Planear un viaje de empresa fuera de Europa puede resultar un desafío, pero todavía es más complicado lidiar con la contabilidad en monedas extranjeras.

¿Tienes que gestionar gastos de viaje profesionales realizados en divisas diferentes al euro? Entonces seguro que estás acostumbrado al baile de cifras provocado por las fluctuaciones en los tipos de cambio.

Pagar en moneda extranjera y contabilizar en euros hace muy difícil poder calcular cuánto ha costado un desplazamiento exactamente. Incluso aunque los empleados lleven el dinero cambiado y paguen en efectivo.

También resulta complicado implementar estrategias eficientes para gestionar los gastos de empresa. ¿Cómo sabes con seguridad qué tipo de cambio aplicar para pasar a euros el importe de un ticket o factura en pesos, libras o dólares (por poner algún ejemplo) fechado hace varios días?

Seguro que te has encontrado con este problema en más de una ocasión. Y eludirlo no es una opción, puesto que una empresa española no puede realizar apuntes contables en una moneda que no sea el euro.

Lo que sí puedes hacer es simplificar el proceso. ¿Sabías que los softwares de gestión de gastos profesionales como Okticket pueden ayudarte? Otra opción a tener en cuenta pueden ser las tarjetas de empresa, como veremos a continuación.

Tarjetas multidivisa para empresas: ¿Cómo funcionan?

Algunas compañías optan por contratar tarjetas de empresa multidivisa. Aunque utilizarlas fuera de España tenga comisiones, el coste les compensa porque pueden controlar los gastos de los trabajadores desplazados.

Generalmente, tienen una serie de características comunes:

1. Puedes personalizar los límites de gasto (por usuario, categoría y periodos de tiempo en el caso de la OKT Card) para alinearlas con la política de gastos de tu empresa.
2. Puedes usarla en todos los establecimientos en los que se acepte su uso, tanto en España como en el extranjero.
3. Normalmente, convierten automáticamente a euros las divisas de las transacciones.

Lo ideal seria que la tarjeta que vayas a contratar ofrezca conciliación automática y se integre fácilmente con tu ERP o software de contabilidad.

Pagar con tarjeta Vs cambiar monedas: ¿Qué es mejor para los viajes de empresa al extranjero?

La alternativa al pago con tarjetas de empresa es el efectivo. En ese caso te ahorrarás las comisiones que te aplique el banco por usar la tarjeta fuera de España. Pero igualmente tendrás que abonar el coste del cambio de divisa a moneda extranjera (entre un 3% y un 5%, según el BBVA).

Y en caso de tener que sacar dinero de un cajero, el coste será bastante elevado.

Además, si tenemos en cuenta lo que nos dicen los bancos, las condiciones que ofrecen las tarjetas para pagos en el extranjero suelen ser más beneficiosas que las que aplican para el cambio de divisas.

Okticket, la solución que simplifica la contabilidad en monedas extranjeras

Como adelantábamos hace unas líneas, la mejor forma de mantener el control de los gastos de viaje en monedas extranjeras es utilizar una herramienta de digitalización y automatización de notas de gastos.

Okticket, sin ir más lejos, te ofrece una cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas.

¿Cómo funciona? Muy sencillo. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, automáticamente, el importe se pasará al equivalente a euros.

Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo. En este punto es importante recordar la importancia de que la gestión se haga en el momento de efectuar el gasto para que el tipo de cambio de divisa aplicado coincida con la fecha del justificante.

De esta forma, se agiliza la gestión, reembolso y contabilización de los gastos de viaje de empresa en monedas extranjeras.

Otra ventaja que te ofrece Okticket es la posibilidad de hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real. Esto es importantísimo para evitar errores y mantener la contabilidad al día.

Deducción de gastos de viaje en el extranjero

Al mismo tiempo, una app como Okticket facilita la justificación de los gastos de viaje profesionales deducibles. Según el Reglamento del IRPF, son los siguientes:

• Manutención: Fuera de España, el límite deducible es de 91,35 euros al día con pernocta y de 48,08 euros si no es necesario pasar la noche fuera.
• Hoteles y transporte público: No existe límite, pero es necesario acreditar los desplazamientos.

¿Quieres empezar a optimizar la gestión de los gastos con moneda extranjera en los viajes de negocios? Solicita la información que necesites, sin compromiso.

