A punto de decir adiós a 2024, es el momento de pararnos y recordar lo que hemos vivido este año. Todo lo que nos ha ocurrido suma para hacer de Okticket una solución aún más potente, pero sin perder de vista nuestro objetivo: poner a las personas en el centro.

¿Nos acompañas en este viaje por los últimos 12 meses?

Nuevas Funcionalidades y Avances Tecnológicos

Seguimos mejorando nuestra herramienta para ofrecer una gestión de gastos profesionales más rápida, potente y rentable.

Entre las funcionalidades más destacadas, hemos lanzado la siguientes:

• Conciliaciones múltiples
• Validación de los gastos de varias empresas desde una sola cuenta
• Nuevos límites
• Mejoras en la gestión de usuarios
• Creación de gastos desde el gestor web
• Posibilidad de adjuntar archivos de diferentes formatos

Y además… Hemos mejorado la usabilidad visual de nuestra aplicación. Gestionar gastos es más intuitivo que nunca.

PelAIo, nuestro OCR inteligente

Gracias a la inteligencia artificial aplicada, hemos llevado nuestro motor de reconocimiento a un nuevo nivel, ofreciendo precisión y rapidez inigualables a nuestros clientes. Algunas ventajas destacadas:

• Procesamiento ultrarrápido. Extracción de datos de todos los campos en tiempo real, sin postprocesado.
• Internacionalización. Lectura de recibos, facturas o comprobantes independientemente del país, moneda, modelo fiscal, idioma o codificación de caracteres.
• Campos dinámicos ampliados. Ejemplos: matrículas de peajes y/o aparcamientos, número de personas en restaurantes, artículos de servicio, litros de gasolina en informes, direcciones, números de pedido...
• Detección del idioma y traducción en tiempo real de los tickets y recibos al idioma del país del usuario.  
• Alertas ultrapersonalizadas, alineadas con las políticas internas. Si un gasto no cumple con estos parámetros, es rechazado automáticamente, asegurando un control eficiente y preciso.

Módulo de Solicitud de Viajes

Los empleados ya pueden crear solicitudes de viajes desde el gestor web e introducir la información necesaria para generar la solicitud (como pueden ser la fecha de salida y llegada, el destino o el motivo del viaje).

También pueden solicitar servicios o provisiones de fondos para dicho viaje.

Reconocimientos y Certificaciones

Este año no solo ha sido de crecimiento, sino también de validación de nuestra calidad y compromiso:

• La Revista Emprendedores España nos coloca en el top 50 de las startups españolas más innovadoras de 2024
• Obtuvimos las certificaciones ISO 9001 e ISO 27001, reafirmando nuestro estándar de excelencia.
• Fuimos reconocidos como Empresa PYME Innovadora, un sello que refuerza nuestro compromiso con la innovación y el desarrollo continuo.

Además, estamos orgullosos de formar parte del programa ScaleUp Spain Network, consolidando nuestra posición como referente en el sector de las soluciones financieras embebidas.

La Suma Multiplica: Más partners, nuevas integraciones

Y además…. Hemos ampliado nuestra red de partners y sumado nuevas integraciones con plataformas como Sage Active y Ahora ERP. Una muestra más de que seguimos fortaleciendo nuestro ecosistema y ofreciendo una experiencia más completa a nuestros usuarios.

En 2024, sumamos más de 3.500 empresas cliente que confían en Okticket, consolidándonos como el software líder de gestión de gastos de viaje profesionales en España

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¿Dónde hemos estado este año?

Por otra parte, este año hemos participado en más de 50 eventos de España, México, Portugal y Francia. A continuación, destacamos algunos:

