Desde la planificación hasta el reporte de gastos pasando por la ejecución. A lo largo de estos últimos cinco años, los viajes de empresa han experimentado una profunda transformación.

Las tendencias evolucionan cada año para adaptarse a las necesidades de los viajeros de negocios, quienes a su vez se han vuelto más exigentes.

El objetivo hoy en día es sacar el máximo partido a los viajes profesionales. Y para ello es indispensable acompañarse de las nuevas tecnologías.

Gastos digitalizados: La importancia de la contabilización automática

Entre las herramientas que pueden ofrecer una experiencia mejorada a los empleados desplazados destacan las que están enfocadas a la digitalización de gastos de viajes de negocios.

Esta es una de las principales conclusiones del informe Tendencias en Viajes Corporativos 2024, elaborado por Globetrender y Cytric Easy by Amadeus.

¿Por qué es tan importante implantar soluciones como Okticket? La respuesta la encontramos en el propio documento:

“Los gastos digitalizados impulsarán la personalización y mejorarán la experiencia del usuario, al tiempo que garantizarán la seguridad de los datos y el cumplimiento de la política de gastos de viaje en una empresa”

A esto podemos añadir otra serie de ventajas. La más destacada es sin duda el adiós definitivo a la gestión manual de las notas de gastos. No más tareas tediosas, ni justificantes perdidos, ni persecuciones para poder liquidar gastos a fin de mes, ni incumplimiento de la política de gastos de viaje…

Tendencias en viajes de empresa 2024

El informe destaca otros seis factores que marcarán el futuro de los desplazamientos por motivos laborales:

1. Asistentes Personales de IA para una mejor experiencia de cliente

Trabaja todo el día, es paciente y tiene todas las respuestas. La Inteligencia Artificial Generativa (Gen-AI) es el asistente ideal para los viajeros de negocios.

Su aplicación va desde el asesoramiento a la hora de realizar la reserva hasta el recordatorio de las condiciones de la política de gastos de viaje de la empresa.

Preguntes lo que le peguntes, siempre tendrá la respuesta oportuna. Y si surge una incidencia durante el desplazamiento, también la soluciona.

2. Los eventos de “team building” se alargan

Las jornadas fuera de la oficina para hacer equipo llevan año celebrándose. Pero ahora van un paso más allá. Una tendencia en auge es la de realizar viajes más largos, a veces incluso fuera del país.

Las experiencias inmersivas, muchas veces en entornos naturales, cobran protagonismo. Rafting en aguas bravas, senderismo, yoga, voluntariado o bushcraft tropical son algunos ejemplos.

3. Un viaje, varios objetivos

Todo parece apuntar a que los viajes de empresa cortos y frecuentes están dejando paso a desplazamientos más espaciados en el tiempo, pero con mayor duración.

De esta forma, en lugar de coger un avión simplemente para asistir a una reunión, los empleados tendrán que aprovechar ese viaje para, por ejemplo, visitar a otros clientes de la zona, cerrar acuerdos, asistir a un evento, explorar el mercado, analizar a la competencia o, incluso, cerrar acuerdos.

"Al analizar el futuro de los viajes de negocios en 2024, está claro que se están produciendo dos grandes cambios en paralelo: la tecnología está facilitando cada vez más la planificación y la ejecución de los viajes; pero también hay un deseo de “volver a lo básico”, como demuestran los retiros corporativos en la naturaleza y el regreso de los “almuerzos de trabajo”. Esto pone de relieve el valor duradero de la conexión humana en la construcción de buenas relaciones empresariales. En última instancia, cada viaje debe optimizarse para justificar el rendimiento de la inversión y el impacto de carbono del avión.” (Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender)

4. Itinerarios combinados para optimizar el presupuesto

Si bien las políticas de gastos se han vuelto más estrictas, los viajes de negocios se han flexibilizado para adaptarse a las necesidades de los empleados.

Con el fin de cuidar a los viajeros de negocios, el bleisure del que tanto se ha hablado ha evolucionado hacia una forma distinta de combinar ocio y negocio.

Ya no solo se añaden días a los desplazamientos laborales para poder conocer el destino. Ahora también se empieza a ofrecer la posibilidad de realizar itinerarios combinados con destinos distintos, modos de transporte diferentes y cambio de alojamiento.

