Las empresas españolas están aumentando su negocio internacional. Ya sea para aterrizar en nuevos mercados, ampliar sus alianzas o diversificar canales, es necesario abrirse al exterior. Esto conlleva desplazar equipos y, como consecuencia, enfrentarse a un nuevo escenario financiero: la gestión de gastos en viajes de empresa al extranjero.

La importancia de optimizar este proceso no radica solo en la rentabilidad y la eficiencia operativa. Una gestión eficaz de estos gastos asegura el cumplimiento normativo y fiscal, además de fortalecer la gestión financiera de la empresa.

Para lograr ese control, es importante tomar una serie de medidas. Entre otras:

• Establecer políticas de viaje claras, con un apartado específico para las políticas de reembolso.
• Utilizar herramientas adecuadas para recopilar los datos.
• Analizar esos gastos detalladamente.
• Centralizar las reservas por medio de plataformas específicas.
• Conocer las normativas fiscales aplicables en los países en los que operes.
• Aprovechar todas las deducciones fiscales relacionadas con los viajes de negocios.

¿Qué gastos en viajes de empresa al extranjero son deducibles?

Aunque más adelante veremos cuáles son las mejores herramientas para gestionar los gastos de viajes de empresa, en este post nos centraremos sobre todo en las deducciones y exenciones a las que tienen derecho empresas y viajeros de negocios internacionales.

Exención fiscal 7p: Qué es y cómo se gestiona

Comenzamos con una de las exenciones fiscales que generan más dudas. Y eso a pesar de que ya tiene 24 años (Real Decreto-ley 3/2000).

De hecho, todavía quedan muchas empresas medianas y grandes que cuentan con empleados en movilidad internacional y no la están aplicando. Se trata de un incentivo fiscal dirigido a empleados que han estado trabajando fuera de España.

Según el apartado p del artículo 7 de la Ley 35/2006 del IRPF, estas personas están exentas de pagar el IRPF hasta un límite máximo de 60.100 euros anuales.

El importe de la devolución varía en función de los días de estancia en el extranjero y de la Comunidad Autónoma.

Requisitos para solicitar la exención del IRPF por parte de los trabajadores desplazados

Como es común a toda deducción, también en este caso es necesario reunir una serie de requisitos. Entre ellos, tener residencia fiscal en España, desempeñar el trabajo físicamente en el extranjero o que el país extranjero en el que está prestando sus servicios debe aplicar un impuesto de “naturaleza idéntica o análoga” al IRPF que se paga en nuestro país.

Además, será necesario presentar pruebas que certifiquen el desplazamiento por motivos laborales. Por eso, es importante conservar ciertos documentos:

• Tickets y facturas de los gastos de viaje (hotel, billetes de avión, tarjetas de embarque, tickets de restaurantes, justificantes bancarios, sellos de pasaporte, etc.).
• Certificado de desplazamiento expedido por la entidad empleadora. A efectos probatorios, este certificado debería incluir:
  1. El nombre del trabajador y la referencia a su cualidad de empleado.
  2. La duración del viaje (con fecha de salida y llegada).
  3. Un listado de los proyectos realizados en el extranjero y de las funciones realizadas por el empleado.
  4. El nombre de las empresas para las que se ha trabajado y la residencia de estas.
  5. El país al que se ha producido el desplazamiento.
  6. En caso de que las hubiera, importe de las dietas de manutención y estancia y de cualquier otra retribución específica relativa al desplazamiento.
  7. Declaración expresa de que no hay vinculación directa entre la empresa y el cliente para el que se realizó el trabajo y, en caso de haberla, referencia al cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa del IS.
  8. Manifestación de que no se ha aplicado el régimen de excesos.

• Actas de asistencia a reuniones, agendas, certificados del cliente, emails, cartas, contratos o cualquier otra documentación, si la hubiera, que acredite haber trabajado en beneficio de una entidad extranjera.

Antes de pasar al siguiente punto, es importante señalar que el 7p es incompatible con el régimen de excesos excluidos de tributación en el IRPF (hablaremos de ello un poco más abajo).

