¡En Okticket hemos sido seleccionados para participar en la quinta edición del ScaleupSpain Network!

El programa es una iniciativa de la Fundación Innovación Bankinter, Endeavor Spain y Wayra para acompañar a startups españolas con un alto potencial para convertirse en motores del ecosistema emprendedor.

Empresas participantes en Scaleup Spain Network 2024

En esta edición participarán un total de 13 empresas. ¿Quiénes nos acompañarán en este camino de crecimiento y consolidación?

• IURBAN:  Desarrolla soluciones avanzadas de eficiencia energética y gestión inteligente de recursos urbanos, facilitando la optimización del consumo energético en ciudades y comunidades.
• Saishoart: Plataforma online que democratiza la inversión en arte contemporáneo, permitiendo a los usuarios adquirir obras de artistas emergentes y consolidados de manera accesible y segura.
• Ciudadela: Se trata de un Property-Services-Marketplace que, a través de la digitalización de la administración de comunidades de propietarios, da una solución 360º de servicios a la comunidad y al hogar.
• Weecover: Proveedor de seguros integrados para e-commerce y servicios digitales, permitiendo a los negocios ofrecer protección adicional a sus clientes de manera fácil y rápida.
• Imperia: Software SaaS industrial para la gestión y optimización de cadenas de suministro.
• Divilo: Desarrolla soluciones innovadoras de pago y servicios financieros digitales, diseñadas para mejorar la eficiencia y seguridad de las transacciones empresariales.
• Dcycle: Plataforma de tecnología sostenible que permite a las empresas medir y reducir su impacto ambiental, promoviendo prácticas empresariales responsables y sostenibles.
• Uelz: Automatiza los procesos de cobros y pagos recurrentes para negocios y autónomos, facilitando la gestión financiera con una plataforma intuitiva y eficiente.
• Webel: Es un marketplace de servicios a domicilio, que a través de su plataforma facilitan el acceso cualquier servicio al hogar (como limpieza, clases particulares, belleza), poniendo en contacto clientes y proveedores.
• Docline: Plataforma de telemedicina que ofrece consultas y seguimiento médico online, mejorando el acceso a servicios de salud de calidad desde cualquier lugar.
• Cafler: Servicio de movilidad que facilita el traslado de vehículos a talleres, ITV y otros destinos, proporcionando comodidad y ahorro de tiempo a los usuarios mediante una plataforma fácil de usar.
• MUPPY: Plataforma de Flex-Living que ofrece alojamientos, servicios y contenidos por meses para que puedas vivir, descubrir y disfrutar de tu nueva ciudad como auténtico el local.

Objetivos del programa

El objetivo del programa es ”ayudar a scaleups en su proceso de maduración y transformación a través de la anticipación de los retos que se encontrarán a lo largo del camino y el desarrollo de sus fundadores y equipo directivo, y la creación de una red de colaboración entre los fundadores para establecer vínculos, compartir sus experiencias y fomentar el aprendizaje en comunidad”.

Para ello, ScaleUp Spain Network  combina un modelo de aprendizaje teórico con sesiones prácticas lideradas por los fundadores de algunas de las scaleups, empresas con mayor tamaño y crecimiento, más exitosas de nuestro país y a nivel internacional, tales como Iñaki Berenguer (Coverwallet, Life Extension Ventures), Jorge Poyatos (Seedtag), Juan de Antonio (Cabify) y Pablo Fernández (Clicars, Clikalia, Clidrive). Además de expertos e inversores nacionales e internacionales como Miguel Arias (Kfund) y Andrés Dancausa (The Venture City). Todo ello es ofrecido sin coste alguno para las empresas seleccionadas.

Sobre Wayra

Wayra es el Corporate Venture Capital de Telefónica, a través del cual, invierte en startups con capacidad para atraer innovación a Telefónica y presta servicios de innovación a terceros, para ayudarles a llevar sus iniciativas de Innovación abierta al siguiente nivel.

Con presencia global, cuenta con siete hubs en Europa (España -Madrid y Barcelona-, Reino Unido y Alemania) y Latinoamérica (Brasil, Argentina y Colombia), y equipos que operan en nueve países. A través de sus fondos, está presente también en Silicon Valley e Israel.