5. Foco en la neutralidad en carbono

Los compromisos de sostenibilidad se refuerzan para lograr el objetivo de alcanzar las emisiones netas de carbono cero de cara a 2050. Recordemos que esto incluye el compromiso de alejarse del consumo de combustibles fósiles y aumentar la producción de energías limpias.

Pues bien, según una encuesta realizada por Amadeus, el 90% de las empresas de viajes contaba con una estrategia para alcanzar objetivos de sostenibilidad medioambiental o tenía previsto ponerla en marcha en 2024.

Tanto la acumulación de compromisos en destino como los itinerarios combinados de los que hablábamos más arriba están alineados con esta estrategia para lograr los objetivos de sostenibilidad.

En este sentido, Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender, afirma lo siguiente: “Si hay una palabra que resuma los viajes de negocios en 2024, esa será "discernimiento". Los empleados ya no quieren sacrificar áreas de su vida personal para estar constantemente de viaje, y las empresas necesitan equilibrar el cumplimiento de los objetivos financieros y de ESG, lo que significará que todas las partes deberán ser más selectivas sobre los viajes a los que se comprometen."

“Las reuniones cara a cara tienen muchos beneficios, desde el aumento del capital social hasta el fomento de ideas y la participación conjunta en reflexiones más complejas. El contacto en persona proporciona una ventaja competitiva a la hora de reunirse con clientes y consumidores, ya que las conversaciones reales pueden generar interacciones más eficaces, eficientes y que fomenten la confianza.” (Deborah Mahoney, Directora de Ventas y Desarrollo de Negocio – Americas Amadeus Cytric Solutions)

6. Networking, networking, networking

¿Te suena esa imagen en la que un directivo sale a escondidas de una conferencia para reunirse con otro en privado? Pues cada vez será menos frecuente. El poder del networking está calando y los eventos son la oportunidad perfecta para fortalecer alianzas profesionales y hacer nuevos contactos.

Antes de terminar, un recordatorio. Se espera que en 2024 el mercado de los viajes de negocios supere los niveles de 2019.

Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023, cuando se registraron más de 9,5 millones de viajes.

Y los últimos datos aportados por Braintrust revelan que el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos) alcanzó el año pasado una cifra de negocio de 13.367 millones de euros, lo que supone un crecimiento del 8,5% respecto a 2019 y un 28,1% sobre el año 2022. Para 2024, se prevé que España roce los 15.000 millones de euros.

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IFEMA Madrid acogerá HIP 2024  los próximos días 19, 20 y 21 de febrero de2024. El evento se ha convertido en una cita ineludible para los profesionales del sector Horeca. ¿Quieres estar al tanto de las últimas innovaciones, productos y soluciones en hostelería? Te invitamos.

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Speakers Horeca Professional Expo

Entre los ponentes confirmados, destacan profesionales de la talla de Alejandro Hermo, CFO de MacDonald`s España, Alberto Ferreira, Director de Hosteleria de Campofrío Food Group o Yury Shevchenko, COO Director Ventas y Operaciones de Makro, entre otros. En este enlace puedes ver el listado completo de ponentes.

Restaurantes, hoteles, transporte, gasolina, kilometraje, peajes… Los equipos que se desplazan por trabajo incurren en una serie de gastos de viaje que las empresas deben compensar. . Dentrode estas compensaciones, las dietas laborales  son una de las máshabituales y, al mismo tiempo, generan más dudas.

¿Qué son las dietas de trabajo? ¿Cuándo se pagan? ¿Cómo se abonan? ¿Son obligatorias? A lo largo de este artículo, resolveremos estas y otras preguntas clave sobre las dietas y te mostraremos cómo gestionarlas de manera eficiente en tu empresa. Además, descubrirás cómo herramientas como Okticket pueden simplificar esta tarea.

¿Qué son las dietas laborales y cómo funcionan?

Lo primero que debemos entender es que las dietas de empresa son una de las principales compensaciones económicas que las empresas otorgan a sus empleados por gastos ocasionados durante los desplazamientos laborales.

