Contabilizar de forma correcta los gastos de empresa es fundamental para tener una visión más fiable y real de la situación financiera. Además, es necesario de cara a su posterior justificación. ¿Tienes clara la diferencia entre la cuenta 629, la 627, la 623 o la 640?

Es frecuente que el asiento de ciertos gastos corporativos genere dudas. Suele ocurrir, por ejemplo, con la contabilización de los gastos de viajes de empresa. Para tratar de arrojar luz sobre este asunto, a lo largo de este post analizaremos las particularidades de la cuenta contable 629. ¿Qué es? ¿Para qué se utiliza? ¿Qué gastos no deberían incluirse?

Iremos respondiendo a estas preguntas. Pero para hacerlo de forma más entendible, comenzaremos por hacer un repaso rápido al cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC).

Tipos de cuentas contables: Las peculiaridades del grupo sexto

Dentro del PGC encontramos 195 cuentas contables distribuidas en nueve grupos:

• Grupo 1: Financiación básica.
• Grupo 2: Activo no corriente.
• Grupo 3: Existencias.
• Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
• Grupo 5: Cuentas financieras.
• Grupo 6: Compras y gastos.
• Grupo 7: Ventas e ingresos.
• Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto.
• Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto.

En este post vamos a centrarnos en el grupo sexto (“compras y gastos”). Aquí, encontramos 10 grupos contables:

• 60: Compras.
• 61: Variación de existencias.
• 62: Servicios exteriores. Agrupa varias subcuentas que representan las remuneraciones a que tiene derecho el trabajador, tanto en efectivo como en especie, así como distintas contribuciones. Pueden ser gastos en I+D, alquileres, transporte, etc.
• 63: Tributos, impuestos y tasas.
• 64: Gastos de personal: sueldos, indemnizaciones, seguridad social, retribuciones…
• 65: Otros gastos de gestión.
• 66: Gastos financieros.
• 67: Pérdidas procedentes de activos no corrientes y gastos excepcionales.
• 68: Dotaciones para amortizaciones.
• 69: Pérdidas por deterioro y otras dotaciones.

¿Qué es la cuenta 629?

De todos ellos, el subgrupo 62 es uno de los más confusos. Y no es de extrañar, puesto que es fácil cometer errores a la hora de imputar gastos. Por ejemplo, los gastos de transporte van en la cuenta 624, mientras que los de locomoción se deben contabilizar en la cuenta 629 del Plan General Contable.

De hecho, la cuenta 629 “Otros servicios” es una especie de cajón de sastre al que van a parar todos los gastos en servicios exteriores que no encajan en categorías más específicas del subgrupo 62.

Pero esto no quiere decir que puedan incluirse todos los gastos generales. Solo las compras que están relacionadas con el ejercicio de la actividad empresarial. Principalmente, los gastos de los viajes de empresa.

¿Para qué se utiliza la cuenta 629 del PGC? Evita los errores más frecuentes

Veamos algunos ejemplos de gastos de empresa que están incluidos en esta cuenta contable de gastos:

• Los gastos de manutención, alojamiento y locomoción en viajes de negocios: kilometraje, gasolina, tickets de restaurantes, hoteles, billetes de tren, de avión, peajes o aparcamiento, entre otros.
• Las dietas o viáticos. Es decir, el dinero que se adelanta a los empleados en movilidad en previsión de los gastos de alojamiento y manutención que va a generar un desplazamiento. Aquí hay que aclarar que, si la dieta se incluye en la nómina, debería contabilizarse en la cuenta 640.
• Gastos derivados de la Inspección Técnica de Vehículos de los vehículos de empresa.
• Gastos de teléfono.
• El material de oficina (sellos, tóner, folios, artículos de escritura…)
• Los servicios web (pago del dominio, por ejemplo).
• Los cursos de formación también se contabilizan aquí.

Diferencias entre la cuenta 629 y la cuenta 627

En cambio, no estarían incluidos los gastos ocasionados para lograr un fin comercial. Ni siquiera cuando los empleados tengan que desplazarse.

En este supuesto estaríamos hablando de gastos de representación. Y como tales, deben asentarse en la cuenta 627, la destinada a “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”.

Los ejemplos más frecuentes son los regalos de empresa o las comidas con clientes.

El merchandising o las campañas publicitarias también se contabilizan en la cuenta contable 627.

La importancia de mantener una correcta contabilidad de la cuenta 629

Cometer un error al contabilizar los gastos que deben anotarse en la cuenta 629 es fácil. Pero si logras hacerlo correctamente, tu empresa obtendrá muchos beneficios.