Desde su creación, hace más de 15 años, Wayra ha invertido 233 millones de euros en más de 1.100 startups. Actualmente, cuenta con más de 530 startups en su portfolio, de las que más de 190 trabajan con Telefónica. 

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¿Pasas más tiempo en los aeropuertos que en tu propia casa? Cuando las terminales se convierten en tu segunda oficina, es complicado seguir con tu ritmo de trabajo. Pero mantener la productividad en viajes de empresa es necesario.

Y sí ¡Es posible! Desde las salas de embarque hasta la selección de asientos, pasando por las apps descargadas en tu móvil o la ropa que llevas puesta influyen en tu capacidad para trabajar sobre la marcha.

¿Cómo lograr que una oficina móvil se viable? Veamos algunos tips.

Dónde hacer networking en los aeropuertos

Cuando hablamos de ser productivo durante un viaje de empresa no nos referimos solo a estar sentados frente al ordenador. Como seguro que sabes, de las conversaciones con otros profesionales salen muchos negocios.

Pues bien, en los aeropuertos también es posible hacer networking. Cafeterías, lounges y espacios de trabajo son espacios frecuentados por otros viajeros de negocios como tú.

En Madrid, por ejemplo, tienes el área de trabajo de la T4S, con espacios equipados para conectarse. Y la terminal T2 cuenta con varias salas de reuniones.

En Barcelona, las meeting rooms se encuentran situadas en la T1. Y hay espacios similares en todos los grandes aeropuertos.

Salas VIP con acceso libre

Pero sin duda, los mejores lugares para hacer contactos profesionales son las salas VIP. Si no cuentas con un billete de clase Business, siempre puedes acceder a las salas VIP independientes.

Estas no están operadas por ninguna aerolínea y el acceso es mediante el pago por uso.  La sala VIP Cibeles del Aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas es independiente, al igual que las Colomer y Canudas del Aeropuerto Josep Tarradellas Barcelona-El Prat.

En la página web de Aena puedes echar un vistazo a las salas VIP de los aeropuertos españoles.

Un consejo: si tienes pensado mantener reuniones durante los trayectos, es importante que vayas vestido para la ocasión, con prendas cómodas pero profesionales.

¿Cuál es el mejor asiento en el avión para trabajar?

Una vez en el aire, la elección del asiento puede influir en la capacidad de concentración. Si necesitas trabajar durante un vuelo y la Primera Clase no es una opción, lo ideal es que selecciones una ubicación tranquila.

Las mejores filas son las de la parte delantera del avión, donde el sonido de los motores no se percibe con tanta intensidad. Además, si eliges el asiento de la ventanilla tendrás menos interrupciones por parte de tus compañeros de viaje.

En este sentido, un estudio publicado por el comparador de vuelos Skyscanner revelaba que la mejor butaca es la 6A. La peor, la 31E.

¿Y qué ocurre con las salidas de emergencia o las filas que están detrás de una mampara? También son una buena opción si necesitas espacio para las piernas, pero debes tener en cuenta los inconvenientes. Los asientos de las salidas de emergencia no suelen ser reclinables.

Detrás de una mampara también estarás más cómodo, pero probablemente te toque al lado un bebé o un niño pequeño.

A evitar: las últimas filas, el asiento del centro y áreas cercanas al baño y la cocina.

Además, es importante que te asegures de que el asiento tiene acceso a un enchufe.

Puedes echar un vistazo al mapa de asientos de tu vuelo en páginas como SeatMaps o SeatGuru.

Mantener la productividad en viajes de empresa: Consejos para vuelos largos

Ya estás en el avión, en el asiento que has escogido y toca sacar el portátil. ¿Es posible trabajar en el aire? Estas son algunas de las técnicas empleadas por los viajeros de negocios para aprovechar el tiempo en los viajes largos.