Es habitual que los conceptos de gastos de viaje y dietas laborales se confundan, pero tienen diferencias importantes. De forma sencilla:

• Todas las dietas laborales son gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son dietas laborales.

¿Qué cubren las dietas laborales?

La explicación es fácil. Las dietas incluyen:

• Gastos de alimentación durante el desplazamiento.
• Gastos de alojamiento, en caso de que sea necesario pernoctar fuera.

Estos viáticos se pagan en concepto de compensación cuando los trabajadores tienen que desplazarse fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo.

Normalmente, las empresas abonan estas cantidades por adelantado y suelen ser importes fijos acordados en el convenio colectivo.

¿Cuáles son los principales método de pago de las dietas y gastos de viaje?

En cambio, otros gastos de viaje, como transporte o kilometraje, varían en función del desplazamiento. Destino, duración del viaje, tipo de transporte… Las organizaciones abonan esos gastos de diferentes fórmulas:

• Mediante anticipos. Las empresas pueden controlar los gastos antes de que se produzcan, pero requieren una gestión contable adicional.
• Con tarjetas de empresa que ponen a disposición de los empleados. Están especialmente indicadas para agilizar pagos y controlar gastos en tiempo real. Lo ideal es establecer límites para simplificar el proceso de aprobación.
• Pago por adelantado de servicios: La empresa abona una parte de los gastos más cuantiosos antes del viaje (hoteles, vuelos, etc.).
• Realizando reembolsos. Es el método más común. Los trabajadores adelantan el dinero de su bolsillo y luego presentan una nota de gastos a la que adjuntan los justificantes de todos los gastos incurridos durante el viaje. Una vez presentado el informe, la empresa valida los gastos y reembolsa el dinero. El problema es que esta fórmula genera carga administrativa y retrasos en los pagos si se realiza de forma manual.

Cada método tiene sus propias ventajas, consideraciones e implicaciones financieras, pero todos buscan que los empleados no sufran pérdidas económicas al realizar sus funciones laborales fuera de la oficina.

¿A cuánto se pagan las dietas laborales en España?

Otra cuestión que conviene aclarar es que no existe una normativa general que establezca un importe fijo para las dietas laborales. Las cantidades y formas de pago se definen en los convenios colectivos de cada sector o empresa.

Si echamos un vistazo a diferentes convenios que son de dominio público, podemos ver que en nuestro país las dietas completas se mueven en una horquilla que va de los 30 a los 90 euros.

Que las cantidades sean mayores o menores, dependerá de varios factores. Entre ellos:

• La duración de viaje
• El destino
• Si se trata de un desplazamiento nacional o internacional
• Si hay que pasar o no la noche fuera de casa

¿Qué ocurre si los gastos superan el importe de las dietas? De nuevo, habría que mirar cada convenio.  Por ejemplo, en el último Convenio Colectivo de la Industria, Servicios e Instalaciones del Metal de la Comunidad de Madrid, se establece lo siguiente: “Si por circunstancias especiales los gastos originados por el desplazamiento sobrepasan el importe de las dietas, el exceso deberá ser abonado por la empresa, previo conocimiento de la misma y posterior justificación”.

Del texto también se desprende que la dieta completa para gastos de desplazamiento en 2021 era de 47,51 euros al día cuando el viaje duraba entre uno y siete días. La media dieta quedaba fijada en 9,74 euros. En 2022 el importe se incrementó un 1,5% y en 2023, otro 2% más.

¿Son obligatorias las dietas laborales para las empresas?

Aunque muchos convenios colectivos contemplan las dietas laborales como un derecho, no todas las empresas están obligadas a abonarlas. Según el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores, las dietas no son una obligación, salvo que estén incluidas en el convenio colectivo aplicable o se hayan acordado previamente.

Por tanto, cada organización puede decidir si ofrece o no dietas como compensación a los desplazamientos por motivos laborales.

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Dietas y gastos de kilometraje: costes y exenciones

¿Forman parte del salario?

No, las dietas laborales no se consideran parte del salario, ya que son compensaciones económicas y no retribuciones. Por tanto, no es necesario incluirlas en la declaración de la renta, aunque sí deben reflejarse en las nóminas en la sección de “percepciones no salariales”.

