Restaurantes, hoteles, transporte, gasolina, kilometraje, peajes… Los equipos que se desplazan por trabajo incurren en una serie de gastos de viaje que las empresas deben compensar. . Dentrode estas compensaciones, las dietas laborales  son una de las máshabituales y, al mismo tiempo, generan más dudas.

¿Qué son las dietas de trabajo? ¿Cuándo se pagan? ¿Cómo se abonan? ¿Son obligatorias? A lo largo de este artículo, resolveremos estas y otras preguntas clave sobre las dietas y te mostraremos cómo gestionarlas de manera eficiente en tu empresa. Además, descubrirás cómo herramientas como Okticket pueden simplificar esta tarea.

¿Qué son las dietas laborales y cómo funcionan?

Lo primero que debemos entender es que las dietas de empresa son una de las principales compensaciones económicas que las empresas otorgan a sus empleados por gastos ocasionados durante los desplazamientos laborales.

Es habitual que los conceptos de gastos de viaje y dietas laborales se confundan, pero tienen diferencias importantes. De forma sencilla:

• Todas las dietas laborales son gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son dietas laborales.

¿Qué cubren las dietas laborales?

La explicación es fácil. Las dietas incluyen:

• Gastos de alimentación durante el desplazamiento.
• Gastos de alojamiento, en caso de que sea necesario pernoctar fuera.

Estos viáticos se pagan en concepto de compensación cuando los trabajadores tienen que desplazarse fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo.

Normalmente, las empresas abonan estas cantidades por adelantado y suelen ser importes fijos acordados en el convenio colectivo.

¿Cuáles son los principales método de pago de las dietas y gastos de viaje?

En cambio, otros gastos de viaje, como transporte o kilometraje, varían en función del desplazamiento. Destino, duración del viaje, tipo de transporte… Las organizaciones abonan esos gastos de diferentes fórmulas:

• Mediante anticipos. Las empresas pueden controlar los gastos antes de que se produzcan, pero requieren una gestión contable adicional.
• Con tarjetas de empresa que ponen a disposición de los empleados. Están especialmente indicadas para agilizar pagos y controlar gastos en tiempo real. Lo ideal es establecer límites para simplificar el proceso de aprobación.
• Pago por adelantado de servicios: La empresa abona una parte de los gastos más cuantiosos antes del viaje (hoteles, vuelos, etc.).
• Realizando reembolsos. Es el método más común. Los trabajadores adelantan el dinero de su bolsillo y luego presentan una nota de gastos a la que adjuntan los justificantes de todos los gastos incurridos durante el viaje. Una vez presentado el informe, la empresa valida los gastos y reembolsa el dinero. El problema es que esta fórmula genera carga administrativa y retrasos en los pagos si se realiza de forma manual.

Cada método tiene sus propias ventajas, consideraciones e implicaciones financieras, pero todos buscan que los empleados no sufran pérdidas económicas al realizar sus funciones laborales fuera de la oficina.

¿A cuánto se pagan las dietas laborales en España?

Otra cuestión que conviene aclarar es que no existe una normativa general que establezca un importe fijo para las dietas laborales. Las cantidades y formas de pago se definen en los convenios colectivos de cada sector o empresa.

Si echamos un vistazo a diferentes convenios que son de dominio público, podemos ver que en nuestro país las dietas completas se mueven en una horquilla que va de los 30 a los 90 euros.

Que las cantidades sean mayores o menores, dependerá de varios factores. Entre ellos:

• La duración de viaje
• El destino
• Si se trata de un desplazamiento nacional o internacional
• Si hay que pasar o no la noche fuera de casa

¿Qué ocurre si los gastos superan el importe de las dietas? De nuevo, habría que mirar cada convenio.  Por ejemplo, en el último Convenio Colectivo de la Industria, Servicios e Instalaciones del Metal de la Comunidad de Madrid, se establece lo siguiente: “Si por circunstancias especiales los gastos originados por el desplazamiento sobrepasan el importe de las dietas, el exceso deberá ser abonado por la empresa, previo conocimiento de la misma y posterior justificación”.

Del texto también se desprende que la dieta completa para gastos de desplazamiento en 2021 era de 47,51 euros al día cuando el viaje duraba entre uno y siete días. La media dieta quedaba fijada en 9,74 euros. En 2022 el importe se incrementó un 1,5% y en 2023, otro 2% más.

¿Son obligatorias las dietas laborales para las empresas?

Aunque muchos convenios colectivos contemplan las dietas laborales como un derecho, no todas las empresas están obligadas a abonarlas. Según el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores, las dietas no son una obligación, salvo que estén incluidas en el convenio colectivo aplicable o se hayan acordado previamente.