• Jornada Generali “Eficiencia Económica en la Empresa: Creación de Valor”  (15 de febrero de 2024)
• HIP 2024 (19, 20 y 21 de febrero de 2024))
• Fintech México Forum (29 febrero 2024)
• Encuentro VIP entre CFOs La Latina Valley (6 de marzo de 2024)
• Asamblea General y Foro de Invierno de AFEB (20 de marzo de 2024)
• Advanced Factories Barcelona (10 de abril de 2024)
• Jornada Anual Asset Valencia (18 de abril de 2024)
• México Business Forum (25 de abril de 2024)
• Feria de la Ciencia y la Innovación Sekuens (26 de abril de 2024)
• Congreso AECEM (9 de mayo de 2024)
• Foro Asturias Digital (9 de mayo de 2024)
• Sommet des Leaders de la Finance París (29 de mayo de 2024)
• DES Málaga (11, 12 y 13 de junio de 2024)
• ERP Summit España (18 de junio de 2024)
• Jornada Anual Asset Barcelona (18 de junio de 2024)
• Travel Manager Networking Day IBTA (19 de junio de 2024)
• 9º Congreso América Digital México (19 y 20 de junio de 2024)
• Fintech Summit Latam México (14 y 15 agosto 2024)
• ERP Summit México (24 septiembre 2024)
• Finnosummit México (25 y 26 septiembre 2024)
• Finan Forum (1 y 2 octubre 2024)
• IDC Directions Estoril (2 y 3 octubre 2024)
• Congreso Anual de Oficinas de CE Consulting (3 y 4 octubre 2024)
• Finance Meeting 2024 (9 octubre 2024)
• 79 Congreso “Ordre des Experts Comptables” Marsella (9, 10 y 11 octubre 2024)
• All OKT (17 de octubre de 2024)
• Financial & Fintech Innovation Summit (29 octubre 2024)
• DIRFCON (28 noviembre de 2024)
• Web Summit Lisboa (11,12, 13 y 14 noviembre 2024))
• Congreso Autelsi (22, 23 y 24 noviembre 2024)
• TechRise Oviedo (10, 11 y 12 diciembre 2024)
• Encuentros para asociados organizados por APD, Club de Calidad y AEFI
• Eventos de partners como Seidor, Sothis, Líder IT o RIC Solutions
• Jornadas “Café y Conectamos" organizadas por Lanzadera

Mirada al futuro: Crecimiento e internacionalización

Con una base sólida, estamos convencidos de que los próximos meses estarán llenos de oportunidades para continuar creciendo. Nuestro objetivo es seguir escalando con paso firme, apostando por la innovación y manteniendo nuestro compromiso con la calidad.

En 2025, planeamos:

• Ampliar nuestras funcionalidades e integraciones para cubrir aún más necesidades de nuestros clientes.
• Fortalecer nuestra presencia internacional y explorar nuevos mercados.
• Continuar siendo un referente en la gestión de gastos y en la transformación digital de empresas.

Gracias por ser parte de este viaje

Nada de lo que hemos logrado sería posible sin el apoyo de nuestros clientes, socios y equipo. ¡Gracias por confiar en Okticket para hacer que la gestión de gastos de empresa sea más sencilla y eficiente!

¿Listo para lo que viene en 2025? Juntos, continuaremos transformando el futuro de las finanzas corporativas.

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En un momento en el que las organizaciones aceleran su digitalización, podría pensarse que los viajes de empresa están perdiendo relevancia. Sin embargo, la realidad es muy distinta.

Como veremos a lo largo de este artículo, la rentabilidad de los viajes de negocios está más que demostrada.  A esto hay que añadir el hecho de que estos desplazamientos son cruciales para el crecimiento y la expansión empresarial.

ROI de los viajes de negocios: una inversión que se multiplica por seis

Según informes recientes, por cada euro invertido en viajes de negocios, las empresas obtienen un retorno de hasta seis veces esa cantidad. Este ROI del 600% se debe a factores clave como:

• Aumento en las ventas gracias a negociaciones más efectivas.
• Reducción de tiempos en los procesos de cierre de acuerdos.
• Fidelización de clientes al fortalecer relaciones cara a cara.

Este impacto positivo se traduce en:

• Cierre más rápido de acuerdos clave.
• Fortalecimiento de las relaciones con los clientes.
• Una mejor comprensión de los mercados emergentes.

Los ejecutivos son conscientes de ello. De hecho, el 81% considera que los viajes de empresa son esenciales para el bienestar y expansión de la compañía (fuente: Oxford Economics).

¿Los principales motivos?

1. El poder conectar personalmente con socios y clientes les ofrece una ventaja competitiva significativa.

2. Estos encuentros permiten negociaciones más efectivas y la oportunidad de cerrar acuerdos en entornos más personales y directos.

La efectividad de las reuniones presenciales

Las estadísticas respaldan que las reuniones cara a cara tienen un impacto notablemente superior al de las virtuales. Un estudio de Harvard Business Review revela que los encuentros presenciales son 34 veces más efectivos que los digitales.

