en Okticket representa un nuevo paso de Zamit en su apuesta por empresas con un fuerte potencial de crecimiento e internacionalización. El caso de Okticket es interesante porque ofrece a sus clientes una óptima solución digital a la gestión de gastos de viaje profesionales que ha generado un creciente interés por parte del mercado".

Sobre Angels / Marina de Empresas

La sociedad de inversión Angels forma parte, junto con EDEM Escuela de Empresarios y la incubadora y aceleradora de startups Lanzadera, del polo de emprendimiento Marina de Empresas. Se trata de una iniciativa de Juan Roig situada en la Marina de València que tiene la misión de formar, asesorar y financiar a los emprendedores de hoy y del futuro y que constituye una apuesta por la creación de riqueza, el empleo y el fomento de la cultura del emprendimiento.

Angels tiene como objetivo invertir en líderes emprendedores para desarrollar empresas sostenibles y conectarlos con inversores. Ofrece un modelo de gestión basado en el Modelo de Calidad Total, su red de contactos, así como toda la infraestructura necesaria para acompañar al emprendedor, comenzando por las instalaciones situadas en Marina de Empresas. Desde su nacimiento, Angels ha invertido más de 35 millones de euros en 45 empresas. En la actualidad son 32 las empresas participadas.

Sobre Zamit Capital

Zamit Capital, SCA, SICAV-RAIF (‘Zamit Capital’) es un vehículo de inversión multisectorial cuyo objetivo es apoyar el crecimiento de las pymes a través de la toma de participaciones minoritarias en empresas que operan negocios con potencial de crecimiento y dotadas de un equipo gestor profesional capaz de ejecutar un plan de negocio razonable. Zamit Capital se orienta a la adquisición de participaciones minoritarias de empresas con EBITDA comprendido entre 2 y 5 millones de euros con el objetivo de inyectar fondos para crecer o substituir a un accionista. Zamit Capital es un vehículo gestionado por el Grupo GVC Gaesco.

Otras entidades inversoras

Completan la ronda Encomenda Smart Capital (fondo early-seed más activo en España) y Asterius, fondo de capital riesgo para empresas tecnológicas.

La ronda ha sido gestionada por el bufete APICE Grupo, liderado por el experto en inversión para startups Francisco Piera.

¿Qué productos o servicios se llevan la mayor parte del presupuesto? ¿Con qué frecuencia se produce el gasto? ¿Cuáles son los proveedores a los que se recurre con más asiduidad? Si aprovechas la información que te ofrecen los informes de gastos de empresa, te resultará mucho más fácil tomar las decisiones estratégicas necesarias para hacer crecer tu negocio.

¿No sabes muy bien por dónde empezar?

1. Recopila datos

Las hojas de gastos sirven para mucho más que para gestionar los gastos profesionales. Estos documentos son una valiosa fuente de información y el Business Intelligence la mejor herramienta para extraer datos reales y actualizados de forma ágil, incluso cuando las bases de datos son enormes.

Para un análisis de gastos eficaz es interesante realizar una labor de identificación de los principales KPIs y comenzar por los datos que van a tener un mayor impacto en esos indicadores claves de rendimiento.

2. Analiza la información

Una vez obtenidos los datos, almacenarlos sin más no sirve de nada. Hay que limpiarlos y poner orden. Esto implica identificar todas las fuentes de las que procede la información de los gastos, agrupar proveedores y clasificar los gastos en grupos. Así podrás corregir posibles errores y volcar todos los datos en una base única.

De ahí la importancia de aplicar la llamada “Inteligencia de Negocio”. Es decir, de analizar la información aportada por:

• El histórico de operaciones almacenadas en las bases de datos.
• Los informes que pueden obtenerse en tiempo real gracias a las aplicaciones on cloud.

La ventaja es que los datos se almacenan ordenados y están disponibles para consultarse en cualquier momento. Así es más fácil combinar el análisis vertical (patrones, situaciones de gastos, tendencias o proveedores) y horizontal (importes, bienes y servicios que se adquieren o cumplimiento de la política de gastos).

Tomando como ejemplo los gastos de viaje de empresa, las notas de gasto que se analizan con atención aportan detalles muy valiosos. La información que se obtiene va mucho más allá de cuánto dinero gastan los empleados en dietas, kilometraje y demás gastos relacionados con el viaje de negocios.

Para que la tarea sea más sencilla, siempre puedes utilizar un software específico de análisis de gastos. También las herramientas de BI aportan muchas ventajas

• Ayudan :a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios
• Permiten saber qué tipos de gastos son los más frecuentes (kilometraje, gasolina, dietas, hoteles…)
• Calculan la ruta de carretera más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.