Cómo funciona la deducción del IVA para gastos de viajes profesionales

Las empresas también tienen la posibilidad de deducirse el IVA de los gastos de viajes de negocios: manutención, alojamiento y desplazamiento (gasolina; billetes de avión, tren, autobús o barco; taxis; alquiler de coches; aparcamiento; peajes). Para ello es necesario:

• Guardar todas las facturas
• Las facturas deben estar a nombre de la empresa (no del empleado)
• Las facturas tienen que incluir una serie de información básica: fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente..
• El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía.
• Justificar el gasto por medio de la factura original completa o con una copia digital realizada con un software homologado.

Del mismo modo, es posible solicitar la devolución de impuestos por compras de ciertos productos y servicios en países comunitarios que superen los 50 euros: inscripciones en congresos, entradas a eventos deportivos y de ocio, servicios de consultoría y regalos de representación, principalmente.

La solicitud de reembolso se realiza a través del modelo 360, que se presenta vía telemática (una solicitud por cada país). El plazo finaliza el 30 de septiembre del año siguiente a la factura.

En el caso de países no pertenecientes a la Unión Europea, solo podrás solicitar la devolución del IVA pagado si España tiene un acuerdo de reciprocidad con ese país. Entre los países que cuentan con estos convenios con España se encuentran Canadá, Japón, Suiza e Israel, entre otros.

Gastos de viajes de negocios deducibles en el IRPF

Los gastos de viaje profesionales soportados en el extranjero también están exentos de IRPF en España, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda. Los requisitos quedan especificados en el Real Decreto 439/2007.

En caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda para desplazamientos fuera de España ( los detallamos en la tabla de abajo), los trabajadores tendrán que pagar el IRPF correspondiente por ese exceso.

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Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.

En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF, mantener un registro detallado de los mismos y guardar los justificantes es fundamental para maximizar las deducciones fiscales.

Las mejores aplicaciones para gestionar gastos de viaje profesionales

Implementar un software especializado en la gestión de gastos profesionales puede mejorar significativamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las que hemos estado hablando.

Al mismo tiempo, garantizan el control de los gastos de viajes de negocios, justificantes de pago incluidos.  

Para explicar la importancia que tiene para el CFO el uso de la tecnología y de los software de gestión de gastos, lo mejor es listar las ventajas de estas herramientas. Y lo haremos tomando como referencia los beneficios que aporta la tecnología de Okticket.

Ventajas de automatizar la gestión de gastos de empresa con Okticket

• Registro del gasto sobre la marcha. Con Okticket, solo necesitas tomar una foto del ticket o factura con tu móvil, y el gasto se sube a la aplicación en segundos.
• Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, lo que significa que los gastos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Tanto los viajeros de negocios como el equipo de back office pueden añadir comentarios para una posterior justificación.
• Trazabilidad instantánea: Puedes visualizar en tiempo real toda la información de los gastos.
• La información de los gastos se guarda en un entorno cloud seguro, organizada y lista para cuando la necesites.
• Registro de gastos en múltiples monedas: Con la funcionalidad multidivisa, la app convierte los gastos efectuados en diferentes monedas al euro utilizando el tipo de cambio del BCE en el momento de la compra.
• El OCR de Okticket extrae automáticamente la tasa (IVA, IGIC, TVA, etc.).
• En los viajes de negocios, sobre todo cuando son internacionales, los expertos recomiendan ofrecer dietas en lugar del método de reembolsos. Okticket facilita la gestión de dietas para mantener el control del flujo de efectivo.
• Generación de informes detallados que facilitan la revisión y auditoría de los gastos.
• Tarjeta de empresa aceptada globalmente: La OKT Card es una tarjeta inteligente Mastercard que permite establecer límites por usuario, categoría de gastos y periodo de tiempo, además de ofrecer conciliación bancaria automática.

Conclusión: Implementar Okticket para la gestión de gastos de tu empresa no solo simplifica el proceso, sino que también garantiza una mayor eficiencia y control sobre los gastos. ¡Automatiza y optimiza con Okticket!

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Agilidad, adaptabilidad, anticipación, asertividad, autoridad, analítica avanzada, apertura al cambio…. Las funciones del director financiero requieren de una dosis extra de polifacetismo para capear los vientos del cambio.