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Las principales empresas tecnológicas internacionales se reunirán en Málaga para participar en el DES Málaga 2024. La cumbre anual de la Tecnología se celebrará del 11 al 13 de junio en el Palacio de Ferias y Congresos de Málaga (FYCMA).

Durante esta nueva edición del Digital Enterprise Show la protagonista será la Inteligencia Artificial. Se mostrarán las soluciones y productos más punteros en Cloud, Internet de las Cosas, Social Business, Ciberseguridad, Big Data y Analytics.

¿Quieres formar parte de la nueva economía digital? Ponte en contacto con nosotros para solicitar tu entrada gratuita.

Aprovecha tu invitación y  pasa a visitarnos por el stand número 2E563. Así podremos contarte de primera mano las últimas funcionalidades que hemos incorporado a nuestra herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales.

El martes 11 de junio, Inés Rodríguez, Country Manager de Okticket Francia, ofrecerá la charla "¿Cómo internacionalizar con éxito un SaaS Fintech? El caso Okticket" . Mostrará cómo Okticket está conectando con mercados internacionales, a partir de un estándar tecnológico escalable, pero centrado en las necesidades reales de cada mercado.

Agenda DES Málaga 2024

En DES 2024 te sumergirás en un mundo de potencial ilimitado, con conferencias de última generación, una zona de exhibición disruptiva y oportunidades de networking inmersivas.

También podrás participar en el Digital Business World Congress. Serán tres días de debates inspiradores, casos prácticos y experiencias aportadas por más de 450 líderes y expertos internacionales.  

A destacar en esta edición las conferencias ofrecidas por instituciones y empresas de Francia, país invitado en el Digital Enterprise Show 2024.

DES es cita obligada para que lleves la transformación digital de tu organización al siguiente nivel. Aquí puedes ver la agenda completa.

Ponencias destacadas

Entre los ponentes confirmados destacan profesionales de la talla de Sara García Alonso, científico de la CNIO-Spanish National Cancer Research Centre y miembro de la European Space Agency (ESA), Pilar Manchón, Senior Director of Engineering, AI Research Strategy de Google, David González González CISO & CTO de Coren o Jesús Mérida, Chief Information Security Officer de iberia.

En este enlace puedes ver el listado completo de ponentes.

Premios DES a la innovación

¿Tienes un proyecto innovador?  Los European Digital Mindset Awards están pensados para reconocer las ideas más disruptivas. Los premios se dividen en seis categorías:

1. Mejor empresa de transformación digital
2. Mejor trabajo periodístico inspirador/influyente
3. Mejor campaña de marketing
4. Mejor aceleradora digital del sector público
5. Mejor proyecto digital orientado a la sostenibilidad
6. Mejor startup digital disruptiva

¿Preparado para conocer las claves para implantar nuevos modelos de negocio y mejorar los procesos? Únete a los más de 17.000 participantes que se esperan.

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Desde que en noviembre de 2021 se presentase el programa Kit Digital, las informaciones al respecto se han ido sucediendo. Conocemos los fondos, los requisitos genéricos, los plazos… Pero van surgiendo dudas para las que no se han publicado respuestas.

Después de asistir a varios encuentros virtuales en los que participaban tanto empresas como organismos oficiales, hemos ido recopilando las preguntas que han ido lanzando los participantes, con las respectivas respuestas recibidas.

Así que este post no habla del Kit Digital en general (toda la información está publicada en la web oficial), sino de las preguntas frecuentes que se hacen tanto solicitantes de ayudas como agentes digitalizadores.

Iremos actualizando la información según vayan surgiendo cambios o novedades.

¿Cuál es el plazo para solicitar el Kit Digital?

Depende del segmento. Estos son los plazos indicados en la página de convocatorias de Red.es:

• Segmento III, de 0 a 3 empleados: Hasta el 31 de octubre de 2025‍
• Segmento II (3a10 empleados) y Segmento I (10 a 50 empleados): Hasta el 31 de  diciembre de 2024

• Segmentos IV (50 a 100 empleados): Hasta el 30 de junio de 2025

• Segmento V (100 a 250 empleados): Hasta el 30 de junio de 2025
• Empresas con menos de 50 empleados y una facturación de más de 10 millones de euros: Hasta el 30 de junio de 2025

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¿De qué tamaño son las empresas que pueden solicitar el Kit Digital?

El pasado mes de mayo de 2024, Red.es modificaba las bases y ampliaba la ayuda para el segmento III del Kit Digital (mediante la Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo, por la que se modifica la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre).