• El control y seguimiento de los gastos se simplifica.
• La contabilidad será mucho más precisa y detallada.
• Es más fácil cumplir con las obligaciones fiscales.
• Tener una visión clara y realista de todos los gastos ayuda a tomar decisiones más racionales.
• Si se produce una auditoría contable , la cuenta contable 629 se revisa para comprobar que los gastos son reales y están bien clasificados. Por tanto, cuanto más precisa sea, más transparente serán las prácticas contables a los ojos del auditor.

¿Quieres mejorar tu eficiencia contable? La forma más rápida de acabar con los errores manuales es automatizar la gestión de los gastos de empresa.

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Contabilizar los gastos de viajes de negocios: Cómo te ayuda Okticket

Herramientas como Okticket te permiten registrar todos los gastos que deben ir a la cuenta 629, entre otras.

En cuanto los gastos se han digitalizado, quedan almacenados y ordenados en un entorno cloud seguro. De esta forma, el departamento financiero siempre tendrá acceso rápido a la información que necesite.

Una sola plataforma basta para simplificar el proceso:

• Con una simple foto realizada desde la app, el gasto queda digitalizado y registrado.
• El revisor puede comprobar las hojas de gastos en el momento.
• El departamento financiero no tiene que esperar a final de mes para tramitar los gastos.  
• Gracias a la integración de Okticket con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado, la contabilización se realiza de forma automatizada.

Y muy importante. Recuerda que los gastos corporativos deben estar justificados de forma adecuada de cara a su presentación antes Hacienda. Con Okticket tendrás la seguridad de que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Si quieres mantener la contabilidad de los gastos de viaje a raya, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Una inversión de 5.500 millones de euros que generará más de 550.000 millones de euros de negocio. Si tomamos como referencia las cifras que maneja GEBTA España para los próximos meses, la inversión en viajes de empresa se recupera con creces.

¿Así de fácil? Sería estupendo poder decir que sí, pero lo cierto es que un viaje de negocios rentable y exitoso conlleva una planificación detallada. Desde la planificación del itinerario hasta la gestión de gastos, todo el proceso impacta en los resultados.

¿Quieres sacar el máximo rendimiento a los gastos de viaje profesionales? A lo largo de este artículo iremos desgranando las estrategias para organizar viajes corporativos con el foco puesto en el retorno de inversión.

Tips para una planificación eficiente de los gastos de viaje de empresa

Después de los salarios, los gastos de viaje suponen el mayor desembolso para las empresas. De ahí la importancia de administrarlos de forma eficiente.

¿Por dónde empezar? Pues por el principio. Es decir, por la planificación del desplazamiento. Aquí no nos vamos a detener demasiado, porque a estas alturas ya sabrás el impacto que tienen cuestiones tan básicas como ajustar el presupuesto a las tendencias del momento, elegir al proveedor en función de las necesidades de cada viaje o planificar los diferentes desplazamientos teniendo en cuenta los objetivos a perseguir.

¿Se trata de un viaje para aumentar el volumen de negocio? ¿Para visitar a clientes? ¿Para crear alianzas con otras empresas? Desde el itinerario hasta la duración del desplazamiento, pasando por la organización de la agenda, el seguimiento del protocolo o la preparación del material necesario depende del tipo de viaje a realizar.

Evitar los errores de cálculo que cuestan dinero

Parece sencillo, pero con los viajes de negocios se siguen cometiendo errores que acaban ocasionando pérdidas para las organizaciones. Uno de los más frecuentes es calcular solamente los costes directos, como pueden ser los billetes, los hoteles o las dietas de manutención. Pero hay otra serie de gastos que pueden ser todavía más elevados.

¿Has calculado cuánto dinero te cuestan los imprevistos? ¿O las pólizas de seguros? ¿Y el coste del tiempo empleado por los departamentos de back office en gestionar las notas de gasto?

¿Qué papel juega la política de gastos de viaje en una empresa?

En lo que sí vamos a hacer hincapié es en la importancia de que todo el trabajo de planificación previo esté alineado con la política de gastos de viaje de tu empresa.

¿Sabías que un programa de viajes bien diseñado puede ayudar a las empresas a ahorrar entre un 5 y un 15% de su presupuesto en viajes? (fuente: Consultia Business Travel)

Recuerda que este documento sirve como guía para que los viajeros de negocios sepan cuánto dinero pueden gastar, qué es lo que pueden comprar y cómo deben hacerlo.

