¿Tienes claro cómo justificar correctamente las dietas laborales o viáticos ante Hacienda? Cada vez más empresas se enfrentan a requerimientos por una gestión inadecuada de estos gastos, con consecuencias fiscales importantes.

En los últimos años se han sucedido las sentencias en las que se dictamina que son las empresas, y no los trabajadores, quienes tienen que justificar ante Hacienda que los gastos en dietas laborales o viáticos están exentos de IRPF por motivos laborales. El Tribunal Supremo ha vuelto a pronunciarse recientemente en esta dirección.

Este contexto legal, unido a los reiterados requerimientos de la Agencia Tributaria por considerar que las dietas no están suficientemente justificadas (o incluso que se trata de una forma encubierta de remuneración), pone de relieve la necesidad de optimizar la gestión de los gastos de manutención y alojamiento.

¿Qué son exactamente las dietas laborales o viáticos? ¿Qué dice la legislación al respecto? ¿Cómo optimizar su gestión para evitar sustos con Hacienda? Lo aclararemos en este artículo.

¿Qué son las dietas laborales o viáticos?

Las dietas laborales, también conocidas como viáticos, son las cantidades que una empresa abona a sus trabajadores para compensar los gastos generados al realizar desplazamientos por motivos laborales.

Antes de seguir, es importante aclarar que dietas y gastos de viaje profesionales no son lo mismo. Las primeras son una compensación económica a los trabajadores que tienen que salir de viaje, pero consisten en una cantidad fija y no son obligatorias.

En cambio, los gastos de viaje (en los que se incluirían las dietas, si las hubiera) sí deben ser asumidos por la empresa y varían en cada desplazamiento.

Importante: Todas las dietas son gastos de viaje corporativos, pero no todos los gastos de viaje de empresa se consideran dietas.

¿Qué cubren las dietas laborales?

En general, las dietas laborales cubren dos grandes tipos de gastos:

• Manutención: comidas realizadas durante la jornada laboral fuera del lugar habitual de trabajo o de residencia.
• Alojamiento: cuando el desplazamiento requiere pernoctar fuera del domicilio.

Hay otros gastos vinculados a los desplazamientos, como el kilometraje o la gasolina, pero entrarían dentro de los que conocemos como gastos de viaje profesionales.

¿Cómo se pagan los viáticos?

Las empresas pueden abonar estos gastos de distintas formas. Las dos más habituales son:

1. Anticipos. El trabajador recibe el dinero antes del viaje. A la hora de contabilizarlo, habría que hacerlo como “gasto externo”.
2. Ingreso en nómina. En este caso, es importante recordar que las dietas son compensatorias y que no están sujetas a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.

No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados.

Límites legales para las dietas exentas de IRPF

Según el Reglamento del IRPF, estos son los máximos exentos de tributación:

Manutención:

• España:

- Con pernocta: hasta 53,34 €/día

- Sin pernocta: hasta 26,67 €/día

• Extranjero:

- Con pernocta: hasta 91,35 €/día

- Sin pernocta: hasta 48,08 €/día

Alojamiento:

No hay un límite fijo, pero debe justificarse con facturas y datos del viaje.

Justificación de las dietas

Además, las dietas están exentas de IRPF siempre que cumplan estos tres requisitos:

1. Se trate de un gasto real y necesario.
2. El trabajador esté desplazado fuera de su centro de trabajo habitual.
3. El gasto esté correctamente documentado y justificado (facturas, tiques, localización, motivo del desplazamiento…)

Por tanto, no basta con pagar dietas o viáticos, hay que hacerlo de forma impecable desde el punto de vista fiscal. De lo contrario, pueden ser considerados como retribución en especie, con impacto en cotizaciones y retenciones.

¿Cuánto se paga por dietas laborales en España?

Dado que las empresas no están obligadas a pagar dietas (salvo que esté estén recogidas en el convenio colectivo o haya un acuerdo entre empresa y empleado), no existe un importe oficial.