• Para que no te afecten esos momentos en los que los dispositivos tienen que estar en “modo vuelo”, antes de embarcar es recomendable que descargues todos los documentos y archivos que vayas a necesitar. Del mismo modo, comprueba que todas las aplicaciones que utilices funcionan sin necesidad de conexión a Internet.
• Asegúrate de que tus dispositivos móviles tengan la carga completa. No obstante, no está de más que lleves una batería portátil también cargada.
• Durante el vuelo, te vendrán muy bien unos auriculares con cancelación de ruido.
• Comienza por las tareas más importantes y deja las más sencillas para el final del vuelo.

Y muy importante. Una persona cansada y deshidratada no es productiva. Así que tómate algún descanso y asegúrate de beber agua.

Aplicaciones móviles imprescindibles para viajeros de negocios

Al principio de este post hablábamos de las posibilidades de networking que ofrecen las salas VIP. Pues bien, aplicaciones como LoungeBuddy ofrecen la información que necesitas sobre estos espacios. Incluye un buscador y la opción de comprar pases de acceso.

Tampoco pueden faltar herramientas que faciliten la organización y productividad.  Aplicaciones de gestión de tareas, como puede ser Trello, son de gran ayuda. Por su parte, Evernote es útil para tomar notas y organizar ideas sobre la marcha.

La mejor solución para la gestión de gastos de viaje profesionales

Un viajero de negocios necesita realizar ciertas compras durante los desplazamientos. Para poder solicitar el posterior reembolso, tiene que guardar los tickets y facturas. ¿Sabes el tiempo que va a tardar en hacer el reporte de todos esos gastos?

Por eso, no podemos terminar este post sin hablar de la necesidad de contar con una herramienta para simplificar la gestión de las notas de gastos. Y en este sentido, Okticket cuenta con la tecnología más rápida y potente para gestionar los gastos de viaje profesionales.

Recordemos algunas de sus ventajas:

• El ahorro en tareas administrativas es del 80% si se compara con la gestión manual.  Esta capacidad de escanear y registrar gastos rápidamente permite a los viajeros dedicar más tiempo a sus actividades principales.
• La información de gastos está ordenada, categorizada y visible para los responsables financieros.
• Integración con los principales sistemas de contabilidad y gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente, alineada con la política de gastos de tu empresa.
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta.
• Compatibilidad con múltiples idiomas y monedas, lo que la hace ideal para empresas con operaciones internacionales.
• La funcionalidad multi divisa convierte automáticamente en euros los gastos en monedas extranjeras.

En definitiva, Okticket se destaca como una de las herramientas más eficientes y potentes en el mercado para la gestión de gastos de viaje profesionales. Gracias a las funcionalidades diseñadas para optimizar el tiempo y reducir la carga administrativa, la herramienta ofrece una gran mejora en la productividad y el control financiero.

¿Quieres comprobarlo? Ponte en contacto con nosotros.

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Las empresas españolas están aumentando su negocio internacional. Ya sea para aterrizar en nuevos mercados, ampliar sus alianzas o diversificar canales, es necesario abrirse al exterior. Esto conlleva desplazar equipos y, como consecuencia, enfrentarse a un nuevo escenario financiero: la gestión de gastos en viajes de empresa al extranjero.

La importancia de optimizar este proceso no radica solo en la rentabilidad y la eficiencia operativa. Una gestión eficaz de estos gastos asegura el cumplimiento normativo y fiscal, además de fortalecer la gestión financiera de la empresa.

Para lograr ese control, es importante tomar una serie de medidas. Entre otras:

• Establecer políticas de viaje claras, con un apartado específico para las políticas de reembolso.
• Utilizar herramientas adecuadas para recopilar los datos.
• Analizar esos gastos detalladamente.
• Centralizar las reservas por medio de plataformas específicas.
• Conocer las normativas fiscales aplicables en los países en los que operes.
• Aprovechar todas las deducciones fiscales relacionadas con los viajes de negocios.

¿Qué gastos en viajes de empresa al extranjero son deducibles?

Aunque más adelante veremos cuáles son las mejores herramientas para gestionar los gastos de viajes de empresa, en este post nos centraremos sobre todo en las deducciones y exenciones a las que tienen derecho empresas y viajeros de negocios internacionales.

Exención fiscal 7p: Qué es y cómo se gestiona

Comenzamos con una de las exenciones fiscales que generan más dudas. Y eso a pesar de que ya tiene 24 años (Real Decreto-ley 3/2000).