Gracias a estaos detalles, puedes preparar una estrategia para optimizar el presupuesto. Las oportunidades de ahorro van desde conseguir tarifas más ventajosas (negociando con los proveedores habituales, por ejemplo) hasta aprovechar las ventajas fiscales.

¿Dudas si ajustar los gastos de kilometraje o el importe de las dietas? Con la herramienta adecuada te llevará minutos, en lugar de horas.

También puedes buscar alternativas más económicas de productos y servicios. Un ejemplo son las tarjetas de empresa sin comisiones por uso en el extranjero. O las líneas móviles con las que no se dispare el uso de datos fuera de la UE.

Todo ello sin mucho trabajo ni para los empleados que reportan los gastos ni para el departamento financiero.

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3. Transforma los informes de gastos de empresa en ventaja competitiva

La gran cantidad de datos generados por las empresas hace muy difícil su gestión de forma eficaz si no se dispone de una herramienta adecuada.

Importante recordar que los software de gestión de gastos se caracterizan por aportar:

• Flexibilidad: se adaptan a las necesidades de cada organización.
• Escalabilidad: crecen con la compañía.
• Integración con los ERP, softwares de recursos humanos y sistemas de gestión empresarial.
• Trazabilidad: las soluciones de gestión de gastos permiten saber al instante qué empleado ha realizado un gasto, dónde ha sido y por qué importe. Este control detallado y en tiempo real de los movimientos aporta información muy valiosa a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos.
• Analíticas avanzadas de todo tipo de información procedente de diversas fuentes. Esto permite mejorar el proceso de compra, sacar proyecciones de futuro, corregir posibles errores antes de que se produzcan, incluso anticipar cambios, tendencias e imprevistos.

El papel de las aplicaciones de gestión de gastos en el control del dato

Cómo controlar algo que no se puede medir? Las herramientas de gestión de gastos empresariales como Okticket permiten obtener y gestionar todos esos datos tan valiosos y necesarios para simplificar la toma de decisiones estratégicas.

Los beneficios de mejorar la actividad económica de tu empresa con Okticket son numerosos. Aquí te presentamos algunos de los más destacados:

1. La plataforma permite hacer un seguimiento en tiempo real de los gastos y proporciona informes detallados. Puedes establecer límites de gastos y recibir notificaciones cuando se excedan, manteniendo un control constante sobre los recursos financieros de tu empresa.
2. Okticket simplifica el proceso de reembolso de gastos a los empleados. Y en caso de que ofrezcas dietas, la posibilidad de gestionarlas a través de la app te ayudará a mantener el control del flujo de efectivo.
3. Puedes integrar la aplicación con tu sistema contable, sea el que sea.
4. Ahorrarás hasta un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativa. Ello permite que los equipos se enfoquen en la gestión de datos, planificación y mejora de márgenes, generando así un valor añadido significativo.
5. Dejarás de lado la gestión de gastos en Excel. Con eso, se evitan muchos errores asociados a los procesos manuales. Solo tienes que sacar una foto al ticket o factura con tu móvil y el OCR inteligente de Okticket extrae automáticamente la información clave del gasto (fecha, CIF del proveedor, importe, tasa...). El gasto se sube a la aplicación en segundos.
6. Okticket ayuda a cumplir con las normas. Todos los datos de gastos se almacenan de manera segura y están disponibles para su revisión cuando sea necesario. demás, la app está homologada por la Agencia Tributaria.
7. Puedes generar informes detallados. Unido a lo comentado en el punto anterior, te resultará muy útil de cara a pagar impuestos o a enfrentarte a posibles inspecciones de Hacienda. Incluso para estar preparado de cara a superar auditorías internas y externas.
8. Okticket contribuye a que las organizaciones cumplan con sus políticas de sostenibilidad mediante la reducción significativa del uso de papel.

En resumen, Okticket es la solución perfecta para la gestión de gastos profesionales. ¡Empieza hoy mismo el camino hacia la toma de decisiones estratégicas!

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Puede ser un proceso rápido, sencillo y transparente o una tarea larga, tediosa y con algunas sombras. En toda empresa, cualquier gasto que se realice viene precedido de su correspondiente proceso de aprobación.

¿Cómo es este proceso? ¿Qué métodos de validación de gastos profesionales son los más efectivos? Lo veremos a lo largo de este artículo.