¿Qué factores contribuyen a esta efectividad del tú a tú?

• Mejor comunicación. Permiten interpretar el lenguaje corporal y las señales no verbales.
• Construcción de confianza. La interacción personal genera relaciones más profundas y significativas.
• Mayor enfoque. Las reuniones presenciales suelen ser más productivas, ya que reducen distracciones comunes en entornos virtuales.

Así que ya lo sabes. Si tu empresa busca expandirse en un mercado emergente, tienes mayores probabilidades de éxito si el equipo ejecutivo se reúne directamente con socios locales.

Viajes de empresa en España: Un mercado en crecimiento en 2025

Otra muestra de que los viajes de trabajo continuarán siendo un pilar importante para las empresas españolas son las proyecciones positivas que se manejan. Según GEBTA, en 2025:

• Los viajes de negocio moverán 15.600 millones de euros en España.
• La inversión en viajes profesionales alcanzará los 5.500 millones de euros.
• Estos desplazamientos generarán 550.000 millones de euros en oportunidades de negocio.

Con una tasa de crecimiento acumulada del 22%, es evidente que las tendencias en business travel 2025 apuntan hacia un aumento significativo en el gasto empresarial. De hecho, el Business Travel Monitor en España (AEGVE) ya ha adelantado que las empresas españolas aumentarán un 3,6% sus presupuestos para viajes de negocios de cara a 2025.

Estos datos son un claro indicativo de que las empresas españolas siguen confiando en la rentabilidad y el valor estratégico de los viajes de negocios

Sin embargo, este crecimiento también plantea un desafío: cómo maximizar la eficacia de cada euro gastado.

Herramientas estratégicas para maximizar la rentabilidad de los viajes de negocios

Para obtener el mayor retorno de inversión, es fundamental adoptar tecnologías y herramientas que optimicen la gestión de estos desplazamientos. Las aplicaciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket ofrecen beneficios tangibles:

• Proporcionan un control detallado y en tiempo real de los gastos. El seguimiento exhaustivo garantiza que cada euro invertido está justificado y alineado con las políticas de gasto corporativas.
• Simplifican la planificación y aprobación de estos desplazamientos. Esto puede ahorrar hasta un 80% del tiempo dedicado a la gestión manual de notas de gastos. Gracias a eso, los trabajadores pueden concentrarse en sus objetivos de negocio sin preocuparse por la logística y los pormenores financieros. Con Okticket, por ejemplo, el ahorro es de 120 horas por empleado y año.  
• Aportan análisis detallados del coste-beneficio de las reuniones presenciales. De esta forma, las empresas pueden tomar identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones informadas sobre cuándo y cómo invertir en viajes futuros. Esto ayuda a mantener liquidez y evitar sorpresas financieras.
• Cuentan con funcionalidades como la integración con sistemas de contabilidad, aprobación de gastos en movilidad y cumplimiento normativo.

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En esta tabla, realizada con datos extraídos a partir de nuestra base de datos, puedes ver el coste medio de gestionar las notas de gastos a mano.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es el ROI promedio de los viajes de negocios?

El ROI promedio de los viajes de negocios alcanza hasta un 600%, lo que significa que por cada euro invertido, las empresas obtienen un retorno de seis euros. Este beneficio se genera gracias a la mejora en la efectividad de las negociaciones, el fortalecimiento de relaciones con clientes y el cierre más rápido de acuerdos clave.

¿Qué estrategias se pueden utilizar para maximizar el ROI en business travel?

Para optimizar la rentabilidad de los viajes de negocios, es clave implementar estrategias como:

• Implantación de aplicaciones de gestión de gastos corporativos.
• Análisis del coste-beneficio de las reuniones presenciales.
• Capacitación de los equipos en la elección de los viajes más rentables.

El uso de software para optimizar viajes de empresa resulta clave para maximizar el retorno de inversión. Además, seguir de cerca las tendencias en business travel 2025 permitirá identificar nuevas oportunidades para mejorar la gestión de viajes de negocios.

¿Cómo medir el ROI de los viajes de negocios?

