¿Liderar o quedarse atrás? La automatización financiera con IA es clave para competir en un mercado que exige decisiones rápidas y precisión absoluta.

Ha llegado el momento de olvidar los Excel interminables y los procesos manuales que frenan a tu equipo financiero. Tecnologías como ICR (Intelligent Character Recognition), AaaS (Agent as a Service) o iRPA (Intelligent Robotic Process Automation) no son buzzwords. Son la base de la ventaja competitiva en departamentos financieros modernos.

En este artículo explicamos cómo funcionan, qué impacto real tienen y cómo soluciones como Okticket ya las integran para ofrecer automatización financiera con IA aplicada.

Si quieres liderar, es hora de adoptarlas.

ICR: de la lectura al entendimiento de documentos

El OCR, es decir, la tecnología que convierte documentos en texto digital, está evolucionando hacia el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR).

A diferencia de su antecesor no se limita simplemente a leer la información. Es capaz de interpretarla, independientemente del idioma o el formato. Para ello, utiliza Inteligencia Artificial y Machine Learning.

En el contexto de la automatización financiera con IA, la tecnología ICR permite:

• Digitalizar tickets y facturas con mayor precisión. Si el OCR lee el contenido de un ticket o factura, el ICR reconoce y comprende la información que contiene.
• Extraer datos estructurados de forma automática.
• Bloquear errores y fraudes internos.

Un claro ejemplo del potencial del ICR es Okticket . Nuestro motor de IA generativa aprende de cada justificante de gasto. Con cada nuevo registro, se vuelve más preciso.  

AaaS: el salto del software al asistente autónomo

Del mismo modo, el modelo SaaS (Software as a Service) tal y como lo conocemos ya convive con agentes digitales impulsados por Inteligencia Artificial (IA).

Este nuevo modelo recibe el nombre de AaaS (Agent as a Service). Una de sus principales diferencias con el SaaS de facturas tradicional es la autonomía para ejecutar procesos complejos.

¿Qué tareas puede desempeñar el agente como servicio?

• Automatizar procesos financieros sin intervención manual.
• Realizar conciliaciones bancarias de forma automática
• Validar políticas de gasto en tiempo real.
• Detectar y alertar sobre desviaciones presupuestarias.
• Generar informes contables sin esfuerzo.

En la práctica, un agente inteligente como Pelaio de Okticket, actúa como un miembro más del equipo financiero. Con el valor añadido de que es capaz de entender el contexto y aprender de cada interacción para optimizar el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales.

iRPA: bots financieros que piensan, aprenden y actúan

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) no escapa al boom de la Inteligencia Artificial aplicada a la automatización financiera. Esta tecnología se ha combinado con capacidades de IA y ha nacido lo que se conoce como iRPA (Intelligent Robotic Process Automation).

¿El resultado? Un automatismo capaz de adaptarse, aprender y tomar decisiones.

Veamos las posibilidades que ofrece la iRPA con casos de uso en la automatización financiera con IA:

• Flujos de aprobación personalizados a las necesidades de cada empresa o al comportamiento del usuario, por poner algún ejemplo.
• Revisiones documentales que aprenden de casos históricos.
• Integraciones entre sistemas sencillas, sin intervención manual. De una solución de gastos de viaje profesionales como Okticket a un ERP, por ejemplo.

Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación (Cupa Group)

Conclusión: la ventaja competitiva está en la automatización financiera con IA

En definitiva, entender y adoptar todas estas nuevas tecnologías se traduce en lograr una ventaja competitiva duradera.

En Okticket, integramos estas herramientas para ofrecer automatización financiera con IA real. Despídete de las fricciones en la gestión de gastos profesionales y permite a tus equipos financieros trabajar con mayor agilidad, control y precisión.

Beneficios reales

• Extracción de datos al instante, sin esperas.
• Reducción del tiempo de gestión de gastos profesionales hasta un 80 %
• Eliminación de errores.
• Bloqueo del fraude interno.
• Mayor personalización.
• Control presupuestario en tiempo real.
• Integración fácil con tus sistemas contables.

¿Quieres ver cómo funciona la automatización financiera con IA en la práctica? Solicita una demo gratuita de Okticket.

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Formación especializada de calidad unida a una oportunidad real de empleo. En Okticket nos hemos unido a un nuevo Programa de Empleo del Ayuntamiento de Gijón: el Programa de Recualificación para la Reconversión Profesional 2025-2026.