Por tanto, cada organización puede decidir si ofrece o no dietas como compensación a los desplazamientos por motivos laborales.

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Dietas y gastos de kilometraje: costes y exenciones

¿Forman parte del salario?

No, las dietas laborales no se consideran parte del salario, ya que son compensaciones económicas y no retribuciones. Por tanto, no es necesario incluirlas en la declaración de la renta, aunque sí deben reflejarse en las nóminas en la sección de “percepciones no salariales”.

A la hora de contabilizar este gasto, hay que incluirlo en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

¿Qué dice la ley sobre las dietas relacionadas con el trabajo?

Las regulaciones sobre las dietas relacionadas con el trabajo están recogidas en artículos específicos del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Aquí tienes un desglose simplificado:

Gastos diarios de comida

‍En lo referente a los gastos de manutención durante viajes relacionados con el trabajo existen límites definidos, que dependen de si el viaje es dentro del país o al extranjero:

• Viajes nacionales: La dieta está limitada a 53,34 euros con alojamiento y 26,67 euros si el trabajador no tiene que pasar la noche fuera.
• Viajes internacionales: Fuera de España, el límite asciende hasta los 91,35 euros con pernocta. Sin pernocta, baja hasta los 48,08 euros.

Gastos de alojamiento

Los empleados que deben viajar y quedarse a pasar la noche fuera tienen derecho al reembolso de los gastos de alojamiento. Generalmente, este reembolso requiere documentación adecuada para ser justificado.

Tampoco existen límites económicos siempre y cuando se acredite el día, el lugar y el motivo del viaje.

La excepción la encontramos en los conductores de transporte por carretera. Estos trabajadores no necesitan proporcionar justificación para los gastos de alojamiento si su estancia no supera ciertos límites. La dieta máxima difiere según el lugar de viaje:

1. España: Hasta 15 euros por día.
2. Fuera de España: Hasta 25 euros por día.

Gastos de kilometraje

En este punto es importante recordar que los límites para gastos de manutención llevan siendo los mismos desde hace varios años.

En cambio, los gastos de kilometraje que no están sujetos a retenciones sí que han sufrido cambios. Para 2024, el límite está fijado en 0,26 euros el kilómetro (antes eran 0,19 euros).

Por tanto, si por ejemplo tu empresa paga 0,30 euros por kilómetro, los empleados tendrán que tributar por esos cuatro céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en Euskadi y en Navarra, donde el límite exento es de 0,29 euros y de 0,32 euros, respectivamente

Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

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¿Es necesario justificar los viáticos laborales en empresas?

Otra cuestión que genera bastantes dudas con respecto a las dietas tiene que ver con la justificación. ¿Necesitan los empleados guardar los tickets y facturas?

Pues bien, la respuesta hay que buscarla en los convenios de cada empresa. Lo habitual es que las compañías ofrezcan una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Aunque puede ocurrir que los empleados deban conservar los justificantes.

¿A quién corresponde la justificación de las dietas?

Asimismo, conviene tener presente que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que las compañías no están cometiendo fraude (metiendo una parte del salario en concepto de dieta, por ejemplo).

En este caso, es la empresa quien tiene que facilitar la documentación requerida para justificar el abono de dietas a sus trabajadores.

La comunicación a la Seguridad Social se realiza mediante los ficheros CRA. También deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)

La digitalización como clave para elcontrol y la eficiencia en dietas laborales

Gestionar dietas y gastos de viaje manualmente puede generar errores o pérdidas de justificantes. Esto supone un problema para las empresas, que son responsables de justificar todos los abonos realizados en concepto de dietas laborales.

Gestión de viáticos con Okticket

De aquí la importancia de contar con una buena aplicación para gestionar gastos de locomoción, dietas, kilometraje y demás gastos de viaje profesionales.

Soluciones como Okticket automatizan todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión, la aprobación y la contabilización.

Okticket simplifica la gestión de las dietas laborales al permitir:

• Automatizar la captura y registro de gastos en tiempo real con solo una foto del justificante.
• Categorizar y auditar gastos según la política financiera de la empresa.
• Integrar la información con ERPs y sistemas contables para una gestión ágil y sin errores.
• Garantizar el cumplimiento normativo y fiscal, reduciendo riesgos de inspecciones.
• Establecer diferentes tipos de dietas según empleado e importe

Su funcionamiento es tan sencillo como sacar una foto del justificante y seleccionar el tipo de gasto “Dieta” (o la que corresponda en cada caso).

Conclusión: Un enfoque financiero estratégico en la gestión de dietas

La clave para reducir cargas administrativas y evitar riesgos financieros está en automatizar, auditar y gestionar eficientemente estos gastos.