A la hora de contabilizar este gasto, hay que incluirlo en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

¿Qué dice la ley sobre las dietas relacionadas con el trabajo?

Las regulaciones sobre las dietas relacionadas con el trabajo están recogidas en artículos específicos del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Aquí tienes un desglose simplificado:

Gastos diarios de comida

‍En lo referente a los gastos de manutención durante viajes relacionados con el trabajo existen límites definidos, que dependen de si el viaje es dentro del país o al extranjero:

• Viajes nacionales: La dieta está limitada a 53,34 euros con alojamiento y 26,67 euros si el trabajador no tiene que pasar la noche fuera.
• Viajes internacionales: Fuera de España, el límite asciende hasta los 91,35 euros con pernocta. Sin pernocta, baja hasta los 48,08 euros.

Gastos de alojamiento

Los empleados que deben viajar y quedarse a pasar la noche fuera tienen derecho al reembolso de los gastos de alojamiento. Generalmente, este reembolso requiere documentación adecuada para ser justificado.

Tampoco existen límites económicos siempre y cuando se acredite el día, el lugar y el motivo del viaje.

La excepción la encontramos en los conductores de transporte por carretera. Estos trabajadores no necesitan proporcionar justificación para los gastos de alojamiento si su estancia no supera ciertos límites. La dieta máxima difiere según el lugar de viaje:

1. España: Hasta 15 euros por día.
2. Fuera de España: Hasta 25 euros por día.

Gastos de kilometraje

En este punto es importante recordar que los límites para gastos de manutención llevan siendo los mismos desde hace varios años.

En cambio, los gastos de kilometraje que no están sujetos a retenciones sí que han sufrido cambios. Para 2024, el límite está fijado en 0,26 euros el kilómetro (antes eran 0,19 euros).

Por tanto, si por ejemplo tu empresa paga 0,30 euros por kilómetro, los empleados tendrán que tributar por esos cuatro céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en Euskadi y en Navarra, donde el límite exento es de 0,29 euros y de 0,32 euros, respectivamente

Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

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¿Es necesario justificar los viáticos laborales en empresas?

Otra cuestión que genera bastantes dudas con respecto a las dietas tiene que ver con la justificación. ¿Necesitan los empleados guardar los tickets y facturas?

Pues bien, la respuesta hay que buscarla en los convenios de cada empresa. Lo habitual es que las compañías ofrezcan una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Aunque puede ocurrir que los empleados deban conservar los justificantes.

¿A quién corresponde la justificación de las dietas?

Asimismo, conviene tener presente que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que las compañías no están cometiendo fraude (metiendo una parte del salario en concepto de dieta, por ejemplo).

En este caso, es la empresa quien tiene que facilitar la documentación requerida para justificar el abono de dietas a sus trabajadores.

La comunicación a la Seguridad Social se realiza mediante los ficheros CRA. También deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)

La digitalización como clave para elcontrol y la eficiencia en dietas laborales

Gestionar dietas y gastos de viaje manualmente puede generar errores o pérdidas de justificantes. Esto supone un problema para las empresas, que son responsables de justificar todos los abonos realizados en concepto de dietas laborales.

Gestión de viáticos con Okticket

De aquí la importancia de contar con una buena aplicación para gestionar gastos de locomoción, dietas, kilometraje y demás gastos de viaje profesionales.

Soluciones como Okticket automatizan todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión, la aprobación y la contabilización.

Okticket simplifica la gestión de las dietas laborales al permitir:

• Automatizar la captura y registro de gastos en tiempo real con solo una foto del justificante.
• Categorizar y auditar gastos según la política financiera de la empresa.
• Integrar la información con ERPs y sistemas contables para una gestión ágil y sin errores.
• Garantizar el cumplimiento normativo y fiscal, reduciendo riesgos de inspecciones.
• Establecer diferentes tipos de dietas según empleado e importe

Su funcionamiento es tan sencillo como sacar una foto del justificante y seleccionar el tipo de gasto “Dieta” (o la que corresponda en cada caso).

Conclusión: Un enfoque financiero estratégico en la gestión de dietas

La clave para reducir cargas administrativas y evitar riesgos financieros está en automatizar, auditar y gestionar eficientemente estos gastos.