Este proyecto busca la contratación laboral de personas desempleadas en sectores con alta demanda. La formación comenzará el próximo 1 de septiembre de 2025 y tendrá una duración de 346 horas.

Requisitos para participar en el Programa de Empleo del Ayuntamiento de Gijón

Para acceder a este programa de empleo del Ayuntamiento de Gijón, debes cumplir los siguientes requisitos:

• Estar empadronado/a en Gijón al menos desde el 16 de enero de 2025.
• No tener contrato laboral a jornada completa al inicio de la formación.
• Contar con el título de Bachiller o equivalente.
• Se priorizará a personas desempleadas mayores de 45 años o menores de 30 años a fecha 16 de enero de 2025.

El Proyecto que lidera Okticket es el Programa de Cualificación – Sales Development Representative (SDR), un perfil clave en empresas tecnológicas y de software como la nuestra.

¿En qué consiste el Programa de Cualificación – SDR de Okticket?

El Sales Development Representative es la figura encargada de identificar oportunidades comerciales, generar leads y apoyar al equipo de ventas en la captación de nuevos clientes. En un mercado cada vez más competitivo, esta posición es estratégica para el crecimiento de cualquier compañía.

En este programa de empleo aprenderás a:

• Detectar y cualificar oportunidades de negocio.
• Manejar herramientas CRM y de automatización de ventas.
• Aplicar técnicas de prospección y comunicación comercial.
• Trabajar con indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir resultados.

Datos clave del programa

• Fechas: 01/09/2025 – 07/11/2025
• Duración: 346 horas
• Modalidad: presencial, de lunes a viernes, 8:00 a 15:30 horas
• Plazas disponibles: 15 personas
• Compromiso de contratación: 5 contratos indefinidos a jornada completa tras finalizar la formación.

Se valorará positivamente el contar con formación profesional en marketing y/o ventas. La experiencia previa en atención al cliente, administración, ventas o soporte comercial es un plus.

Plazo de inscripción y cómo participar

El plazo de inscripción para este Programa de Empleo del Ayuntamiento de Gijón finaliza el 25 de agosto de 2025.

Si quieres formar parte de esta oportunidad única, sigue estos pasos:

1. Comprueba que cumples con los requisitos.
2. Prepara tu CV actualizado.
3. Envíalo por email a talento@okticket.es con el asunto “Programa de Recualificación – SDR”.

Puedes consultar toda la información oficial en la web del Ayuntamiento de Gijón: Programa de Recualificación para la Reconversión Profesional

Además, el próximo jueves, 21 de agosto, daremos una sesión informativa en el C.M.I. de El Coto (a las 10 horas, en la Sala Paraninfo).

Por qué elegir Okticket para tu recualificación profesional (H2)

Okticket es una solución líder para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales. Nuestro crecimiento constante nos permite ofrecer a nuestro equipo:

• Un entorno innovador y tecnológico.
• Formación continua y desarrollo profesional.
• Un equipo humano comprometido y colaborativo.

Formar parte de este programa con nosotros significa aprender una profesión con alta empleabilidad y posibilidades reales de desarrollo en un sector en expansión.

📩 Envíanos tu CV antes del 25 de agosto de 2025 y empieza tu camino hacia una nueva oportunidad laboral.

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Los equipos financieros sienten la presión constante de ser más eficientes. La intención de optimizar los procesos está ahí, pero son reticentes a migrar a nuevas herramientas. Las integraciones contables automáticas son la solución para ahorrar horas de trabajo sin cambiar tu ERP o software contable.

De esta forma, las empresas evitan la peor parte de una migración: costes de implementación, formación del equipo, resistencia interna o riesgos de errores al cambiar el entorno.

¿Qué es la contabilidad automática?

La contabilidad automática permite generar asientos contables directamente desde justificantes digitalizados, sin intervención manual. El software extrae, interpreta y registra los datos en tu sistema contable de forma automática.

Así se reduce el tiempo de gestión, se eliminan errores de tecleo y se garantiza la consistencia de la información. Con ello se mejora la calidad de los datos y se  agiliza la elaboración de informes.

¿Cómo funcionan las integraciones contables automáticas?

