Tradicionalmente, la relación de los directores financieros con las herramientas tecnológicas se limitaba a establecer un presupuesto y velar por su cumplimiento. Hoy en día, se espera que los CFO lideren la transformación digital, lo que implica tener conocimientos de las soluciones disponibles y averiguar su potencial para generar un retorno de la inversión rápido.

Este cambio de tendencia en la función financiera ha calado en estos profesionales. Ya se han dado cuenta de que la transformación digital es la herramienta para diferenciarse de la competencia. La evolución del rol de los CFOs pasa por impulsar el cambio tecnológico.

Los estudios así lo demuestran. En las últimas encuestas de Gartner queda patente la intención de los directores financieros de invertir más dinero en el área digital. En este informe anual, el 70% de los CFO preveía el aumento del gasto en tecnología, un porcentaje que llegaba hasta el 82% si hablamos de inversión en capacitaciones digitales. En 2022, el porcentaje de los directores financieros que planeaban aumentar la inversión en tecnología subía hasta el 92%.

La intención queda más clara con cada nuevo estudio que sale a la luz. En la Perspectiva de los directores financieros para 2023, la tecnología vuelve a colocarse en el top de prioridades para los responsables financieros. En el número uno se coloca la inteligencia artificial, seguida por la digitalización y la automatización de procesos financieros.

La transformación digital, en el top 5 de prioridades para los CFO

Dichas conclusiones van en consonancia con lo recogido por otras organizaciones. Hablamos, por ejemplo, del "CFO Peer Insights: Digital Transformation and IT Spending Priorities", elaborado por Dimensional Research. Este documento revela que el 80% de los directores financieros de todo el mundo incluyen la transformación digital en el top 5 de sus prioridades (está entre las tres primeras para el 59%). El mismo porcentaje espera que el gasto en tecnología aumente.

Además, siete de cada diez consideran que las inversiones en transformación digital son clave para el éxito de cualquier empresa. Por ese motivo, la gran mayoría están dispuestos a ayudar al CIO en la búsqueda y financiación de una nueva herramienta, siempre y cuando esta proporcione un ROI sólido y rápido.

¿Cuándo quieren recuperar la inversión? Entre 1 y 2 años como máximo fue la respuesta de casi la mitad.

Otro dato importante es que, prácticamente todos los encuestados están de acuerdo al afirmar que las inversiones en tecnología son fundamentales para la recuperación económica. De hecho, la gran mayoría de los CFO reconocen que ya han aumentado su inversión en transformación digital.

"Ahora mismo, esas decisiones de inversión tienen que ver con lo digital, y se traducen en ofrecer información aumentada, en tiempo real y predictiva, cumplimiento sencillo y mayor flexibilidad en la estrategia financiera”, asegura Alexander Bant, jefe de Investigación para directores financieros (CFO) de Gartner en este sentido (fuente: Gartner).

Prioritario también es desarrollar y perfeccionar la estrategia de análisis de datos. Si este año se esperar que los responsables de Finanzas se familiaricen con los conceptos clave, en 2025 la estrategia de datos empresarial será una responsabilidad fundamental.

De ahí que la importancia que están cobrando tecnologías como el machine learning, capaces de analizar la información rápidamente, sin errores humanos ni brechas de seguridad.

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El CFO y el CIO, aliados en la digitalización

Las organizaciones también se han dado cuenta de que CIO y director financiero tienen que colaborar por el bien de la empresa. La tónica general es que la relación entre ambos roles se está fortaleciendo cada vez más.

 “Socio que ayuda a conectar los puntos entre la tecnología y las decisiones comerciales” o “innovador agente de cambio que impulsa la estrategia empresarial” son algunas de las definiciones que los CFOs encuestados hacen de sus responsables de tecnología.

A pesar de la importancia que tiene el CIO para las organizaciones, durante el último Congreso Internacional de CIOs salió a l luz un dato sorprendente: solo el 20% de los CEO considera la tecnología como un valor estratégico. Y solo el 17% cuenta con el CIO para participar en la estrategia empresarial.

Las iniciativas más demandadas por los CFO

No obstante, hay propuestas que tienen más valor para los directores financieros. Este es el orden de preferencias:

1. Optimizar las inversiones en Inteligencia Artificial y en las herramientas tecnológicas ya existentes.
2. Implantar soluciones que generen ingresos.
3. Implementar herramientas de mejoras de procesos de negocio y eficiencia de los empleados.

Pero el reto del área financia no es tanto aumentar la inversión en tecnología como priorizar las herramientas a utilizar solo el 30 % de los proyectos tecnológicos acaban saliendo adelante).