Cómo optimizar el proceso de aprobación de gastos

Una de las primeras medidas a adoptar para optimizar el proceso de gestión y validación de gastos es establecer una política de gastos adaptada a la actividad de cada organización y compartirla con los empleados para que conozcan los límites, el procedimiento de solicitud y los criterios de aprobación de gastos. ¿Qué es lo que no puede faltar en este documento?

• Un listado de las personas o cargos que pueden dar de paso las compras, las contrataciones de servicios o la realización de viajes profesionales, por poner algunos ejemplos.
• La delegación de funciones en caso de que los responsables estén de vacaciones o de baja laboral.
• Los tipos de gastos que se consideran reembolsables: gastos de viaje profesionales, dietas, kilometraje, gastos de representación…
• Los métodos de pago: efectivo, tarjeta bancaria personal, tarjeta de empresa…
• Los límites de gasto por empresa, por usuario y por categoría de gasto.
• El flujo de validación.
• La información que debe incluirse en las notas de gastos.
• Los justificantes válidos: soporte admitido, plazo de presentación, datos obligatorios…
• El procedimiento de reembolso en caso de que el trabajador adelante el dinero de su bolsillo.

Vamos a ver algunos de estos puntos más en detalle.

Lee también: «LA IMPORTANCIA DE ESTABLECER UNA POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE»

Establecer un flujo de aprobación

Puede ocurrir que el proceso de validación de gastos de empresa requiera la supervisión de más de un responsable, lo que implica destinar más tiempo y recursos. Entre que el empleado realiza el gasto y el responsable del departamento de administración lo da de paso pueden pasar semanas.

Por eso, lo ideal en estos casos es contar con una herramienta que permita automatizar un workflow de aprobación. Funciona más o menos de esta forma:

1. El empleado realiza un gasto.

2. Lo registra, comprueba que todos los datos son correctos y lo envía a revisión.

3. Su supervisor lo abre y si todo es correcto,  lo aprueba.

4. Una vez aprobado, otro responsable se encarga de validarlo.

5. Cuando esté validado, la persona con el rol establecido lo tramita y procede al reembolso, si el empleado ha adelantado el dinero.

Dicho flujo puede variar en función de variables como el departamento, el cargo o los proyectos.

En este punto es importante recordar que un error común es alargar el flujo de aprobación con capas innecesarias que ralentizan el proceso. De ahí la importancia de establecer un sistema de notificaciones que avise de los cambios de estado de los gastos. Algunas herramientas de digitalización de gastos profesionales cuentan con esta funcionalidad

Definir un criterio de justificación

A la hora de justificar los gastos pueden ocurrir dos cosas: que te inunden de datos innecesarios o que los documentos no cuenten con la información básica requerida para que sean válidos de cara a Hacienda.

Por eso es importante informar a los empleados de que no todos los comprobantes son válidos como justificantes de pago. Estos deben ser legibles e incluir una serie de datos para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la empresa: número de ticket/factura y serie, CIF del proveedor, fecha de expedición y de operación (en caso de que esta sea distinta), nombre del proveedor, concepto del bien o servicio prestado, tipo impositivo e importe total.

Luego están conceptos como el soporte admitido. Si en tu empresa la aprobación es manual, lo habitual es que los tickets o facturas se presenten en papel. En este caso, debes tener especial cuidado con los datos ilegibles y asegurarte de que el concepto y el importe se corresponden con lo anotado en la nota de gastos.

Pero si la gestión está digitalizada y quieres que los registros sean a través de la app correspondiente, tendrás que informar a los empleados de que, por regla general, solo se admitirán justificantes digitalizados.

¿No quieres que los empleados pasen gastos antiguos? En ese caso también deberás fijar los plazos de presentación de justificantes.

Además de esto, las compañías pueden establecer que las hojas de gastos incluyan información como el motivo del gasto, la categoría de gasto, el centro de coste o el número de comensales (por ejemplo, en una comida de negocios) o el cliente (en caso de los gastos de representación).

De nuevo, las herramientas de digitalización de gastos profesionales hacen que esta parte del proceso de validación sea mucho más rápida y sencilla. Eso sí. Asegúrate de que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Solo así el justificante digitalizado tendrá la misma validez legal que el original en papel.

Implantar una política de reembolso

¿La empresa tiene establecido algún procedimiento para el reembolso de las notas de gastos? ¿El ingreso se realiza en la nómina? ¿Cuánto tienen que esperar los trabajadores para recibir la devolución del dinero adelantado?

Para que el reembolso de los gastos profesionales no se convierta en un caos, es fundamental definir el procedimiento a seguir: periodo de tiempo máximo para hacer las devoluciones, forma de pago, listado de gastos reembolsables y no reembolsables, etc. Las normas deben ser claras y compartidas con todo el equipo.