Hay ciertos aspectos que tienen que quedar por escrito y explicados de forma clara si quieres evitar conflictos.  Los relacionados con límites y medios de pago no deben dejar lugar para interpretaciones libres:

• Cuáles son los gastos reembolsables y no reembolsables
• A cuánto se paga el kilometraje
• ¿Se abonan dietas laborales o se fija un límite máximo en concepto de manutención?
• ¿Se facilitan tarjetas de empresa o el trabajador tiene que adelantar el dinero de su bolsillo?
• Cómo es el proceso de reporte, revisión y validación de gastos de viaje
• Los requisitos que deben cumplir los justificantes aportados: ¿Qué datos mínimos debe tener el ticket? ¿Qué ocurre si un ticket se pierde o se borra?
• Cómo es el procedimiento de reembolso de los gastos. ¿Los asume la empresa? ¿Se da una dieta a los trabajadores? ¿Los empleados tienen que adelantar el dinero de su bolsillo? ¿Se ofrecen anticipos?

Además, la política de gastos de viaje tiene que marcar las pautas a seguir en caso de que ocurra un incidente durante el viaje (pérdida de un vuelo, extravío de maletas, enfermedad…)

Automatizar para rentabilizar la inversión en viajes de empresa

Tras la planificación, llega la etapa más complicada: la gestión de los gastos. Controlar, aprobar, tramitar, contabilizar… En cualquier momento de este proceso es fácil cometer errores. Sobre todo, cuando las tareas se realizan de forma manual.

¿Qué pasa si un empleado sobrepasa los límites de gasto, si entrega la nota de gastos fuera de plazo o si pierde los justificantes? La mejor forma de optimizar la gestión de los gastos de viaje es implantar una herramienta específica para digitalizar los justificantes en papel y automatizar la contabilización en tu ERP.

Otra medida muy efectiva es ofrecer tarjetas de empresa a los empleados que viajan. Por regla general, este producto permite establecer límites de uso.

Las ventajas que ofrecen las aplicaciones de gestión de gastos profesionales son numerosas. Para explicarlas, lo mejor es poner un ejemplo concreto. A continuación, enumeramos algunos de los beneficios de Okticket.

Okticket: La app que te da el ROI inmediato que buscas

Empleados que viajan, departamento financiero, Recursos Humanos, IT… Okticket beneficia a diferentes áreas de la empresa. Pero si nos centramos exclusivamente en el retorno de la inversión, que es el tema que nos ocupa, podemos asegurar que es prácticamente inmediato.

Gracias a que nuestra aplicación cubre todo el proceso de gestión de notas de gasto, el ahorro del tiempo dedicado a este trámite es de un 80% (si lo comparamos con un proceso manual). Y como bien sabes, este ahorro de tiempo se traduce en menos costes.

Flujo de aprobación personalizado, conciliación bancaria automática, integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial (también con agencias de viajes online y servicios de transporte), bloqueo del fraude interno, tarjeta inteligente alineada con tu política de gastos de viaje… Imagínate cuánto se simplificaría el proceso de gestión de gastos profesionales si contaras con todas esas ayudas.

¿Quieres conocer al detalle el ahorro económico que supone utilizar nuestra tecnología? Te invitamos a que leas el artículo "Ahorra miles de euros en la gestión de gastos de viajes de negocios con Okticket".

De la micro gestión a herramientas todo en uno

Y si quieres ir todavía un paso más allá, siempre puedes echar manos de herramientas integradas end to end, que agrupen todo el proceso, desde la reserva online hasta el momento en que los gastos de viaje son aprobados y pasan a contabilizarse en los sistemas de gestión de la empresa.

En Okticket, por ejemplo, nos integramos con varias de estas soluciones. De esta forma, tu equipo o los empleados que viajan pueden reservar su propio alojamiento y transporte.  

Ahorra en el pago de impuestos: Gastos de viaje deducibles

Además de todo lo dicho, estas herramientas facilitan la identificación de los gastos de empresa deducibles, fundamental para recuperar parte del dinero invertido.

En este punto es importante recordar que los gastos de alojamiento y manutención, así como las dietas y el kilometraje, están exentos de tributación en el IRPF.

Repasamos los límites brevemente:

• Los gastos de alojamiento no están sometidos a retención en el IRPF siempre y cuando el hotel está en un municipio diferente al de residencia del trabajador. Además, la estancia no puede prolongarse durante más de 9 meses de forma ininterrumpida.
• Por su parte, el límite de los gastos de comida depende del país de destinos. Si el viaje es por España, el máximo para no tributar son 53,34 euros al día si se pasa la noche fuera y 26,67 euros si no hay pernocta. Cuando el desplazamiento es al extranjero, el límite son 91,35 euros al día con pernocta y 48,08 sin pernocta.