Herramientas Fintech para impulsar la transformación digital

Del mismo modo, los responsables del departamento financiero son reacios a las “iniciativas de tecnología disruptiva de próxima generación” y a los proyectos que impliquen “reimplementar o migrar de ERP”. Aquí es donde entran en juego las soluciones Fintech capaces de integrarse con los sistemas de gestión empresarial.

Llegados a este punto, te recordamos que Okticket tiene integración bidireccional, evolutiva y simple con los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de Business Intelligence del mercado.

Asimismo, la solución cumple con los requisitos exigidos por los directores financieros. Por una parte, ahorra un montón de tiempo en la gestión de gastos de viaje. Concretamente, un 80% con respecto a la revisión manual. Si calculas el coste por hora de cada trabajador implicado en el proceso el retorno de la inversión es casi inmediato.

A eso hay que añadir el hecho de que el reporte de gastos es mucho más eficiente cuando se emplea una herramienta de digitalización, puesto que se eliminan los errores típicos de la gestión manual. ¿Y qué me dices de las ventajas de obtener datos financieros precisos, ordenados y en tiempo real?

Todo ello hace mucho más ágil y sencillo la toma de las decisiones estratégicas necesarias para lograr la rentabilidad empresarial.

Optimizar costes a corto plazo para lograr un valor añadido a futuro. Con el foco apuntando hacia un crecimiento sostenible a largo plazo, la transformación de la función financiera del director financiero (CFO) pasa por impulsar el cambio tecnológico.

Según se deduce del estudio 2023 Global EY DNA of the CFO Report , los líderes financieros más experimentados que impulsan agendas de cambio “agresivas e innovadoras en las finanzas” son quienes pueden aportar un mayor valor en las organizaciones.

En este sentido. las prioridades de los directores financieros para conseguir transformar su función financiera a medio plazo son, principalmente:

• Transformación tecnológica (37%)
• Analítica avanzada de datos (27%)
• Sostenibilidad (27%)
• Optimización regulatoria (24%)
• Liderazgo (23%)
• Modelo operativo (23%)
• Riesgo (19%)
• Talento (19%)

Los desafíos que marcarán la transformación de la función financiera

Para Marshall Díaz, Socio Líder Adjunto de Asesoría Contable y Financiera en EY Latinoamérica, los responsables de finanzas se enfrentan a tres desafíos nada fáciles:

1. Buscar la fórmula para aportar valor a largo plazo se ven presionados para recortar costes en inversiones que consideran prioritarias.
2. Encontrar el equilibrio entre la gestión del riesgo y la apuesta por lograr la innovación en las finanzas de la organización.
3. Alcanzar el éxito como líder financiero a pesar de que las habilidades que se han exigido tradicionalmente para esta área no eran suficientes para llegar a desempeñar un rol estratégico como CFO.

De ahí la importancia de que los directores financieros tengan que ampliar su rango de competencias. Quizá por eso solo el 14% está realizando “cambios audaces” para la transformación de la función financiera a futuro. Para Marshall, estos profesionales son precisamente los que tienen más probabilidades de ser los mejores.

Reducción de costes en áreas estratégicas

No son pocos los directores financieros que consideran todo un reto “equilibrar efectivamente las compensaciones entre las prioridades a corto y largo plazo”. Casi ocho de cada diez encuestados piensa lo mismo. Otro 76%, según se desprende del citado estudio, aseguran que está aumentando la presión “para impulsar la eficiencia de costes y alcanzar los objetivos de ganancias en el corto plazo”.

Esta reducción de gastos e inversiones parece ser una constante en la gran mayoría de las organizaciones y afecta sobre todo a los programas ESG.  Aunque tampoco se salvan áreas claves como Márketing o Talento.

Se da la circunstancia de que estas tres áreas son fundamentales para impulsar el valor a largo plazo, y de ahí la paradoja. En cambio, la cadena de suministros parece que se salva de momento de los recortes.

Estrategias del CFO para la transformación digital del departamento financiero

¿Reducir costes es la estrategia correcta? Si nos fijamos en las opiniones del reducido grupo de líderes financieros “audaces” que ya hemo mencionado, la hoja de ruta a seguir sería la siguiente:

1. Cambiar la cultura del equipo financiero
2. Impulsar la transformación digital
3. Desarrollar habilidades de liderazgo y nutrir a la próxima generación de líderes financiero

En definitiva, si quieren lograr la transformación cultural, "los directores financieros deben fomentar la mentalidad digital, liderar con ejemplo y ajustar sistemas de recompensas".