Para evaluar la rentabilidad de los desplazamientos corporativos, las empresas deben considerar indicadores como:

1. Incremento en las ventas generadas tras reuniones presenciales.
2. Coste por oportunidad cerrada.
3. Reducción de tiempos en los ciclos de venta.
4. Satisfacción de los clientes tras encuentros en persona.

El uso de software para optimizar viajes de empresa también facilita este análisis, proporcionando datos detallados sobre gastos y beneficios asociados a cada desplazamiento.

¿Qué herramientas usar para gestionar gastos en viajes de empresa?

El éxito de las reuniones presenciales no solo depende del contacto directo, sino también de una buena gestión de los recursos. Herramientas como Okticket permiten:

• Control detallado y en tiempo real de los gastos.
• Planificación y aprobación ágil de los desplazamientos.
• Integración con sistemas contables para cumplir normativas y optimizar la logística.

El uso de software para optimizar viajes de empresa también facilita este análisis, proporcionando datos detallados sobre gastos y beneficios asociados a cada desplazamiento.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática, facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos  tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales. (TSK)

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Conclusión

Los datos son claros: los viajes de negocios son una inversión valiosa y estratégica que puede catalizar el éxito de una empresa. En este contexto, es crucial planificar cuidadosamente y aprovechar cada oportunidad que estos viajes ofrecen.

Además, Integrar herramientas como Okticket y adoptar estrategias basadas en datos permite maximizar el ROI de cada desplazamiento.

Las empresas que entiendan esta realidad estarán mejor posicionadas para liderar en una economía global cada vez más competitiva.

¿Quieres maximizar el ROI de tus viajes de negocio? Descubre cómo Okticket puede ayudarte a optimizar cada euro invertido.

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Cuando una empresa crece, también lo hacen sus procesos. Y con ello, la necesidad de contar con herramientas que mantengan todo bajo control.

Los ERP son esenciales para gestionar diversas operaciones. Pero para maximizar su potencial en el área financiera, hay que ir más allá y lleva a cabo una estrategia de integración de un software de gestión de gastos con el ERP.

¿Qué ventajas aportan los conectores? ¿Cómo sacarles el mayor rendimiento? ¿Cuál es la aplicación que mejor se integra con tu ERP? Lo veremos a lo largo de este artículo.

¿Por qué es importante la integración de un software de gestión de gastos con tu ERP?

Al integrar una aplicación de control de gastos con tu ERP, ambas herramientas se conectan, lo que garantiza un flujo continuo de información.

Esta unión permite que los datos de gastos, como tickets y facturas, se sincronicen automáticamente con los módulos de contabilidad, tesorería o reporting del sistema de gestión empresarial.

Ventajas de la integración de sistemas

Veamos algunos beneficios derivados de integrar una aplicación de control de gastos con el ERP de tu empresa.

• Automatización de procesos financieros. Olvídate de las tareas manuales y acelera el registro de gastos.
• Reducción de errores y discrepancias en la contabilidad y facturación.
• Visibilidad de los gastos en todo momento, ideal para decisiones rápidas y basadas en datos.
• Cumplimiento normativo. Facilita la generación de reportes conforme a las normativas fiscales locales.
• Eficiencia en la gestión del flujo de caja.  Controla los gastos corporativos de forma precisa, ayudando a optimizar el cash flow.
• Libera recursos del departamento financiero para centrarse en tareas estratégicas.‍
• Escalabilidad para empresas en crecimiento. Esta integración debería permitirte gestionar mayores volúmenes de datos sin aumentar la complejidad.

Un dato relevante: Empresas que han integrado soluciones como Okticket con sus ERP han logrado una reducción de hasta el 80% en el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Cómo elegir el mejor software de gestión de gastos para integrarlo con tu ERP

Como estás viendo, elegir la solución Fintech adecuada para integrar con tu ERP es una decisión estratégica, por lo que conviene tener en cuenta varios criterios clave.

• El primero, evidentemente, es que tenga un conector compatible con la herramienta que utilices.
• Facilidad de configuración y uso. Un software con una integración sencilla reduce los tiempos de implementación y capacitación.
• Funcionalidades avanzadas. Busca opciones que incluyan OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), conciliación bancaria automática y visibilidad de los datos en tiempo real.
• Soporte técnico y actualizaciones frecuentes. Una atención postventa de calidad es esencial para garantizar el éxito a largo plazo.
• Cumplimiento legal.