Implementar una solución como Okticket permite transformar la gestión de dietas en un proceso optimizado y transparente, con impacto directo en la rentabilidad de la empresa.

¡Descubre cómo Okticket puede ayudarte a mejorar la gestión de dietas en tu empresa!

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Okticket ha obtenido el sello “Pyme Innovadora” otorgado por el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades.

El distintivo reconoce a aquellas pequeñas y medianas empresas con carácter innovador. En el caso de Okticket, ha puesto en valor el liderazgo de la Fintech en el sector de los SaaS para digitalizar y automatizar los gastos de empresa.

Para obtener el sello de Pyme Innovadora, las empresas deben cumplir una serie de requisitos. Entre ellos, desarrollar una gran actividad en I+D+i basada en un crecimiento responsable, sostenible e innovador.

¿Qué requisitos debe cumplir una Pyme Innovadora?

Según el Ministerio de Ciencia e Innovación, es necesario que se haya producido alguno de los siguientes supuestos para optar al sello

1. Haber recibido financiación pública en los últimos tres años para proyectos innovadores por algunas de las siguientes vías:

• Convocatorias públicas del VI Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación Tecnológica, el estatal de Investigación Científica y Técnica y de Innovación o planes similares posteriores.
• Ayudas para la realización de proyectos de l+D+I, del Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial.
• Convocatorias del 7. º Programa Marco de l+D+I o del Programa Horizonte 2020, de la Unión Europea.

2. Haber demostrado su carácter innovador, mediante su propia actividad:

• Por disponer de una patente propia en explotación en un período no superior a cinco años anterior al ejercicio del derecho de bonificación.
• Haber obtenido un informe vinculante positivo a efectos de la aplicación de la deducción del artículo 35 en la Ley del Impuesto de Sociedades (en los tres años anteriores).

3. Haber demostrado su capacidad de innovación, mediante alguna de las siguientes certificaciones oficiales:

• Joven empresa Innovadora (JEI), según la Especificación AENOR EA0043.
• Pequeña o microempresa Innovadora, según la Especificación AENOR EA0047.
• Certificación conforme a la norma UNE 166.002 (Sistemas de gestión de la l+D+I).

Ventajas de contar con el sello de empresa innovadora

¿Qué beneficios tiene contar con esta distinción? Por ejemplo:

• Mejorar la imagen de marca. De hecho, el sello puede utilizase con fines comerciales.
• La posibilidad de optar, al mismo tiempo, a incentivos y ventajas fiscales. Esto no sería posible en caso de no contar con el sello Pyme Innovadora.
• Ser más visibles para acceder a contratos públicos.
• Acceso a beneficios que impulsan el desarrollo y crecimiento de las pymes beneficiarias.
• Beneficiarse de bonificaciones en la Seguridad Social (reducción del 40%  de la cuota por contingencias comunes de la Seguridad Social de los trabajadores investigadores que se tengan en la plantilla).
• Deducciones Fiscales por I+D+i (rebaja del 42% de la inversión realizada en I+D en el Impuesto de Sociedades y de un 12% de reducción de la inversión realizada en Innovación Tecnológica (IT))
• Acceso a ayudas propias, como pueden ser los préstamos ICO o la participación en licitaciones de Compra Pública de Innovación.‍

Contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma manual conlleva una serie de costes ocultos que no siempre son fácilmente identificables. Recopilar los tickets, revisar las notas de gastos, aprobarlas, realizar los asientos contables, hacer los reembolsos… Todo ello supone un montón de tiempo tanto para los trabajadores en movilidad como para el departamento de Administración.

No solo eso. Los errores también son frecuentes (se estima que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo). Unas veces son irregularidades inintencionadas. Otras, producto del fraude interno. En ambos casos, las consecuencias son las mismas: más tiempo y dinero perdidos para la empresa.

¿Es posible evitar los errores al contabilizar gastos de viaje? Si se toman las precauciones necesarias, se pueden reducir al mínimo. En un momento en el que los viajes de empresa está relanzándose, conviene implantar una serie de medidas preventivas.