• Dependiendo de la duración del desplazamiento, del destino (nacional o internacional) o del sector, las dietas completas pueden oscilar entre 30 y 90 euros.
• Cuando los gastos superan las dietas fijadas, algunos convenios permiten reembolsar el exceso si se justifica adecuadamente.

La mejor solución para gestionar dietas laborales o viáticos

Gestionar dietas y viáticos manualmente supone una carga administrativa importante y riesgos de errores. Por eso, utilizar herramientas de digitalización y automatización es clave para mejorar este proceso.

¿Cómo puede ayudarte Okticket en la gestión de dietas?

En este sentido, Okticket ofrece la solución más completa para gestionar gastos de viaje profesionales, incluidos dietas y viáticos.  ¿Qué puedes hacer con nuestra aplicación?

• Configurar diferentes políticas de dieta por empleado (e importe).
• Automatizar todo el proceso de gestión de anticipos, desde la solicitud hasta su contabilización en el ERP de tu empresa. Los trabajadores pueden solicitar los anticipos en apenas unos segundos, desde su propio teléfono móvil. Tienen la opción de introducir un importe, seleccionar la divisa y elegir la forma de abono (efectivo o transferencia).
• Capturar justificantes con una simple foto. Solo tienes que sacar una foto del ticket o factura y seleccionar el tipo de gasto “Dieta” (o la que corresponda en cada caso).
• Clasificar gastos automáticamente.
• Integrar los gastos con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Conciliar de forma automática los pagos efectuados con tarjeta de crédito.

Y ahora, con nuestro motor inteligente, puedes automatizar todo el proceso de gestión de gastos.

Conclusión: Dietas laborales como herramienta de eficiencia

Una correcta gestión de dietas no solo mejora la experiencia del empleado, sino que también aporta control, eficiencia y cumplimiento normativo a las empresas.

Adoptar soluciones como Okticket transforma los viáticos en un proceso ágil, trazable y alineado con la rentabilidad empresarial.

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas laborales en tu empresa? Descubre cómo Okticket puede ayudarte.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre los gastos viáticos y las dietas?

La principal diferencia con los gastos de viaje es que en ellos se incluyen todos los gastos y en las dietas solo los gastos relativos a alojamiento y manutención.

¿Son obligatorias las dietas laborales? (H3)

No siempre. Solo son obligatorias si:

• Lo establece el convenio colectivo aplicable
• Se ha pactado previamente entre empresa y trabajador

En ausencia de convenio o acuerdo, la empresa puede decidir si las abona o no.

¿Las dietas son parte del salario?

No. Las dietas no son salario, sino percepciones no salariales, y por tanto:

• No tributan en el IRPF, siempre que se respeten los límites legales
• No se cotizan a la Seguridad Social
• Deben reflejarse en nómina, pero en un apartado distinto al salario

¿Hay que justificar las dietas?

Depende de la empresa y del convenio. Si se abona una cantidad fija como dieta, no siempre es necesario presentar tickets. Sin embargo, hay que tener en cuenta un par de cuestiones:

1. La empresa debe poder justificar estos pagos ante la Seguridad Social y Hacienda.
2. Puede requerirse presentar los justificantes si así lo indica el convenio o la política interna.

¿Quién tiene que justificar las dietas?

La empresa es la responsable legal de justificar ante la Administración cualquier importe abonado como dieta. Esto se hace, por ejemplo:

• Mediante los ficheros CRA a la Seguridad Social
• Incluyendo los importes en el modelo 190 de Hacienda

¿Por qué Hacienda revisa las dietas?

Porque en algunos casos, ciertas empresas han utilizado las dietas como mecanismo para complementar el salario neto de los empleados sin pasar por el IRPF ni por las cotizaciones a la Seguridad Social. Esto ha llevado a un incremento en las inspecciones, especialmente en sectores con alta movilidad o comerciales con muchos desplazamientos.

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Si has visto algún montaje de fotos realizado con herramientas inteligentes estarás de acuerdo en que a simple vista es muy difícil detectar la manipulación. Pues bien, lo mismo pasa con los tickets falsos generador por IA.