Consejos prácticos para una integración de sistemas exitosa

Para garantizar que la integración con tu ERP sea un éxito, es preciso realizar una planificación previa. A continuación, enumeramos algunos pasos que conviene seguir.

1. Antes de comenzar con el proceso de integración, es importante que evalúes tus necesidades actuales. Verifica también que las herramientas de gestión que utiliza tu empresa estén preparadas para soportar la carga extra que supone una integración.
2. Asigna un responsable de proyecto que lidere la integración. Entres sus funciones estará la de informar a los responsables de los departamentos sobre los plazos y sistemas que se van a integrar.
3. Durante la implantación, lo ideal es que definas los flujos de trabajo para garantizar una transición sin problemas.
4. Justo antes de la puesta en marcha, es necesario que capacites a tu equipo para que pueda aprovechar al máximo la herramienta integrada.
5. Implementa la integración de forma gradual. Esto reduce riesgos y permite realizar ajustes en caso de ser necesario.
6. Revisa el rendimiento y ajusta los procesos según sea necesario.

Integración de sistemas: Ventajas clave para tu empresa

Ahora que ya tienes una idea de lo que necesitas, estás en posición de elegir la solución de gestión de gastos de empresa que mejor se integra con tu ERP.

Beneficios destacados de integrar Okticket con tu ERP

En Okticket, entendemos que cada empresa tiene necesidades únicas. Por ello, ofrecemos una solución adaptable que se integra con los principales ERP del mercado. Nuestra herramienta ofrece múltiples ventajas para el departamento financiero:

1. Transfiere automáticamente los gastos registrados en Okticket a tu sistema contable y ERP de forma ágil y sencilla. Sin necesidad de procesos manuales.
2. Nuestros conectores son bidireccionales y evolutivos, por lo que garantizan un flujo de datos continuo en ambas direcciones. Además, evolucionan con las actualizaciones de los ERP, garantizando compatibilidad y funcionalidad.
3. Okticket cuenta con integraciones certificadas por los partners tecnológicos más importantes.
4. Los conectores son configurables según las reglas contables y necesidades específicas de tu empresa.
5. Los gastos se integran directamente con los asientos contables, respetando el plan contable de tu empresa.
6. Accede a la información de gastos y contabilidad al instante.
7. La protección de datos está garantizada.

Además, contamos con soporte especializado para garantizar una integración exitosa y sin complicaciones.

Ejemplo de integración de Okticket + ERP

1. Un empleado sobe una foto del ticket a la app.
2. La herramienta extrae los datos con tecnología OCR y los organiza automáticamente.
3. Los datos se sincronizan con el ERP de la empresa (Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Libra, Odoo, etc.)
4. Todo queda listo para la contabilidad en cuestión de minutos.

Gracias a esta integración, la gestión de notas de gasto se automatiza y se convierte en un proceso ágil, eficiente y sin errores.

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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Es compatible Okticket con mi ERP?

Sí. Okticket se integra de forma nativa, bidireccional y evolutiva con tu ecosistema de software, sin necesidad de ficheros ni procesos intermedios. La integración puede realizarse mediante conectores homologados, usando la API de Okticket o, en caso de que tengas un desarrollo propio, con una integración a medida.

¿En qué se diferencia la integración que ofrece Okticket de la de otras soluciones?

En Okticket ponemos a tu disposición integraciones directamente desplegadas por nuestros expertos junto con los equipos técnicos de los desarrolladores. Esto garantizar la evolución del conector con tu ERP y que soporte todas sus actualizaciones.

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Conclusión

La integración de un software de gestión de gastos con tu ERP no solo mejora la eficiencia operativa. También optimiza el control financiero y facilita la escalabilidad de tu empresa.

En este sentido, Okticket ofrece una solución adaptable y fácil de implementar, diseñada para cumplir con las necesidades de las empresas modernas.

¿Quieres que tu ERP haga más por tu empresa? Descubre cómo Okticket puede optimizar tu gestión financiera al integrarse con los principales sistemas del mercado.

¿Listo para dar el siguiente paso? Solicita una demo personalizada.

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Que los departamentos financieros afrontan desafíos continuos en la gestión de gastos empresariales no es ninguna novedad. Tampoco es la primera vez que hablamos de que aproximadamente el 20% de las notas de gastos contienen errores, la mayoría derivados de la falta de control.