El software analiza las facturas recibidas, extrae los datos clave y los convierte en asientos contables listos para integrar con el ERP o programa contable. Más allá de la digitalización, la clave está en la lectura automática y la creación directa del asiento, eliminando pasos manuales y simplificando la conciliación y el cierre contable.

Ventajas de las integraciones contables automáticas

Con la automatización de la gestión de gastos, la experiencia de usuario se mantiene intacta. La sincronización entre el software de digitalización y el ERP se realiza de forma automática, sin intervención manual.

Tu equipo seguirá usando sus herramientas habituales, pero con la ventaja de que no tendrán que seguir dedicando tiempo valioso a tareas repetitivas.

Al mismo tiempo, la empresa obtiene un control y trazabilidad total de los gastos.

El ahorro de tiempo también merece ser destacado. Según Deloitte, automatizar integraciones contables reduce entre un 25 % y un 50 % el tiempo de cierre mensual. Para un equipo que dedica 40 horas al mes a conciliaciones y cierres, esto significa ahorrar entre 10 y 20 horas al mes.

Si tenemos en cuenta un coste medio de 25 euros por hora en personal financiero, el ahorro mensual directo oscila entre 250 € y 500 €. A esto hay que sumar el valor añadido de eliminar errores y mejorar compliance.

Por su parte, McKinsey estima que la automatización reduce entre un 40% y un 60% los costes operativos en funciones financieras (fuente: Finance 2030).

Reducción de errores

La contabilidad manual multiplica el riesgo de omisiones y duplicidades, con posibles consecuencias fiscales. Errores en pagos a proveedores (datos bancarios incorrectos, importes equivocados o IVA mal calculado) también son frecuentes. La automatización elimina estas fuentes de fallo.

5 pasos para implementar integraciones contables automáticas

A la hora de implementar integraciones invisibles y fluidas, es recomendable que tomes una serie de medidas:

1. Analiza tu stack actual (ERP, software contable, bancos, etc.)
2. Identifica las integraciones con conectores nativos que simplifiquen el proceso.
3. Verifica la compatibilidad con tus sistemas actuales.
4. Implementa la adopción por fases para reducir riesgos.
5. Capacita al equipo si es necesario. No obstante, lo habitual es que apenas haya cambios en los procesos.

Cómo elegir el software de contabilidad automática adecuado

• Define tus necesidades: haz una lista de tareas contables y funciones imprescindibles.
• Compara precios y funcionalidades entre opciones del mercado.
• Evalúa servicios adicionales: asesoría, soporte, formación o módulos extra.
• Comprueba la facilidad de uso: realiza demos para confirmar que sea intuitivo y completo.
• Piensa en el futuro: elige un software capaz de adaptarse y escalar con el crecimiento de tu negocio.

Caso práctico de automatización financiera: Okticket

Si quieres conectar la gestión de gastos corporativos con la contabilidad de forma sencilla, Okticket es una opción potente y probada.

Integración avanzada con ERP y sistemas de gestión

Okticket ofrece conectores nativos, bidireccionales y evolutivos con los principales ERP del mercado: Sage 200, Sage X3, SAP Business One, SAP R3, SAP HANA, Microsoft Dynamics, Business Central, Libra, a3ERP, Odoo, Solmicro y más.

También se integra con sistemas de RRHH, herramientas de Business Intelligence y agencias de viajes. Registra los gastos en Okticket y contabiliza en tu ERP sin esfuerzo.

Más ventajas calve:

• Sincroniza de forma ágil todos los gastos registrados en Okticket con tu ERP.
• Conectores bidireccionales y actualizables con cada evolución del ERP.
• Homologados por los principales partners del mercado.
• Sincronización automática en minutos.
• Parametrizables según las necesidades del cliente.
• Integración con el plan contable de la empresa.
• Datos en tiempo real.
• Seguridad total en el manejo de la información.
• Reducción de tiempo en tareas administrativas, optimizando recursos y mejorando la competitividad.
• Impulso claro hacia la transformación digital de la empresa.

Conclusión

La mejora de la eficiencia y la eliminación de las tareas manuales en los procesos financieros sin cambiar tu stack actual pasa por las integraciones contables automáticas.

Si quieres saber cómo Okticket puede automatizar la gestión de gastos y su integración contable en tu empresa, agenda una demo con nosotros.