En esta modificación se incluyen además las medianas empresas como nuevas beneficiarias de la ayuda de Kit Digital y se establecen dos nuevos segmentos en función del número de empleados:

• Segmento IV: 50 a 100 empleados
• Segmento V: 100 a 250 empleados

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¿Qué gastos son subvencionables?

Los gastos para la adopción de soluciones: Sitio web, comercio electrónico, gestión de redes sociales, gestión de clientes y/o proveedores, BI y analítica, servicios de oficina virtual, gestión de procesos, factura electrónica, comunicaciones seguras y ciberseguridad. Además, los segmentos IV y V pueden acceder a 4 nuevas categorías: Servicio de Ciberseguridad Gestionada, Gestión de clientes con IA asociada. Business Intelligence y Analítica de IA asociada y Gestión de procesos con IA asociada.

¿Qué gastos no son subvencionables?

La adquisición de hardware (a excepción del TPV), la conectividad, los impuestos o los servicios de consultoría entre otros.

¿Cuál es el importe de la ayuda del Kit Digital?

Depende del tamaño de la empresa y de la categoría de la solución digital (en gestión de procesos el limite son 18.000 euros). Para el segmento de microempresas y autónomos el importe se ha aumentado en 1.000 euros más, por lo que la nueva cuantía del bono digital es de 3.000 euros (Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo).

¿Caduca el bono?

Sí. Las empresas tienen 6 meses para gastarlo.

Si solicito el bono para varias categorías, ¿puedo sumar los importes?

Sí, pero tiene que haber un acuerdo para cada categoría. También debes presentar una factura diferente para cada categoría, aunque el agente digitalizador sea el mismo.

¿Pueden acceder a este bono digital todos los sectores?

Algunas actividades han quedado excluidas. La convocatoria dice, textualmente: "Se excluyen de la financiación, en la medida en que resulten aplicables a los conceptos en que se realice el gasto al que se destinan las presentes ayudas:
a) Actividades relacionadas con los combustibles fósiles, salvo en los casos debidamente justificados conforme con la Comunicación de la Comisión Europea 2021/C 58/01.
b) Actividades cubiertas por el régimen de comercio de derechos de emisión de la UE (RCDE) en las cuales se prevean emisiones equivalentes de CO2 que no sean sustancialmente inferiores a los parámetros de referencia establecidos para la asignación gratuita de derechos.
c) Compensación de costes indirectos del sistema de comercio de derechos de emisión.
d) Actividades relacionadas con vertederos de residuos, incineradoras y plantas de tratamiento biológico mecánico que impliquen un aumento de su capacidad o de su vida útil.
e) Actividades en las que la eliminación de desechos puede causar daños a largo plazo al medio ambiente". 

¿Pueden pedir estas ayudas los autónomos en módulos?

Sí  (siempre y cuando cumplan con los requisitos).

¿Cuál es la antigüedad mínima de la empresa solicitante del bono digital?

6 meses.

¿Cuánto se tarda en recibir el bono?

No hay un plazo estipulado, pero sí se sabe que las peticiones se atienden por orden de llegada. Después, se comprueba si las empresas solicitantes cumplen los requisitos para recibir la subvención.

¿Cómo afecta el resultado del test de autodiagnóstico a la hora de acceder a los bonos?

No es vinculante, por lo que se pueden pedir las ayudas independientemente del resultado. El test solo es para conocer el nivel de digitalización de las empresas.

Importante señalar también que solo es obligatorio realizar el primer test (autodiagnóstico digital), los otros dos son voluntarios. Para desbloquearlos es necesario registrarse.

¿Quién le paga al digitalizador?

Una vez emitida la factura, el beneficiario tiene que abonar el IVA al proveedor, pues los impuestos no están incluidos. El resto lo abona Red.es en la cuenta del digitalizador una vez digitalizada la factura y subida a Red.es.

Las ayudas no se dan en forma de dinero, sino de servicios. Por tanto, si la solución es más barata que el importe al que tiene derecho la empresa, la cantidad restante se reintegra a los fondos globales del kit digital.

¿Cuándo tiene que pagar el beneficiario al digitalizador la parte que no cubre el bono digital?

Tanto el pago del IVA como de las cantidades que excedan del importe del bono deben abonarse al agente digitalizador cuando la solución haya sido implantada.  Este pago tiene que ser efectivo antes de que el agente presente la justificación correspondiente a la fase 1. 