De hecho, todavía quedan muchas empresas medianas y grandes que cuentan con empleados en movilidad internacional y no la están aplicando. Se trata de un incentivo fiscal dirigido a empleados que han estado trabajando fuera de España.

Según el apartado p del artículo 7 de la Ley 35/2006 del IRPF, estas personas están exentas de pagar el IRPF hasta un límite máximo de 60.100 euros anuales.

El importe de la devolución varía en función de los días de estancia en el extranjero y de la Comunidad Autónoma.

Requisitos para solicitar la exención del IRPF por parte de los trabajadores desplazados

Como es común a toda deducción, también en este caso es necesario reunir una serie de requisitos. Entre ellos, tener residencia fiscal en España, desempeñar el trabajo físicamente en el extranjero o que el país extranjero en el que está prestando sus servicios debe aplicar un impuesto de “naturaleza idéntica o análoga” al IRPF que se paga en nuestro país.

Además, será necesario presentar pruebas que certifiquen el desplazamiento por motivos laborales. Por eso, es importante conservar ciertos documentos:

• Tickets y facturas de los gastos de viaje (hotel, billetes de avión, tarjetas de embarque, tickets de restaurantes, justificantes bancarios, sellos de pasaporte, etc.).
• Certificado de desplazamiento expedido por la entidad empleadora. A efectos probatorios, este certificado debería incluir:
  1. El nombre del trabajador y la referencia a su cualidad de empleado.
  2. La duración del viaje (con fecha de salida y llegada).
  3. Un listado de los proyectos realizados en el extranjero y de las funciones realizadas por el empleado.
  4. El nombre de las empresas para las que se ha trabajado y la residencia de estas.
  5. El país al que se ha producido el desplazamiento.
  6. En caso de que las hubiera, importe de las dietas de manutención y estancia y de cualquier otra retribución específica relativa al desplazamiento.
  7. Declaración expresa de que no hay vinculación directa entre la empresa y el cliente para el que se realizó el trabajo y, en caso de haberla, referencia al cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa del IS.
  8. Manifestación de que no se ha aplicado el régimen de excesos.

• Actas de asistencia a reuniones, agendas, certificados del cliente, emails, cartas, contratos o cualquier otra documentación, si la hubiera, que acredite haber trabajado en beneficio de una entidad extranjera.

Antes de pasar al siguiente punto, es importante señalar que el 7p es incompatible con el régimen de excesos excluidos de tributación en el IRPF (hablaremos de ello un poco más abajo).

Cómo funciona la deducción del IVA para gastos de viajes profesionales

Las empresas también tienen la posibilidad de deducirse el IVA de los gastos de viajes de negocios: manutención, alojamiento y desplazamiento (gasolina; billetes de avión, tren, autobús o barco; taxis; alquiler de coches; aparcamiento; peajes). Para ello es necesario:

• Guardar todas las facturas
• Las facturas deben estar a nombre de la empresa (no del empleado)
• Las facturas tienen que incluir una serie de información básica: fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente..
• El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía.
• Justificar el gasto por medio de la factura original completa o con una copia digital realizada con un software homologado.

Del mismo modo, es posible solicitar la devolución de impuestos por compras de ciertos productos y servicios en países comunitarios que superen los 50 euros: inscripciones en congresos, entradas a eventos deportivos y de ocio, servicios de consultoría y regalos de representación, principalmente.

La solicitud de reembolso se realiza a través del modelo 360, que se presenta vía telemática (una solicitud por cada país). El plazo finaliza el 30 de septiembre del año siguiente a la factura.

En el caso de países no pertenecientes a la Unión Europea, solo podrás solicitar la devolución del IVA pagado si España tiene un acuerdo de reciprocidad con ese país. Entre los países que cuentan con estos convenios con España se encuentran Canadá, Japón, Suiza e Israel, entre otros.

Gastos de viajes de negocios deducibles en el IRPF

Los gastos de viaje profesionales soportados en el extranjero también están exentos de IRPF en España, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda. Los requisitos quedan especificados en el Real Decreto 439/2007.

En caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda para desplazamientos fuera de España ( los detallamos en la tabla de abajo), los trabajadores tendrán que pagar el IRPF correspondiente por ese exceso.

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Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.

En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF, mantener un registro detallado de los mismos y guardar los justificantes es fundamental para maximizar las deducciones fiscales.

Las mejores aplicaciones para gestionar gastos de viaje profesionales

Implementar un software especializado en la gestión de gastos profesionales puede mejorar significativamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las que hemos estado hablando.

Al mismo tiempo, garantizan el control de los gastos de viajes de negocios, justificantes de pago incluidos.  

Para explicar la importancia que tiene para el CFO el uso de la tecnología y de los software de gestión de gastos, lo mejor es listar las ventajas de estas herramientas. Y lo haremos tomando como referencia los beneficios que aporta la tecnología de Okticket.

Ventajas de automatizar la gestión de gastos de empresa con Okticket

• Registro del gasto sobre la marcha. Con Okticket, solo necesitas tomar una foto del ticket o factura con tu móvil, y el gasto se sube a la aplicación en segundos.
• Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, lo que significa que los gastos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Tanto los viajeros de negocios como el equipo de back office pueden añadir comentarios para una posterior justificación.
• Trazabilidad instantánea: Puedes visualizar en tiempo real toda la información de los gastos.
• La información de los gastos se guarda en un entorno cloud seguro, organizada y lista para cuando la necesites.
• Registro de gastos en múltiples monedas: Con la funcionalidad multidivisa, la app convierte los gastos efectuados en diferentes monedas al euro utilizando el tipo de cambio del BCE en el momento de la compra.
• El OCR de Okticket extrae automáticamente la tasa (IVA, IGIC, TVA, etc.).
• En los viajes de negocios, sobre todo cuando son internacionales, los expertos recomiendan ofrecer dietas en lugar del método de reembolsos. Okticket facilita la gestión de dietas para mantener el control del flujo de efectivo.
• Generación de informes detallados que facilitan la revisión y auditoría de los gastos.
• Tarjeta de empresa aceptada globalmente: La OKT Card es una tarjeta inteligente Mastercard que permite establecer límites por usuario, categoría de gastos y periodo de tiempo, además de ofrecer conciliación bancaria automática.

Conclusión: Implementar Okticket para la gestión de gastos de tu empresa no solo simplifica el proceso, sino que también garantiza una mayor eficiencia y control sobre los gastos. ¡Automatiza y optimiza con Okticket!

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Agilidad, adaptabilidad, anticipación, asertividad, autoridad, analítica avanzada, apertura al cambio…. Las funciones del director financiero requieren de una dosis extra de polifacetismo para capear los vientos del cambio.

Paradójicamente, para lograr el éxito económico de una organización, sus CFO deben contar con habilidades que a priori poco tienen que ver con las de un responsable financiero.

Las competencias del director financiero como arquitecto del cambio

Solo hace falta escuchar a los propios líderes financieros para darse cuenta de que son conscientes de su papel como socios estratégicos del negocio. Y eso implica contar con una serie de competencias.

Agilidad

De un director financiero actual se espera que sepa adaptarse a los cambios rápidamente. Y no solo hablamos de fluctuaciones económicas.

La tecnología se mueve muy rápido, y es importante estar al día de las novedades para seguir siendo competitivos. No en vano, entre las múltiples facetas que se les atribuye, se incluye la de “arquitectos de la innovación”.

Del mismo modo, un CFO debe ser ágil a la hora de mover capital hacia nuevas las áreas que aporten mayo valor añadido. Aunque esto suponga la reestructuración, incluso el cierre, de departamentos o negocios poco rentables.

Comunicación

No es la primera vez que hablamos de que la comunicación debe ser una de las principales habilidades del director financiero actual. Para ser un líder estratégico, es fundamental tener capacidad para motivar y saber transmitir la experiencia.

Y no nos olvidemos de la parte estratégica. ¿Cómo se puede trasladar la visión financiera de la empresa a áreas ajenas a los números? Si quieres inspirar a los equipos, estos deben comprender lo que dices.