Y si eres usuario de alguna aplicación de gestión de gastos profesionales puede que estés familiarizado con la posibilidad de fijar algún límite. Incluso de que te llegue una notificación avisándote de algún detalle. Pero… ¿Has tenido la oportunidad de personalizar las alertas de gasto con tanto nivel de detalle y automatización que ya no hay anomalía que se te escape?

Facturas duplicadas, tickets incompletos, falta de justificante o gastos no deducibles son los problemas más comunes de las notas de gastos. Estas irregularidades generan una carga administrativa innecesaria, pérdidas económicas y multas cuantiosas.

Atajar de raíz tácticas fraudulentas tan arraigadas es muy complicado. Sobre todo, si las armas con las que cuentas no han evolucionado. En esta lucha contra los gastos que no se ajustan a las reglas de tu empresa, la Inteligencia Artificial es tu mejor aliada.

Control total de gastos de empresa: Cómo Pelaio identifica errores en tiempo real

En este contexto, tecnologías avanzadas como Pelaio de Okticket, que combina un OCR inteligente con alertas ultrapersonalizadas, están cambiando las reglas del juego.

¿Qué ofrece esta herramienta que la diferencia de un OCR tradicional?

• Las alertas no son genéricas. Se configuran según las reglas y políticas específicas de cada empresa o cliente. Esto permite, entre otros, identificar tickets duplicados, gastos fuera de horario laboral o consumos no deducibles como alcohol.
• ¿Qué información consideras relevante y no suele aparecer en los justificantes de pago? Cada vez son más las empresas que quieren conocer el número de asistentes en una comida, el número de la matrícula del coche en un ticket de aparcamiento o los litros de combustible reportados en el kilometraje.
• Detección de errores fiscales comunes. Por ejemplo, pagos en efectivo que superan los límites legales (1.000 euros en el caso de España).
• Reconoce documentos en diferentes idiomas, monedas y formatos, lo que es crucial para empresas que operan en múltiples países.
• Aprendizaje automático de los tickets que se van subiendo a la aplicación y que permite que la información del gasto se autocomplete (el CIF de un establecimiento, por ejemplo).

Pero Pelaio va mucho más allá. Además de lanzar alertas en tiempo real a modo informativo, también tiene capacidad para bloquear automáticamente los gastos que no cumplen con las políticas internas o la normativa fiscal. De esta forma, se evita su aprobación y posterior registro contable.

Eficiencia operativa del OCR inteligente de Okticket

Al mismo tiempo que detecta irregularidades antes de que se conviertan en un problema, esa tecnología avanzada logra alinear la gestión de gastos con los objetivos estratégicos de tu empresa.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales (grupo TSK)

En este sentido, hay una serie de funcionalidades que merece la pena destacar:

• Captura al instante de la información fiscal clave: CIF, fecha, importe, categoría de gasto…
• Brinda información en tiempo real, facilitando ajustes proactivos en la estrategia financiera.
• Identifica y organiza los gastos en categorías deducibles como transporte, manutención o representación. De esta forma, la empresa puede maximizar los beneficios tributarios permitidos por ley.
• Procesa tickets deteriorados o mal impresos. También recibos escritos a mano.
• La información de gasto se sincroniza automáticamente con el sistema contable o ERP, eliminando errores manuales.
• Proporciona datos organizados, fundamental para analizar patrones de gasto, renegociar acuerdos con proveedores clave o ajustar políticas internas para mayor eficiencia.

Con estas funcionalidades, Pelaio permite reducir hasta un 80% el tiempo dedicado a tareas administrativas, liberando al equipo financiero para enfocarse en actividades estratégicas.

Casos prácticos de las alertas inteligentes de Okticket

Conclusión: Un nuevo estándar en la gestión financiera

Pelaio de Okticket no es solo un OCR avanzado. Es una solución estratégica para directores financieros que buscan eficiencia, control y cumplimiento normativo.

Con su tecnología de última generación, convierte la gestión de gastos en un proceso simple, rápido y seguro.

¿Estás listo para reducir errores y transformar la gestión de gastos en tu empresa?

Solicita una demostración personalizada y descubre cómo Pelaio puede marcar la diferencia en tu empresa.

