Decenas de notas de gastos, horas y horas revisando tickets y al final del mes, siempre hay algún descuadre. No es un caso aislado. En un momento en que se nos llena la boca hablando de las bondades de la IA, hay empresas que siguen gestionando sus gastos de viaje profesionales como en el siglo pasado.

El coste de continuar realizando este proceso de forma manual ya no son solo las horas perdidas. La falta de visibilidad, la frustración de los empleados, los errores contables y la incapacidad de tomar decisiones estratégicas porque no se tienen datos fiables también deben ser tenidos en cuenta.

Diversos estudios del sector concluyen que aproximadamente el 20% de las notas de gastos contienen errores, y los gastos fraudulentos suelen incluir información incorrecta o estar fuera de política.

Si la tecnología ya resuelve estos problemas, ¿por qué no aprovecharla?

Veamos lo que están haciendo las organizaciones que van por delante.

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Automatización end-to-end: Adiós a las tareas manuales

Tradicionalmente, gestionar un viaje de empresa implica un montón de pasos desconectados entre sí:

1. El trabajador que se va a desplazar solicita la autorización para el viaje (enviando un email o en un impreso en papel).
2. La persona encargada reserva el vuelo o el hotel (normalmente a través de una agencia de viajes).
3. Durante el viaje, el trabajador tiene que ir guardando los tickets.
4. Al volver, rellena la nota de gastos y adjunta los justificantes fotocopiados.
5. El responsable de departamento revisa los gastos cuando puede.
6. El departamento de Finanzas valida y contabiliza manualmente.
7. El empleado recibe el reembolso (entre el paso 4 y el 7 pueden pasar varias semanas).

Al conectar todo el flujo de viaje, el proceso se simplifica. Desde la solicitud del viaje hasta la contabilización en el ERP, todo el ciclo de viaje se automatiza y se realiza desde una única plataforma. 

Las empresas líderes están implementando flujos de trabajo donde cada paso está conectado:

• Reservas automatizadas conforme políticas predefinidas.
• Captura automática de tickets y facturas desde la app móvil.
• Conciliación instantánea de los gastos.
• Contabilización directa en el ERP, sin intervención manual.

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Lo que antes llevaba semanas, ahora se soluciona en horas. De hecho, según un reciente estudio del Aberdeen Group, las empresas que utilizan soluciones automatizadas de gestión de gastos corporativos reducen un 67% el tiempo dedicado al procesamiento.

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Integración de sistemas: el fin de los silos tecnológicos

Otra de las tendencias es el fin de las aplicaciones aisladas. ¿Por qué ya no funcionan? Piensa en cómo han sido siempre los viajes de negocios. Un caos de hojas de cálculo, recibos y anotaciones manuales.

Los departamentos financieros ya no pueden permitirse gestionar los viajes en una plataforma, los gastos en otra y la contabilidad en una tercera.

Por tanto, la solución pasa por ecosistemas tecnológicos integrados. Imagina tener una solución de gestión de gastos de viaje profesionales integrada con tu agencia de viajes (también con tu ERP y con tu sistema de Business Intelligence). ¿Cómo cambia el proceso?

1. Reservas los billetes y los hoteles en la agencia
2. Toda esa información se registra automáticamente en la aplicación de gastos, donde el departamento financiero puede verla en tiempo real.  
3. Se crea una hoja de gastos a la que el trabajador desplazado va subiendo los tickets digitalizados durante el viaje. 
4. Los responsables van visualizando los gastos en tiempo real.
5. Cuando el trabajador vuelve, envía la hija de gastos a aprobación.
6. Finanzas aprueba y los gastos se vuelcan en el ERP de forma automática para su contabilización.

Sin errores, con una mínima intervención humana.

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¿Por qué es crítica la integración agencia + expense management?

En el siguiente cuadro comparativo resumimos el valor estratégico de esta conexión.

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Inteligencia Artificial aplicada al travel management

De la automatización reactiva a la inteligencia proactiva. Ya no se trata simplemente de digitalizar procesos financieros. La detección automática de anomalías es una de las principales demandas de los departamentos de back office. 

Detección avanzada de fraude y anomalías

La IA identifica automáticamente una serie de patrones:

• El mismo gasto enviado con tickets diferentes
• Justificantes manipulados
• Importes redondeados sospechosamente hacia arriba
• Compras personales mezcladas con gastos de viaje
• Proveedores inusuales o no permitidos
• Gastos fuera de horario/fecha del viaje

Optimización de políticas mediante machine learning

La IA, además, es capaz de analizar los justificantes de pago para detectar patrones de gasto, adaptar las políticas conforme a criterios realistas o identificar áreas de mejora. Algunos ejemplos:

• El límite por noche en un hotel de Londres es de 125 euros, pero siempre se sobrepasa. Quizá habría que replantearse aumentar el límite.  
• Un proveedor es un 20% más caro que el resto. La solución es renegociar precios o buscar una alternativa.
• El billete en avión entre dos ciudades es tres veces más caro que el tren y se tarda más o menos el mismo tiempo. Resulta lógico pensar que el avión en este caso no compensa.

Procesamiento inteligente de justificantes

Los OCR más avanzados son capaces de extraer datos de tickets arrugados, borrosos o parcialmente visibles. Además, reconocen varios idiomas, identifican tipos de gasto automáticamente y aprenden con cada interacción.

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Visibilidad financiera en tiempo real: el nuevo estándar

Uno de los grandes problemas de las notas de gastos tradicionales es que los responsables financieros conocen toda la información de los gastos de viaje con un mes o más de retraso. Las facturas de las agencias tardan semanas en llegar, los trabajadores desplazados entregan las notas de gasto el último día, la contabilización no es inmediata… 

El resultado: cuando el informe está listo, ya hay poca capacidad de reacción.