Implementar una solución como Okticket permite transformar la gestión de dietas en un proceso optimizado y transparente, con impacto directo en la rentabilidad de la empresa.

¡Descubre cómo Okticket puede ayudarte a mejorar la gestión de dietas en tu empresa!

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Okticket ha obtenido el sello “Pyme Innovadora” otorgado por el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades.

El distintivo reconoce a aquellas pequeñas y medianas empresas con carácter innovador. En el caso de Okticket, ha puesto en valor el liderazgo de la Fintech en el sector de los SaaS para digitalizar y automatizar los gastos de empresa.

Para obtener el sello de Pyme Innovadora, las empresas deben cumplir una serie de requisitos. Entre ellos, desarrollar una gran actividad en I+D+i basada en un crecimiento responsable, sostenible e innovador.

¿Qué requisitos debe cumplir una Pyme Innovadora?

Según el Ministerio de Ciencia e Innovación, es necesario que se haya producido alguno de los siguientes supuestos para optar al sello

1. Haber recibido financiación pública en los últimos tres años para proyectos innovadores por algunas de las siguientes vías:

• Convocatorias públicas del VI Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación Tecnológica, el estatal de Investigación Científica y Técnica y de Innovación o planes similares posteriores.
• Ayudas para la realización de proyectos de l+D+I, del Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial.
• Convocatorias del 7. º Programa Marco de l+D+I o del Programa Horizonte 2020, de la Unión Europea.

2. Haber demostrado su carácter innovador, mediante su propia actividad:

• Por disponer de una patente propia en explotación en un período no superior a cinco años anterior al ejercicio del derecho de bonificación.
• Haber obtenido un informe vinculante positivo a efectos de la aplicación de la deducción del artículo 35 en la Ley del Impuesto de Sociedades (en los tres años anteriores).

3. Haber demostrado su capacidad de innovación, mediante alguna de las siguientes certificaciones oficiales:

• Joven empresa Innovadora (JEI), según la Especificación AENOR EA0043.
• Pequeña o microempresa Innovadora, según la Especificación AENOR EA0047.
• Certificación conforme a la norma UNE 166.002 (Sistemas de gestión de la l+D+I).

Ventajas de contar con el sello de empresa innovadora

¿Qué beneficios tiene contar con esta distinción? Por ejemplo:

• Mejorar la imagen de marca. De hecho, el sello puede utilizase con fines comerciales.
• La posibilidad de optar, al mismo tiempo, a incentivos y ventajas fiscales. Esto no sería posible en caso de no contar con el sello Pyme Innovadora.
• Ser más visibles para acceder a contratos públicos.
• Acceso a beneficios que impulsan el desarrollo y crecimiento de las pymes beneficiarias.
• Beneficiarse de bonificaciones en la Seguridad Social (reducción del 40%  de la cuota por contingencias comunes de la Seguridad Social de los trabajadores investigadores que se tengan en la plantilla).
• Deducciones Fiscales por I+D+i (rebaja del 42% de la inversión realizada en I+D en el Impuesto de Sociedades y de un 12% de reducción de la inversión realizada en Innovación Tecnológica (IT))
• Acceso a ayudas propias, como pueden ser los préstamos ICO o la participación en licitaciones de Compra Pública de Innovación.‍

Contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma manual conlleva una serie de costes ocultos que no siempre son fácilmente identificables. Recopilar los tickets, revisar las notas de gastos, aprobarlas, realizar los asientos contables, hacer los reembolsos… Todo ello supone un montón de tiempo tanto para los trabajadores en movilidad como para el departamento de Administración.

No solo eso. Los errores también son frecuentes (se estima que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo). Unas veces son irregularidades inintencionadas. Otras, producto del fraude interno. En ambos casos, las consecuencias son las mismas: más tiempo y dinero perdidos para la empresa.

¿Es posible evitar los errores al contabilizar gastos de viaje? Si se toman las precauciones necesarias, se pueden reducir al mínimo. En un momento en el que los viajes de empresa está relanzándose, conviene implantar una serie de medidas preventivas.

Contabilizar los gastos de viaje: Cómo evitar los errores más frecuentes

En las notas de gastos suelen repetirse una serie de errores de los que muchas veces no somos conscientes. Pero eso no evita el perjuicio para las organizaciones. Para prevenirlos, lo mejor es empezar por aplicar una serie de medidas encaminadas a optimizar la gestión y control de gastos de viaje profesionales.

1. Predecir gastos y anticipar presupuestos

La falta de control sobre los desplazamientos empieza incluso antes de realizar la reserva. Es frecuente encontrarse con el caso de empresas que ven incrementarse los gastos porque aumenta el número de empleados en movilidad y no lo han tenido en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos.