Asimismo, los gastos de representación (regalos de empresa o invitaciones para comer a clientes, por ejemplo) se pueden deducir del Impuesto de Sociedades. Para ello, el gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía y debidamente justificado. En este post tienes información más detallada.

Los negocios demandan presencialidad

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Antes de terminar, es importante recordar que el retorno de la inversión en viajes de empresa no siempre tiene por qué traducirse en dinero. Hay aspectos igual de importantes, como la mejora de la imagen de marca, la ampliación de la red de posibles clientes o la mejora de la relación con los actuales.

¿Qué pueden ofrecer los viajes de negocios que no se consiga con una videollamada? Las respuestas las da Oxford Economics:

• Las ferias, congresos y demás eventos presenciales generan la llegada de hasta el 20 % de los nuevos clientes. Esto nos lleva a pensar que una empresa que no acude a eventos importantes de su sector puede estar perdiéndose actividades comerciales muy relevantes.
• Cuando se realiza una reunión presencial, el 50% de los clientes potenciales se convierte en cliente real. El porcentaje baja hasta el 31% cuando la interacción se produce de forma virtual.
• El 38% de los clientes potenciales se iría a otra empresa si las reuniones dejaran de ser presenciales. Esto supondría una pérdida del 37% en las ventas anuales.
• En términos económicos, se calcula que se obtienen 12 euros en ingresos por cada euro invertido en viajes de empresa.

Si quieres maximizar la inversión en viajes de empresa, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

Gestionar los gastos profesionales ya de por sí es un desafío para los departamentos financieros. Pero hacerlo a mano o con herramientas de gestión ineficaces, lo complica aún más. ¿Quieres llevar la contabilidad al siguiente nivel? El primer paso es la digitalización de gastos de empresa.

Para corroborar la afirmación anterior, solo tienes que hablar con los departamentos de back office de tu organización. Si todavía sufren los procesos anticuados, probablemente las quejas que más se repitan estén relacionadas con los errores humanos y el tiempo empleado en tareas de escaso valor.

¿De verdad te compensa seguir lidiando con notas de gastos en papel? ¿Con archivos repletos de tickets y facturas que debes conservar durante cinco años? ¿Con el enfado de los viajeros de negocios que no acaban de recibir los reembolsos de los gastos adelantados de su bolsillo?

Y eso, por no hablar del incumplimiento de la política de gastos de la empresa. En un artículo anterior adelantábamos que el coste derivado de las irregularidades en los gastos de viajes de negocios es de 500 euros de media al mes.

Una vez dicho todo esto, queda clara la importancia de implantar herramientas de digitalización de recibos que sean eficaces. Y homologadas por la Agencia Tributaria. Solo así, los justificantes digitalizados tengan la misma validez legal que los originales en papel (la digitalización certificada queda establecida en el artículo 7 de la orden EHA/962/2007)

Beneficios de automatizar el control de gastos profesionales

Reporte de gastos en tiempo y forma, ahorro de tiempo de gestión y validación, reducción del fraude interno, agilidad en los reembolsos... La gestión digital de los gastos de empresa beneficia a todo el equipo. A continuación, repasamos las ventajas más destacables.

CFO: Por fin tendrá tiempo para tareas de valor

A priori, el departamento que más beneficios obtiene de contar con una herramienta como Okticket es el de Finanzas. ¿Qué van a conseguir?

• Ahorro de tiempo en el proceso de control, validación y gestión de las hojas de gastos. ¿Sabías que con Okticket puedes ahorrar un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas?
• Gestión en tiempo real, con uniformidad de formatos (y desde una única plataforma).
• Visualización, revisión y aprobación desde cualquier lugar y dispositivo móvil, incluido el smartphone.
• Cumplimiento de la política de gastos corporativa.
• Reducción de errores contables. ¿Sabías que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo?
• Freno a los casos de fraude interno . Más de la mitad de las empresas españolas lo sufre cada año.
• Es posible obtener una trazabilidad de los gastos prácticamente instantánea. En cuanto un empleado haga una compra y la registre en la app de gastos, ya es posible visualizar el movimiento.
• La información de gastos se almacena de forma ordenada. Conveniente ¿verdad?
• Seguridad: lo normal es que la información se guarda en la nube, en un entorno seguro.
• Sostenibilidad: el gasto de papel se reduce al mínimo.

Recursos Humanos: Mejora del clima laboral

¿Crees que la digitalización de gastos de empresa solo tiene un impacto positivo en los departamentos financieros?  Podemos asegurarte que el área de RRHH también se beneficia de manera directa.