¿Cuánto tiempo tardan en cobrar el bono los digitalizadores?

Las empresas digitalizadoras cobrarán el 70% a los tres meses, una vez implantada la solución. El 30% restante, a los 12 meses (en alguna categoría la distribución será 80%/20%).

Es importante señalar que se va a habilitar una línea ICO por si un agente digitalizador necesita financiación.

¿Se puede implementar una solución antes de la firma del acuerdo?

No. Las empresas tienen que esperar a que se abra la convocatoria del bono digital o, en su caso, a que se les conceda. Solo entonces puede llegar  a un acuerdo con el agente digitalizador  si quiere beneficiarse de las ayudas.

En la convocatoria se habilitará un modelo de aceptación y otro de representación voluntaria.

¿Hay que hacer un contrato privado previo al acuerdo de prestación de soluciones de digitalización?

Sí. Una vez recibido el bono y elegido el agente digitalizador, es obligatorio firmar un contrato previo a la formalización del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización. No basta con pasar un presupuesto.

¿Qué ocurre si la empresa beneficiaria desaparece antes del año?

En principio, el agente digitalizador se quedaría sin cobrar el 30% restante. Hay que recordar que las empresas digitalizadoras se comprometen a implantar la solución en un periodo máximo de tres meses desde la firma del acuerdo y a dar un servicio durante 12 meses.

¿Es posible ser beneficiario y agente digitalizador?

No.

¿Un digitalizador puede ofrecer varias soluciones?

Sí. Del mismo modo, los beneficiarios pueden seleccionar distintos servicios hasta agotar el bono, siempre y cuando estos pertenezcan a categorías diferentes.

¿Qué ocurre cuando una empresa no cumple el requisito de facturación? ¿Puede unirse a otra?

No. No se permiten UTES.

¿Es compatible el Kit Digital con otras ayudas?

No. Estas ayudas previstas en esta convocatoria serán incompatibles con la percepción de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, que cubran el mismo coste, procedentes de cualquier Administración o entes públicos o privados nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales, en aplicación del artículo 9 del Reglamento (UE) 2021/241 del Parlamento Europeo del Consejo de 12 de febrero de 2021 por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia y se considerará para su valoración, las diferentes definiciones de empresa que se recogen en el artículo 3 del Anexo I del Reglamento (UE) n.º 651/2014, de la Comisión, de 17 de junio de 2014, por el que se declaran determinadas categorías de ayudas compatibles con el mercado interior en aplicación de los artículos 107 y 108 del Tratado.

La excepción es el Kit Consulting.

¿Qué ocurre si proveedor y cliente tienen discrepancias?

Desde Red.es han dejado claro que no van a hacer de intermediarios.

¿Cómo se calcula el número de empleados de las empresas cuya plantilla oscila en función de las temporadas?

Se realiza una media, según datos aportados por la Seguridad Social. Se tiene en cuenta el número de trabajadores existente en el último ejercicio cerrado. 

En el caso de los autónomos con empleados, estos también contabilizan como parte de la empresa.

¿Qué ocurre si hay algún error en la solicitud?

En ese caso, se enviará un requerimiento y se abrirá un proceso de subsanación con un plazo de 10 días.

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El sector financiero se encuentra en plena transición hacia un nuevo marco normativo. Si en 2023 la regulación se centró en la sostenibilidad y las finanzas digitales, este año se espera la aprobación de una serie de textos legales. En este artículo abordaremos uno de los que más repercusión va a tener: El anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero.

En el momento de escribir este artículo, el texto se encontraba en fase de consulta pública (lo estará hasta el 30 de abril de 2024). Con ello, el Gobierno busca recoger las reivindicaciones, necesidades y opiniones de las personas y entidades interesadas en la citada norma.  La finalidad última es garantizar la seguridad y la protección del cliente.

Objetivos del anteproyecto de ley para la digitalización y modernización del sector financiero

¿Cómo afectará la regulación a las partes implicadas? Para responder a esta pregunta hay que empezar por repasar los objetivos de la consulta pública. Según se desprende del texto, son tres:

1. La transposición de directivas europeas relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero:

• DORA
• MiCA
• AMLD
• Directiva 98/266 (firmeza de la liquidación en los sistemas de pagos y de liquidación de valores)
• Directiva 2023/2864 (modificación de determinadas directivas referentes al establecimiento y el funcionamiento del punto de acceso único europeo).