En la última entrada de nuestro blog apuntábamos a la falta de educación financiera como una de las principales causas del incumplimiento de la política de gastos corporativos.

En este artículo retomamos el tema para profundizar en la importancia de la capacitación para que los empleados puedan tomar decisiones financieras alineadas con los objetivos de la empresa.

Procedimientos, recursos, buenas prácticas… El control del gasto corporativo comienza con programas específicos de educación financiera y herramientas adecuadas.

Errores comunes sin educación financiera y sus costes ocultos

Importante también para corregir los errores es identificar los más comunes:

• Tickets duplicados
• Falta de justificantes
• Gastos efectuados fuera del periodo permitido
• Conceptos no reembolsables
• Tipos de cambio mal calculado en compras realizadas en divisas diferentes al euro.

Todos estos fallos generan unos costes ocultos. Por ejemplo: tiempo extra de revisión, retrasos en los reembolsos que desmotivan a los trabajadores, problemas contables y de auditorías o pérdida de visibilidad que dificulta el control del gasto real.

¿La forma más directa de reducirlos? Invertir en la formación financiera de los trabajadores.

Estrategias para mejorar el control de gastos corporativos mediante la educación financiera

Formar financieramente al equipo ayuda a que se cometan menos irregularidades en sus notas de gastos. Pero también es importante que la empresa ponga en marcha medidas paralelas. Estas son las más efectivas desde el punto de vista de los expertos:

1. Contar con una política de gastos interna clara, en la que los límites, los procesos y los conceptos reembolsables queden perfectamente explicados.
2. Mantener informados a los empleados sobre posibles cambios en las reglas de gasto. En relación con este punto, es recomendable revisar las políticas de forma periódica para adaptarlas a la realidad del negocio.
3. Impulsar el uso de aplicaciones para digitalizar y automatizar la gestión de los gastos corporativos. Además, de reducir los errores manuales, mejora el control por parte de los departamentos de Finanzas y Recursos Humanos.
4. Integrar las herramientas de gestión de gastos con el software de contabilidad y el resto de los sistemas.
5. Dotar a los empleados de tarjetas corporativas y formarles en el uso responsable, sobre todo en lo relativo a límites y restricciones.
6. Realizar controles periódicos para tomar decisiones basadas en datos.

Cómo recuperar el control sobre la gestión de gastos corporativos con Okticket

Como vemos, la tecnología es una de las grandes aliadas para el cumplimiento de las políticas de gastos empresariales. Soluciones como Okticket permiten gestionar los gastos de viaje profesionales de forma transparente y centralizada.

• Gracias a nuestro OCR avanzado, solo necesitas sacar una foto del ticket con tu móvil para extraer toda la información del gasto (fecha, importe, moneda, CIF, IVA aplicado…)
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Cálculo automático del importe a reembolsar en concepto de kilometraje.
• Definición de reglas personalizadas.
• Integración nativa, bidireccional y evolutiva con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado.

“Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación” (Cupa Group)

Beneficios estratégicos de invertir en la educación financiera de los empleados

Apostar por la educación financiera de los trabajadores no solo reduce costes: es una inversión estratégica. Algunos ejemplos:

• Menos estrés y mayor foco en el trabajo.
• Mejor retención de talento. Según la última encuesta de bienestar financiero de los empleados de PwC, el 52 % de los empleados que reciben formación financiera de su empresa se sienten más comprometidos con ella.
• Retorno de hasta cinco veces su coste inicial. Es una de las conclusiones de un informe de la OCDE.
• 12 % más de probabilidades de aumentar sus beneficios de forma sostenida (fuente: Universidad de Harvard).
• Reducción de los costes operativos en torno a un 20 % Así lo determina la Comisión Nacional del Mercado de Valores de España.

En definitiva. Invertir en educación financiera no solo reduce errores: mejora el compromiso, retiene talento y optimiza costes.

Preguntas frecuentes sobre educación financiera para empleados

¿Qué es la educación financiera en la empresa?

Es la capacitación para que los empleados tomen decisiones de gasto alineadas con la política y objetivos de la empresa.

¿Por qué es importante la formación financiera para empleados?

Porque reduce errores, mejora la eficiencia y refuerza el compromiso.

¿Cómo empezar un programa de educación financiera?

Define la política, comunica, forma al equipo, mide resultados y ajusta.