Sus competencias van mucho más allá de los procesos financieros. En sus manos también recae la toma de decisiones y están involucrados en el resto de procesos de negocio.

Pese a todo lo indicado, hay una opinión unánime: “Nunca ha habido un momento más propicio para ser CFO”. No solo eso. Conforme su rol va evolucionando, van subiendo peldaños para acercarse a la posición de CEO.

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¿Utilizas tu propio vehículo para moverte por motivos laborales? En ese caso, seguro que te interesa estar al día de a cuánto se paga el kilometraje en 2025.

¿Cómo se calcula el importe del kilometraje? ¿Qué incluye la gestión de gastos de kilometraje? ¿Cómo pueden cubrir los gastos las empresas? ¿Es necesario declarar el reembolso recibido?

Pocos gastos de viaje por trabajo generan tantas dudas en los comerciales como las dietas y el kilometraje.

A lo largo de las siguientes líneas daremos respuesta a las principales cuestiones.

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¿Cuál es el precio del kilometraje en 2025?

Para contestar a la pregunta planteada en el título de este artículo. Por cierto… No está escogido al azar. Sabemos que una de las dudas que tienen las personas que utilizan vehículos privados para trabajar es: “¿A cuánto se paga el kilometraje en 2025?”.

Antes de dar una cifra exacta, es importante recordar que cada empresa puede fijar el importe por kilómetro. Cada una puede decidir cuánto pagar por el uso del coche particular. También queda a su criterio plasmar el kilometraje en el convenio colectivo o en la política de gastos de viaje.

Y como el precio del kilometraje no está regulado, tampoco existen datos oficiales. Los importes que vemos publicados suelen obedecer a números recogidos de terceros.

Pero en este artículo sí que vamos a dar cifras exactas. Después de revisar los datos, hemos encontrado algunos datos. El precio medio del kilometraje en 2024 es de 0,26 euros. Estos números provienen de nuestra app de control de gastos de viaje.

¿Por qué esta cantidad en concreto? Como veremos más adelante, todo tiene su explicación.

¿Cómo calcular los gastos de kilometraje 2025 en España?

Lo adelantábamos un poco más arriba. Cada empresa es libre de fijar el precio de kilometraje que quiera, incluso de establecer diferentes cantidades en función del rol.

Por eso, aunque el precio medio sea de 0,26 euros, hay empresas que abonaban hasta 3 euros por kilómetro recorrido. El precio mínimo de kilometraje es de 1 céntimo.

¿Por qué esa diferencia? ¿Qué criterios siguen las empresas para fijar el precio del kilometraje? Para responder a esta pregunta, lo mejor es repasar qué se entiende por gastos de kilometraje.

Al hablar de kilometraje, nos referimos a los gastos de desplazamiento que afrontan los trabajadores cuando utilizan un vehículo particular para su desempeño diario. Lo habitual es que estos costes corran a cargo de la empresa.

Pero ojo, no todos los gastos relacionados con el vehículo son reembolsables.

¿Qué se incluye en el kilometraje de empresa?

A la hora de calcular el precio del kilometraje, las organizaciones tienen en cuenta los gastos relacionados con el desgaste del coche:

• El combustible
• La parte proporcional del seguro del coche
• Los gastos de revisiones: esto incluye desde el desgaste de las ruedas hasta el consumo de aceite o el cambio de piezas mecánicas
• La parte proporcional del coste de los impuestos

En cambio, los peajes de autovías y autopistas, los tickets de parking y las multas de tráfico no estarían incluidos dentro de los gastos de kilometraje. Los dos primeros suelen abonarse por separado, ya que pertenecen a bloques diferentes de las notas de gastos. Por lo que respecta a las multas, lo habitual es que las pague el conductor, no la empresa.

Ejemplo de cálculo de gastos kilometraje

Vamos a ver lo que acabamos de decir con un ejemplo. Imagina que una empresa ha fijado el precio del kilometraje en 0,26 euros. Pues bien, a la hora de calcular el importe a reembolsar, lo primero que debe hacer es determinar los kilómetros recorridos por el trabajador. Después, los multiplica por el precio definido en ese momento.

Si el conductor se ha desplazado 50 kilómetros, multiplicará 0,26 x 50. Es decir, que tendrá que abonar 13 euros al empleado.

En este punto es importante recordar que existen apps de gastos de viaje para empresas, que calculan el kilometraje. También permiten establecer el precio del kilometraje. Es habitual que el importe fijado coincida con el límite máximo exento de IRPF.

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¿Cuál es el precio del kilometraje exento en 2025?