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Los viajes de empresa fuera de España suelen traer consigo retos importantes, como la gestión de gastos internacionales. Uno de los mayores desafíos es traducir tickets extranjeros, enfrentándose a términos incomprensibles, cifras desconocidas y formatos que complican la tarea.

Descifrar tickets y facturas internacionales con caracteres extraños, diferentes formatos de fecha, divisas con las que no estás familiarizado o abreviaturas propias de cada país puede ser una tarea frustrante, agotadora y propensa a errores.

Con Okticket, este problema queda en el pasado. Gracias a nuestra tecnología avanzada, ya no importa si el ticket es de un restaurante en Japón, una tienda en Alemania o un taxi en Brasil. PelAIo, nuestro OCR inteligente, lo procesa y lo traduce en tiempo real, simplificando tu día a día.

OCR Inteligente: La clave para la gestión de gastos internacionales

La clave para acabar con la complejidad de la gestión de gastos internacionales está en el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta tecnología convierte textos impresos o manuscritos en datos digitales.

Aplicado a la gestión de gastos, el OCR extrae la información clave de tickets y recibos, como fechas, importes, IVA o CIF del establecimiento. Al mismo tiempo, la ordena en datos en datos estructurados que pueden ser utilizados en aplicaciones de control de gastos.

Pero… Quienes han utilizado un sistema de reconocimiento de caracteres tradicional saben que tienen ciertas limitaciones. Sobre todo, cuando se enfrentan a tickets en otros idiomas o con formatos complejos.

Aquí es donde la Inteligencia Artificial aplicada a la tecnología desarrollada por Okticket marca la diferencia. PelAIo no solo reconoce el texto, sino que también interpreta su contexto y traduce los datos al idioma que necesites, todo en tiempo real. Esto garantiza una gestión de gastos más rápida, precisa y sin errores.

OCR inteligente de Okticket: Procesamiento ultrarrápido

El OCR avanzado de Okticket está diseñado para adaptarse a las necesidades de un mundo globalizado. Entre sus funcionalidades clave destacan:

• Detección automática del idioma del documento. Procesa la información con la misma precisión y rapidez que uno en español.
• Traducción en tiempo real de recibos de cualquier país al idioma que necesites.
• Extracción de datos clave, como el nombre del establecimiento, la fecha y el importe. Al instante, sin necesidad de post procesado ni intervención humana.
• Compatibilidad con divisas y formatos fiscales propios de cada país.  Esto significa que puede identificar automáticamente la moneda del ticket y adaptarse a los formatos específicos de cada región, como el IVA europeo, el GST en Australia o el modelo fiscal de Estados Unidos.
• Reconocimiento de textos escritos a mano y en diferentes alfabetos.
• Aprendizaje automático, por lo que es capaz de generar nueva información a partir de la digitalización de recibos que se van registrando en la app.

Ejemplo práctico

Un empleado de una multinacional se desplaza a Tokio por trabajo y necesita justificar los gastos de viaje. Pero su supervisor está en España y el equipo financiero en Estados Unidos. Pues bien, con Okticket puede capturar una foto de los tickets en japonés y obtener al instante una versión traducida al español para su supervisor y otra en inglés para el equipo financiero.

De esta forma, todos los interesados, estén donde estén y hablen el idioma que hablen, pueden acceder a la información de forma rápida y precisa.

Simplifica tus gastos internacionales con Pelaio

En resumen. La gestión de gastos internacionales nunca ha sido tan sencilla como con Pelaio. El OCR inteligente de Okticket para traducción de tickets ofrece una solución completa para leer, procesar y traducir tickets extranjeros de forma rápida y precisa

Repasemos sus funciones clave:

• Traducción en tiempo real de tickets y facturas extranjeras.
• Procesamiento instantáneo con datos claros y estructurados.
• Compatibilidad global con múltiples idiomas, monedas y formatos fiscales.

¿Estás listo para transformar la manera en que gestionas los gastos de tu empresa?

¡Prueba ahora Okticket y descubre cómo nuestra tecnología puede hacer tu día a día más eficiente!

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En el mundo de los viajes de negocios, la eficiencia y la organización son claves para el éxito. Planificar, autorizar y gestionar desplazamientos corporativos puede ser un desafío para las empresas.

Los gastos de viaje pueden surgir en cualquier momento, incluso antes de que el viaje comience. Esto supone enfrentarse a procedimientos largos, falta de visibilidad y problemas de conciliación de gastos.