La empatía, la autenticidad, la transparencia y la ética profesional son cualidades muy valiosas para ser un líder inspirador.

Colaborar con los responsables de otras áreas y mantener una estrecha relación con el CEO también forma parte de las funciones del CFO.

Anticipación

La forma más fácil de aprovechar los desafíos para convertirlos en oportunidades es ir un paso por delante. La tan buscada visión estratégica consiste tanto en anticipar tendencias como en detectar potenciales riesgos.

"La mejor manera de predecir el futuro es crearlo" (Peter Ferdinand Druker)

Esto implica tener visión a largo plazo. Para ello, los directores financieros pueden apoyarse en herramientas que ofrezcan simulaciones y pronósticos.

Análisis del dato

Retomamos de nuevo el término “arquitecto de la innovación” para poner en contexto la importancia de contar con herramientas que permitan realizar análisis avanzados de grandes volúmenes de datos.

No hay que perder de vista que hoy en día el dato manda, y su guardia y custodia corresponde al CFO. Recopilar, supervisar, analizar y presentar le permite tomar decisiones informadas, basadas en datos reales y fiables.

Del mismo modo, gracias a la automatización se reduce muchísimo el tiempo destinado a gestionar los procesos transaccionales.

El CVO: Rol financiero, prioridades extra financieras

Seguro que el térmico CVO (Chief Value Officer) no te resulta extraño. Y aunque en teoría el de director de Valores es un nuevo rol, son muchos los CFO en los que ha recaído esta responsabilidad.

Además de supervisar las gestiones financieras de una compañía, ahora deben desempeñar otras cuestiones ajenas a la contabilidad. Por ejemplo, realizar los informes que respalden que la empresa está cumpliendo con los criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).

¿Y cómo va a liderar una persona la transformación digital de una empresa si no trabaja codo a codo con el CIO o con el CTO? Máxime ahora, con la entrada en pista de la Inteligencia Artificial, un nuevo corredor que se mueve rápido.

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Satisfacer las necesidades de los viajeros de negocio, pero mantener el control de los gastos de viaje de empresa. En el Travel and Expense, encontrar el equilibro es un gran reto.

Por eso es de gran importancia que los sistemas de T&E estén alineados con las políticas de gastos de viaje de las empresas. Es decir, con un documento en el que quede plasmada toda la información relativa a la reserva, limitación, reporte y aprobación de los gastos de viaje profesionales.

Cómo debe ser una política de viajes: Ejemplo

Lo importante es que esta política de viajes sea fácil de cumplir, por lo que debe ser muy clara.  ¿Qué puntos no pueden faltar para que sea realmente eficaz?

1. Descripción de los beneficios

Para que los empleados entiendan la importancia de cumplir la política de gastos de viaje, es recomendable comenzar por explicarles las ventajas que les ofrece este documento: asistencia en viaje, agilidad en los reembolsos, modo de proceder en caso de pérdida del vuelo o extravío de maletas, por ejemplo

2. Proceso de reserva

Si no cuentas con un Travel Manager, es probable que los empleados puedan realizar las reservas de sus viajes ellos mismos. Para que no pierdan el tiempo buscando opciones de transporte y hoteles que luego no pasan el filtro de administración, lo idea es que sepan a qué atenerse.

• ¿Trabajas con alguna plataforma de reserva de viajes? Incluye el nombre y los datos de contacto.
• Deja claro si es posible acumular puntos para programas de fidelización personales.
• Define también las normas que aplican al Bleisure. Es decir, qué gastos corren a cargo de los trabajadores que quieran alargar las estancias por motivo de ocio (como puede ser la diferencia de precio por poner la vuelta del avión un día diferente o las noches extra de hotel).

3. Límites y tipos de gastos reembolsables

¿Cuánto puedo gastar en el hotel? ¿A cuánto se pagaba el kilometraje? ¿Para las comidas hay que pedir un anticipo o nos dan dietas? Si no quieres tener que responder a estas preguntas una y otra vez, ponlo por escrito.