Con ello se dificulta el poder hacer un seguimiento fiable de la política de gastos (cumplimiento, desviaciones…).

2. Delimitar los gastos reembolsables

Del mismo modo, es conveniente establecer una política de gastos de viaje e informar a cada trabajador de cuáles son los gastos no reembolsables y de qué límites se aplican en su caso concreto (alojamiento, transporte, comidas…).

Pero todo ello no sirve de nada si no introduces la información en el software de contabilidad.

3. Asignar cada gasto al asiento contable correspondiente

¿Tienes claro el asiento contable al que debes imputar cada tipo de gasto? Los errores en este sentido también ocurren. Un pequeño recordatorio:

• Los gastos de los trabajadores son de dos tipos: retributivos y compensatorios. Cada uno tiene un tratamiento fiscal distinto.  Los gastos de viaje, como pueden ser alojamiento, manutención o estancia, estarían incluidos dentro de los compensatorios. Si se ajustan a los límites de Hacienda (Real Decreto 439/2007), no están sujetos a cotización. Además, no entran en la categoría de salario
• Los gastos de representación son exclusivamente los que están vinculados a relaciones públicas y comerciales. Se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en la número 627 concretamente (“Publicidad, propaganda y RRPP”)
• Por su parte, los gastos de viaje se asientan en la cuenta 629 (“Otros servicios”)
• En el caso de las dietas que se hayan incluido en la nómina, el importe debe contabilizarse en el asiento de la cuenta 640.

4. Tener en cuenta el cambio de divisa

En ocasiones puede suceder que un trabajador viaje al extranjero y que, a la hora de contabilizar los gastos, no se tenga en cuenta el tipo de cambio de divisa aplicado en el momento de realizar la compra.

5. Realizar auditorías

Otro error muy común es no realizar auditorías, cuando se trata de un mecanismo fundamental para detectar posibles irregularidades y prevenir el fraude interno.  

6. Digitalizar las notas de gastos

También puede ocurrir que los empleados nómadas rellenen las notas de gastos y no adjuntan el ticket o factura correspondiente. O sí lo meten, pero no incluye todos los datos exigidos por la Agencia Tributaria para considerarlos válidos. Con las prisas, apruebas los gastos y haces el reembolso. Ese error le cuesta dinero a la empresa.

Para evitar situaciones como esta, lo mejor es implantar una herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje.

Herramientas para gestionar las notas de gastos

Aprovechando que hablamos de digitalización, es el momento de recordar que en el mercado tienes varias herramientas pensadas para ayudarte a gestionar los gastos de empresa. Una de las más potentes es Okticket. En cuanto empieces a utilizar nuestra solución, comenzarán a minimizarse los errores asociados a la gestión manual de los gastos de viaje.

Para empezar, cada concepto incluido en una hoja de gastos va asociado a la foto del ticket correspondiente. Además, la app para gastos de viaje de empresa está homologada por Hacienda, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Al mismo tiempo, la herramienta ofrece productos y servicios que también son muy útiles en la lucha contra el fraude interno.

OKTICKET: ¿Cómo funciona?

Además de las ventajas que ya hemos mencionado, Okticket ofrece una serie de características que te ayudarán a optimizar el control y gestión de gastos profesionales de forma rápida y sencilla.

• Inmediatez: Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de viaje hasta un 80%.
• Trazabilidad: Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos.
• Validez legal La app está homologada por la Agencia Tributaria. El justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
• Seguridad: La información de los tickets y facturas digitalizados se guardan en la nube, en un entrono seguro.

OKT CARD: Controla el gasto antes de que se produzca

Las tarjetas de empresa son muy útiles para controlar los gastos de viaje de los empleados nómadas. Como no tienes que lidiar con anticipos ni reembolsos, no hay riesgo de confundirse con las cantidades. ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados..

Otras ventajas de la OKT Card:

• Puedes contratar una tarjeta para cada empleado y personalizar los límites de uso de forma individual (por periodo diario y mensual, por categoría de gasto, etc.).
• El control de los gastos de viaje profesionales se realiza desde una única plataforma.
• Los gastos realizados con la tarjeta se concilian automáticamente.
• Supervisarás en tiempo real las transacciones. Puedes ver quién ha realizado el gasto, dónde, cuándo y en qué.
• La activación y desactivación se realiza desde la app de Okticket.
• Al tratarse de una tarjeta Mastercard de débito, es un medio de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo.
• Puedes llevar la tarejta virtual en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Conciliación bancaria automática

La conciliación bancaria es uno de los procesos indispensables para saber si se están produciendo errores en la contabilización de gastos empresariales. Pero hacerlo a mano no es lo más recomendable, ya que pueden darse algunos errores. Por ejemplo:

• Duplicar un apunte
• Olvidarse de contabilizar un movimiento
• Cambiar una coma de sitio por equivocación (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Confundirse en el orden de un dígito en una cifra (poner 654 en lugar de 645, por ejemplo)
• Equivocarse al poner una fecha (se habla de inconsistencia temporal)

De ahí la importancia de utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática. ¿Tu empresa ofrece tarjeta de crédito a los trabajadores? Te recordamos que en Okticket nos conectamos con más de 100 bancos.