Paradójicamente, para lograr el éxito económico de una organización, sus CFO deben contar con habilidades que a priori poco tienen que ver con las de un responsable financiero.

Las competencias del director financiero como arquitecto del cambio

Solo hace falta escuchar a los propios líderes financieros para darse cuenta de que son conscientes de su papel como socios estratégicos del negocio. Y eso implica contar con una serie de competencias.

Agilidad

De un director financiero actual se espera que sepa adaptarse a los cambios rápidamente. Y no solo hablamos de fluctuaciones económicas.

La tecnología se mueve muy rápido, y es importante estar al día de las novedades para seguir siendo competitivos. No en vano, entre las múltiples facetas que se les atribuye, se incluye la de “arquitectos de la innovación”.

Del mismo modo, un CFO debe ser ágil a la hora de mover capital hacia nuevas las áreas que aporten mayo valor añadido. Aunque esto suponga la reestructuración, incluso el cierre, de departamentos o negocios poco rentables.

Comunicación

No es la primera vez que hablamos de que la comunicación debe ser una de las principales habilidades del director financiero actual. Para ser un líder estratégico, es fundamental tener capacidad para motivar y saber transmitir la experiencia.

Y no nos olvidemos de la parte estratégica. ¿Cómo se puede trasladar la visión financiera de la empresa a áreas ajenas a los números? Si quieres inspirar a los equipos, estos deben comprender lo que dices.

La empatía, la autenticidad, la transparencia y la ética profesional son cualidades muy valiosas para ser un líder inspirador.

Colaborar con los responsables de otras áreas y mantener una estrecha relación con el CEO también forma parte de las funciones del CFO.

Anticipación

La forma más fácil de aprovechar los desafíos para convertirlos en oportunidades es ir un paso por delante. La tan buscada visión estratégica consiste tanto en anticipar tendencias como en detectar potenciales riesgos.

"La mejor manera de predecir el futuro es crearlo" (Peter Ferdinand Druker)

Esto implica tener visión a largo plazo. Para ello, los directores financieros pueden apoyarse en herramientas que ofrezcan simulaciones y pronósticos.

Análisis del dato

Retomamos de nuevo el término “arquitecto de la innovación” para poner en contexto la importancia de contar con herramientas que permitan realizar análisis avanzados de grandes volúmenes de datos.

No hay que perder de vista que hoy en día el dato manda, y su guardia y custodia corresponde al CFO. Recopilar, supervisar, analizar y presentar le permite tomar decisiones informadas, basadas en datos reales y fiables.

Del mismo modo, gracias a la automatización se reduce muchísimo el tiempo destinado a gestionar los procesos transaccionales.

El CVO: Rol financiero, prioridades extra financieras

Seguro que el térmico CVO (Chief Value Officer) no te resulta extraño. Y aunque en teoría el de director de Valores es un nuevo rol, son muchos los CFO en los que ha recaído esta responsabilidad.

Además de supervisar las gestiones financieras de una compañía, ahora deben desempeñar otras cuestiones ajenas a la contabilidad. Por ejemplo, realizar los informes que respalden que la empresa está cumpliendo con los criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).

¿Y cómo va a liderar una persona la transformación digital de una empresa si no trabaja codo a codo con el CIO o con el CTO? Máxime ahora, con la entrada en pista de la Inteligencia Artificial, un nuevo corredor que se mueve rápido.

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Planear un viaje de empresa fuera de Europa puede resultar un desafío, pero todavía es más complicado lidiar con la contabilidad en monedas extranjeras.

¿Tienes que gestionar gastos de viaje profesionales realizados en divisas diferentes al euro? Entonces seguro que estás acostumbrado al baile de cifras provocado por las fluctuaciones en los tipos de cambio.

Pagar en moneda extranjera y contabilizar en euros hace muy difícil poder calcular cuánto ha costado un desplazamiento exactamente. Incluso aunque los empleados lleven el dinero cambiado y paguen en efectivo.

También resulta complicado implementar estrategias eficientes para gestionar los gastos de empresa. ¿Cómo sabes con seguridad qué tipo de cambio aplicar para pasar a euros el importe de un ticket o factura en pesos, libras o dólares (por poner algún ejemplo) fechado hace varios días?