2. La implementación de disposiciones contenidas en Reglamentos europeos relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero, tales como el 2022/2554 (DORA), el 2023/1114 (MiCA) y el 260/2012 (SEPA).

3. El análisis de las diferentes iniciativas nacionales en materia de digitalización financiera. Para ello, aborda cuatro temas importantes:

• La resiliencia operativa digital del sistema de pagos español.
• El régimen jurídico de la representación de valores negociables en criptoactivos y tecnología de registros distribuidos.
• El establecimiento de un punto de acceso único europeo para la información financiera y no financiera de los intervinientes en los mercados financieros.
• El sandbox financiero en España.

Resumiendo, la ley para la digitalización del sector financiero tiene como fin:

• Asegurar un sistema de pagos competitivo y al mismo tiempo, acorde a las necesidades de la ciudadanía.
• Garantizar la ciberresiliencia del sistema financiero.
• Aportar seguridad jurídica y protección a los inversores.

"Como regulador, resulta crucial para nosotros incentivar la innovación, para mantener un sistema financiero competitivo, estableciendo al mismo tiempo las cautelas necesarias para permitir un mejor funcionamiento del sector, garantizando la confianza y protección del cliente y previniendo riesgos sobre la estabilidad financiera" (Carla Díaz Álvarez de Toledo, directora general del Tesoro y Política Financiera)

¿Qué va a suponer para las empresas la ley para la digitalización del sector financiero?

No cabe duda de que el anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero ofrecerá diversas oportunidades para las empresas españolas. Especialmente para las orientadas a servicios de finanzas.

A continuación, listamos las principales implicaciones para un SaaS Fintech como Okticket.

Optimización de la eficiencia operativa

La digitalización de los servicios financieros facilita procesos más rápidos y eficientes, desde los pagos instantáneos hasta la gestión automatizada de las gestiones financieras. Con ello, se reducen significativamente los costes operativos empresariales.

Mayor acceso a financiación

Gracias a la implementación del punto de acceso único europeo, las pymes españolas podrán recabar más información clave para poder optar a financiación (tanto a nivel nacional como europeo).

Innovación en Productos y Servicios Financieros

Una vez haya un entorno normativo actualizado, las empresas podrán ofrecer alternativas a los productos financieros tradicionales (soluciones basadas en criptoactivos o tecnología blockchain, por ejemplo).

Expansión en servicios de ciberresiliencia

También es importante destacar la mejora de la resiliencia operativa digital de entidades e infraestructuras financieras. En este punto hay que recordar que se va a establecer un marco normativo nacional que sancionará los incumplimientos. También se designarán autoridades competentes para su supervisión.

Fortalecimiento de la ciberseguridad

La citada obligación de cumplir con estándares de ciberresiliencia más estrictos fomentará la adopción de mejores prácticas en seguridad cibernética en todas las empresas. Esto contribuirá a proteger la información sensible y a fortalecer la confianza en el entorno digital.

Promoción de la competitividad a nivel global

Las nuevas regulaciones europeas facilitarán la adopción de tecnología adaptadas. Como consecuencia, las empresas serán más competitivas en el mercado internacional.

Estimulación de la colaboración entre bancos y empresas Fintech

La digitalización y modernización del sector financiero requerirá de infraestructuras tecnológicas capaces de soportar todas las herramientas. Por tanto, subirá la demanda de soluciones que ofrezcan servicios en la nube y de plataformas de análisis de datos.

Conclusiones

En definitiva, las nuevas oportunidades que surgirán vendrán a fomentar un entorno empresarial más dinámico, resiliente y competitivo a nivel internacional.

¿Quieres empezar desde ya a ser más competitivo? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Los gastos a los que debe enfrentarse cada mes una organización son inevitables. Lo que sí tiene fácil solución es su gestión ineficiente. ¿Quieras recuperar el control financiero? Empieza por automatizar la gestión de gastos de empresa.

¿Qué es la automatización? ¿Para qué sirve? ¿Por qué la necesitas? Sigue leyendo para descubrir las ventajas de dejar a un lado los procesos manuales y apostar por una solución que te permite ahorrar tiempo y recursos.

Desde digitalizar tickets y facturas hasta detectar errores a lo largo del flujo de validación. Las herramientas de automatización de notas de gastos benefician a todas las personas involucradas en el proceso de reporte y validación. Independientemente del tamaño, la ubicación o el sector de actividad de la compañía.