Descubre cómo Okticket te ayuda a controlar los gastos corporativos

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¿Tus empleados incumplen la política de gastos? Puede que parte de la culpa la tenga la empresa. No es raro ver políticas internas poco claras, procesos de reporte complejos o una formación en políticas internas de gasto que brilla por su ausencia.

¿Errores o malas intenciones?

Por eso, mejorar el cumplimiento de las reglas de gasto pasa por entender qué hay detrás del comportamiento financiero de los empleados.

En este artículo analizamos los errores en la gestión de gastos corporativos, por qué ocurren y cómo prevenirlos desde un enfoque práctico. Porque en muchos casos, el problema no es el empleado… sino el proceso.

¿Qué entendemos por incumplimiento en la política de gastos?

Cuánto se puede gastar, en qué y con qué justificación. Para respetar las reglas internas, es fundamental tener respuesta a esas cuestiones. De lo contrario, se producen irregularidades. Estas pueden adoptar muchas formas:

• Presentar gastos no autorizados (por ejemplo, de una categoría no contemplada)
• Superar los límites definidos por tipo de gasto o periodo de tiempo
• No adjuntar los justificantes correspondientes
• Presentar las notas de gastos fuera de plazo
• No declarar gastos menores que luego afectan al cierre contable
• Manipular los recibos

Consecuencias reales para la empresa

Estos comportamientos pueden tener graves consecuencias para las organizaciones: pérdidas económicas, complicación del trabajo de los equipos financieros, control presupuestario debilitado, daño en la reputación de la empresa, multas o desmotivación de los empleados, entre otros.

Causas frecuentes del incumplimiento (más allá del fraude)

En algunos casos los incumplimientos se realizan a sabiendas. Pero otras veces son producto de errores involuntarios o reflejo de una mala experiencia del usuario. ¿Las principales causas?

1. Políticas de gastos poco claras que llevan a confusiones sobre lo que está permitido y lo que no. Si un empleado no entiende cuándo un gasto es reembolsable o cómo debe justificarlo, difícilmente cumplirá las normas.
2. También pueden sentirse desmotivados ante políticas demasiado restrictivas o que se aplican de forma inconsistente.
3. Procesos de gestión de gastos profesionales manuales, lo que conlleva errores en el reporte y en la validación. Además, los empleados que viajan no quieren tener que guardar tickets y perder tiempo rellenando Excels.
4. Relacionado con el punto anterior, la ausencia de herramientas adecuadas para la gestión de gastos también propicia que los empleados se vean tentados a tomar atajos. Es decir, a no registrar los gastos correctamente.
5. Falta de formación financiera y/o del funcionamiento de las reglas de gasto internas. Esto lleva a decisiones mal informadas desde el primer día.
6. Déficit de control y seguimiento, lo que provoca que los errores se repitan antes de que alguien se dé cuenta. Y cuando un gasto mal presentado no tiene consecuencias claras, o no se corrige a tiempo, se convierte en hábito.
7. Del mismo modo que los empleados pueden percibir que el incumplimiento no tiene consecuencias, también les cuesta más cumplir las normas si no ven incentivos claros para hacerlo.

A esto hay que sumar la tendencia de las personas a evitar tareas incómodas, a resolver rápido sin pensar mucho en las consecuencias y a minimizar el impacto que pueden tener las pequeñas infracciones: “son solo un par de euros, no pasa nada”.

A la hora de diseñar una política de gastos corporativos efectiva conviene tener en cuenta estos patrones.

Cómo mejorar el cumplimiento de las reglas de gasto

¿Quieres lograr que tus trabajadores cumplan con la política de gastos empresarial? Empieza por diseñar un documento que todo el mundo entienda.

¿Ya tienes una política bien definida? Refuérzala con una serie de acciones:

• Comunicar la política de forma clara y visual: crear resúmenes gráficos accesibles desde cualquier dispositivo, usar lenguaje sencillo, utilizar ejemplos reales o enviar recordatorios antes de los viajes comerciales ayuda al cumplimiento.
• Automatizar la gestión de los gastos corporativos. Al eliminar gran parte de la carga manual, se acaba con muchos de los errores. Al mismo tiempo, es posible detectar los gastos no permitidos en tiempo real, establecer límites personalizados u obtener informes de gastos por departamentos o usuarios, entre otras ventajas.
• Permitir que los responsables puedan ver y validar gastos en tiempo real ayuda a corregir desviaciones antes de que escalen.
• Dar formación desde el mismo momento del onboarding.
• Fomentar una cultura financiera de transparencia.
• Actualizar la política de forma periódica y comunicar los cambios.
• Incentivar el cumplimiento.
• Establecer consecuencias claras, y aplicarlas.