En cambio, con la integración de los softwares de control de gastos con las agencias de viajes, se obtiene una fotografía total del viaje:

• Solicitudes realizadas (quién, cuándo, dónde)
• Reservas realizadas
• Viajes en curso
• Facturas que faltan por pagar
• Gastos pendientes de reembolso
• Desviaciones presupuestarias (por departamento, proyecto o centro de coste)
• Umbrales sobrepasados
• Distribución de gasto por proveedor

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Compliance y sostenibilidad: los nuevos imperativos

A todo lo dicho, ahora se añade la obligatoriedad de la factura electrónica B2B para profesionales y empresas. Entrará en vigor en 2026 y traerá las siguientes implicaciones para travel & expense:

• Los tickets y justificantes deben tener validez digital
• Los sistemas deben garantizar integridad e inalterabilidad
• La trazabilidad es requisito indispensable. Cada euro gastado tiene que estar justificado y debe haber una relación clara entre gasto y actividad empresarial.

La integración entre agencias de viajes y soluciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket garantizan esa trazabilidad, desde la solicitud hasta la contabilización, pasando por la reserva y los pagos.

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Mobile-first: gestión desde cualquier lugar

La oficina como la entendemos ya no existe. Los viajeros de negocios gestionan sus gastos sobre la marcha (aeropuertos, cafeterías, hoteles…), mientras que los responsables revisan los gastos desde cualquier dispositivo móvil con acceso a Internet. 

¿Qué esperar de una aplicación móvil? Diseño intuitivo, captura instantánea de tickets y facturas, procesamiento rápido, guardado temporal si no hay conexión, notificaciones automáticas, consulta de estado de las hojas de gastos, exportación de informes, etc.

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Cómo llevar estas tendencias a tu empresa: Okticket + Pelaio

Hemos hablado de las tendencias que están transformando el sector. Ahora, la pregunta clave: ¿Cómo implementarlas en tu organización sin complicaciones?

Más allá de la automatización: inteligencia artificial que trabaja por ti

Ya no se trata solo de digitalizar. Okticket integra Pelaio, su motor de inteligencia artificial generativa que convierte la gestión de gastos en un proceso verdaderamente autónomo.

Pelaio no es un simple Okticket que lee tickets. Es un agente inteligente que aprende continuamente de cada transacción para validar gastos sin intervención manual, eliminar tareas repetitivas y minimizar errores humanos.

¿Qué hace Pelaio por tu empresa?

• Registra todos los gastos y los categoriza sin que ningún humano tenga que revisar, etiquetar o corregir nada. Identifica automáticamente:

- Tipo de gasto (transporte, alojamiento, comida, parking, peajes…)

.-Proveedor y datos fiscales

- Importe, divisa y conversión automática

- Fecha y ubicación del gasto

• Aprende de tus patrones de gasto específicos: proveedores habituales (como hoteles o restaurantes)
• Con cada nueva transacción, aumenta su precisión.
• Actúa como un auditor incansable que supervisa cada euro gastado para asegurar que cumple con las políticas de tu empresa. No se cansa, no tiene despistes, no deja pasar nada.

Detección automática de incumplimientos

Compras no autorizadas

• Tabaco, alcohol, juegos de azar
• Productos personales no relacionados con el viaje
• Servicios no alineados con las reglas de gasto internas

Establecimientos prohibidos

• Proveedores no aprobados por la empresa
• Compras en categorías no permitidas
• Ubicaciones fuera de la ruta del viaje

Fraude, errores y manipulación

• Tickets duplicados (mismo gasto enviado varias veces)
• Justificantes potencialmente fraudulentos o generados con IA
• Importes modificados o justificantes alterados
• Tickets que no coinciden con las fechas del viaje

Transacciones sospechosas 

• Gastos duplicados con pequeñas variaciones
• Patrones de gasto inusuales 

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Alertas inteligentes en tiempo real

Cuando Pelaio detecta algo irregular, no espera al final del mes para decírtelo. Genera alertas instantáneas que permiten actuar de inmediato, incluso bloquear el gasto.

El impacto real de Pelaio en tu operación

• Ahorro de hasta el 80%  del tiempo dedicado a tareas administrativas
• Reducción de los errores en un 90%
• Detección de irregularidades antes de que se conviertan en un problema
• Validación automatizada

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Integración completa con agencias de viajes

Y aún hay más. Cuando conectas Okticket + Pelaio con tu agencia de viajes corporativa, toda la información del viaje queda reflejada en una sola hoja de gastos.  

Este sería, más o menos, un ejemplo del flujo automatizado:

1. La empresa reserva vuelos, hoteles, trenes y demás en la agencia de viajes y la información fluye automáticamente a Okticket.
2. Durante el viaje, el trabajador desplazado saca una foto de los tickets (comidas, taxis, gasolina, parkings, etc.)  sobre la marcha, desde la app de Okticket.
3. El agente IA de Okticket verifica que los gastos cumplen con la política interna. Mientras, los responsables de finanzas pueden monitorizar todos los gastos y generar reportes con datos reales y fiables.
4. Las hojas de gastos aprobadas en Okticket se vuelcan en el ERP de forma automática para su contabilización.

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Preguntas frecuentes sobre gestión de gastos de viaje corporativos

¿Cuánto tiempo se ahorra con un sistema automatizado de gestión de gastos de viaje profesionales?

Según estudios del sector, las empresas pueden reducir hasta un 67% el tiempo dedicado al procesamiento de notas de gastos, pasando de 20-30 minutos por nota a menos de 5 minutos con sistemas automatizados avanzados. Con Okticket, el ahorro de tiempo es de hasta el 80%

¿Cómo detecta la IA los gastos fraudulentos?