Del archivador a la nube: Beneficios de automatizar la gestión de gastos de empresa

Quienes todavía siguen lidiando con las hojas de cálculo y los justificantes en papel saben muy bien los lento que resulta el proceso de gestión de gastos. Por no hablar de lo fácil que resulta cometer un error. Dependiendo del volumen de notas de gastos, el coste puede cuantificarse en miles de euros.

Solo ese ahorro económico ya debería ser motivo suficiente para implantar una aplicación de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Quieres más motivos de por qué la necesitas?

• Pasarás de tener que esperar a fin de mes para conocer el estado de las cuentas a disponer de la información en tiempo real.
• Toda esa información que ahora tienes dispersa en un montón de papeles y formatos estará guardada en una única plataforma. Y lo que es mejor: ordenada para que puedas consultar solo los datos que necesites en cada momento. Por fin podrás hacer los informes que siempre has querido: detallados, con información fiable, de forma ágil y sencilla.
• Los errores derivados de la gestión manual dejarán paso a un control más preciso, en el que no hay cabida para los incumplimientos de las políticas de gastos.
• Incluso los reembolsos se agilizarán. Podrás realizar al instante las aprobaciones que ahora pueden tardar semanas. Todos contentos. Los empleados recuperan el dinero adelantado mucho antes y el departamento de finanzas puede pasar a otra tarea rápidamente.

En definitiva, automatizar la gestión de los gastos de empresa es la senda que te guiará hacia un control financiero óptimo. Más rentable, más preciso, más inteligente.

Integración de sistemas: Registra en la app, contabiliza en tu ERP

Espera, que todavía no hemos acabado. Las soluciones de automatización más potentes se integran con otras herramientas de gestión empresarial.

¿Qué ERP utilizas en tu empresa?  Okticket te ofrece conectores bidireccionales y evolutivos con los principales sistemas de ERP, RRHH y BI del mercado.

Cómo empezar a automatizar el proceso de gestión de gastos

Si has llegado hasta aquí probablemente sea porque estés pensando en contratar una herramienta para automatizar la gestión de gastos. ¿O quizá ya tienes una, pero hay algún aspecto que no acaba de convencerte? Sea como sea, lo más recomendable es que te tomes un tiempo para evaluar qué necesitas.

1. Lo primero que deberías hacer es identificar las necesidades de tu empresa.  ¿Qué problema estás tratando de resolver? Ahorrar tiempo, frenar el fraude interno, reducir errores…
2. También debes tener en cuenta cómo es el actual proceso de pagos y reembolsos. ¿Los empleados adelantan el dinero de su bolsillo o pagan con tarjeta de empresa? ¿Existe un flujo de aprobación bien definido o los trabajadores llegan con el ticket y se les realiza el reembolso sobre la marcha?
3. Una vez tengas una idea de qué debes pedirle a la herramienta de automatización de gastos a implantar, ya puedes empezar a comparar las diferentes opciones existentes en el mercado. ¿En qué debes fijarte? Te lo contamos en el siguiente punto.

¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar gastos de empresa?

Una solución de automatización debe contar con una serie de características clave.

Accesibilidad

La sencillez de uso es fundamental para garantizar que los usuarios van a utilizarla. A esto hay que añadir la conveniencia de contar con una app móvil. De esta forma, los empleados pueden entrar a reportar y/o gestionar los gastos en el momento.

Personalización

Nos hemos acostumbrado a encontrarnos con sistemas que ofrecen una serie de funcionalidades estándar a las que tenemos que adaptarnos. Pero lo ideal es que la solución que elijas sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades de cada cliente.

Integración

Otro aspecto importantísimo es que la herramienta de automatización sea capaz de conectarse con software de contabilidad que utilices en tu empresa. De esta forma, los gastos que se registran en la app se volcarán automáticamente para su contabilización en tu ERP o sistema de gestión empresarial.

Rapidez

El principal objetivo de una herramienta de automatización es que ahorre tiempo a los equipos. De ahí la importancia de asegurarse de que la tecnología elegida sea rápida extrayendo los datos, registrando la información y automatizando el flujo de aprobación.

En este sentido, Okticket te ahorra el 80% del tiempo con respecto a la gestión manual de gastos profesionales. Además, el proceso de implantación es rápido, sencillo y con acompañamiento.

Múltiples opciones de atención al cliente

Cuantas más opciones tengas para ponerte en contacto con el servicio de Soporte, mucho mejor. Poder obtener atención por correo electrónico y por chat es muy cómodo, pero algunas veces necesitamos hablar con alguien en persona.