Aunque no hay un precio oficial para los gastos de viaje, su exención fiscal está regulada. Esto se menciona en la Orden HFP/793/2023 sobre el Impuesto sobre la Renta. De hecho, muchas empresas toman como referencia el límite máximo definido por la Agencia Tributaria para fijar el precio que pagan a sus empleados.

¿De qué cantidad hablamos? El pasado 17 de julio de 2023, el Ministerio de Hacienda fijaba en 0,26 euros por kilómetro recorrido el importe exento de pagar el IRPF.

Esto quiere decir que los contribuyentes no tendrán que pagar nada por los primeros 0,26 euros por kilómetro que reciban como compensación. Si la cantidad recibida es mayor, deberán pagar impuestos, pero solo por el exceso. En Euskadi, el límite exento es de 0,29 euros. En Navarra, el límite es de 0,32 euros.

El nuevo límite supone un aumento de más del 35% con respecto a los 0,19 euros anteriores, cantidad que llevaba sin actualizar desde el año 2005.

¿Por qué 0,26 euros el kilómetro y por qué ahora? En teoría, esta subida de 7 céntimos en la cantidad exenta ayuda a equilibrar el aumento de precios. Esto incluye combustibles, gastos, seguros e impuestos vinculados con el uso de vehículos.

Se da la circunstancia de que, durante el primer semestre de 2023, el precio medio del kilometraje era de 0,25 euros. A finales del segundo semestre, había aumentado en un céntimo.

¿Sueles utilizar moto? En este caso, la cuantía exenta es de 0,106 euros por kilómetro, frente a los 0,078 euros anteriores.

Y existen razones para pensar que, el año que viene, las empresas actualizan las cantidades. Recordemos que el IRPF de los gastos de kilometraje se calcula al final del año. Por eso, muchas empresas esperan ese momento para hacer cambios.

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Preguntas frecuentes sobre los gastos de kilometraje

¿A partir de cuántos kilómetros pagan las empresas los gastos de kilometraje?

¿Quieres saber si existe una cantidad mínima de kilómetros que haya que recorrer para que se considere gasto de kilometraje? Aunque en teoría la respuesta es “no”, para asegurar, lo mejor es que eches un vistazo al convenio colectivo de tu empresa.

¿Están las empresas obligadas a pagar el kilometraje?

De nuevo, la respuesta corta vuelve a ser negativa. La mayoría de las empresas pagan a sus empleados por usar sus coches para trabajar. Sin embargo, no hay una ley que les exija hacerlo.

¿Cómo se pagan los gastos de kilometraje?

Aunque los gastos de kilometraje son compensatorios y no se consideran salario, la empresa suele incluirlos en la renta de las personas.

¿Es necesario justificar los gastos de kilometraje?

Sí. Es importante tener en cuenta que estos gastos deben estar debidamente justificados y en relación con viajes de negocios.

Para pedir el reembolso de los gastos de kilometraje a tu empresa, debes dar datos detallados. Necesitas incluir la fecha y hora de inicio y fin de cada viaje.

Debes anotar los kilómetros recorridos. Si lo haces a mano, anota el kilometraje del vehículo antes y después del viaje. Además, incluye el destino y el motivo del viaje.

De ahí la importancia de contar con un software validado por la Agencia Tributaria, para la gestión de gastos de kilometraje. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.

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¡Ya tenemos la confirmación! La Empresa Nacional de Innovación SME, S.A. (Enisa) acaba de certificar a Okticket como empresa emergente certificada, conforme a la ley 28/2022,de 21 de diciembre, de fomento del ecosistema de las empresas emergentes.

Tras estudiar y analizar la solicitud presentada hace unos meses, Enisa ha determinado que Okticket cumple con los requisitos exigidos para la certificación, a destacar el criterio de “carácter de emprendimiento, innovador y escalable” de nuestro modelo de negocio.

La consideración de empresa emergente viene a confirmar que Okticket ya ha demostrado su viabilidad como startup y que está suficientemente preparada para escalar sus operaciones y crecer significativamente en tamaño.