Los agentes IA como Pelaio analizan patrones de gasto, detectan irregularidades, identifican justificantes manipulados y alertan sobre transacciones sospechosas en tiempo real.

¿Qué ventajas tiene integrar la agencia de viajes con un software de gestión de gastos?

La integración permite visibilidad en tiempo real del gasto, validación automática de políticas, eliminación de entrada manual de datos, conciliación instantánea y toma de decisiones basada en datos actualizados.

¿Es complicado implementar un sistema de gestión de gastos con IA?

Las soluciones modernas como Okticket están diseñadas para implementarse rápidamente. Además, los usuarios no necesitan formación gracias a su interfaz intuitiva.

¿Cómo ayuda la IA a cumplir con las políticas de gastos?

La IA supervisa automáticamente cada transacción contra las políticas configuradas, detecta incumplimientos al instante, alerta a los responsables y aprende de los patrones específicos de cada empresa para mejorar la detección continua.

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Conclusión

Las tendencias que hemos analizado ya están siendo implementadas por las empresas líderes de su sector.  Se trata de realidades operativas que están marcando la diferencia entre organizaciones ágiles y aquellas atrapadas en procesos del siglo pasado.

 ¿Por dónde empezar? 

Prioriza la integración sobre la funcionalidad estándar, elige socios tecnológicos especializados. automatiza de extremo a extremo y opta por tecnologías que el equipo realmente va a usar.

Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.

Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.

¿Tu empresa está preparada para dar el salto? Escríbenos.

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¿Te imaginas que sale una aplicación que ofrece GPS, Spotify, banca móvil y editor de fotos? Lo primero que piensas es en lo funcional que sería: un único desarrollador, actualizaciones sincronizadas, una interfaz intuitiva… Todo muy conveniente.

Pero de repente estás conduciendo y te mete por una dirección prohibida porque hace semanas que no se actualizan los mapas. Cuando te pones a escuchar música, te das cuenta de que el sonido no sale por los altavoces porque el ecualizador no puede conectarse. Y cuando intentas editar una foto, los filtros no son lo que esperabas.

Este es un ejemplo ficticio, pero es lo que está pasando con las suites “todo en uno” en la gestión de gastos corporativos. Es real, y las empresas están pagando el precio en forma de pérdida de control financiero.

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El falso mito del ‘todo en uno’: por qué la especialización gana terreno en el control del gasto

Durante los últimos años, unificar varias herramientas bajo una misma suite tecnológica ha sido la tendencia. ERP, Recursos Humanos, CRM, gastos… Un único proveedor, un contrato, una experiencia homogénea, un menor TCO (Total Cost of Ownership). Parecía una apuesta segura.

Sin embargo, la experiencia ha demostrado que las suites all-in-one han reproducido el mismo problema que pretendían resolver: silos internos, falta de flexibilidad y procesos que no se hablan entre sí.

Lo que se gana en apariencia de integración, se pierde en capacidad real de control. 

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Los cuatro puntos débiles de las suites "all-in-one"

1. Funcionalidades genéricas que no entienden tu realidad

¿Gestión de gastos de viaje profesionales? Para una suite generalista, es solo "otro módulo más". No entiende las complejidades de las dietas, los kilometrajes, las políticas internas o las regulaciones específicas de cada país. Todo se simplifica, pero las funcionalidades son demasiado genéricas.

El resultado: empresas que acaban adaptando sus procesos al software, cuando debería ser al revés.

2. Costes ocultos que nadie te contó al principio

La personalización, el soporte especializado, las actualizaciones fuera de roadmap... Esos pequeños extras se van sumando hasta convertir tu "solución económica" en algo no tan barato. Según datos del mercado, muchas empresas han tenido que invertir recursos adicionales significativos solo para hacer que sus herramientas se entiendan.

3. Dependencia tecnológica: estás casado con un único proveedor

¿Quieres cambiar de herramienta? La migración se puede convertir en un proceso complicado. 

4. Detección tardía de irregularidades y fraudes

Esto es crítico. Según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), el fraude en gastos se detecta en promedio 18 meses después de producirse, con pérdidas medias de 50.000 dólares anuales por empresa.

Eso es porque las suites generalistas procesan datos en batch nocturno. Es decir, detectan lo que ya pasó ayer, la semana o el mes pasados. Nunca lo que está ocurriendo ahora mismo.

Es como recibir una alerta de incendio cuando el edificio ya se ha quemado.

Fragmentación: el coste oculto de la falsa integración

Los datos confirman la realidad. Casi el 90% de las empresas españolas han tenido dificultades en su transformación digital, según el Estudio sobre Salud Digital de Zoho, La mayoría reconoce haber tenido que invertir recursos extra para que sus herramientas “funcionen bien juntas”.

Y hay más. Hasta un 30% de los ingresos empresariales puede verse afectado por decisiones basadas en datos incompletos, duplicados o simplemente, erróneos (Monte Carlo Data). 

Cuando esto ocurre específicamente en la gestión de gastos corporativos, el impacto es triple. Afecta a la eficiencia operativa, se produce la pérdida del control financiero y se corre el riesgo de incumplimiento normativo.

La pérdida de coherencia tecnológica se convierte, inevitablemente, en pérdida de coherencia estratégica.

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El talón de Aquiles: sin alertas inteligentes, no hay control real del gasto

Entramos de lleno en el principal problema. Como acabamos de ver, la lentitud para detectar irregularidades en tiempo real es uno de los puntos débiles de los softwares generalistas. Estas herramientas operan con visión retrospectiva: te dicen qué pasó cuando ya es demasiado tarde para actuar.