Piensa: ¿Quién tiene que lidiar con los conflictos entre el departamento financiero y los empleados por culpa de las discrepancias con los justificantes de gastos? ¿A quién acaban yendo a protestar los trabajadores cuando los reembolsos del dinero adelantado de su bolsillo no acaban de llegar?

Está demostrado que las herramientas tecnológicas fomentan el bienestar laboral, y este es un punto importantísimo para Recursos Humanos. Ya se sabe: Empleados felices, empleados más productivos.

Empleados: Pueden centrarse en vender

Los primeros en sufrir la gestión manual de las notas de gastos son los propios trabajadores. Sobre todo, aquellos que viajan de forma habitual y que tienen que pasarse horas rellenando el Excel cuando vuelven a la oficina.

Por tanto, también se benefician directamente si la dirección decide digitalizar los gastos de empresa. Algunas de las ventajas que notarán desde el primer momento:

• Rapidez en el reporte. Justificar los gastos de empresa es cuestión de minutos. Además, pueden reportar los gastos en el momento desde su móvil, estén donde estén. Sin necesidad de acudir a la oficina ni de rellenar notas de gastos.
• Se acabó el perder dinero por culpa de tickets perdidos o deteriorados.
• Los trabajadores que han adelantado dinero de su bolsillo reciben el reembolso mucho antes.

Eso sí, para garantizar que los viajeros de negocios utilicen la solución que contrates, lo ideal sería que te aseguraras de que es rápida y fácil de utilizar.

Ventajas para el CIO

Lo ideal sería que las aplicaciones de gastos también pensaran en el departamento de IT. Al fin y al cabo va a ser el que sufra las consecuencias de una interfaz poco amigable o con fallos en las integraciones, por poner algunos ejemplos. ¿Qué busca el CIO?

• Implantación ágil y sencilla.
• Integraciones nativas y simples. O en su defecto, una API completa para poder coger la información que necesita.
• Interlocución técnica con personas que hablen su mismo lenguaje.
• Un equipo de soporte por parte del proveedor que responda las dudas de los usuarios y así no acudan a él continuamente.

5 pasos clave para afrontar con éxito la digitalización de gastos de empresa

A pesar de todas esas ventajas, a algunas empresas les cuesta animarse a digitalizar la gestión de las hojas de gastos. ¿Resistencia al cambio? ¿Miedo a las brechas de seguridad? ¿Falta de confianza en un retorno rápido de la inversión?

Sea cual sea el motivo, antes o después muchas acabarán dando el paso. ¿Tu organización está prácticamente convencida de que una herramienta digital es lo que necesita para optimizar la contabilidad? Entonces necesitarás un buen plan de digitalización de gastos profesionales.  

¿Qué pasos necesitarás dar para elaborar dicha estrategia?

1. Fijar la prioridades y objetivos. Estos deben ser cuantificables, realistas, acotados en el tiempo y adaptados a cada empresa.

2. Comparar varias herramientas para asegurarte de que la que contrates sea la que necesitas. ¿Qué características debería tener?

• Puesta en marcha rápida y sencilla.
• Facilidad de uso.
• Reconocimiento automático de la información del gastos de tickets y facturas.
• Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada cliente.
• Escalabilidad para adaptarse al crecimiento de la compañía y a las necesidades que puedan ir surgiendo.
• Posibilidad de visualizar la información de los gastos en tiempo real.
• Acompañamiento antes, durante y después de la implantación.
• Soporte cercano, continuado, por teléfono y por email.
• Integración con el ERP, software de Recursos Humanos o sistemas  de gestión empresarial que utilices en tu organización.
• Conciliación bancaria.
• Mantenimiento de la información en un entorno seguro.
• Posibilidad de exportar informes.
• Homologación por la Agencia Tributaria.

3. Modernizar los equipos para que sean capaces de soportar la gran cantidad de datos que van a tener que procesar de ahora en adelante

4. Capacitar a los trabajadores para que adquieran las competencias necesarias para utilizar sin problema las nuevas herramientas. De hecho, la falta de talento digital es una de las barreras con las que se están encontrando muchas empresas que quieren transformarse digitalmente. Si la formación no es suficiente, el paso número cinco debería ser la incorporación de nuevos talentos con habilidades digitales.

5. Analizar los datos recopilados para detectar posibles errores, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones estratégicas.