¿Quieres simplificar el proceso y tener una visión 360ª de los gastos de viaje?

El módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket es una herramienta innovadora que facilita la planificación de viajes de trabajo, siempre respetando la política de viajes de cada organización.

• Permite a los empleados solicitar viajes con facilidad.  
• Garantiza que todos los detalles estén alineados con las necesidades del negocio.
• Los departamentos financieros pueden gestionar cada etapa del viaje de manera eficiente y sin complicaciones, directamente desde la plataforma de Okticket.

Solicitud y aprobación de viajes corporativos sin salir de Okticket

El funcionamiento del módulo de solicitud de viajes es muy sencillo. En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje. Solo necesitan introducir la información necesaria para generar la solicitud:

• Nombre del viaje
• Fechas de salida y llegada (hora incluida)
• Origen y destino
• Grupo de aprobación del usuario que genera el viaje
• Ficha del viajero
• Comentarios (motivo del desplazamiento, por ejemplo)
• Tipo de solicitud:  

1. Provisión de fondos (importe, divisa, centro de coste, viajeros…)
2. Solicitud de billetes (fecha de salida y de llegada, origen, destino, viajeros, centro de coste y medio de transporte…)
3. Alquiler de coche (ciudad/país, conductor, fecha, lugar de recogida/entrega, viajeros…)
4. Solicitud de alojamiento (hotel, ciudad/país, fecha…)
5. Vehículo propio

Proceso de aprobación de solicitudes de viaje

Una vez que se realiza una solicitud de viaje, se inicia el flujo de aprobación. Los responsables de la empresa reciben una notificación automática para revisar y decidir si aprueban o rechazan la solicitud, garantizando que todas las reservas cumplan con las políticas internas y los presupuestos establecidos.

En cuanto la solicitud se aprueba, se genera de forma automática una hoja de gastos asociada a ese viaje en concreto, donde los empleados podrán cargar los tickets digitalizados en el momento de realizar el pago.

A partir de ahí, la gestión de viajes corporativos es la habitual. Incluso es posible integrar la plataforma de gestión de viajes con tu agencia de viajes. De esta forma, la información generada en Okticket se vuelca automáticamente en la plataforma de la agencia.

Visibilidad total de los gastos de viaje en tiempo real

Cada campo de dicha hoja de gastos sigue las reglas definidas, evitando gastos no autorizados. Tickets fuera de las fechas del viaje o importes que sobrepasan los umbrales establecidos, por ejemplo.

Con Okticket obtienes una visión clara y un control de gastos de viaje en tiempo real, sin necesidad de esperar la contabilidad final.

Desde la solicitud inicial hasta la conciliación final, cada etapa del proceso puede automatizarse y quedar bajo control.

Nuestro software de gestión de viajes empresariales te permite gestionar todo esto de manera centralizada, facilitando un control eficiente de los gastos de viajes de negocios desde una única plataforma.

Beneficios de la gestión de viajes corporativos con control de gastos en tiempo real

• Detectar posibles desviaciones de presupuesto y actuar de forma inmediata, sin esperar a que finalice el viaje o se procesen los informes de gastos.
• Asegurar que cada gasto esté alineado con la política de viajes de empresa. Con ello, se evitan gastos innecesarios o no autorizados.
• Minimizar los errores en la gestión de gastos.
• Simplificar las tareas administrativas relacionadas con la contabilidad y la gestión de reembolsos.
• Planificar con precisión y ajustar presupuestos de acuerdo con datos históricos de gastos.
• Conciliación automáticamente de gastos, con lo que se minimizan las discrepancias y errores contables.
• Tomar decisiones basadas en datos. Las empresas pueden identificar áreas de mejora, renegociar acuerdos con proveedores de viajes o identificar empleados que podrían necesitar una mayor orientación sobre las políticas de gasto de la empresa.

Conclusión

En definitiva, el módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket centraliza todas las solicitudes de viaje en un solo lugar.

Los beneficios incluyen mejor eficiencia operativa, ahorro de costes, y una experiencia de usuario fluida.

¿Buscas una gestión de viajes empresariales más efectiva? Prueba Okticket y descubre cómo una visión global de los gastos puede ser una ventaja competitiva.

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