Contabilizar los gastos de viaje: Cómo evitar los errores más frecuentes

En las notas de gastos suelen repetirse una serie de errores de los que muchas veces no somos conscientes. Pero eso no evita el perjuicio para las organizaciones. Para prevenirlos, lo mejor es empezar por aplicar una serie de medidas encaminadas a optimizar la gestión y control de gastos de viaje profesionales.

1. Predecir gastos y anticipar presupuestos

La falta de control sobre los desplazamientos empieza incluso antes de realizar la reserva. Es frecuente encontrarse con el caso de empresas que ven incrementarse los gastos porque aumenta el número de empleados en movilidad y no lo han tenido en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos.

Con ello se dificulta el poder hacer un seguimiento fiable de la política de gastos (cumplimiento, desviaciones…).

2. Delimitar los gastos reembolsables

Del mismo modo, es conveniente establecer una política de gastos de viaje e informar a cada trabajador de cuáles son los gastos no reembolsables y de qué límites se aplican en su caso concreto (alojamiento, transporte, comidas…).

Pero todo ello no sirve de nada si no introduces la información en el software de contabilidad.

3. Asignar cada gasto al asiento contable correspondiente

¿Tienes claro el asiento contable al que debes imputar cada tipo de gasto? Los errores en este sentido también ocurren. Un pequeño recordatorio:

• Los gastos de los trabajadores son de dos tipos: retributivos y compensatorios. Cada uno tiene un tratamiento fiscal distinto.  Los gastos de viaje, como pueden ser alojamiento, manutención o estancia, estarían incluidos dentro de los compensatorios. Si se ajustan a los límites de Hacienda (Real Decreto 439/2007), no están sujetos a cotización. Además, no entran en la categoría de salario
• Los gastos de representación son exclusivamente los que están vinculados a relaciones públicas y comerciales. Se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en la número 627 concretamente (“Publicidad, propaganda y RRPP”)
• Por su parte, los gastos de viaje se asientan en la cuenta 629 (“Otros servicios”)
• En el caso de las dietas que se hayan incluido en la nómina, el importe debe contabilizarse en el asiento de la cuenta 640.

4. Tener en cuenta el cambio de divisa

En ocasiones puede suceder que un trabajador viaje al extranjero y que, a la hora de contabilizar los gastos, no se tenga en cuenta el tipo de cambio de divisa aplicado en el momento de realizar la compra.

5. Realizar auditorías

Otro error muy común es no realizar auditorías, cuando se trata de un mecanismo fundamental para detectar posibles irregularidades y prevenir el fraude interno.  

6. Digitalizar las notas de gastos

También puede ocurrir que los empleados nómadas rellenen las notas de gastos y no adjuntan el ticket o factura correspondiente. O sí lo meten, pero no incluye todos los datos exigidos por la Agencia Tributaria para considerarlos válidos. Con las prisas, apruebas los gastos y haces el reembolso. Ese error le cuesta dinero a la empresa.

Para evitar situaciones como esta, lo mejor es implantar una herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje.

Herramientas para gestionar las notas de gastos

Aprovechando que hablamos de digitalización, es el momento de recordar que en el mercado tienes varias herramientas pensadas para ayudarte a gestionar los gastos de empresa. Una de las más potentes es Okticket. En cuanto empieces a utilizar nuestra solución, comenzarán a minimizarse los errores asociados a la gestión manual de los gastos de viaje.

Para empezar, cada concepto incluido en una hoja de gastos va asociado a la foto del ticket correspondiente. Además, la app para gastos de viaje de empresa está homologada por Hacienda, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Al mismo tiempo, la herramienta ofrece productos y servicios que también son muy útiles en la lucha contra el fraude interno.

OKTICKET: ¿Cómo funciona?

Además de las ventajas que ya hemos mencionado, Okticket ofrece una serie de características que te ayudarán a optimizar el control y gestión de gastos profesionales de forma rápida y sencilla.

• Inmediatez: Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de viaje hasta un 80%.
• Trazabilidad: Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos.
• Validez legal La app está homologada por la Agencia Tributaria. El justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
• Seguridad: La información de los tickets y facturas digitalizados se guardan en la nube, en un entrono seguro.