Comparativa: Gestión de gastos manual vs. digital

Cómo una herramienta digital puede cambiarlo todo

El papel de Okticket en la prevención proactiva

Muchos de los problemas que hemos visto pueden solucionarse simplemente con implantar un software de gestión de gastos profesionales como Okticket. Así ayuda nuestra tecnología a reducir el incumplimiento de la política de gastos:

• El usuario no necesita memorizar nada, ya que la aplicación permite configurar reglas personalizadas por rol, centro de coste o tipo de gasto. De forma automática, el sistema valida que los gastos cumplan esos límites.
• Gracias al OCR inteligente, los usuarios pueden escanear tickets y facturas al instante. Okticket comprueba automáticamente la información y detecta posibles irregularidades antes de que los gastos lleguen a contabilidad. Ni siquiera se le escapan los tickets falsos generados con IA.
• La aplicación es tan rápida y fácil de utilizar que los viajeros de negocios sí quieren usarla.
• El sistema envía una alerta automática a los responsables cuando detecta un gasto que incumple los parámetros definido.

Un cambio de herramienta puede suponer una transformación completa en la relación entre gestión de gastos y comportamiento humano.

Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP es toda una liberación. (Cupa Group)

Preguntas clave que se hacen los responsables financieros

¿Por qué los empleados no respetan la política de gastos?

Por falta de claridad, procesos mal diseñados, poca formación o decisiones emocionales bajo presión.

¿Qué pasa si un empleado incumple la política de gastos?

Puede derivar en revisiones manuales que consumen mucho tiempo, retrasos en la contabilidad, reembolsos que no se producen, sanciones internas o conflictos en auditorías.

¿Cómo lograr que los empleados cumplan las políticas?

La clave está en simplificar los procesos, ofrecer educación financiera corporativa y usar herramientas digitales que faciliten el cumplimiento sin esfuerzo.

¿Qué herramientas ayudan a mejorar el cumplimiento?

Los softwares de gestión de gastos como Okticket automatizan reglas, validan justificantes y reducen errores humanos.

¿Es útil enseñar educación financiera en la empresa?

Sí. Una formación básica en finanzas corporativas o uso del software reduce errores, agiliza procesos y mejora la relación entre equipos.

Lo esencial: cómo reducir errores y facilitar el cumplimiento

Conclusión

En definitiva, la mayoría de los errores en las notas de gastos son consecuencia de procesos poco intuitivos, políticas mal comunicadas y una falta de enfoque humano.

El primer paso para reducir el incumplimiento de las políticas de gastos es diseñar procesos comprensibles, intuitivos y automatizados.

¿Quieres mejorar el cumplimiento de gastos en tu empresa sin aumentar la carga de trabajo de tus equipos?

Contacta con nosotros y descubre cómo Okticket te ayuda a automatizar la gestión de gastos de viaje profesionales y bloquear así el fraude interno.

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¿Gestionar los viajes corporativos con la precisión de un algoritmo y la flexibilidad de un asistente personal? La inteligencia artificial en viajes de empresa ha aportado a los Travel Managers la pieza que necesitaban para encajar todas las partes del puzzle.

La IA se ha convertido en el mecanismo perfecto para una gestión integral de los viajes de negocios: automatiza tareas repetitivas, anticipa necesidades, reduce errores humanos, detecta fraudes y convierte los datos en decisiones inteligentes.

Estamos ante una nueva era en la que tecnología y eficiencia viajan de la mano. ¿Cuál es el papel de la inteligencia artificial en la evolución del rol de los gestores de viajes?

En este artículo descubrirás cómo la IA puede ayudarte a ofrecer una experiencia más eficiente tanto para los viajeros de negocios como para las empresas.

Y sí, también te contaremos cómo herramientas como Okticket están incorporando tecnología inteligente para simplificar la gestión de los gastos de viaje profesionales antes, durante y después del desplazamiento.

De gestor logístico a estratega de movilidad: ¿Qué esta cambiando en el rol del Travel Manager?