En Okticket también ofrecemos soporte telefónico local.

Otros requisitos importantes

• Posibilidad de establecer límites y alertas alineados con la política de gastos de tu empresa.
• Conciliación bancaria automática.
• Conversión automática desde cualquier divisa a euros. Esta característica es especialmente relevante si en tu empresa hay empleados que viajan fuera de la zona euro.
• Seguimiento de los gastos en tiempo real.
• Flexibilidad para poder pagar como quieras (en efectivo, con la tarjeta de tu empresa, con tarjeta gasolina, etc.)
• Clasificación de los gastos por usuarios y categorías.
• Capacidad para adaptarse al crecimiento de tu empresa.
• Homologación por parte de la Agencia Tributaria. Solo así podrás deshacerte de los tickets y facturas en papel.
• Garantía de que los gastos de tu empresa van a quedar almacenados en un entorno seguro.

Consejos para aumentar el impacto de la automatización de gastos

Pero el proceso no se acaba con la puesta en marcha del software de automatización de gastos.  De forma paralela a la implantación es necesario que tomes una serie de precauciones.

• Asegúrate de que los equipos actuales van a ser capaces de soportar el proceso que está por llegar. En caso contrario, tienes que modernizarlo.
• Ofrece formación a los empleados que no cuenten con las competencias necesarias como para utilizar la nueva herramienta de automatización.
• Si la compañía no cuenta todavía con una política de gastos, ha llegado el momento de abordar la tarea.
• Una vez empiecen a llegar lo datos, tienes que analizarlos para poder detectar oportunidades de mejora.

A modo de resumen, automatizar la gestión de los gastos de empresa es el primer paso para simplificar el proceso, ahorrar dinero y optimizar recursos. Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, al mismo tiempo que se facilita la toma de decisiones basadas en análisis precisos.

¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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La Inteligencia Artificial ha supuesto un movimiento tecnológico de tal magnitud que su uso ha quedado ligado a lo que se prevé sea la quinta revolución industrial. Su potencial no ha hecho más que asomar la cabeza, pero ya nadie duda de que va a cambiar las reglas de juego en muchos sectores. Y el financiero será uno de los más beneficiados.

¿Qué ventajas ofrece? ¿Cuáles son los riesgos de no apostar por su implementación? A lo largo de este artículo analizaremos el papel que juega la IA en finanzas. Siempre con el foco puesto en la capacidad de esta tecnología para impulsar la innovación en la gestión de gastos profesionales.

La IA en finanzas: Impacto en el rol del CFO

Sabemos que la Inteligencia Artificial existe. Pero ¿realmente conocemos lo que hace? Sí, hemos oído hablar de ChatGPT y nos suena que sirve para analizar grandes cantidades de datos. Así que podemos encontrar respuesta a las preguntas más complicadas. O tener información suficiente como para adaptar los productos y servicios a cada cliente.

Pero… Si entramos más en detalle, vemos que tiene un montón de aplicaciones en el campo de las finanzas.

Beneficios de la IA para el departamento financiero

¿Qué puede ofrecer la IA para los responsables de área y los directores financieros?

• Gracias al análisis avanzado de datos, pueden obtener insights muy valiosos y estadísticas clave.
• Automatizar tareas repetitivas, como puede ser la conciliación bancaria o la gestión de los gastos de viaje profesionales.
• Recopilar y ordenar datos de forma inteligente. Esto puede servir para, por ejemplo, tomar decisiones estratégicas, basadas en datos fiables.
• Realizar previsiones y predicciones. Esto puede aplicarse desde la gestión del inventario hasta la mejora de la logística o las previsiones de ventas.
• Comprender mejor los mercados y a los clientes. Tendencias, preferencias, comportamientos de compra… La IA es capaz de darnos tanta información que ofrecer productos y servicios personalizados ya es una realidad.
• Cotejar facturas con recibos y órdenes de compra. Con ello, se evita que la empresa pague de más.
• Fomentar el cumplimiento de la política de gastos de la empresa.
• La IA permite automatizar el flujo de aprobación para que este se realice en el momento en el que se registra un gasto. Consecuentemente, también se agilizan los pagos y reembolsos.
• La identificación de patrones y tendencias sirve para detectar rápidamente posibles riesgos y fraudes asociados a las transacciones financieras.  
• Reducir los errores contables. Facturas duplicadas, importes incorrectos, gastos anómalos… La IA detecta rápidamente cualquier irregularidad.
• Habilitar la transparencia.
• Medir el rendimiento.
• Efectuar cálculos en tiempo real.
• Alertar de las desviaciones de presupuestos.
• Identificar las áreas que aportan mayor y menor rentabilidad.
• Mejorar el servicio de atención al cliente. Mediante chatbots o asistentes virtuales, se puede agilizar muchísimo el tiempo de respuesta.
• Cumplir con las obligaciones fiscales y aprovechar las deducciones disponibles.