OKT CARD: Controla el gasto antes de que se produzca

Las tarjetas de empresa son muy útiles para controlar los gastos de viaje de los empleados nómadas. Como no tienes que lidiar con anticipos ni reembolsos, no hay riesgo de confundirse con las cantidades. ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados..

Otras ventajas de la OKT Card:

• Puedes contratar una tarjeta para cada empleado y personalizar los límites de uso de forma individual (por periodo diario y mensual, por categoría de gasto, etc.).
• El control de los gastos de viaje profesionales se realiza desde una única plataforma.
• Los gastos realizados con la tarjeta se concilian automáticamente.
• Supervisarás en tiempo real las transacciones. Puedes ver quién ha realizado el gasto, dónde, cuándo y en qué.
• La activación y desactivación se realiza desde la app de Okticket.
• Al tratarse de una tarjeta Mastercard de débito, es un medio de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo.
• Puedes llevar la tarejta virtual en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Conciliación bancaria automática

La conciliación bancaria es uno de los procesos indispensables para saber si se están produciendo errores en la contabilización de gastos empresariales. Pero hacerlo a mano no es lo más recomendable, ya que pueden darse algunos errores. Por ejemplo:

• Duplicar un apunte
• Olvidarse de contabilizar un movimiento
• Cambiar una coma de sitio por equivocación (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Confundirse en el orden de un dígito en una cifra (poner 654 en lugar de 645, por ejemplo)
• Equivocarse al poner una fecha (se habla de inconsistencia temporal)

De ahí la importancia de utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática. ¿Tu empresa ofrece tarjeta de crédito a los trabajadores? Te recordamos que en Okticket nos conectamos con más de 100 bancos.

El módulo de conciliación de Okticket permite cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas de crédito de empresa con los tickets subidos a la app. Sin exportación de extractos bancarios, ni procesos intermedios, ni errores de revisión.

Motor de revisión automática con lógica personalizada

Las alertas también son una herramienta ideal para detectar irregularidades en las notas de gastos. No es extraño que se contabilicen tickets duplicados, con gastos efectuados en festivo, importes ilegibles o que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

¿Necesitas ir más allá de las típicas alertas? Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? El motor de alertas informa, aprueba o rechaza los gastos sin que tengas que revisar a ojo los conceptos. Incluso puedes rechazar de forma automática la presentación de una liquidación de gastos.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Escalar el negocio, ahorrar costes, aumentar la facturación… Todas las organizaciones buscan rentabilidad. Para conseguirla, necesitan evolucionar, lo que implica echar mano de la tecnología para optimizar procesos. Y contar con un OCR (Optical Character Recognition) de facturas es indispensable para automatizar el control y gestión de los gastos de empresa.

¿Todavía sigues recopilando la información de los gastos manualmente? Estás perdiendo el tiempo. El Reconocimiento Óptico de Caracteres permite extraer los datos de los tickets y facturas en papel de forma automática y transformarlos en información digital.

Las ventajas del Reconocimiento Óptico de Caracteres

Cada vez más empresas demandan el uso de un software OCR. El motivo puede encontrarse en que el procesamiento de facturas de forma digital es fundamental para dar el paso hacia la automatización de los procesos financieros. Pero tampoco podemos obviar las ventajas que ofrecen estos sistemas:

• Procesamiento inmediato de la información sobre los gastos de empresa.
• Velocidad en la subida de los tickets y facturas a la nube.
• Este almacenamiento on cloud redunda en una mejora de la seguridad y del sistema de búsqueda de información.
• El OCR permite buscar e indexar documentos que no se pueden buscar por medios tradicionales (por ejemplo, PDF). Esto resulta útil si quieres encontrar todas las menciones de una palabra o frase concreta en varios documentos o ubicaciones de una página web.
• Agilidad en el flujo de validación de los gastos.
• Posibilidad de exportar fácilmente los documentos escaneados en PDF o Excel.
• Reducción de errores humanos. Un buen lector OCR utiliza algoritmos avanzados para reconocer caracteres incluso cuando están distorsionados.
• Mejora de la productividad. El OCR para digitalizar facturas permite procesar gran cantidad de facturas recibidas en poco tiempo.
• Reducción del uso de papel.
• Toma de decisiones empresariales basándose en datos reales y fiables.