Criterios de Enisa para certificar a una empresa como emergente

Una de las principales ventajas de esta certificación es la posibilidad de acogerse a ciertas ayudas e incentivos establecidos por la Ley de Startups. Para llegar a ser considerada como empresa emergente, las startups deben cumplir con una serie de requisitos plasmados en el artículo 3 de la ley de Startups:

• Ser de nueva creación o, no siendo de nueva creación, cuando no hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de inscripción en el Registro Mercantil, o Registro de Cooperativas competente, de la escritura pública de constitución, con carácter general, o de siete en el caso de empresas de biotecnología, energía, industriales y otros sectores estratégicos o que hayan desarrollado tecnología propia, diseñada íntegramente en España.
• No haber surgido de una operación de fusión, escisión o transformación de empresas que no tengan consideración de empresas emergentes.
• No distribuir ni haber distribuido dividendos, o retornos en el caso de cooperativas.
• No cotizar en un mercado regulado.
• Tener su sede social, domicilio social o establecimiento permanente en España.
• Tener al 60 % de la plantilla con un contrato laboral en España. En las cooperativas se computarán dentro de la plantilla, a los solos efectos del citado porcentaje, los socios trabajadores y los socios de trabajo, cuya relación sea de naturaleza societaria.
• Desarrollar un proyecto de emprendimiento innovador que cuente con un modelo de negocio escalable.

Por su parte, Enisa tiene en cuenta una serie de criterios. A destacar: el grado de innovación de la empresa, el atractivo del mercado, la fase de vida de la empresa, el modelo de negocio, la competencia, el equipo, la relación con los proveedores o el volumen de clientes/usuarios.

Desde la puesta en marcha de esta iniciativa, Enisa ha recibido más de un millar de solicitudes de empresas para recibir la certificación. Y, pese a que apenas un centenar lo hemos conseguido, España es ya el cuarto país con mayor número de empresas emergentes de Europa. Solo tenemos por delante a Reino Unido, Francia y Alemania.  (fuente: La Moncloa).

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2.000 horas ahorradas por cada 100 empleados. El beneficio que aporta a la organización una API exitosa y una integración de sistemas bien hecha es inmediato. Esa calidad de las integraciones se ve reflejada en la experiencia de usuario y, consecuentemente, en la percepción de la marca.

Esta es una de las conclusiones compartidas a lo largo de la quinta edición del Congreso Internacional de CIOs organizado por APD y del que fuimos patrocinadores Plata. Concretamente, escuchamos esta reflexión en la mesa redonda “No todo es API. El reto del CIO frente a las peticiones de áreas estratégicas”.

La charla estuvo moderada por nuestro directo de Canal, David García. Le acompañaron como ponentes el CTO de Okticket, Eduardo Vázquez, Adrián Gestal, CIO de Arnoia y Marcos Veiga, director de Desarrollo de EDISA.

En este espacio de debate se abordaron temas clave como la interoperabilidad, la experiencia del usuario y las estrategias para lograr una API exitosa. Los ponentes proporcionaron su visión sobre cómo navegar de forma exitosa en el complejo mundo de las integraciones tecnológicas y, al mismo tiempo, garantizar una experiencia positiva para todas las partes involucradas.

Los 3 desafíos a superar para lograr una API exitosa

¿Cómo pueden las organizaciones gestionar eficazmente sus relaciones tecnológicas para satisfacer las demandas cambiantes del mercado y las necesidades de sus clientes? La clave está en estos tres conceptos: Estandarización, Documentación y Comunicación.

La importancia de la comunicación

Para empezar, una integración exitosa necesita que todas las partes implicadas hablen, se entiendan y lleguen a un acuerdo. Al final, lo que importa es ofrecer al cliente una integración que sea cómoda y fácil de utilizar. Para ello, los fabricantes deben “dejar de lado el ego”, incluso buscar alianzas con otras herramientas que potencien la suya.

En este punto es importante señalar que hay ocasiones en las que el problema de comunicación no viene provocado por un conflicto de ego o de falta de voluntad, sino por el contexto o por el canal utilizado.

El usuario explica las cosas a su manera, el analista entiende lo que entiende y luego se lo traslada al programador, que debe interpretar la petición. De ahí la importancia de involucrar al CIO en todas las áreas de la empresa para que conozca el negocio.

No basta simplemente con conectar una API con otra. Además, del conocimiento técnico, un buen CIO debe implicarse en la organización, asistir a reuniones. estar presente en el diseño de ciertos procesos dentro de la empresa…

El problema de la falta de documentación

Otro de los principales factores causantes de que una integración no funcione es la escasez de documentación. “La locura como CTO o como fabricante es la propia documentación. Empiezas a excavar y ves que no hay ningún estándar, no se respetan patrones de diseño… Muchas veces ni siquiera cumplen con los requisitos que se necesitan y ya estás en medio, picando código. La documentación es un horror”. Asegura en este sentido Eduardo Vázquez.

Al mismo tiempo, reconoce que es frecuente que falte documentación porque se prioriza el desarrollo, porque se comienza a programar antes de analizar.