El módulo de conciliación de Okticket permite cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas de crédito de empresa con los tickets subidos a la app. Sin exportación de extractos bancarios, ni procesos intermedios, ni errores de revisión.

Motor de revisión automática con lógica personalizada

Las alertas también son una herramienta ideal para detectar irregularidades en las notas de gastos. No es extraño que se contabilicen tickets duplicados, con gastos efectuados en festivo, importes ilegibles o que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

¿Necesitas ir más allá de las típicas alertas? Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? El motor de alertas informa, aprueba o rechaza los gastos sin que tengas que revisar a ojo los conceptos. Incluso puedes rechazar de forma automática la presentación de una liquidación de gastos.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Escalar el negocio, ahorrar costes, aumentar la facturación… Todas las organizaciones buscan rentabilidad. Para conseguirla, necesitan evolucionar, lo que implica echar mano de la tecnología para optimizar procesos. Y contar con un OCR (Optical Character Recognition) de facturas es indispensable para automatizar el control y gestión de los gastos de empresa.

¿Todavía sigues recopilando la información de los gastos manualmente? Estás perdiendo el tiempo. El Reconocimiento Óptico de Caracteres permite extraer los datos de los tickets y facturas en papel de forma automática y transformarlos en información digital.

Las ventajas del Reconocimiento Óptico de Caracteres

Cada vez más empresas demandan el uso de un software OCR. El motivo puede encontrarse en que el procesamiento de facturas de forma digital es fundamental para dar el paso hacia la automatización de los procesos financieros. Pero tampoco podemos obviar las ventajas que ofrecen estos sistemas:

• Procesamiento inmediato de la información sobre los gastos de empresa.
• Velocidad en la subida de los tickets y facturas a la nube.
• Este almacenamiento on cloud redunda en una mejora de la seguridad y del sistema de búsqueda de información.
• El OCR permite buscar e indexar documentos que no se pueden buscar por medios tradicionales (por ejemplo, PDF). Esto resulta útil si quieres encontrar todas las menciones de una palabra o frase concreta en varios documentos o ubicaciones de una página web.
• Agilidad en el flujo de validación de los gastos.
• Posibilidad de exportar fácilmente los documentos escaneados en PDF o Excel.
• Reducción de errores humanos. Un buen lector OCR utiliza algoritmos avanzados para reconocer caracteres incluso cuando están distorsionados.
• Mejora de la productividad. El OCR para digitalizar facturas permite procesar gran cantidad de facturas recibidas en poco tiempo.
• Reducción del uso de papel.
• Toma de decisiones empresariales basándose en datos reales y fiables.

¿Cuál es el mejor Optical Character Recognition del mercado?

Hoy en día puedes encontrar en el mercado un montón de soluciones que incluyen el Reconocimiento Óptico de Caracteres. Pero… No todos ofrecen la misma eficiencia en el proceso de digitalización de tickets y facturas.

Imagínate que te pones a escanear facturas con una app de digitalización de gastos de empresa, que los datos no acaban de extraerse y en la pantalla aparece el típico símbolo de “cargando”.

¿Qué harías si ves que el OCR tarda en iniciar el proceso?

Probablemente, guardar ese ticket. Y los siguientes. Y así hasta volver a la oficina y dejar todo el montón de tickets y facturas encima de la mesa del responsable de validar tus gastos. Total, que la empresa ha gastado el dinero en una herramienta que nadie utiliza.  

Conclusión: el mejor OCR de facturas es aquel que ofrezca tres características fundamentales:

1. ‍Rapidez. Si la extracción de datos es rápida, los usuarios van a utilizar la herramienta.
2. Fiabilidad. Tampoco sirve de nada que la información se vuelque en décimas de segundo si luego los datos no se corresponden con los del documento original en papel
3. Validez legal. Una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria te ofrece la posibilidad de deshacerte del justificante en papel. Esto es porque los formatos digitales tienen la misma validez legal que el original.