¿Estás pensando en digitalizar los gastos de viaje profesionales? Okticket es una herramienta ágil y sencilla pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gastos, desde el momento en que se efectúa el gasto, hasta los procesos de validación, control y tramitación contable.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Aumentar los beneficios y reducir costes. La clave para que una empresa escale no es ningún misterio. En este camino al éxito, es muy importante gestionar los recursos de forma adecuada. También hacer lo posible para optimizar los procesos financieros. Para esto último es fundamental contar con una app de control de gastos de empresa.

¿Cómo funcionan estas herramientas? ¿Qué beneficios aportan para los departamentos de back office?¿En qué debes fijarte para escoger la que mejor se ajusta a tus necesidades?¿Cuáles son las mejores? A lo largo de este artículo responderemos todas tus dudas.

La importancia de contar con un software de gestión de gastos de empresa

Dar seguimiento a los gastos profesionales es una tarea complicada, máxime cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas. ¿Te imaginas poder controlar al detalle todos los pagos efectuados por los trabajadores? ¿Rastrear cada transacción? ¿Tener los gastos ordenados por categorías y departamentos?

Muchas ventajas, una sola herramienta

1. Al digitalizar y automatizar la gestión de las notas de gastos ahorrarás un montón de horas. Podrás invertirlas en realizar tareas que aporten más valor. Analizar datos, por ejemplo. ¿De cuánto tiempo hablamos? Depende de la herramienta que implantes. Lo que sí te podemos asegurar es que con Okticket dedicarás un 80% menos del tiempo a tareas administrativa. Calcula cuánto tiempo tardas ahora en realizar ese mismo proceso de forma manual.
2. Pasarás de no saber a dónde se ha ido el dinero a controlar hasta el último céntimo en tiempo real. En cuanto un empleado haga una compra y la registre en la app de gastos, ya podrás visualizar el movimiento. Fecha, hora, importe, lugar, categoría de comercio… La trazabilidad es absoluta.
3. ¿Y qué me dices de la posibilidad de atribuir un gasto a un determinado departamento, proyecto, centro de coste o empleado?
4. Si te preocupa el cumplimiento de la política de gastos, si te encuentras con errores derivados de la gestión manual de las notas de gastos o si has sufrido algún caso de fraude interno, es porque las medidas que has tomado no son suficientes. ¿Sabías que las aplicaciones de control de gastos permiten dejar atrás las irregularidades en el reporte y gestión de gastos profesionales? Y si por casualidad se produce alguna compra que no se ajusta a la política de empresa, podrás localizarla rápidamente. Eso si antes no has recibido una notificación alertándote de los comportamientos de gasto no deseados.
5. El control se intensifica si la solución elegida también ofrece tarjetas de empresa con límites que se ajusten a la política de gastos empresariales.
6. ¿Necesitas controlar todo el proceso de validación? Desde el envío a revisión hasta la liquidación, lo normal es que puedas personalizar el flujo de aprobación de los gastos.
7. Todo lo que hemos mencionado hasta ahora supone una mejora importante. Pero si hay algo que los directores financieros realmente valoran es tener la información guardada de forma ordenada, en un entorno completamente accesible. ¿Te imaginas tener todos los gastos agrupados por categorías? Esto te permitirá identificar patrones de gasto y áreas de oportunidad de mejora, lo que ya de por sí es una gran ventaja.

10 claves para elegir una app de control de gastos de empresa

¿Todavía sigues gestionando las notas de gastos de forma manual? ¿Ya cuentas con una solución de control de gastos, pero no acaba de convencerte? Tanto si estás pensando en contratar una herramienta de gestión de los gastos de tu organización como en cambiar la actual, debes tener en cuenta una serie de consejos que te ayudarán a encontrar la mejor.

¿Qué características son innegociables?

1. Usabilidad. Si la app que implantes no es fácil de utilizar, los trabajadores no van a querer usarla.  Concusión, te habrás gastado el dinero para nada.
2. Inmediatez. Asegúrate de que el proceso de implantación va a ser rápido, sencillo y con acompañamiento por parte del proveedor.
3. Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial. Asegúrate de que hay un conector que te permita pasar los gastos de la app a tu software de contabilidad de forma simple y automatizada.
4. Del mismo modo, te resultará muy útil disponer de conciliación bancaria automática.
5. Flexibilidad. Ninguna empresa es igual, y por eso es importante decantarse por una aplicación que se adapte a las necesidades de cada usuario.
6. Multidivisa. Si tus equipos viajan fuera de la zona Euro, asegúrate de que la app es capaz de hacer la conversión desde la divisa correspondiente al Euro.
7. Seguimiento de los gastos en tiempo real, por usuario y por categoría.
8. Validez legal. Probablemente uno de los objetivos sea digitalizar los tickets y facturas para deshacerte del papel,. En este caso, comprueba que la app de control de gastos está homologada por la Agencia Tributaria.  Solo así te asegurarás de que el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
9. Seguridad: ¿La información de los gastos de tu empresa se van a guardar en un entorno seguro?
10. Soporte telefónico local e interlocución con personas.