Puedes establecer los límites por categorías de gasto y definir la información más relevante para cada uno:

• Plataforma de reserva o proveedor autorizado.
• Importe máximo autorizado por noche de hotel. Si es diferente para desplazamientos nacionales e internacionales, indicarlo.
• Precio máximo reembolsable para el desayuno, comida y cena. O en caso de abonarse dietas, el importe diario asignado.
• Periodo de antelación para las reservas de vuelos y hoteles.
• Precio reembolsable por kilómetro cuando se utiliza un vehículo particular.
• Gastos de representación aceptables.
• Gastos reembolsables al margen de los habituales: parking en el hotel, servicio de lavandería o pago de la factura del teléfono personal utilizado para asuntos de empresa durante los viajes, por ejemplo.

4. Gastos no reembolsables

Del mismo modo que hay unos gastos reembolsables, hay otros que no lo son. Además, suelen ser causa de conflicto. Dejar claros los límites es fundamental para evitar problemas. Entre los más frecuentes encontramos los recargos por exceso de equipaje, los artículos del minibar del hotel, el servicio de lavandería o las multas de tráfico.

5. Mecanismos de reembolso

Todo lo relacionado con los medios de pago aceptados debe quedar bien claro. Lo mismo con los métodos que deben utilizarse para reportar las notas de gastos y solicitar los reembolsos. Responde a estas preguntas:

• ¿Cómo es el flujo de aprobación de gastos?
• ¿Qué justificantes son considerados válidos?
• ¿Qué datos mínimos deben cometer los tickets?
• ¿Se abonan los gastos de viaje cuando el trabajador pierde el justificante en papel?
• ¿Hay algún gasto que no sea necesario reportar?
• ¿Tienes una aplicación para digitalizar gastos de empresa? Indica su nombre y opciones de descarga. Tampoco estaría de más proporcionarles una breve guía de funcionamiento.
• ¿Cuál es la fecha límite para solicitar los reembolsos?
• ¿Cuánto tiempo va a tardar el trabajador en recibir el reembolso si adelanta dinero de su bolsillo?

6. Asistencia en viaje

Durante un viaje de negocios pueden surgir incidentes e imprevistos, desde perder el vuelo hasta necesitar ingreso hospitalario.  Ten en cuenta los posibles escenarios y establece un procedimiento a seguir por parte de los empleados.

No olvides compartir la información relativa al proveedor y a los seguros de viaje, con dirección de contacto y teléfonos de asistencia en destino.

Otros consejos de interés

Como ves, redactar una política de gastos de viaje pensada para que se cumpla requiere de un trabajo minucioso en el que tampoco pueden faltar varias cuestiones a tener en cuenta:

• Definir unos objetivos (reducir gastos, minimizar los errores, bloquear el fraude interno…) y ajustar la política a su cumplimiento es uno de los primeros puntos a abordar a la hora de diseñar la política de viajes. Dependiendo del propósito de viaje, los límites y el reporte también pueden variar.
• Adaptar el plan de gastos al tamaño de tu empresa y al comportamiento de los viajeros.
• La política de gastos debe ser rigurosa, pero no inamovible. Frecuencias de viajes, destinos habituales, medios de transporte más adecuados para cada desplazamiento… Las necesidades no son siempre las mismas, y eso hay que tenerlo en cuenta.
• Dicha flexibilidad también puede aplicarse a las reservas. Es lógico limitar el precio del alojamiento o de los billetes. Pero en ocasiones, es mejor dejar que los propios viajeros de negocios decidan el hotel que les viene mejor o el vuelo que quieren coger.
• Comunica la política de gastos al equipo y publícala en una plataforma a la que tengan acceso para que puedan consultarla en cualquier momento.
• Y muy importante: asegúrate de que el documento es claro y fácil de entender. Este es un problema común a la mayoría de empresas. Según un reciente estudio de Freenow for business, el 71% de los viajeros de negocios españoles no entienden la política de viajes.

Recuerda también la importancia de integrar la política de gastos con el ERP de la empresa o sistema de gestión empresarial.

Ventajas de la política de gastos

Al principio de este post adelantábamos algunos de los beneficios de este documento para los trabajadores, pero la empresa es la que mayores ventajas obtiene.