¿Cuál es el mejor Optical Character Recognition del mercado?

Hoy en día puedes encontrar en el mercado un montón de soluciones que incluyen el Reconocimiento Óptico de Caracteres. Pero… No todos ofrecen la misma eficiencia en el proceso de digitalización de tickets y facturas.

Imagínate que te pones a escanear facturas con una app de digitalización de gastos de empresa, que los datos no acaban de extraerse y en la pantalla aparece el típico símbolo de “cargando”.

¿Qué harías si ves que el OCR tarda en iniciar el proceso?

Probablemente, guardar ese ticket. Y los siguientes. Y así hasta volver a la oficina y dejar todo el montón de tickets y facturas encima de la mesa del responsable de validar tus gastos. Total, que la empresa ha gastado el dinero en una herramienta que nadie utiliza.  

Conclusión: el mejor OCR de facturas es aquel que ofrezca tres características fundamentales:

1. ‍Rapidez. Si la extracción de datos es rápida, los usuarios van a utilizar la herramienta.
2. Fiabilidad. Tampoco sirve de nada que la información se vuelque en décimas de segundo si luego los datos no se corresponden con los del documento original en papel
3. Validez legal. Una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria te ofrece la posibilidad de deshacerte del justificante en papel. Esto es porque los formatos digitales tienen la misma validez legal que el original.

Además, un buen programa OCR debe ser capaz de aceptar una amplia variedad de formatos y un número de escaneos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Y si además, puedes hacerte con un OCR de facturas gratis o incluido en el plan básico, mucho mejor.

Tecnología OCR de Okticket: La velocidad de lectura, la clave del éxito

¿Es posible encontrar un sistema de reconocimiento de caracteres que sea potente, rápido y efectivo? ¿Y que sirva tanto para grandes compañías como para autónomos y pymes? Por supuesto.

Sin ir más lejos, en Okticket hemos desarrollado una tecnología propia. Nuestro motor de reconocimiento digitaliza los gastos al instante, sin esperas. Además, tiene la capacidad de aprender y mejorar día a día.

¿Qué conseguimos con ello?

• Que los trabajadores en movilidad no se frustren y utilicen la app para subir todos sus gastos de viaje profesionales en el momento, en lugar de procrastinar y dejar la digitalización para final de mes.
• Máxima calidad de la información. Como la foto del ticket se hace cuando este es más legible, se minimizan las incidencias relacionadas con la pérdida o deterioro de los justificantes en papel.
• Ahorro de tiempo. ¿Has calculado cuánto tiempo se tarda en meter a mano en un Excel la información de cada gasto (importe, concepto, CIF, fecha…)? ¿Y en revisar ticket a ticket si los datos metidos a mano en esa hoja de cálculo son correctos? Con Okticket ahorras el 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Eliminación de errores de reporte asociados a la introducción manual de datos.
• Control en tiempo real. El departamento de back office no tiene que esperar a fin de mes a revisar los gastos de todos los empleados que se los entregan tarde, mal y nunca.
• Prevención del fraude. La app es capaz de reconocer tickets duplicados o que no se ajusten a la política de gastos de la empresa.

¿Cómo funciona un OCR de facturas? Ejemplo práctico

Del mismo modo, el funcionamiento depende del software que utilices. A modo de ejemplo, te explicaremos cómo es el proceso de extracción de datos con Okticket:

1. Abres la app móvil (disponible para Android e iOS)y sacas una foto al ticket o factura.
2. El potente motor de reconocimiento es capaz de extraer y procesar de forma automática la información más importante. Fecha, hora, importe, impuesto (IVA, IGIC, tasa de España, tasa de Portugal, tasa de México…), CIF del proveedor, razón social, número de ticket o factura…
3. ¿Y si pagas en una divisa diferente al euro? Puedes seleccionar la moneda en la que has pagado y el cálculo a euros se realiza de forma automática.
4. Añade dicha información al sistema mediante procesos seguros de validación y alertas.
5. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

¿Quieres conocer todas las ventajas del motor de reconocimiento de Okticket? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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