Okticket: Cómo funciona la app de gastos de viaje profesionales más rápida y potente del mercado

¿Existe alguna aplicación que reúna tantos requisitos? Nosotros conocemos al menos una. Okticket ofrece todo eso, y mucho más. ¿Por ejemplo?

• Velocidad en la digitalización de tickets y facturas. La potente tecnología desarrollada por Okticket consigue que tus empleados reporten los gastos de sus viajes de negocios al momento, en lugar de dejarlo para final de mes. Con una simple foto, la información queda digitalizada al instante y accesible para el departamento financiero.
• Integración con los principales ERP, softwares de RRHH y sistemas de Business Intelligence del mercado.
• Lógica personalizada para tomar decisiones de aprobación o rechazo de hojas de gasto, basándonos en los criterios establecidos por tu departamento financiero.
• Conciliación bancaria automática de los pagos realizados con tarjeta.
• Tarjeta de empresa física o virtual. La OKT Card te permite configurar límites por usuario, por categoría o por periodo de tiempo.  
• Flujo de aprobación ágil y personalizado, generación de informes de una forma rápida y envío de alertas ante comportamientos de gasto que no se ajusten a la política de viajes de la empresa.
• Cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, el importe se pasará al equivalente a esta moneda. Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo.
• Retorno rápido de la inversión. Empezarás a recuperar tu dinero desde el primer momento.
• Garantía legal. Okticket está homologado por la Agencia Tributaria, por lo que tus tickets y facturas tendrán la misma validez que si los presentaras en papel.

¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Desde la planificación hasta el reporte de gastos pasando por la ejecución. A lo largo de estos últimos cinco años, los viajes de empresa han experimentado una profunda transformación.

Las tendencias evolucionan cada año para adaptarse a las necesidades de los viajeros de negocios, quienes a su vez se han vuelto más exigentes.

El objetivo hoy en día es sacar el máximo partido a los viajes profesionales. Y para ello es indispensable acompañarse de las nuevas tecnologías.

Gastos digitalizados: La importancia de la contabilización automática

Entre las herramientas que pueden ofrecer una experiencia mejorada a los empleados desplazados destacan las que están enfocadas a la digitalización de gastos de viajes de negocios.

Esta es una de las principales conclusiones del informe Tendencias en Viajes Corporativos 2024, elaborado por Globetrender y Cytric Easy by Amadeus.

¿Por qué es tan importante implantar soluciones como Okticket? La respuesta la encontramos en el propio documento:

“Los gastos digitalizados impulsarán la personalización y mejorarán la experiencia del usuario, al tiempo que garantizarán la seguridad de los datos y el cumplimiento de la política de gastos de viaje en una empresa”

A esto podemos añadir otra serie de ventajas. La más destacada es sin duda el adiós definitivo a la gestión manual de las notas de gastos. No más tareas tediosas, ni justificantes perdidos, ni persecuciones para poder liquidar gastos a fin de mes, ni incumplimiento de la política de gastos de viaje…

Tendencias en viajes de empresa 2024

El informe destaca otros seis factores que marcarán el futuro de los desplazamientos por motivos laborales:

1. Asistentes Personales de IA para una mejor experiencia de cliente

Trabaja todo el día, es paciente y tiene todas las respuestas. La Inteligencia Artificial Generativa (Gen-AI) es el asistente ideal para los viajeros de negocios.

Su aplicación va desde el asesoramiento a la hora de realizar la reserva hasta el recordatorio de las condiciones de la política de gastos de viaje de la empresa.

Preguntes lo que le peguntes, siempre tendrá la respuesta oportuna. Y si surge una incidencia durante el desplazamiento, también la soluciona.

2. Los eventos de “team building” se alargan

Las jornadas fuera de la oficina para hacer equipo llevan año celebrándose. Pero ahora van un paso más allá. Una tendencia en auge es la de realizar viajes más largos, a veces incluso fuera del país.

Las experiencias inmersivas, muchas veces en entornos naturales, cobran protagonismo. Rafting en aguas bravas, senderismo, yoga, voluntariado o bushcraft tropical son algunos ejemplos.

3. Un viaje, varios objetivos

Todo parece apuntar a que los viajes de empresa cortos y frecuentes están dejando paso a desplazamientos más espaciados en el tiempo, pero con mayor duración.