¿Un empleado presenta dos veces el mismo ticket? Lo descubrirás en la revisión mensual. ¿Alguien supera sistemáticamente los límites para las comidas? Te enterarás al cerrar el trimestre. ¿Un patrón sospechoso de gastos fuera de política? Aparecerá en el informe anual.

Mientras tanto, el dinero ya se ha ido.

Las soluciones especializadas, en cambio, detectan anomalías en tiempo real. No reaccionan, anticipan. No informan, previenen.

Las encuestas hablan de que las empresas con sistemas especializados reducen el tiempo de detección de fraude de 18 meses a menos de 6 meses. Con los sistemas más avanzado, muchas irregularidades ni siquiera llegan a producirse, porque el sistema las bloquea automáticamente.

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La alternativa que funciona: alertas inteligentes que actúan, no solo avisan

Lo vemos con las alertas inteligentes de Okticket, desarrolladas para anticipar, actuar y analizar cada gasto de viaje en el momento exacto en que se genera.

Cómo funcionan las alertas inteligentes de Okticket

• Detectan automáticamente los gastos fuera de política y los impiden antes de que nadie tenga que intervenir.
• Identifican de patrones y anomalías mediante inteligencia artificial para evitar fraudes, duplicados y sobrecostes.
• Actúan antes de que el problema se convierta en pérdida económica

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Ejemplos concretos de alertas que marcan la diferencia

Nuestro sistema incluye alertas específicas que las suites generalistas simplemente no contemplan:

• Ticket similar 
• Umbral de importe sobrepasado 
• Umbral de kilómetros sobrepasado
• Importe total por hoja o día
• Importe sospechoso
• Categorías incompatibles
• Antelación mínima de viaje
• Categoría limitada por proveedor
• Hojas con fechas solapadas
• Número máximo de gastos por día

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Todo esto configurado mediante lógica personalizada que se adapta a las políticas específicas de tu empresa, no a un modelo genérico que vale "para todos".

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La fuerza del ‘best-of-breed’: la integración que realmente importa

Muchas empresas ya han empezado a darse cuenta de que la vía más efectiva no es añadir más capas a un sistema complejo, sino apostar por soluciones best-of-breed. Este enfoque significa elegir la mejor herramienta para cada proceso específico y conectarlas mediante APIs abiertas.

¿El resultado? Cada sistema hace excepcionalmente bien lo que debe hacer, y todos se comunican entre sí sin problemas.

En el ámbito de la gestión de gastos de viaje corporativos, este enfoque permite una visibilidad completa del gasto en tiempo real, sin depender de los ciclos batch de una suite generalista.

Irónicamente, las suites todo en uno se integran bien, pero solo dentro de su propio ecosistema. En el momento en que necesitas conectar con herramientas externas (una agencia de viajes, un sistema de BI específico o un proveedor de servicios), te encuentras con muros y limitaciones.

En cambio, las soluciones especializadas como Okticket están diseñadas para integrarse con todo. Nos conectamos de forma simple, bidireccional y evolutiva con los principales ERP del mercado, softwares de Recursos Humanos, herramientas de Business Intelligence o agencias de viaje. 

Y lo hacemos en pocos días, sin alterar tus flujos existentes, sin migraciones traumáticas, sin poner patas arriba toda tu infraestructura tecnológica.

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Comparativa real: all-in-one vs. especialización inteligente

Preguntas frecuentes sobre software de control de gastos

1. ¿Qué diferencia hay entre una suite “todo en uno” y una solución especializada?

Las suites agrupan múltiples módulos bajo una interfaz común, pero cada módulo suele ser genérico y superficial. Las soluciones especializadas profundizan en un área específica (como gestión de gastos de viaje). Ofrecen funcionalidades avanzadas que las suites no contemplan y se integran fácilmente con otros sistemas mediante APIs abiertas.

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2. ¿Por qué las alertas en tiempo real son tan importantes?

Porque permiten detectar irregularidades en el momento exacto, No se trata solo de saber qué pasó, sino de prevenir que los problemas ocurran.  De esta forma, evitan sobrecostes, fraudes y errores humanos antes de que te cuesten dinero.

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3. ¿Qué ventajas concretas ofrece el enfoque “best-of-breed”?

Mayor flexibilidad, menor dependencia de un único proveedor tecnológico, implantación rápida, actualizaciones continuas sin esperar a un roadmap único y coste total de propiedad más transparente y, generalmente, menor.

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4. ¿Cuándo debería una empresa replantearse su sistema de gestión de gastos?

Hay señales claras: cuando los informes de gastos llegan siempre tarde, cuando los costes crecen sin explicación aparente, cuando la visibilidad del gasto no es inmediata, cuando se detectan fraudes o duplicados meses después de ocurrir, o cuando el equipo financiero dedica más tiempo a revisar que a analizar.

5. ¿Es complicado migrar de una suite generalista a una solución especializada?

Con las herramientas adecuadas, no. Okticket está diseñado para integraciones rápidas y no invasivas. En la mayoría de los casos, la implementación completa se realiza en pocos días, manteniendo los flujos existentes y sin interrumpir las operaciones. La curva de aprendizaje es mínima porque la interfaz está pensada para usuarios reales, no para técnicos.

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Conclusión: del espejismo digital a la inteligencia operativa real

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Llevamos años escuchando que "lo digital es mejor". Y es verdad. Pero hemos aprendido algo crucial: digitalizar sin inteligencia integrada solo crea un nuevo tipo de complejidad, más sofisticada pero igualmente ineficiente.

En la gestión de gastos corporativos, el ganador no es quien tiene más herramientas ni quien tiene el sistema más grande. El ganador es quien tiene la información más rápida, precisa y accionable.