• Se minimiza el riesgo de aprobar gastos irregulares o que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• El camino para reducir gastos se acorta. Desde elegir a los proveedores que ofrezcan las mejores tarifas hasta restringir los viajes de última hora que encarecen los precios, todo suma.
• Las fricciones entre empleados que viajan y departamento de back office disminuyen, puesto que los trabajadores que reportan gastos de viaje ya saben cuánto dinero pueden gastar en las diferentes categorías y qué gastos son reembolsables.

Todo ello redunda en una mayor competitividad, clave para conseguir el éxito empresarial.

Herramientas Travel and Expense para agilizar la gestión de gastos profesionales

Si a una buena política de gastos, le añades una herramienta de gestión alineada con los criterios establecidos, el proceso se optimiza al máximo.

Con Okticket, por ejemplo, ahorras el 80% de las horas dedicadas a la gestión de gastos de viaje profesionales. Además de olvidarte de un proceso tan tedioso, también aparcarás los errores asociados a una gestión manual de las notas de gastos.

Al mismo tiempo, te aseguras de que la política de gastos se cumple. En caso contrario, recibirás alertas que te pondrán sobre aviso.

Más ventajas de una solución como Okticket:

• Está homologada por Hacienda, lo que te garantiza que los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Puedes personalizarla como quieras: límites de gasto por usuario o categoría, precio del kilometraje, flujo de aprobación, categorías de gasto, etc.
• Conciliación automática de los pagos efectuados con tarjeta.
• Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente con límites de uso adaptados a tu política de gastos.

Como ves, encontrar el equilibrio entre lo que quiere la empresa y lo que demandan los equipos es posible.

¿Quieres descubrir todo lo que puede hacer por ti una herramienta alineada con tu política de gastos de viaje?  Pregúntanos lo que quieras, sin compromiso.

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En Okticket seguimos reforzando nuestro compromiso para mantener los más altos estándares de calidad, seguridad y protección de datos. Tras superar una serie de auditorías internas y externas, recientemente hemos obtenido la ISO 9001 y la ISO 27001.

¿Qué es la ISO 9001? ¿Y la ISO 27001? ¿Qué ventajas ofrecen ambas certificaciones?

Qué es la ISO 9001

La norma ISO 9001 es un estándar internacional que especifica los requerimientos para la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, y recoge las mejores prácticas para su aplicación, ya sea interna, para certificación, o con fines contractuales.

Se centra en: tres puntos:

1. La mejora continua 
2. La satisfacción del cliente
3. La eficiencia operativa

Ventajas de la norma ISO 9001 para las empresas

• Habilitar a una empresa pueda alcanzar y mantener niveles de calidad altos.
• Al asegurar la satisfacción de las demandas de tus clientes, mejorarás su fidelización
• Los mecanismos de control y el seguimiento de los procesos reducen la susceptibilidad a errores y rechazos
• Ayudan a satisfacer las necesidades y exigencias de los clientes
• Reducir los costes de producción.
• Los procesos y procedimientos permiten optimizar las operaciones y hacerlas más productivas.
• Implementar procesos de mejora constantes.
• Potenciar el acceso a grandes clientes y mercados internacionales.
• Facilitar la identificación de los posibles riesgos en el trabajo.
• Solucionar los errores que pueden ocasionar accidentes laborales. Con ello, también se reduce el coste relacionado con las bajas de los empleados.
• Mejorar las condiciones laborales.

Qué es la ISO 27001

Por su parte, la ISO 27001 es la certificación de los Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Establece los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) dentro de una organización.

Se enfoca en proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Por tanto, con la ISO 27001 podemos garantizar que nuestro sistema de gestión de la seguridad es robusto. La información está protegida frente a accesos no autorizados, se mantiene íntegra y está disponible para el acceso de los usuarios autorizados.

Ventajas de la ISO 27001 para las empresas

• Protege la información confidencial.
• Mejora la gestión de riesgos de seguridad.
• Incrementa la resiliencia ante ciberataques y amenazas.
• Cumple con requisitos legales y regulatorios.
• Mejora la confianza de los clientes y partes interesadas

La obtención de esta norma viene a reforzar nuestro compromiso continuo con la protección de los datos y la información de nuestros clientes, colaboradores y partners.

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