Está ocurriendo con la mayoría de los profesionales, y los Travel Managers no iban a ser la excepción. Tienen nuevos retos para los que necesitan herramientas que estén a la altura.

Su labor ya no consiste solamente en coordinar vuelos y hoteles. Optimizar presupuestos y garantizar el cumplimiento de las políticas internas sin dejar de lado la satisfacción de los empleados en movilidad también forma parte de su responsabilidad.

¿La solución para lograr este equilibrio? La IA aplicada a los viajes de empresa.

Beneficios reales de la inteligencia artificial en viajes de empresa

Esta tecnología actúa como un asistente que trabaja en segundo plano para simplificar los procesos. Veamos algunos ejemplos concretos de cómo la IA está marcando la diferencia.

Automatización de tareas y reducción de carga operativa

Desde aprobar solicitudes de viaje hasta generar informes de gasto, la IA puede encargarse de esas tareas que consumen tiempo y aportan poco valor estratégico.

Planificación más eficiente y decisiones basadas en datos

Con algoritmos que analizan datos en tiempo real (costes, tiempos, disponibilidad), se pueden generar propuestas de viaje más eficientes y adaptadas a las necesidades del viajero y la empresa.

¿Un vuelo directo o una combinación con tren que reduce el coste y el tiempo total? La IA analiza datos históricos, hábitos del viajero y políticas internas para proponer opciones de viaje más eficientes, alineadas con los objetivos de la empresa.

Negociación con proveedores

¿Cuáles son los hoteles más utilizados por tu equipo comercial? ¿Hay margen para un acuerdo corporativo mejor? Con los datos estructurados que genera la IA, el Travel Manager puede argumentar con cifras, no con suposiciones.

Control de gastos y cumplimiento de políticas con IA

La IA puede detectar gastos duplicados, tickets fuera de política o patrones anómalos sin intervención manual, reduciendo riesgos y mejorando el control.

Mejora de la experiencia del viajero con tecnología predictiva

Chatbots o asistentes de IA integrados pueden resolver dudas del viajero, sugerir alojamientos compatibles con la política de empresa o incluso anticipar necesidades basadas en viajes anteriores.

Esta personalización mejora la experiencia de los viajeros de negocios., lo que a su vez se refleja en la productividad. Ya sabes lo que dicen: un empleado contento rinde más… Aunque esté a 1.000 kilómetros de distancia

Riesgos y límites de la inteligencia artificial en viajes de empresa

La IA en viajes corporativos abre un mundo de posibilidades, pero también tiene límites que los Travel Managers deben tener presentes para tomar decisiones bien informadas.

• Dependencia excesiva de la automatización, lo que puede conducir a la pérdida de criterio humano. Por ejemplo, un ahorro en costes puede suponer la pérdida de bienestar o comodidad para el viajero.
• Importancia de la calidad de los datos para una experiencia óptima. Si los registros de gasto, itinerarios o políticas están desactualizados o incompletos, los algoritmos ofrecerán resultados erróneos o imprecisos.
• Dificultad para interpretar situaciones excepcionales, como puede ser un viaje urgente por motivos familiares.
• Curva de adopción. Muchas soluciones de IA ofrecen un ROI atractivo a medio plazo, pero puede ocurrir que sea necesario hacer una inversión inicial fuerte, a lo que hay que sumar el tiempo de formación o determinados ajustes técnicos. ¿Está tu empresa preparada para este cambio de nivel?

Cómo elegir una solución de IA en viajes de empresa: Claves para decidir bien

Por tanto, que una solución marque o no la diferencia depende de saber elegir una que realmente esté preparada para los retos específicos de la movilidad corporativa.

Estas son algunas de las preguntas que los gestores de viaje deberían hacerse:

• ¿Se adapta a las políticas y procesos de tu empresa? Es importante que la herramienta permita personalizar flujos, límites de gasto y reglas internas sin complicaciones.
• ¿Está integrada con tus sistemas actuales? Para obtener una visión global, es clave que la solución elegida se integre con agencias de viajes, herramientas ERP y plataformas de RRHH.
• ¿Es transparente en sus decisiones? Ser capaz de auditar por qué un gasto ha sido marcado como irregular, obtener trazabilidad de las medidas propuestas… La IA debe ayudarte a justificar decisiones, no a añadir incertidumbre.
• ¿La pueden usar todos los empleados fácilmente? Una herramienta que no sea intuitiva, no se usa. Por eso debe ser sencilla tanto para los trabajadores como para los gestores.