El futuro no pertenece a las suites “todo en uno” que intentan abarcarlo todo. Pertenece a los sistemas conectados, inteligentes y que operan en tiempo real. Sistemas que entienden que cada área de negocio tiene sus propias complejidades y merece herramientas diseñadas específicamente para resolverlas.

Porque el verdadero avance no es digitalizar más. Es digitalizar mejor. ¿Quieres ver cómo funciona un sistema de gestión de gastos que realmente entiende tu negocio? Descubre Okticket.

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El cambio está a punto de llegar. La entrada en vigor de Verifactu y la factura electrónica obligatoria B2B transformarán la forma en que las empresas españolas registran y comunican sus facturas a la AEAT.

No es para alarmarse (bueno, quizá un poco), pero el reloj corre. El calendario impuesto por Hacienda es claro:

• 29 de julio de 2025: Desde esa fecha, los fabricantes de software ya deben ofrecer versiones adaptadas.
• 1 de enero de 2026: Fecha límite para las empresas.
• 1 de julio de 2026: Entrada en vigor para los autónomos.

Si tu empresa ya está en el Suministro Inmediato de Información (SII), de momento puedes respirar tranquilo. Para el resto, toca ponerse las pilas.

También hay una buena noticia: esto no tiene por qué ser un infierno administrativo. De hecho, si lo haces bien, puede convertirse en la excusa perfecta para digitalizar de una vez tu gestión financiera.

Te cuento cómo.

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Qué es Verifactu y por qué transforma la gestión financiera

Con la llegada de Verifactu y la factura electrónica obligatoria, la Agencia Tributaría busca evitar el fraude y garantizar la transparencia en los sistemas de facturación.

Si ya has leído nuestro artículo sobre Verifactu sabrás que este nuevo reglamento cambiará la facturación con tus clientes y proveedores

Cada factura deberá ser un registro digital único, trazable y completamente inalterable, con constancia de todas las acciones realizadas sobre ella. Ya no bastará con emitir una factura. Ahora, los sistemas tienen que registrar quién la crea, cuándo, si se modifica o se anula, y enviar la información a Hacienda (si el usuario opta por un sistema Verifactu).  

No olvidemos que uno de los grandes objetivos es eliminar el software “de doble uso”. 

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Sanciones por incumplimiento: las cifras que debes conocer

El incumplimiento de los requisitos Verifactu no es broma:

• Hasta 50.000 euros por ejercicio para empresas que no cumplan.
• Hasta 150.000 euros para fabricantes o distribuidores de software no certificados (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria).

La parte positiva para las empresas que cumplan la norma es que ganarán en trazabilidad y control de gastos. 

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¿Qué cambios operativos trae Verifactu?

La implantación de Verifactu conllevará el fin de las hojas de cálculo, los archivos dispersos y los procesos manuales que consumen tiempo. 

En este sentido, es importante apostar por un software de gestión de gastos corporativos que centralice todo el cumplimiento normativo, automatice los procesos clave del área financiera y aporte visibilidad sobre cada euro gastado. 

Estos son algunos de los cambios operativos que trae el nuevo reglamento:

• Automatización completa del proceso de facturación, desde la emisión hasta la recepción por parte de Hacienda.
• Ganancia de trazabilidad, ya que se sabrá quién emitió cada factura, cuándo y desde dónde.
• Como la información no puede alterarse sin dejar rastro, eso supone una garantía de integridad.
• Eliminación de los procesos manuales y de las hojas de cálculo descontroladas.
• Unificación de formatos de las facturas. Esto garantiza su compatibilidad y legibilidad entre sistemas.

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Okticket, el complemento perfecto a Verifactu y la factura electrónica

Sabes que el cambio es inminente y que tu ERP necesita certificación. Aunque hay algo que nadie te está contando.

Tu ERP certificado cubrirá tus facturas con clientes y proveedores. Pero hay un agujero negro en tu gestión financiera que Verifactu, por sí solo, no toca: los gastos del día a día de tu equipo.

Y créeme, ese agujero puede costarte mucho más que la multa de Hacienda. 

La realidad de los gastos corporativos diarios

Cafés, taxis parkings, peajes, hoteles o comidas de trabajo seguirán generando tickets en papel o facturas simplificadas.

Esa es la realidad que nadie mete en las presentaciones. Tu ERP estará certificado, tus facturas fluirán perfectamente hacia Hacienda… Pero seguirás teniendo los mismos problemas con las notas de gastos:

• Tickets en papel que desaparecen.
• Justificantes que llegan tres semanas tarde o que, simplemente, no llegan nunca.
• Gastos duplicados porque "no estoy seguro de si ya lo subí".
• Reembolsos atrasados que frustran a tu equipo.
• Horas de trabajo manual revisando y validando.
• Falta de visibilidad sobre en qué se gasta realmente el dinero.

Todo eso incumple la tan buscada trazabilidad fiscal. Aunque tu ERP sea impecable.

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La solución: Okticket + ERP certificado en Verifactu

Para cumplir de verdad con Verifactu y tener control total de tus finanzas, necesitas cerrar el círculo. ¿Cómo puedes lograrlo? Con una solución como Okticket, que automatiza los procesos clave del área financiera al mismo tiempo que garantiza el cumplimiento normativo. 

Reparto de responsabilidades (H3)

Tu ERP certificado gestiona:

• Facturas emitidas a clientes
• Facturas recibidas de proveedores
• Comunicación con la AEAT
• Contabilidad oficial

Okticket gestiona:

• Gastos de viaje corporativos y representación
• Tickets de cafeterías, taxis, parkings
• Facturas simplificadas del día a día
• Tarjetas de empresa con conciliación automática
• Integración directa con tu ERP o software de facturación certificado.