Un recibo de un taxi, una factura de hotel o el ticket de una comida de negocios para justificar gastos que nunca existieron pueden ser replicados con un alto grado de realismo.

Si un trabajador cuela uno con las notas de gastos, es fácil que la empresa no se dé ni cuenta.

Estamos por tanto ante una nueva amenaza para el control financiero y la gestión de gastos profesionales.

¿O no? La tecnología de Okticket está preparada para detectar hasta los fraudes más sofisticados, incluidos los tickets falsos generados por IA. Y además lo hace en tiempo real.

¿Cómo? Te lo contamos a lo largo de las siguientes líneas.

¿Cómo detectar tickets falsos generados por IA?

El diseño, el texto, el logo del establecimiento… Todos los detalles de un ticket creado con inteligencia artificial parecen reales. Pero hay ciertos patrones que pueden hacer sospechar a un ojo bien entrenado:

• Incongruencias en los datos del comercio.
• Errores sutiles de formato o divisas. Por ejemplo, el formato de número de factura no se corresponde con el del país del emisor.
• Estructura fiscal inválida.
• Anomalías gráficas (en el caso de que los tickets incluyan un logo)
• El texto tiene estructuras lingüísticas típicas del contenido generado con ChatGPT o herramientas similares.
• Huella digital dejada por las imágenes editadas.

No obstante, detectar este tipo de fraude es muy complicado.

El problema es que no hacerlo puede conllevar graves consecuencias legales, económicas y reputacionales.

Tickets falsos, consecuencias reales

¿A qué tipo de riesgos se enfrentan las empresas expuestas al fraude con IA generativa?

• Multas y sanciones derivadas de una posible auditoría externa en la que se descubran gastos fraudulentos.
• Pérdidas de liquidez
• Daño a la imagen de la empresa si el fraude sale a la luz.

¿La solución? Contar con una herramienta que automatice la validación de gastos de empresa. Y que, además, sea capaz de detectar tickets falsos generados por IA.

IA contra el fraude: así identifica Okticket tickets manipulados al instante

Mira este vídeo:

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Así es como la IA Generativa de Okticket analiza cada ticket registrado en la aplicación para detectar hasta la más mínima incoherencia. Sin intervención humana y antes de que llegue a contabilidad.

Detección de fraude con Inteligencia Artificial: Alertas a medida

Las herramientas antifraude con IA como Okticket ofrecen además otra serie de funcionalidades asociadas para reforzar el control de los gastos de empresa. Entre ellas, la validación automática de tickets y facturas o alertas a medida.

En el caso de Okticket, estas alertas se configuran según las reglas y políticas específicas de cada empresa o cliente. Esto permite, entre otros, ,identificar tickets duplicados, gastos fuera de horario laboral o consumos no deducibles, como pueden ser alcohol o tabaco.

Cuando el sistema detecta un gasto irregular, lo notifica y lo bloquea antes de que sea procesado.

Con la tecnología de Okticket, tu empresa siempre irá un paso por delante.

¿Quieres ver cómo detectamos un ticket generado por IA? Ponte en contacto con nosotros y descubre la mejor tecnología antifraude basada en Inteligencia Artificial.

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¡Estamos de enhorabuena! Okticket acaba de ser reconocida en los premios Best of 2025 de Capterra. ¡Hemos obtenido el sello "Best Value 2025" en la categoría de software de gestión de gastos de empresa!

El galardón es uno de los más prestigiosos del sector tecnológicos, y viene a reforzar la posición de Okticket como referente en soluciones de gestión de gastos profesionales. También nos consolida como la aplicación con mejor relación calidad-precio del mercado según la valoración de nuestros propios usuarios.

Este distintivo se otorga únicamente al 25% de los softwares mejor valorados en cada categoría. Además, es necesario obtener una puntuación superior a 4,5, (sobre 5) lo que refuerza aún más el valor de este reconocimiento.

¿Qué implica ser reconocido como “Best of 2025” en Capterra?

Para entender la importancia de este premio es importante explicar que Capterra es un marketplace de software que opera a nivel internacional. Forma parte del grupo Gartner y se especializa en recopilar opiniones verificadas de usuarios.