"Antes de implantar Okticket, los trabajadores hacían una liquidación cada mes o cada dos meses, con la pérdida de tiempo que supone el recopilar los tickets y rellenar a mano las notas de gastos. Ahora ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos" (zummo)

Caso práctico: Cómo Okticket aplica IA en la gestión de gastos de viaje

En este nuevo entorno, la gestión eficiente de los gastos profesionales asociados a los viajes se convierte en una parte crítica de la ecuación. Y Okticket es un claro ejemplo de tecnología inteligente que aporta valor real al travel manager.  

Captura inteligente de tickets y facturas en tiempo real

Gracias al OCR basado en IA generativa, Okticket permite escanear tickets y facturas con máxima precisión, extrayendo automáticamente el cien por cien de la información del gasto. Sin intervención humana y con un enfoque totalmente personalizado.

Categorización automática y detección de errores

La información queda almacenada, en orden y clasificada de forma automática. Además, gracias a su capacidad de aprendizaje, el sistema va mejorando con cada uso, hasta el punto de que es capaz de completar los espacios en blanco.

Todo esto se traduce en:

• Un 90% menos de errores
• Un ahorro del 80% del tiempo destinado a gestionar notas de gastos
• Mayor control en tiempo real sobre los presupuestos de viaje
• Mejor experiencia para el viajero y el travel manager

Integración fluida con sistemas y políticas internas

Y muy importante. La IA de Okticket no solo interpreta el contenido. También lo valida frente a las políticas internas de la empresa, generando alertas inmediatas en caso de irregularidades y bloqueando los gastos no permitidos.

De esta forma, solo llegan a contabilidad los gastos autorizados. Esta parte también se puede automatizar gracias a los conectores bidireccionales y evolutivos con los principales ERP, softwares de gestión empresarial, sistemas de Business Intelligence o agencias de viajes.

Pelaio: automatización inteligente en tiempo real

Como estamos viendo, Pelaio ofrece una automatización que va más allá de lo básico.  A diferencia de otras herramientas, es capaz de detectar anomalías que normalmente pasarían desapercibidas en una revisión manual: consumos de alcohol en tickets de restaurantes, por ejemplo.

Visión 360 para una gestión estratégica del viaje

Asimismo, el Travel Manager puede acceder a insights estratégicos que le permiten optimizar presupuestos, renegociar acuerdos con proveedores o ajustar políticas de viaje en tiempo real.

Esto, unido, al módulo de solicitud de viajes integrable con agencias, ofrece una visión end-to-end del desplazamiento corporativo. ¿Qué pueden hacer los usuarios?

• Solicitar viajes propios o de otros miembros del equipo.
• Añadir servicios como alojamiento, alquiler de coche, billetes, provisión de fondos o vehículo propio.
• Obtener una hoja de gastos automática asociada al viaje una vez aprobado, donde el empleado puede subir sus tickets digitalizados.

Además, la integración con agencias de viaje multiplica el valor de esta funcionalidad. Una vez aprobada la solicitud, se envía automáticamente un email a la agencia correspondiente. Esto agiliza la gestión sobremanera.

¿El resultado?

• Menos correos cruzados y mayor eficiencia operativa.
• Control total de quién autoriza qué, cuándo y por qué.
• Proceso alineado con las reglas de gasto definidas por la empresa
• Refuerzo de la trazabilidad. Los gestores de viaje tienen toda la información en una única plataforma, desde la solicitud hasta la contabilización.
• Mejora de la colaboración entre equipos.

El impacto directo de la IA en el día a día del travel manager

En definitiva, la inteligencia artificial en viajes de empresa potencia el rol de los gestores de viaje. Los libera de tareas mecánicas y les permite centrarse en lo estratégico.

Si quieres saber cómo la inteligencia artificial puede integrarse de forma práctica en tu operativa diaria, desde la solicitud del viaje hasta el control de gastos, te invitamos a descubrir cómo lo hacen empresas como la tuya con Okticket.

Solicita una reunión con nuestros expertos y da el primer paso hacia una gestión de viajes más inteligente, ágil y centrada en las personas.

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