El resultado: Trazabilidad completa, cumplimiento garantizado, cero tareas manuales.

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Las 10 ventajas que marcan la diferencia

1. Toda la información de gastos queda centralizada en una única plataforma y disponible en tiempo real. Con Okticket tienes un dashboard único donde ves, entre otros:

• Gastos totales por departamento, proyecto, empleado o periodos de tiempo (al instante, no a cierre)
• Quién está gastando y en qué categorías
• Qué gastos están pendientes de aprobar
• Gastos que se salen de política

¿El gasto en taxis ha subido un 40% este mes? ¿Alguien no está usando correctamente el coche de empresa? Lo sabrás.

2. Se minimizan los errores, se eliminan duplicidades y se evita la pérdida de justificantes. El motor inteligente de Okticket extrae automáticamente la información clave de tickets y facturas (importe, fecha, concepto, NIF, IVA…) Todo se digitaliza al momento y se almacena ordenado, accesible en todo momento.

3. Integración nativa con tu ERP (Sage, SAP, Microsoft, Odoo y muchos más). Registras en Okticket y contabilizas en tu sistema certificado Verifactu sin intervención manual.

4. Ahorro de hasta un 80 % del tiempo destinado a reportar, procesar, validar y contabilizar los gastos de viaje corporativos.

5. Transparencia, trazabilidad y control total.  Okticket registra cada acción: Quién subió cada gasto, cuándo lo hizo, quién lo aprobó o rechazó…

6. Gestión de permisos y control de las acciones de cada usuario dentro del sistema: Quién puede aprobar gastos, editar, la información consultar gastos de otros o exportar informes.

7. Alertas inteligentes alineadas con las reglas de gasto establecidas por la empresa. ¿Habrá algo más frustrante para un CFO que establecer políticas de gasto que no se cumplen porque nadie se las lee? Con Okticket, las políticas se configuran en el sistema y se aplican automáticamente. Cuando algo no cuadra, el sistema emite un aviso.

8. Almacenamiento de los tickets digitalizados cifrado y homologación por la AEAT. Los tickets digitalizados tienen la misma validez fiscal que el original en papel. Además, la aplicación cumple con la RGPD y cuenta con las certificaciones ISO 9001 y 27001.

9. Escalabilidad y actualizaciones automáticas. Okticket es un SaaS (Software as a Service) y como tal, las empresas no tienen que preocuparse por instalaciones, servidores o actualizaciones. Okticket actualiza automáticamente la plataforma ante cualquier cambio normativo o técnico. Siempre tendrás la última versión. ¿Necesitas más licencias? Puedes añadir usuarios sobre la marcha.

10. Y además… Puedes pagar tus gastos de viaje con la OKT Card, la tarjeta de empresa inteligente de Okticket con límites personalizados. Podrás controlar el gasto antes siquiera de que ocurra.

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Conclusión:  De obligación a ventaja competitiva

Verifactu y la factura electrónica B2B serán obligatorios a corto plazo. Pero más que verlo como una obligación, hay que tomárselo como una oportunidad de modernización.  

Con Okticket, las empresas pueden transformar el cumplimiento en una ventaja competitiva: menos burocracia, más control y una gestión financiera 100% digital.

Prepárate para Verifactu y la factura electrónica con el software que ya usan más de 400.000 usuarios y 3.500 empresas de todos los tamaños y sectores. Cuanto antes, mejor.

¿Hablamos?

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¡Estamos de enhorabuena! Okticket ha sido galardonada con el Premio Impulso TIC 2025 en la categoría de Innovación, un reconocimiento que refuerza nuestra posición como empresa líder en automatización inteligente de la gestión de gastos de viaje profesionales.

Este reconocimiento, otorgado por el Colegio Oficial de Ingeniería Informática del Principado de Asturias (COIIPA) y el Colegio Oficial de Graduados en Ingeniería Informática e Ingenieros Técnicos en Informática de Asturias (CITIPA), premia nuestra apuesta constante por la innovación tecnológica y nuestra contribución al desarrollo del sector FinTech.

El jurado nos ha calificado como “un referente de innovación disruptiva en la digitalización financiera empresarial”, subrayando nuestro avance hacia el modelo Agent as a Service (AaaS). Se trata de una evolución tecnológica en la que nuestro sistema actúa como un agente inteligente capaz de aprender, decidir y automatizar procesos de forma autónoma, sin necesidad de que haya una persona detrás.

Innovar para que gestionar los gastos corporativos sea, por fin, sencillo

Desde el principio, nuestra misión ha sido clara: simplificar al máximo la gestión de los gastos de viaje profesionales usando la mejor tecnología. Esto nos ha llevado a diseñar una solución que va mucho más allá de escanear un ticket o factura.

Como bien recoge el acta del jurado, hemos desarrollado una solución que permite digitalizar, aprobar y contabilizar los gastos profesionales con “un nivel técnico y de integración que va más allá de lo habitual en el sector.”

Hablamos de un motor avanzado de reconocimiento, integración bidireccional con sistemas de gestión empresarial, medios de pago propios ¡y lógica personalizada para que se cumplan las políticas de gasto de cada empresa!

Nuestra aplicación integra inteligencia artificial, machine learning y conectividad total con los ERP y sistemas contables más utilizados por las empresas. Esto nos permite optimizar cada paso del proceso: desde el pago y la captura del justificante hasta la contabilización final.

De la digitalización a la automatización inteligente

El Premio Impulso TIC 2025 llega en un momento clave de nuestra evolución. Tras consolidarnos como la solución líder en digitalización de gastos de viaje profesionales, hemos dado un paso más hacia la automatización inteligente con nuestro modelo Agent as a Service.