Además, un buen programa OCR debe ser capaz de aceptar una amplia variedad de formatos y un número de escaneos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Y si además, puedes hacerte con un OCR de facturas gratis o incluido en el plan básico, mucho mejor.

Tecnología OCR de Okticket: La velocidad de lectura, la clave del éxito

¿Es posible encontrar un sistema de reconocimiento de caracteres que sea potente, rápido y efectivo? ¿Y que sirva tanto para grandes compañías como para autónomos y pymes? Por supuesto.

Sin ir más lejos, en Okticket hemos desarrollado una tecnología propia. Nuestro motor de reconocimiento digitaliza los gastos al instante, sin esperas. Además, tiene la capacidad de aprender y mejorar día a día.

¿Qué conseguimos con ello?

• Que los trabajadores en movilidad no se frustren y utilicen la app para subir todos sus gastos de viaje profesionales en el momento, en lugar de procrastinar y dejar la digitalización para final de mes.
• Máxima calidad de la información. Como la foto del ticket se hace cuando este es más legible, se minimizan las incidencias relacionadas con la pérdida o deterioro de los justificantes en papel.
• Ahorro de tiempo. ¿Has calculado cuánto tiempo se tarda en meter a mano en un Excel la información de cada gasto (importe, concepto, CIF, fecha…)? ¿Y en revisar ticket a ticket si los datos metidos a mano en esa hoja de cálculo son correctos? Con Okticket ahorras el 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Eliminación de errores de reporte asociados a la introducción manual de datos.
• Control en tiempo real. El departamento de back office no tiene que esperar a fin de mes a revisar los gastos de todos los empleados que se los entregan tarde, mal y nunca.
• Prevención del fraude. La app es capaz de reconocer tickets duplicados o que no se ajusten a la política de gastos de la empresa.

¿Cómo funciona un OCR de facturas? Ejemplo práctico

Del mismo modo, el funcionamiento depende del software que utilices. A modo de ejemplo, te explicaremos cómo es el proceso de extracción de datos con Okticket:

1. Abres la app móvil (disponible para Android e iOS)y sacas una foto al ticket o factura.
2. El potente motor de reconocimiento es capaz de extraer y procesar de forma automática la información más importante. Fecha, hora, importe, impuesto (IVA, IGIC, tasa de España, tasa de Portugal, tasa de México…), CIF del proveedor, razón social, número de ticket o factura…
3. ¿Y si pagas en una divisa diferente al euro? Puedes seleccionar la moneda en la que has pagado y el cálculo a euros se realiza de forma automática.
4. Añade dicha información al sistema mediante procesos seguros de validación y alertas.
5. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

¿Quieres conocer todas las ventajas del motor de reconocimiento de Okticket? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Las previsiones más esperanzadoras señalaban 2026 como el año de la recuperación de los viajes de empresa. Ahora, todo parece apuntar a que llegará mucho antes. A lo largo de este año, probablemente.

Solo hay que echar un vistazo a las últimas publicaciones del Instituto Nacional de Estadística (INE). Según el organismo, el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023. Entonces, se registraron más de 9,5 millones de viajes.

Otro reciente informe de la Comisión Europea de Viajes (CET) concluye que algunos países europeos ya han superado o están a punto de mejorar los niveles de gasto en viajes de negocios de 2019.  España se encuentra entre los aventajados, junto con Francia y los países nórdicos.

La misma tendencia al alza se observa en el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos). Un ejemplo es el monográfico Hosteltur 2024 que acaba de publicarse. En el informe, los expertos aseguran  que este año "se espera un crecimiento tanto en el número de reuniones como de asistentes”.

Ya el 2023 registró un incremento notable de la actividad. Y pone el ejemplo de los palacios de congresos españoles, que superaron el año pasado la cifra de asistentes registrada en 2019.  Con ello se vuelve a dejar claro que los encuentros presenciales “son fundamentales para el desempeño de empresas y organizaciones”.

Tendencias en viajes de empresa 2024

De la citada guía se desprende además la importancia que tienen las nuevas tecnologías para el desarrollo y la eficiencia de los viajes de negocios. La Inteligencia Artificial y el compromiso con la sostenibilidad seguirán marcando la actualidad de los viajes de empresa durante los próximos meses.

¿Qué elementos caracterizarán a los desplazamientos profesionales en 2024?

Inteligencia Artificial para los programas de viajes

Eficacia, velocidad, precisión a los procesos, automatización de tareas, análisis predictivos, aprendizaje automático… Gracias a la Inteligencia Artificial, los viajes profesionales viven una nueva revolución. Son más predecibles, los procesos se agilizan y los datos recopilados más fiables.