De esta forma, las empresas tienen una ayuda para elegir con más confianza las soluciones tecnológicas que mejor se ajustan a sus necesidades.

El distintivo “Best of 2025” se otorga según criterios objetivos: la puntuación media, el volumen de reseñas y la coherencia en las valoraciones.

En Okticket, hemos obtenido una calificación media de 4,9 estrellas, reflejo directo de la alta satisfacción de nuestros usuarios y del impacto positivo que generamos a la hora de gestionar gastos de viaje profesionales.

Sello ‘Best Value’: Una garantía de eficiencia y ROI

El reconocimiento de Okticket como “Mejor Valor 2025” certifica que la aplicación combina funcionalidades top y rápido retorno de la inversión.

La voz que realmente cuenta: la de nuestros clientes

Pero lo que realmente tiene de especial este premio es que tiene en cuenta las opiniones de quienes más importan: nuestros clientes. Los resultados de este año hablan por sí solos:

• Calificación general: 4,9 estrellas
• Aspectos más valorados de Okticket: facilidad de uso, calidad del equipo de soporte al cliente, agilidad en el reporte y gestión de los gastos de viaje de empresa, trazabilidad, control en tiempo real, integraciones simples con otros ERP y sistemas empresariales, versión gratuita hasta 5 usuarios por CIF….

Empresas de todos los tamaños y sectores valoran positivamente cómo Okticket transforma la gestión de gastos corporativos, reduciendo un 80% el tiempo administrativo y minimizando hasta en un 90% los errores contables.

Esto es lo que dicen algunos de nuestros usuarios sobre su experiencia con nosotros:

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“¡Magnífica! Llevo años usándola y es muy útil. Y por supuesto, mejor que otras herramientas similares. La recomiendo 100%” José Rafael R. (Capterra)

"Todo es genial. Recomiendo Okticket a todos los comerciales que conozco, y es la segunda empresa para la que implanto el sistema." Guillermo B. (Capterra)

"Una buena experiencia en general desde el principio. Llevo un tiempo utilizando la app, antes como comercial en una empresa y ahora como administrador de empresas. La app se actualiza de vez en cuando, aportando detalles que facilitan su uso." Ángel C. (Capterra)

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Un reconocimiento que refuerza la misión de Okticket

Ganar el premio "Best Value 2025" consolida a Okticket como una de las soluciones AaaS Fintech mejor valoradas del mercado. Al mismo tiempo, este logro refuerza nuestro objetivo de convertirnos en el socio estratégico de referencia para los equipos de back office.

Somos más que un software. Somos un aliado estratégico para las empresas que quieren ahorrar tiempo, ganar control financiero y mejorar la experiencia de sus empleados en el reporte y gestión de los gastos de viaje profesionales.

Actualmente, Okticket está presente en varios mercados internacionales. Tenemos oficinas en España, Portugal y México, pero nuestro producto opera en más de 120 países.

Seguimos trabajando cada día para ofrecer la mejor solución del mercado, ahora con el respaldo de este reconocimiento internacional.

¿Ya usas Okticket? Comparte tu experiencia en Capterra y ayúdanos a seguir mejorando.

¿Aún no nos conoces? Escríbenos y descubre por qué somos la mejor alternativa para la gestión de gastos de empresa.

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¡Vuelve el mayor encuentro de innovación digital del año! El Digital Enterprise Show 2025 (DES2025) tendrá lugar los días 10, 11 y 12 de junio en el Palacio de Ferias y Congresos de Málaga (FYCMA). Y una edición más, Okticket repetirá como patrocinador oficial.

Nos encontrarás en el Pabellón 2 – Stand 2E525, listos para mostrarte cómo hemos evolucionado nuestra tecnología para adaptarla a las necesidades actuales de las empresas en materia de gestión de gastos de viaje profesionales.

¿Qué vas a encontrar en DES Málaga 2025?