Los CIOs demandan la estandarización de las APIs

Pero si hay una palabra que salió a relucir varias veces durante la mesa redonda fue “Estandarización”. ¿Por qué esta demanda? Algunas ventajas aportadas por los expertos:

• El manejo de varias tecnologías sería mucho más fácil si todas las APIs fueran lo suficientemente estándar.
• Las integraciones estándar pueden extrapolarse a otros clientes y, con ello, el retorno sería automático.
• Sería más factible que existiera un conector que se integrara con todas las herramientas.

El papel del CIO en la toma de decisiones estratégicas

¿Cómo se sabe si una API es exitosa? Los CIOs lo tienen claro.  “El termómetro te lo da el usuario. Si la integración está bien hecha la va a utilizar. Si no la usa, la integración no sirve de nada”, aseguraba Adrián Gestal, CIO de Arnoia.

Para Marcos Veiga, director de Desarrollo de EDISA, cuando una integración es efectiva, produce un efecto bola nieve. “El usuario empieza a tener información más fiable, más automática, y con ello una sensación de dominio de la herramienta que está utilizando. Por ende, conseguimos que la herramienta ofrezca datos más fiables y realistas. De esta forma, la dirección puede tomar decisiones estratégicas”, explicaba.

Para finalizar, un dato para reflexionar que salió a relucir durante el congreso. A pesar de la importancia que tiene el CIO para la organización, solo el 20% de los CEOs considera la tecnología como un valor estratégico. Y solo el 17% cuenta con el CIO para participar en la estrategia empresarial.

Ministerio de Economía frente a Agencia Tributaria. Ley Crea y Crece frente a Suministro Inmediato de Información (SII). La digitalización fiscal en España está en pleno auge, y con ello surgen preguntas clave para los departamentos financieros: ¿Cómo convivirán la factura electrónica y el SII? ¿Sustituirá la nueva normativa al sistema actual?

Desde la implementación del Suministro Inmediato de Información (SII) en 2017, la gestión tributaria española ha dado pasos firmes hacia la modernización, permitiendo la transmisión de información en tiempo real a la Agencia Tributaria (AEAT).

Ahora, con la llegada de la Ley Crea y Crece y la obligatoriedad de la facturación electrónica, el sistema fiscal se encamina hacia una integración aún más completa.

Pero ¿Cómo afectará esto a las operaciones de tu empresa? Vamos a ver las casuísticas de ambas normas y cómo será su convivencia a partir de ahora.

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¿Qué es la Ley Crea y Crece?

La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, establece las bases para la obligatoriedad de la facturación electrónica en el entorno B2B. Su principal objetivo es modernizar el tejido empresarial, fomentando la transparencia, reduciendo la morosidad y combatiendo el fraude fiscal.

Cuando entre en vigor definitivamente, las facturas en PDF o escaneadas serán sustituidas por justificantes enviados y recibidos por medios telemáticos. De esta forma, se garantiza que los datos contenidos no van a ser alterados.

Principales características de la facturación electrónica según la Ley Crea y Crece

1. Obligatoriedad general

Todos los empresarios y profesionales deben emitir y recibir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales, eliminando progresivamente el uso de documentos en papel y estandarizando los procesos administrativos.

2. Interconexión e interoperabilidad gratuita

Los sistemas de facturación deben garantizar una comunicación fluida y sin costes adicionales entre diferentes plataformas, mejorando la accesibilidad y usabilidad.

3. Conservación y acceso a las facturas

Las facturas electrónicas deben estar disponibles para su consulta durante al menos cuatro años, incluso si el contrato con el proveedor de servicios de facturación finaliza. Los destinatarios de las facturas tienen derecho a solicitar copias sin costes adicionales dentro de este periodo, lo que refuerza la transparencia y el acceso a la información financiera.

4. Trazabilidad y estados de las facturas

Tanto emisores como receptores están obligados a informar sobre el estado de las facturas, garantizando un control exhaustivo y una trazabilidad total de las transacciones.

Esto permite identificar claramente si una factura ha sido emitida, recibida, aceptada o rechazada, fortaleciendo la transparencia en las operaciones comerciales.

De esta forma, algunos estados de las facturas deberán ser comunicados de manera obligatoria, mientras que otros serán de carácter opcional:

• Estados obligatorios:

1. Aceptación o rechazo comercial de la factura.
2. Pago efectivo completo de la factura.

• Estados opcionales:

1. Aceptación o rechazo comercial parcial.
2. Pago parcial de la factura.
3. Cesión a un tercero para su cobro o pago.

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Objetivos principales

Estas medidas buscan optimizar los procesos administrativos y garantizar la seguridad en las operaciones comerciales. Al fomentar la eficiencia, la transparencia y la trazabilidad, la Ley Crea y Crece no solo beneficia a las empresas, sino que también fortalece el sistema tributario español y promueve un entorno empresarial más confiable y moderno.