El AaaS transforma la manera en la que los departamentos financieros gestionan el gasto profesional, aplicando un enfoque proactivo, predictivo y autónomo.

De esta forma. Okticket aprende de los hábitos de gasto y de las políticas internas de cada empresa, lo que le permite tomar decisiones automáticas y seguras en tiempo real.

Entre las capacidades más destacadas del nuestra IA generativa se encuentran:

• Captura e interpretación inteligente de justificantes, sin importar el idioma o el formato.
• Detección de irregularidades o incumplimientos de política de gasto en tiempo real.
• Anticipación de decisiones basadas en patrones de comportamiento, importes y categorías.
• Integración bidireccional con ERP y sistemas de gestión empresarial.

En pocas palabras: es como tener un asistente financiero inteligente que libera de carga operativa al equipo financiero, mejorando el control, la trazabilidad y la precisión contable.

Cómo el modelo AaaS impulsa la eficiencia del CFO

Para un CFO o responsable financiero, el modelo Agent as a Service supone un cambio estructural. Permite dejar atrás la gestión reactiva y adoptar una basada en la automatización y el análisis de datos. Ahora, el gasto se controla antes de producirse, no después.

Los beneficios directos para la dirección financiera son:

• Visión 360 y en tiempo real del gasto profesional.
• Reducción de tiempos y errores administrativos gracias a la automatización del ciclo completo.
• Cumplimiento garantizado de políticas internas y normativas fiscales.
• Conciliación bancaria automática.
• Mayor capacidad analítica, al disponer de datos estructurados, precisos y listos para comparar.

Y por si fuera poco, nuestro modelo AaaS se complementa con Pelaio, nuestra capa de inteligencia artificial generativa.

Un reconocimiento que nos impulsa a seguir

Este premio no es solo un logro empresarial.

Es la recompensa al trabajo diario de un equipo multidisciplinar que combina ingeniería, experiencia de usuario y conocimiento financiero con una visión compartida: La tecnología debe ser intuitiva, segura y estar siempre al servicio de las personas.

Cada línea de código, cada integración y cada mejora funcional de Okticket tiene ese propósito: liberar tiempo y recursos en los equipos financieros para que puedan centrarse en lo que de verdad importa: el análisis, la estrategia y el crecimiento.

Además, recibir el Premio Impulso TIC 2025 a la Innovación en nuestra tierra tiene para nosotros un significado especial.  Asturias cuenta con un ecosistema tecnológico sólido, dinámico y comprometido con la innovación. Formar parte de él y ver reconocido nuestro trabajo aquí nos anima a seguir avanzando.

XV Semana de Impulso TIC: la inteligencia artificial como motor del cambio

La entrega del galardón tendrá lugar el 14 de noviembre durante la XV Semana de Impulso TIC, organizada por el COIIPA y el CITIPA, con el apoyo de Gijón Impulsa y el Parque Científico Tecnológico de Gijón.

Este año, el evento se centrará en el impacto de la inteligencia artificial en Asturias, un tema que conecta directamente con la evolución de Okticket hacia la automatización inteligente.

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Todo el mundo lo tiene claro. La información de calidad cuesta dinero.

Consultoras cobrando miles de euros por informes. Webinars que exigen tu email, teléfono y hasta el nombre de tu mascota. Whitepapers "gratuitos" que te persiguen durante meses con emails de ventas.

Pues bien, en Okticket hemos decidido hacer algo diferente. Acabamos de abrir 8 de nuestras guías más descargadas para que puedas leerlas completamente gratis. Sin formularios. Sin trampas. Sin que nadie te llame después.

Un clic. Una descarga. Cero compromiso.

Las 8 guías que están descargando los que saben

De momento hemos abierto ocho, pero iremos liberando más. En esta primera selección no hay relleno. Solo contenido que resuelve problemas reales de directivos, CFOs, CIOs y gestores que no tienen tiempo que perder:

1. Ley de Inteligencia Artificial de la UE: ¿Cómo afectará a las empresas?

La regulación ya está aquí. Si tu empresa usa IA (y probablemente la usa más de lo que crees), necesitas saber qué viene y cómo prepararte antes de que lleguen las multas.

→ Descargar guía sobre la Ley de IA

2. Historia de los gastos profesionales: Evolución de los medios de pago

Desde el pago en especie hasta las tarjetas virtuales a las criptomonedas. Un viaje por miles de años de historia de la contabilidad y la evolución de los medios de pago.

→ Descargar guía de evolución de medios de pago

3. ¿Hasta qué punto la IAG está transformando el rol del CFO?

ChatGPT no va a robar tu trabajo... pero el CFO que sepa usarlo sí podría quitarte el tuyo. ¿Qué aplicaciones tiene la IA Generativa en la gestión de gastos de empresa?

→ Descargar guía IA Generativa para CFO

4. Fraude interno: ¿Qué herramientas te ayudan a detectarlo?

El fraude no siempre viene de fuera. A veces viene del tipo que se sienta tres mesas más allá. El fraude interno cuesta a las empresas billones de euros cada año. Descubre las herramientas y señales que te ayudarán a detectar las irregularidades en las notas de gastos antes de que sea demasiado tarde.

→ Descargar guía sobre fraude interno

5. ¿Eres un buen CIO?

Pregunta incómoda, pero necesaria. El rol del CIO ha ido ganando en importancia al mismo ritmo que lo ha hecho la evolución tecnológica. ¿Qué cualidades debe tener un buen CIO? ¿Cuáles son sus prioridades? Esta guía te ayuda a evaluar si estás siendo un director de IT estratégico o simplemente "el de los ordenadores".