Este no es un evento cualquiera. Hablamos de más de 17.000 profesionales, 580 ponentes y más de 250 horas de contenido sobre lo más puntero en: Inteligencia Artificial, ciberseguridad, computación cuántica, marketing predictivo, automatización empresarial… ¡Y todo lo que se te ocurra cuando piensas en el futuro de los negocios digitales!

Este 2025, destacan una serie de foros y espacios:

• Digital Business World Congress: conferencias de alto nivel sobre estrategia empresarial y tecnologías exponenciales.
• Retail Tech Fest: Un espacio dedicado a las últimas soluciones para transformar el comercio y la experiencia del cliente.
• Digital Marketing Planet: Sesiones sobre experiencias inmersivas, data y automatización del marketing.
• España Pyme Digital: Foros centrados en la digitalización de las pequeñas y medianas empresas españolas.
• The Scale-Up! World Summit: Un encuentro para startups y empresas en fase de crecimiento que buscan escalar sus negocios.

Puedes ver la agenda completa aquí.

Okticket en DES 2025

Podrás encontrar al equipo de Okticket en el Pabellón 2 – Stand 2E525. Te esperamos con demos en vivo para mostrarte cómo nuestra solución puede ayudarte a digitalizar la gestión de gastos de viaje profesionales de forma segura, inteligente y 100% integrada.

• Te enseñaremos cómo automatizar gastos de viaje sin complicaciones.
• Verás cómo nos integramos con tu ERP o sistema de contabilidad.
• Te contamos cómo reducir errores, ganar eficiencia y olvidarte del papeleo.

Todo con demos en vivo y un equipo encantado de resolverte cualquier duda.

Afterwork powered by OKTICKET

Pero no todo es tecnología. También hay tiempo para la diversión. Nos hemos marcado un planazo para el miércoles 11 por la tarde. ¿Qué habrá?

• Música en directo
• DJ para cerrar con ritmo
• ¡Beer Party asegurada!
• Un breve speech ¡para contarte todo loq ueOkticket puede hacer por tí y or tu empresa
• Y por supuesto… ¡regalos asegurados!

Fotomatón con premio

Y si te pasas por nuestro stand, podrás llevarte un recuerdo digital “de otro planeta”.

¿Quieres venir con invitación o descuento? Escríbenos a marketing@okticket.es y consigue un Business Pass gratuito. En caso de que se agote, te daremos un código de descuento del 50%.

¿Quieres descubrir cómo automatizar tus procesos financieros, reducir errores y controlar los gastos de empresa de forma eficiente? ¿Te interesa hablar de IA aplicada a la gestión empresarial? Entonces, Digital Enterprise Show 2025 es tu lugar, y Okticket la solución que necesitas.

Para más información sobre el evento y para obtener tu pase, visita la página oficial de DES 2025

Eficiencia financiera, trazabilidad del gasto, control de los pagos corporativos, flexibilidad, rapidez, automatización… Para integrar todas estas exigencias en la operativa diaria, las compañías necesitan elegir los medios de pago para empresas que mejor se adapten a sus necesidades.

Pero ¿Cuáles son los más adecuados para abonar gastos profesionales? Depende de cada organización. Lo que sí está claro es que el escenario está cambiando rápidamente.

Según el informe “Medios de pago: 2025 y más allá” de PwC, el uso de pagos electrónicos se triplicará antes de 2030, impulsados por “la digitalización, las nuevas infraestructuras y la aparición de monedas digitales”.

¿Qué implicaciones tiene esto para los departamentos financieros?  

Tendencias en medios de pago para empresas y su impacto en la gestión financiera

Pagos embebidos y carteras digitales

Los medios de pago digitales se están haciendo fuertes en el ámbito B2B. Plataformas tan populares como Apple Pay o Google Wallet permiten a las empresas realizar compras sin necesidad de utilizar tarjetas físicas. Con ello se mejora la seguridad, trazabilidad y agilidad de los gastos corporativos.

Conciliación bancaria automática: del gasto al dato en segundos

¿Tu empresa sigue liquidando gastos a fin de mes? Este modelo de cierre mensual está quedando atrás. Y lo hará en favor de los pagos corporativos en tiempo real, propiciado por el open banking y las integraciones bancarias.