En definitiva, la IA en finanzas aporta valor al negocio, logrando una mayor rentabilidad y una ventaja competitiva frente a la competencia.

Los riesgos de ignorar el potencial de la IA

Viendo las ventajas para los departamentos financieros, no es de extrañar que la mitad de los líderes del sector ya estén utilizando herramientas de IA. Este porcentaje subirá hasta el 75% en 2025, según un reciente estudio de Gartner.

De no hacerlo, las empresas corren el riesgo de perder atractivo a la hora de atraer talento (fuente: informe "Moneyy and Machines").  A esto hay que añadir el retraso frente sus competidores y la reducción de la productividad de sus empleados.

Casos de uso de la IA en la gestión de gastos de empresa

Mención aparte merece la automatización de procesos. Si bien esta es la aplicación más común de la Inteligencia Artificial en finanzas, “procesos” es un concepto demasiado genérico. Para tratar de concretar un poco, hablaremos de los casos de uso de esta tecnología en la gestión de gastos de empresa.

Digitalización de tickets y facturas mediante aprendizaje automático

Con la IA, el Reconocimiento Óptico de Caracteres da un salto abismal. Ya no se trata simplemente de convertir textos manuales o impresos en datos digitales. Ahora, gracias a los OCR con Inteligencia Artificial, es posible procesar documentos de forma más rápida y precisa.

Mediante una serie de algoritmos, los motores de reconocimiento son capaces de interpretar y extraer automáticamente la información de los documentos físicos. En tickets y facturas extraen número de ticket, CIF del proveedor, divisa, tipo de tasa, etc.

De esta forma, los campos de las notas de gastos se completan de manera automática. Además, las tecnologías más potentes, como es el caso de Okticket, son capaces de aprender con cada ticket registrado. Así, por ejemplo, si la primera vez no coge bien un campo, para las siguientes ya sabrá cómo rellenar esa información de forma correcta.

Las ventajas de eliminar la entrada manual de datos son numerosas. Aparte del ya consabido ahorro de tiempo y recursos, se minimizan los errores y se facilita la detección del fraude interno.

La seguridad de los análisis avanzados de datos

Ya hemos mencionado la utilidad de la Inteligencia Artificial para analizar grandes cantidades de datos que facilitan la toma de decisiones. Pero hay que añadir las posibilidades que ofrecen estas técnicas analíticas a la hora de detectar patrones de gasto sospechosos.

En caso de que los responsables de finanzas de una empresa tengan dudas sobre algún comportamiento de gasto, ya no tienen que hacer las comprobaciones a mano. Pueden establecer alertas que detecten y avisen de los incumplimientos de las reglas de gasto establecidas.

También hay que tener en cuenta que los algoritmos son capaces de identificar nuevos patrones de fraude basándose en casos anteriores. Con ello, es poco factible que se produzcan los típicos tipos de fraude (tickets duplicados, antiguos, borrosos o con importes que sobrepasan la política de gastos, por ejemplo).

IA integrada con sistemas contables

Todo los que hemos visto hasta ahora permite agilizar el control y gestión de los gastos profesionales. Pero si agregas IA a tu ERP, el proceso se optimizará al máximo.

Los gastos digitalizados con una aplicación de gastos de empresa se vuelcan automáticamente en el ERP para su contabilización inmediata. La inteligencia artificial se encarga de comprobar que todo es correcto.

De esta forma, los departamentos financieros cambiarán la recopilación por el análisis de datos. Y los informes basados en el pasado, dejan paso a las proyecciones a futuro.

En resumen: La IA en finanzas permite incrementar los beneficios, mejorar la eficiencia operacional, ahorrar costes, tomar decisiones efectivas, personalizar productos y servicios, reducir riesgos, automatizar operaciones, crear oportunidades y personalizar la experiencia del cliente. Menos recursos, mayor rentabilidad.

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