De esta forma, en lugar de coger un avión simplemente para asistir a una reunión, los empleados tendrán que aprovechar ese viaje para, por ejemplo, visitar a otros clientes de la zona, cerrar acuerdos, asistir a un evento, explorar el mercado, analizar a la competencia o, incluso, cerrar acuerdos.

"Al analizar el futuro de los viajes de negocios en 2024, está claro que se están produciendo dos grandes cambios en paralelo: la tecnología está facilitando cada vez más la planificación y la ejecución de los viajes; pero también hay un deseo de “volver a lo básico”, como demuestran los retiros corporativos en la naturaleza y el regreso de los “almuerzos de trabajo”. Esto pone de relieve el valor duradero de la conexión humana en la construcción de buenas relaciones empresariales. En última instancia, cada viaje debe optimizarse para justificar el rendimiento de la inversión y el impacto de carbono del avión.” (Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender)

4. Itinerarios combinados para optimizar el presupuesto

Si bien las políticas de gastos se han vuelto más estrictas, los viajes de negocios se han flexibilizado para adaptarse a las necesidades de los empleados.

Con el fin de cuidar a los viajeros de negocios, el bleisure del que tanto se ha hablado ha evolucionado hacia una forma distinta de combinar ocio y negocio.

Ya no solo se añaden días a los desplazamientos laborales para poder conocer el destino. Ahora también se empieza a ofrecer la posibilidad de realizar itinerarios combinados con destinos distintos, modos de transporte diferentes y cambio de alojamiento.

5. Foco en la neutralidad en carbono

Los compromisos de sostenibilidad se refuerzan para lograr el objetivo de alcanzar las emisiones netas de carbono cero de cara a 2050. Recordemos que esto incluye el compromiso de alejarse del consumo de combustibles fósiles y aumentar la producción de energías limpias.

Pues bien, según una encuesta realizada por Amadeus, el 90% de las empresas de viajes contaba con una estrategia para alcanzar objetivos de sostenibilidad medioambiental o tenía previsto ponerla en marcha en 2024.

Tanto la acumulación de compromisos en destino como los itinerarios combinados de los que hablábamos más arriba están alineados con esta estrategia para lograr los objetivos de sostenibilidad.

En este sentido, Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender, afirma lo siguiente: “Si hay una palabra que resuma los viajes de negocios en 2024, esa será "discernimiento". Los empleados ya no quieren sacrificar áreas de su vida personal para estar constantemente de viaje, y las empresas necesitan equilibrar el cumplimiento de los objetivos financieros y de ESG, lo que significará que todas las partes deberán ser más selectivas sobre los viajes a los que se comprometen."

“Las reuniones cara a cara tienen muchos beneficios, desde el aumento del capital social hasta el fomento de ideas y la participación conjunta en reflexiones más complejas. El contacto en persona proporciona una ventaja competitiva a la hora de reunirse con clientes y consumidores, ya que las conversaciones reales pueden generar interacciones más eficaces, eficientes y que fomenten la confianza.” (Deborah Mahoney, Directora de Ventas y Desarrollo de Negocio – Americas Amadeus Cytric Solutions)

6. Networking, networking, networking

¿Te suena esa imagen en la que un directivo sale a escondidas de una conferencia para reunirse con otro en privado? Pues cada vez será menos frecuente. El poder del networking está calando y los eventos son la oportunidad perfecta para fortalecer alianzas profesionales y hacer nuevos contactos.

Antes de terminar, un recordatorio. Se espera que en 2024 el mercado de los viajes de negocios supere los niveles de 2019.

Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023, cuando se registraron más de 9,5 millones de viajes.

Y los últimos datos aportados por Braintrust revelan que el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos) alcanzó el año pasado una cifra de negocio de 13.367 millones de euros, lo que supone un crecimiento del 8,5% respecto a 2019 y un 28,1% sobre el año 2022. Para 2024, se prevé que España roce los 15.000 millones de euros.

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IFEMA Madrid acogerá HIP 2024  los próximos días 19, 20 y 21 de febrero de2024. El evento se ha convertido en una cita ineludible para los profesionales del sector Horeca. ¿Quieres estar al tanto de las últimas innovaciones, productos y soluciones en hostelería? Te invitamos.

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Entre los ponentes confirmados, destacan profesionales de la talla de Alejandro Hermo, CFO de MacDonald`s España, Alberto Ferreira, Director de Hosteleria de Campofrío Food Group o Yury Shevchenko, COO Director Ventas y Operaciones de Makro, entre otros. En este enlace puedes ver el listado completo de ponentes.