Hoy es posible conciliar automáticamente cada gasto con su pago correspondiente, sin intervención manual ni exportación de ficheros.

Automatización financiera: menos tareas repetitivas, mayor control

El informe de PwC sobre tendencias en pagos 2025 también habla de riesgos. “A mayor digitalización, mayor exposición al fraude económico y mayor complejidad regulatoria”, explican sus autores.

¿Significa esto que es necesario frenar los avances? No. La solución pasa por dotar a los departamentos financieros de herramientas que ayuden a cumplir con la normativa sin cargar con más trabajo al equipo.

Monedas digitales: Transformación de los pagos internacionales

Puede que todavía no las hayas incorporado a tu abanico de medios de pago, pero las monedas digitales de bancos centrales (CBDCs) se están haciendo un hueco en las carteras digitales de empresa.

Su llegada marcará un antes y un después en la gestión de gastos y pagos, sobre todo a nivel internacional.

El papel del CFO en la digitalización de pagos

Así que parece obvio que la integración de medios de pago para empresas con soluciones de gestión de gastos y pagos automatizados es más que una cuestión meramente operativa. Se trata de una decisión estratégica.

Saber qué, quién, cuándo y cómo se paga es clave para optimizar el cash flow, prevenir riesgos y tomar decisiones más informadas. Aquí es donde soluciones como Okticket marcan la diferencia.

Okticket te ofrece la mayor flexibilidad en medios de pago

La combinación de medios de pago flexibles, conciliación bancaria automática e inteligencia artificial de Okticket permite digitalizar toda la operativa de gastos. Sin fricciones. Con visibilidad total.

Estas son algunas de las ventajas de Okticket relacionadas con los medios de pago:

• Flexibilidad total. Con Okticket puedes pagar en efectivo, con la tarjeta de tu banco o con la OKT Card, nuestra tarjeta de débito inteligente para empresas. Física o virtual, tú decides.
• Conciliación bancaria automática. Nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. Esto permite a los responsables de finanzas disponer de información financiera real, precisa y actualizada al instante.
• Control financiero automatizado. Okticket te permite personalizar la aplicación para alinearla con las políticas de gasto internas. De esta forma, se reducen los errores (un 90% con nuestra IA) y se bloquea el fraude interno.

¿Quieres preparar tu empresa para los nuevos medios de pago?

Automatiza la gestión de gastos de viaje profesionales con Okticket. Control, conciliación y flexibilidad desde una única plataforma.

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El mismo volumen de trabajo, pero menos horas para desempeñarlo. Cuando la reducción de jornada a 37,5 horas semanales se ponga en marcha, las empresas tendrán que estar preparadas para que la productividad no se vea afectada. 

Así que cuanto antes comiencen a rediseñar los procedimientos, mejor. ¿Por dónde empezar? Según los expertos, mantener la eficiencia pasa por impulsar la digitalización y automatización de procesos tanto administrativos como operativos.

De lo contrario, en departamentos como administración, finanzas o RRHH, donde las tareas son muchas veces manuales, esta reducción puede generar cuellos de botella.

En este artículo nos centraremos en la mejora de los procesos financieros, punto de partida para un modelo de trabajo más inteligente, ágil y sostenible.

¿Qué implica la jornada de 37,5 horas para los departamentos financieros?

Lo que nació como una medida pensada para mejorar la conciliación y el bienestar de los trabajadores, ha traído consigo una serie de desafíos para los departamentos de back office.

• Los plazos para cumplir con procesos críticos para el funcionamiento del negocio no varían (obligaciones fiscales, validación de facturas, gestión de gastos, control documental, conciliación contable, nóminas, etc.) Pero con la reducción de la jornada laboral tendrán todavía menos margen para llevar a cabo sus funciones.
• En momentos críticos del mes, las tareas pueden acumularse, lo que a su vez va a generar más tensión y roces entre compañeros.
• Al tratar de mantener el ritmo sin rediseñar los procesos, se corre el riesgo de cometer más errores.