Además, las aplicaciones de IA se pueden utilizar para obtener ayuda en las reservas o mejorar la experiencia de los viajeros. Algunos casos de uso:

• Ofrecer recomendaciones personalizadas basadas en las preferencias y necesidades de los usuarios
• Proporcionar información en tiempo real sobre el estado de los vuelos o las condiciones meteorológicas.

No podemos olvidarnos tampoco de su utilidad para optimizar la atención al cliente.  Los chatbots cognitivos, por ejemplo, pueden servir para atender las dudas de los clientes en un primer momento y a cualquier hora. Esto facilita que las agencias de viajes para empresas puedan dar una atención personalizada a las solicitudes más complejas.

Y gracias a su capacidad para analizar grandes volúmenes de datos, ayuda a predecir tendencias y comportamientos de gasto. También a identificar oportunidades de ahorro.

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La importancia de contar con una app de gastos de viaje profesionales

Entre los beneficios más inmediatos de incorporar la IA en la gestión de viajes corporativos está la mejora de la eficiencia operativa. Y su consiguiente reducción de costes, por supuesto. Eso es lo que tiene saber con seguridad cuándo y a dónde es más económico viajar.

De ahí que los directores financieros de las compañías vean en la Inteligencia Artificial el aliado ideal para automatizar los procesos repetitivos, como pueden ser la gestión de las notas de gastos.

Aparte de ahorrar tiempo, las herramientas de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales permiten obtener información muy valiosa para optimizar la toma de decisiones:

• Saber cuánto dinero gastan los empleados que viajan en gastos de representación, dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.
• Obtener información en tiempo real de cuándo se ha producido un gasto, dónde, quién lo ha hecho y por qué importe.
• Identificar tendencias y realizar predicciones.
• Los comportamientos de gasto inadecuados se reconocen rápidamente. Con ello se minimiza el riesgo de sufrir fraude interno o irregularidades en el proceso de reporte de gastos.
• Obtener informes de gastos de empresa basados en datos reales y fiables.
• Tener controlados los gastos de viaje deducibles. Esto es fundamental para recuperar parte del dinero invertido.

.¿Qué pasaría si a las tecnologías mencionadas les sumamos los servicios basados en la localización, la Realidad Extendida (RX) o el blockchain? Pues que el sector logrará contar con una oferta turística más atractiva, eficiente, integradora y sostenible.

Aplicación del estándar NDC de IATA

También se espera que los costes se reduzcan con el uso del New Distribution Capability (NDC) o Capacidad de Nueva Distribución. Este estándar de comunicación ha sido desarrollado por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) para mejorar la distribución eficiente de las tarifas de las aerolíneas.

De esta forma, se pretende solucionar la pérdida de estandarización y transparencia provocada por la proliferación de las reservas online. Más ventajas que ofrece el NDC para los viajes corporativos:

• Mejora de la personalización de los servicios ofertados. Cada empleado podrá diseñar el viaje según sus necesidades específicas.
• Flexibilidad para que las agencias d viajes para empresas puedan ofrecer paquetes adaptados a cada cliente. El abanico de tarifas, opciones de vuelos gestión de reservas es muy amplio.  
• Adaptación a las políticas de gastos de viaje de cada empresa.
• Información en tiempo real del estado de los vuelos, horarios, servicios adicionales, precios y promociones especiales.

El Duty of Care recobra importancia

Hace ya algún tiempo hablábamos de la importancia de Deber de Protección al trabajador en movilidad. Pues bien, el Duty of Care recobra protagonismo.

Una de las herramientas que resulta de gran ayuda para garantizar esta protección de los equipos desplazados es un software de gastos de viaje profesionales como Okticket.

En este punto es importante recordar que esta herramienta permite saber en dónde están los trabajadores en cada momento. Esta funcionalidad es muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia. Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.

Además, la información queda guardada en un entorno seguro. Por tanto, la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.

Volvemos a hablar en este punto de la necesidad de poner en valor la experiencia del usuario. El Duty of Care está muy ligado al bienestar laboral. Y precisamente las aplicaciones de gestión de gastos de empresa están pensadas para facilitar la vida a los empleados en movilidad. Son rápidas, intuitivas y fáciles de utilizar, estén donde estén.

Tarjetas de crédito virtuales para empresas

También ganan protagonismo entre los viajeros de negocios los pagos virtuales. Para responder a las demandas de sus equipos, pero sin perder control financiero, las organizaciones cuentan con herramientas que se ajustan a las políticas de gastos de viaje.