Especialmente importantes es definir bien cuáles son los gastos profesionales reembolsables. No existe un listado oficial, pero por norma general se aceptan:

• Los gastos derivados de los viajes de negocios: desplazamiento (transporte, kilometraje, aparcamiento. peajes), alojamiento y manutención.
• Los gastos de representación (regalos y comidas con clientes).
• Los materiales de oficina y los necesarios para realizar un trabajo.
• Los gastos de artículos de telefonía e informática.

Luego hay empresas que deciden abonar conceptos como la lavandería del hotel en estancias de varios días.

Importante también dejar claro cuáles son los gastos no reembolsables. Están los típicos, como las multas de tráfico aunque el coche sea de empresa, las compras de artículos personales o las comidas fuera del horario laboral. Pero hay empresas que añaden sus propias restricciones, como pueden ser los gastos cuyos justificantes se hayan extraviado o tengan los datos ilegibles.

¿Qué modelo de gestión de gastos utilizas?

Dependiendo del modelo de gestión de gastos empleado, la validación se simplifica más o menos. Vamos a ver los pros y contras de los tres tipos:

1. Modelo fijo: el trabajador recibe una cantidad de dinero fija cuando tiene que salir de viaje o realizar alguna compra para la empresa. Lo bueno es que el empleado no tiene que adelantar el dinero y el proceso de aprobación se simplifica. Lo malo es que se pierde el control del gasto. Pongamos el ejemplo de una empresa que dé a un empleado una dieta diaria de 50 euros para los gastos de manutención. Al no tener que rendir cuentas, puede destinar el dinero a compras que en otras circunstancias serían gastos no reembolsables.

2. Modelo por gasto: los empleados tienen que guardar los tickets o facturas y presentar una hoja de gastos, tanto si ha recibido un anticipo como si ha adelantado el dinero de su bolsillo. En este caso, el departamento de finanzas tiene más control sobre los gastos. Pero… el proceso de aprobación se alarga y se vuelve más complejo.

3. Modelo mixto: La empresa combina los dos modelos anteriores. Puede hacerlo por tipo de gastos, por rol, por departamentos… Dependiendo de cuál emplee en cada momento la validación se simplifica o se complica. Un ejemplo frecuente de este modelo es el de una empresa que ofrece a sus empleados en movilidad una cantidad fija en concepto de dietas, pero que exige que se le entreguen los justificantes correspondientes.

En definitiva, si tu organización dispone de una política de gastos, la validación manual es una pérdida de tiempo y de recursos absoluta. Por no hablar de todos los errores que se producen y del riesgo de sufrir fraude interno.

Lo más operativo es automatizar el proceso mediante una herramienta de gestión de notas de gastos que te permita configurar reglas y límites de gasto, asignar gastos a categorías y centros de coste y establecer alertas, además de ofrecer conciliación bancaria e integración con el ERP de tu empresa.

Otra opción es ofrecer a tus empleados tarjetas de empresa que ofrezcan conciliación automática o la posibilidad de personalizar los límites de uso por categorías, incluso por días.  Así te olvidarás del engorro que supone gestionar anticipos y reembolsos pero seguirás teniendo la trazabilidad del gasto.

Cómo crear un proceso de aprobación de gastos con Okticket

Para que veas lo fácil e intuitivo que resulta validar un gasto mediante una app, te ponemos el ejemplo de Okticket.  ¿Qué pasos hay que seguir?

1. El primer paso es que el empleado entre en la app y registre el gasto. Para ello, solo tiene que sacar una foto al ticket, seleccionar la categoría, asignarlo a una hoja de gastos y a un centro de coste si procede. Posteriormente, pasa la hoja de gastos a revisión.

2. Desde la app y el gestor web, la persona responsable puede ver las hojas de gastos creadas por su equipo.

3. Para realizar los cambios de estado tienes que entrar en la hojas de gastos desde el gestor web. Si por ejemplo eres un validador de primer nivel, puedes coger las hojas que pongan “Pendiente de revisión” para pasarlas a revisión.

4. Cuando la hoja esté revisada, y si tienes rol para ello, puedes aprobarla o rechazarla. Si la apruebas, pasará al siguiente nivel de validación hasta que se marque como “tramitada”.

Si quieres recibir notificaciones en la app y/o en tu correo electrónico cuando el estado de las hojas de gastos haya cambiado,  puedes hacerlo desde tu perfil. 

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? ¿Te resulta una tarea complicada y tediosa? Dependiendo de si cuentas o no con una app para gestionar gastos de empresa, la respuesta seguro que cambia.