→ Descargar guía para CIO

6. De contar a comunicar: Las ‘soft skills’ del CFO

Puedes dominar el EBITDA y las proyecciones financieras, pero si no sabes explicárselo al CEO o al consejo, estás perdiendo la mitad del partido. Además de las habilidades propias de su cargo, los directores financieros tienen que ser capaces de comunicar para hacerse entender. ¿Cuáles son las ‘soft skills’ que las empresas buscan en los CFOs actuales?

→ Descargar guía soft skills CFO

7. La importancia de la flexibilidad en los medios de pago

Tus empleados quieren poder pagar como les dé la gana. Tu departamento financiero quiere control. ¿Se puede tener las dos cosas? Spoiler: sí. En esta guía analizamos las ventajas y los inconvenientes de los diferentes medios de pago para que elijas el que mejor se ajuste a las características y necesidades de tu empresa.

→ Descargar guía flexibilidad medios de pago

8. Implicaciones laborales del teletrabajo internacional

El teletrabajo internacional es una nueva forma laboral que plantea nuevos retos para las empresas. ¿Están cubiertos los trabajadores? ¿Dónde tienen que pagar los impuestos? Todo lo que necesitas saber sin contratar un despacho de abogados está en esta guía.

→ Descargar guía teletrabajo internacional

Sin trampas ni letra pequeña

Repetimos. No hay trampa. Ni formularios ocultos. Ni llamadas de ventas. Ni newsletters que no pediste.

Solo contenido útil, un clic y ya está.

Simplemente descarga el contenido que necesites. Compártelas con tu equipo. Úsalas en tus presentaciones. Imprímelas y pégalas en la nevera si quieres. Son tuyas.

Estas guías han sido elaboradas por nuestro equipo de expertos y cubren desde regulaciones cruciales como la Ley de IA europea hasta transformaciones en roles de liderazgo como el CFO y el CIO, pasando por temas operativos como la gestión de gastos, prevención de fraude y teletrabajo transfronterizo.

¿Por cuál vas a empezar?

¿Quieres más contenido como este? En el blog de Okticket publicamos análisis, tendencias y recursos prácticos para profesionales que buscan estar un paso por delante. Sin spam, sin rollos.

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La innovación no espera, y por eso en Okticket no queremos perdernos los principales eventos tecnológicos. Del 4 al 7 de noviembre estaremos en Barcelona participando en Sage Future for Partner 2025, el evento de referencia para el ecosistema de partners Sage en la región EMEA (Europa, Oriente Medio y África).

Durante tres días, el Palau de Congressos de Catalunya se convertirá en el punto de encuentro de distribuidores, partners y líderes del sector tecnológico.  De aquí saldrán muchas de las tendencias que marcarán la gestión empresarial de los próximos meses.

Por qué estar en Sage Future for Partners 2025

¿Está la inteligencia artificial lista para pasar de ser una promesa a convertirse en una realidad tangible? En Sage Future 2025 encontrarás las respuestas.

La agenda del encuentro combina visión estratégica, formación práctica y networking de alto nivel.

• Descubre cómo sacar el máximo partido a las soluciones de inteligencia artificial aplicadas a la gestión empresarial, desde la automatización de procesos hasta la toma de decisiones basada en datos.
• Participa en sesiones exclusivas con los líderes de Sage para fortalecer tu propuesta de valor y desarrollar estrategias que realmente marquen la diferencia en el mercado.
• Conecta con partners de toda Europa, Oriente Medio y África que comparten tu visión y están listos para colaborar en nuevas oportunidades de negocio.

Espacios diseñados para la innovación

Sage Future for Partners 2025 no es un evento más. Cada espacio ha sido cuidadosamente diseñado para fomentar el aprendizaje, la inspiración y las conexiones que abren puertas.

Main Stage: Donde las ideas cobran vida

El escenario en el que ideas y estrategias se dan la mano. Entre los ponentes confirmados están Steve Hare (CEO de Sage), Aaron Harris (CTO de Sage), Derk Bleeker (CCO de Sage) o José Luis Martín Zabala (Managing Director para Iberia).

Product Zone: Innovación en tiempo real

En la zona de productos tendrás acceso a demostraciones en vivo conducidas por expertos. Experimenta de primera mano las innovaciones tecnológicas que están transformando el mercado y descubre cómo pueden aplicarse directamente a tu negocio.

Co-Creation Spaces: Tu experiencia importa

Los espacios colaborativos e interactivos son una gran oportunidad para que los asistentes puedan aportar su experiencia para influir en el desarrollo de productos y estrategias de mercado.

Sponsor Zone: Descubre cómo Okticket potencia tu negocio

Aquí es donde nos encontrarás. Como Patrocinador Platinum, Okticket tendrá presencia destacada en la Zona de Patrocinadores (stand 19), un espacio dinámico donde podrás descubrir cómo nuestra tecnología se integra perfectamente con el ecosistema Sage.

Nuestra solución de gestión de gastos de viaje profesionales está diseñada para impulsar tres pilares fundamentales de tu negocio: eficiencia operativa, automatización inteligente y crecimiento.

Durante el evento, nuestro equipo estará disponible para reuniones personalizadas donde podremos explorar juntos nuevas sinergias, resolver tus dudas y mostrarte casos de éxito reales de partners de la región EMEA.

Reserva tu lugar

Sage Future for Partners es un evento exclusivo para Distribuidores de Valor Agregado (VAR) y sus equipos.

Nos vemos en Barcelona. Del 4 al 7 de noviembre.

¿Quieres coordinar una reunión con nuestro equipo durante Sage Future? ¿Tienes preguntas sobre nuestra participación o sobre cómo Okticket puede ayudarte a transformar tu negocio? Contacta con nosotros.

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