¿Conoces la OKT Card? La tarjeta inteligente de Okticket te permite abonar cualquier gasto de viaje tanto en España como en el extranjero. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Y muy importante: ofrece la posibilidad de configurarla según la política de viajes de tu empresa. Puedes definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

Más énfasis en la Sostenibilidad, si cabe

A estas tendencias hay que añadir el diseño de estrategias más sostenibles. No son pocos los informes que lo reflejan (el último de CESAE Business & Tourism School recogido por Europa Press es uno de ellos)

Es más, el turismo sostenible será el tema central de la próxima edición Fitur 2024. La feria pretende ser este año “un altavoz para las buenas prácticas y el impulso de estrategias orientadas a fomentar un turismo respetuoso con el que potenciar el desarrollo de una economía cada vez más sostenible”.

Pero ya no se trata solamente de buscar opciones de transporte y alojamiento que sean respetuosas con el medio ambiente (vuelos con bajas emisiones de carbono o preferencia por hoteles que implementan prácticas sostenibles).

La apuesta por la sostenibilidad pasa por incorporar herramientas de medición de huellas de carbono. Incluso por desarrollar vehículos impulsados por IA.

También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa.

También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa. Por una parte, se minimiza el consumo de papel. Por otra, al almacenar los datos en la nube se reduce el impacto medioambiental. El ahorro es de entre un 60% y un 70% según cálculos de Telefónica Tech.

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El 2024 ya está aquí así que lo que toca es mirar hacia adelante. Planificar los siguientes pasos es fundamental para seguir escalando con paso firme, como hemos hecho hasta ahora.

La base sobre la que nos apoyaremos es sólida, así que estamos convencidos de que los próximos meses vamos a continuar creciendo.

Repasamos los hitos logrados en estos últimos 12 meses: lanzamiento de nuevas funcionalidades, reconocimientos, avance en nuestra internacionalización, bienvenida a nuevos compañeros de viaje… ¡2023 ha sido sin duda un año para recordar!

Gestión de gastos más rápida, potente y rentable

A lo largo de 2023 hemos mejorado nuestro producto para facilitar aún más la gestión de los gastos de viaje profesionales tanto a autónomos como a grandes empresas.

Gestión de saldo en anticipos, multifoto, solictiud de viajes... Tenemos un montón de funcionalidades nuevas.

La suma multiplica

Hemos ampliado nuestra red de partners, mejorado nuestros conectores y aumentado las integraciones con otras plataformas. Entre las últimas integraciones destacamos las de Cabify, Libra o Ahora ERP.

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Ahora, la OKT Card también en tu Wallet

Además de tarjetas físicas, en Okticket te ofrecemos tarjetas virtuales. Así que también puedes hacer compras en establecimientos online o añadir la OKT Card a tu Wallet de Google y de Apple.

Noticias más destacadas de 2023

Cerramos una nueva ronda de inversión

El año no podría comenzar mejor. En enero de 2023 cerrábamos una nueva ronda de financiación de más de 1,8 millones de euros. Ha estado liderada por Angels, sociedad de inversión de Juan Roig, y Zamit Capital, fondo gestionado por GVC Gaesco. También han participado Encomenda y Asterius.

Premio nacional a nuestra tecnología

En marzo llegaba otra gran noticia: recibimos el premio a mejor "Emprendimiento, empresa emprendedora" en los Premios Nacionales de Ingeniería en Informática otorgados por el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España.

Okticket, empresa emergente certificada

El pasado mes de noviembres, la Empresa Nacional de Innovación SME, S.A. (Enisa) nos certificaba como empresa emergente certificada, conforme a la ley 28/2022,de 21 de diciembre, de fomento del ecosistema de las empresas emergentes. Enisa destacaba el criterio de “carácter de emprendimiento, innovador y escalable” de nuestro modelo de negocio.

Además, este 2023 también recibíamos el sello de cálculo de huella de carbono por parte del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.

¿Dónde hemos estado este año?

Por otra parte, este año hemos participado en más de 50 eventos de España, México, Portugal y Francia. A continuación, destacamos algunos:

• Galicia Finance Date (28 febrero 2023)
• Foro de invierno AFEB (21 marzo 2023)
• Finance Leaders Summit & Fintech Show, Paris (11 abril de 2023)
• Asturias Finance Day (20 abril de 2023)
• Finance Revolution París (16 mayo de 2023)
• Congreso CFOs Barcelona (25 y 26 mayo 2023)
• Finno Summit México (2 y 27 de septiembre de 2023)
• Finance Meeting (10 de octubre 2023)
• Finan Forum (18 y 19 de octubre de 2023)
• Congreso CIOs APD Santiago (7 y 8 de noviembre de 2023)
• Accountex España (7 y 8 de noviembre de 2023)
• Web Summit Lisboa (13 al16 de noviembre de 2023)
• DIRFCON (28 de noviembre de 2023)