¿Todavía sigues empleando los métodos de siempre? Te sorprenderá saber lo eficiente, rápida y sencilla que te resulta la gestión de las notas de gastos con una app.

¿No crees que sea para tanto? Puede que después de leer este artículo cambies de idea.

Ahora veremos las ventajas que tiene un software de gestión de gastos de empresa. Pero antes, es importante recordar que estas herramientas permiten controlar los gastos de los empleados en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).

Ventajas de usar una app de gastos de viaje profesionales

Cada app de gestión de gastos profesionales es diferente. Pero todas suelen tener unas características comunes que aportan ventajas para toda la compañía. Dirección Financiera, Recursos Humanos, Ventas… Todos salen ganando.

Más tiempo para tareas de valor

Retomemos la pregunta que hacíamos al principio de este artículo: ¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? Los empleados que viajan y tienen que reportar gastos de forma manual también invierten mucho tiempo en rellenar las notas de gastos.

Al digitalizar los tickets y facturas los procesos se agilizan. Todo ese tiempo que se invierte de menos en tareas monótonas, puede dedicarse a realizar tareas de mayor valor productivo.

Trazabilidad de los gastos de viaje

Los empleados pueden registrar los gastos en el momento. Gracias a eso, el área de finanzas puede rastrear todo el proceso. Tener un control detallado y en tiempo real de los movimientos ses muy sencillo.

¿Te imaginas saber al instante que un empleado ha hecho un gasto, dónde ha sido y por qué importe?

Además, al obtener trazabilidad, las empresa pueden atribuir un gasto a un área concreta, proyecto, centro de coste o empleado. Incluso hacer un seguimiento del flujo de aprobación de las hojas de gastos, desde el reporte hasta el reembolso.

Estos datos son sumamente valiosos a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos y tomar decisiones basadas en datos reales.

Cumplimiento de la política de gastos

Las aplicaciones de control de gastos de empresa permiten dejar atrás los procesos manuales, que dan lugar a errores.

Puede ocurrir que las prisas por liquidar los gastos hagan que te despistes. Como consecuencia, podrían escaparse gastos que no se ajustan a la política de gastos de empresa.

Suele pasar con frecuencia con los gastos de viaje profesionales que todavía se gestionan a mano. Tickets pasados más de una vez o que exceden el límite de gastos fijado por la empresa son habituales. También pueden colarse recibos antiguos o compras efectuadas en los días en los que el empleado no está trabajando.

Gracias a las apps de gestión de gastos profesionales puedes tener una visión global y clara de los mismos. Gracias a eso, puedes localizar de forma rápida si alguna compra no se ajusta a la política de la empresa.

Toma de decisiones financieras

Con una app de gastos, la información se guarda de forma ordenada, accesible en todo momento. En el caso de los gastos de viaje, por ejemplo, las empresas pueden agruparlos por conceptos (kilometraje, gasolina, dietas, transporte público, alojamiento…).

Esto facilita la toma de decisiones financieras, como puede ser el presupuesto para viajes de empresa.

Mejor ambiente en el equipo

El momento de presentar las notas de gastos para que sean validadas puede ser fuente de conflictos entre el área de finanzas y los empleados.

Pero con las herramientas adecuadas, los usuarios pueden registrar los gastos según se vayan produciendo. Y en el caso de los viajes de empresa, no tienen que cargar con los tickets si utilizan una app homologada por la Agencia Tributaria.

Tampoco volverán a perder dinero por culpa de tickets perdidos o gastos pasados fuera de plazo.

‍Retorno RÁPIDO De la inversión 

Las aplicaciones móviles no suelen tener un coste muy elevado. De hecho, normalmente son SaaS (Software as a Service), es decir, ofrecen un modelo de coste por uso. Esto evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares.

Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.

Elegir una app para controlar los gastos de tu empresa

¿A estas alturas has empezado a cambiar de idea y te estás planteando utilizar una app de control de gastos? Antes de elegir una, verifica que cumple con una serie de requisitos:

• Si no es fácil de usar, los trabajadores no la van a utilizar, o lo harán de forma errónea.
• Permite el seguimiento por tipo de gasto.
• Se integra con tu ERP.
• Ofrece conciliación bancaria.
• Puede brindarte informes en tiempo real sobre los hábitos de gasto de los empleados.
• Se adapta a los requisitos de cada usuario.
• Cuando el gasto se realiza fuera de la zona Euro, la app tiene que ser capaz de hacer la conversión desde esa divisa al Euro.
• Funciona sin conexión a Internet.

Okticket te ofrece todo eso y mucho más. ¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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