Detalles técnicos de la factura electrónica

El 28 de octubre, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. Esta normativa introduce cambios significativos en los requisitos para los sistemas de facturación electrónica en España (Real Decreto 1007/2023).

Uno de los puntos clave del reglamento es la obligatoriedad de que los sistemas de facturación electrónica garanticen la inalterabilidad, autenticidad e integridad de los registros.

Para lograrlo, cada registro deberá contar con un sistema de huellas digitales o “hash”, respaldado por una firma digital, lo que asegura la autenticidad y la seguridad de la información transmitida.

Asimismo, los sistemas deberán incluir la capacidad de verificar automáticamente la autenticidad de las firmas electrónicas, permitiendo detectar de forma inmediata cualquier intento de alteración o manipulación de los datos.

Principales novedades de la Orden HAC/1177/2024

Entre los principales aspectos técnicos y normativos que regulan la implementación de la factura electrónica en el ámbito empresarial destacan:

1. Requisitos técnicos y funcionales

Los sistemas de facturación deberán garantizar la integridad de los datos, evitando cualquier modificación sin dejar rastro. Esto asegura que las facturas puedan ser auditadas de manera confiable, reforzando el control fiscal y la seguridad en las transacciones.

2. Formato único para los registros de facturación

Se establece un formato estandarizado para los registros de facturación, lo que permitirá a la Agencia Tributaria Española (AEAT) procesar y verificar la información de manera eficiente. Este estándar asegura que todos los datos estén organizados de forma uniforme y facilita la interoperabilidad entre los sistemas de facturación.

Tipos de facturas electrónicas en España

En este punto hay que recordar que en España, actualmente existen dos tipos de facturas electrónicas:

• Factura electrónica de formato estructurado: Utilizan formatos como Facturae, UBL o EDIFACT, diseñados para integrarse automáticamente en sistemas de gestión.
• Factura electrónica de formato no estructurado: Incluyen documentos generados en PDF, Word o Excel. Aunque cumplen ciertos requisitos legales, no están diseñados para integrarse de forma automatizada en sistemas de gestión.

Con la nueva normativa, las facturas en formatos no estructurados (Word, Excel, PDF) ya no serán válidas para las transacciones B2B. Todas las empresas deberán emitir y recibir facturas en un formato estructurado, compatible con herramientas de automatización y con capacidad para asegurar la integridad de los datos.

Esquema de funcionamiento de la factura electrónica B2B

Para facilitar esta transición, se prevé la creación de un portal público para la entrega y recepción de facturas electrónicas. Aunque las redes privadas de facturación seguirán existiendo, estas deberán incluir a la Agencia Tributaria como parte del proceso de validación y registro. Adicionalmente, las facturas electrónicas deberán cumplir con un formato estándar, como Facturae, UBL o EDIFACT, para asegurar su compatibilidad y legibilidad.

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¿Quiénes están obligados a cumplir con la normativa de facturación electrónica?

La normativa de facturación electrónica está diseñada para abarcar a una amplia gama de entidades en el ámbito empresarial. Entre los principales afectados se encuentran:

• Contribuyentes del Impuesto de Sociedades.‍
• Empresas y profesionales que estén obligados a emitir y registrar facturas como parte de sus actividades comerciales.

En términos generales, toda entidad que emita o reciba facturas en el desarrollo de sus operaciones deberá cumplir con los nuevos requisitos técnicos establecidos.

¿Afecta a empresas extranjeras?

La última revisión del texto enviada por España a la Comisión Europea sugiere la posibilidad de que esta normativa también se extienda a empresas extranjeras que realicen actividades comerciales sujetas a facturación en el país. Esto amplía el alcance de la regulación, reforzando la trazabilidad y el control fiscal en un entorno globalizado.

Plazos y adaptación: ¿Qué debes saber? (H2)

Las empresas tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas de facturación a las nuevas especificaciones técnicas establecidas por la Orden HAC/1177/2024. Este periodo de transición busca dar tiempo suficiente para que las organizaciones implementen los cambios necesarios en sus procesos y herramientas.

Por otra parte, la implementación de la facturación electrónica en el entorno B2B se llevará a cabo de manera gradual, con plazos diferenciados según el volumen de facturación de las empresas, tal y como establece el desarrollo reglamentario del artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, sobre creación y crecimiento de empresas.

1. Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: 1 año a partir de la aprobación del reglamento que regule esta normativa.
2. Empresas con facturación anual inferior a 8 millones de euros: 2 años desde la entrada en vigor del reglamento correspondiente.

Este enfoque escalonado tiene como objetivo facilitar la adaptación de las empresas, teniendo en cuenta su tamaño y capacidad operativa.

¿Qué consecuencias tendrá su incumplimiento?

El incumplimiento de esta normativa acarreará sanciones significativas. Según la ley, las empresas que no cumplan con las siguientes obligaciones estarán sujetas a apercibimientos o multas de hasta 10.000 euros.

Diferencias entre factura electrónica y SII

Aunque complementarios, el Suministro Inmediato de Información (SII) y la factura electrónica tienen objetivos  y características distintas:

• El SII centraliza información fiscal en tiempo real para la autoliquidación del IVA, incluyendo datos como CIFs, base imponible e IVA. Los registros de facturación deben ser enviados a la Agencia Tributaria en un plazo máximo de cuatro días,
• La factura electrónica B2B, por su parte, garantiza la emisión y recepción segura y automatizada de facturas, enfocándose en la integridad y trazabilidad de las transacciones.  A diferencia del SII, el envío de las facturas deberá realizarse “en el momento” de su emisión al cliente. Esto garantiza un control fiscal más riguroso y en tiempo real, promoviendo la transparencia y la trazabilidad de las operaciones.

¿Qué es el SII?

Como acabamos de decir, el SII es un sistema de gestión del IVA puesto en marcha por la Agencia Tributaria para mejorar el control de las obligaciones tributarias.  Lleva en vigor desde el año 2017 y ha supuesto un cambio en los procesos de gestión de las facturas.

Cada cuatro días, el sistema de reporte fiscal de las empresas adheridas añade los datos cargados en las facturas, conforme indica la ley. Dicha información se envía a la Agencia Tributaria para la autoliquidación del IVA.

A diferencia de la factura electrónica, que simplemente ofrece la información de servicio necesaria para monitorizar su pago, en el reporte fiscal se incluyen muchos más detalles (número de factura, el CIF emisor, el CIF receptor, la base imponible, el IVA y fecha de la misma).

Están obligadas a acogerse al Suministro Inmediato de Información del IVA las grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros. También las entidades acogidas al régimen especial de grupos del IVA (REGE) y las compañías inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).

Importante: cumplir con el SII no implica estar facturando electrónicamente.

El SII antes de la facturación electrónica

El Suministro Inmediato de Información (SII) aportaba importantes beneficios a la gestión tributaria antes de la implementación de la facturación electrónica. Entre sus principales ventajas destacaban:

• Mayor control y precisión fiscal: La centralización digital de la información reducía errores administrativos y minimizaba el riesgo de sanciones fiscales.
• Trazabilidad completa de las operaciones: La digitalización del libro de facturas facilitaba auditorías internas y la preparación de informes financieros más exactos, mejorando la toma de decisiones estratégicas basada en datos fiables.

Sin embargo, también presentaba desafíos significativos:

• Requerimientos tecnológicos exigentes: El cumplimiento con los estrictos plazos del SII requería sistemas de gestión robustos, lo que suponía una inversión considerable, especialmente para empresas con un alto volumen de transacciones.
• Dificultades para las pymes: Estas enfrentaron retos financieros y operativos debido a los costos de modernización tecnológica y capacitación, en contraste con las grandes empresas que disponían de más recursos para adaptarse.

Convivencia entre factura electrónica y SII

La factura electrónica y el SII coexistirán, ya que la primera ofrece información sobre transacciones individuales, mientras que el SII aporta un panorama fiscal completo. La Agencia Tributaria cruzará los datos de ambos sistemas para garantizar el cumplimiento fiscal.

Beneficios del SII automatizado con la factura electrónica

La automatización del SII mediante la implementación de la factura electrónica ofrece importantes ventajas para empresas y la Agencia Tributaria, como:

• Eficiencia operativa: Reducción de errores y optimización de procesos internos.
• Cumplimiento en tiempo real: Eliminación de retrasos en la transmisión de datos fiscales.
• Mayor control y transparencia: Datos fiables para auditorías y análisis estratégico.

Además, las empresas podrán redirigir recursos hacia áreas clave, como la mejora de procesos productivos o el desarrollo de estrategias comerciales innovadoras, fomentando un enfoque más estratégico y menos operativo.

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