Parte importante de la solución radica en ofrecer a los equipos herramientas que les descargue de tareas repetitivas y les permita trabajar de forma más ágil y eficiente. Aquí es donde la automatización de procesos entra en juego.

Automatización de procesos: una solución estratégica

¿Automatizar procesos es igual a prescindir de un determinado perfil de empleados? No necesariamente: la tecnología debería ser una aliada para empoderar a los equipos para enfocarse en tareas de más valor y liberarlos de tareas manuales, repetitivas y poco estratégicas.

Gracias a este “compañero de equipo”, los trabajadores de carne y hueso podrían dedicarse a analizar, supervisar y tomar decisiones estratégicas.

¿Qué aplicaciones tiene las herramientas de automatización en el entorno de back office?

Veamos algunos ejemplos concretos de lo que las soluciones de automatización de procesos como Okticket pueden hacer por la gestión financiera:

• Digitalización de tickets y facturas Vs seguimiento de los puntos y relaciones estratégicas generadas en un viaje de trabajo.
• Conciliación bancaria automática, sin necesidad de extractos bancarios.
• Validación automática de los gastos según las reglas predefinidas. ¿Cuántas veces se habrán hecho reembolsos de compras no permitidas por hacer la revisión a mano?
• Integración directa con el ERP o sistema de gestión empresarial.
• Reducción de errores e irregularidades. El fraude interno es común cuando se utilizan procesos obsoletos.
• Clasificación automática, almacenamiento seguro en la nube y acceso a la información en cualquier momento.
• Generación de reportes sin intervención manual.

Además, el software de automatización empresarial está evolucionando rápidamente. Muchas soluciones de gestión de gastos profesionales están incorporando inteligencia artificial, con lo que los procesos son todavía más autónomos, escalables y personalizables.

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Beneficios reales para la eficiencia operativa: Caso Okticket

Como estamos viendo, las herramientas de automatización administrativa tienen un impacto directo en la operativa diaria. Con Okticket, las ventajas son numerosas:

• Ahorro de tiempo en tareas administrativas: Concretamente, un 80% en comparación con procedimientos manuales.
• Reducción de un 90% de errores contables.
• Trazabilidad del gasto y visibilidad en tiempo real.
• Mayor foco en tareas de valor.
• Disminución del estrés operativo, lo que repercute en la mejora del clima laboral.

Cómo empezar a digitalizar la gestión de gastos de empresa

Lo mejor de todo es que la transición hacia este modelo más eficiente es más sencilla de lo que a priori pueda parecer. Tampoco requiere de una gran inversión. Vamos a repasar brevemente los pasos a seguir:

1. Audita los procesos actuales para poder detectar cuáles pueden y deben ser automatizados. Basta con responder a esta pregunta: ¿Qué tareas son repetitivas, manuales o propensas a errores?
2. Prioriza en función del impacto. Lo ideal sería comenzar por las tareas que consumen más tiempo, como puede ser la gestión de las notas de gastos. Si todavía utilizar hojas de cálculo o haces las aprobaciones a última hora, aprisa y corriendo, deberías empezar por ahí.
3. Elige herramientas que se integren con tus sistemas de gestión actuales, sin necesidad de meterse en desarrollos complejos. Hoy existen soluciones SaaS especializadas en gestión de gastos y digitalización de recibos que se integran fácilmente con tu ERP, sistema contable o CRM. 
4. Involucra al equipo desde el principio y ofrece formación. La reticencia al cambio es una realidad, muchas veces motivada por el desconocimiento de la herramienta. 
5. Por último, mide los resultados. 

Conclusión: Reducción de jornada, procesos más inteligentes

En definitiva. La reducción de jornada laboral a 37,5 horas no tiene por qué ser una amenaza para la productividad. Puede ser una oportunidad para evolucionar hacia procesos más eficientes con los que toda la empresa sale ganando.

Organizaciones como la tuya ya están automatizando sus procesos financieros. Si tú también crees que ya ha llegado la hora de avanzar hacia una gestión de gastos más ágil, escríbenos sin compromiso.

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