Seguro que te has encontrado con este problema en más de una ocasión. Y eludirlo no es una opción, puesto que una empresa española no puede realizar apuntes contables en una moneda que no sea el euro.

Lo que sí puedes hacer es simplificar el proceso. ¿Sabías que los softwares de gestión de gastos profesionales como Okticket pueden ayudarte? Otra opción a tener en cuenta pueden ser las tarjetas de empresa, como veremos a continuación.

Tarjetas multidivisa para empresas: ¿Cómo funcionan?

Algunas compañías optan por contratar tarjetas de empresa multidivisa. Aunque utilizarlas fuera de España tenga comisiones, el coste les compensa porque pueden controlar los gastos de los trabajadores desplazados.

Generalmente, tienen una serie de características comunes:

1. Puedes personalizar los límites de gasto (por usuario, categoría y periodos de tiempo en el caso de la OKT Card) para alinearlas con la política de gastos de tu empresa.
2. Puedes usarla en todos los establecimientos en los que se acepte su uso, tanto en España como en el extranjero.
3. Normalmente, convierten automáticamente a euros las divisas de las transacciones.

Lo ideal seria que la tarjeta que vayas a contratar ofrezca conciliación automática y se integre fácilmente con tu ERP o software de contabilidad.

Pagar con tarjeta Vs cambiar monedas: ¿Qué es mejor para los viajes de empresa al extranjero?

La alternativa al pago con tarjetas de empresa es el efectivo. En ese caso te ahorrarás las comisiones que te aplique el banco por usar la tarjeta fuera de España. Pero igualmente tendrás que abonar el coste del cambio de divisa a moneda extranjera (entre un 3% y un 5%, según el BBVA).

Y en caso de tener que sacar dinero de un cajero, el coste será bastante elevado.

Además, si tenemos en cuenta lo que nos dicen los bancos, las condiciones que ofrecen las tarjetas para pagos en el extranjero suelen ser más beneficiosas que las que aplican para el cambio de divisas.

Okticket, la solución que simplifica la contabilidad en monedas extranjeras

Como adelantábamos hace unas líneas, la mejor forma de mantener el control de los gastos de viaje en monedas extranjeras es utilizar una herramienta de digitalización y automatización de notas de gastos.

Okticket, sin ir más lejos, te ofrece una cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas.

¿Cómo funciona? Muy sencillo. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, automáticamente, el importe se pasará al equivalente a euros.

Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo. En este punto es importante recordar la importancia de que la gestión se haga en el momento de efectuar el gasto para que el tipo de cambio de divisa aplicado coincida con la fecha del justificante.

De esta forma, se agiliza la gestión, reembolso y contabilización de los gastos de viaje de empresa en monedas extranjeras.

Otra ventaja que te ofrece Okticket es la posibilidad de hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real. Esto es importantísimo para evitar errores y mantener la contabilidad al día.

Deducción de gastos de viaje en el extranjero

Al mismo tiempo, una app como Okticket facilita la justificación de los gastos de viaje profesionales deducibles. Según el Reglamento del IRPF, son los siguientes:

• Manutención: Fuera de España, el límite deducible es de 91,35 euros al día con pernocta y de 48,08 euros si no es necesario pasar la noche fuera.
• Hoteles y transporte público: No existe límite, pero es necesario acreditar los desplazamientos.

¿Quieres empezar a optimizar la gestión de los gastos con moneda extranjera en los viajes de negocios? Solicita la información que necesites, sin compromiso.

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Desde que en noviembre de 2021 se presentase el programa Kit Digital, las informaciones al respecto se han ido sucediendo. Conocemos los fondos, los requisitos genéricos, los plazos… Pero van surgiendo dudas para las que no se han publicado respuestas.

Después de asistir a varios encuentros virtuales en los que participaban tanto empresas como organismos oficiales, hemos ido recopilando las preguntas que han ido lanzando los participantes, con las respectivas respuestas recibidas.

Así que este post no habla del Kit Digital en general (toda la información está publicada en la web oficial), sino de las preguntas frecuentes que se hacen tanto solicitantes de ayudas como agentes digitalizadores.

Iremos actualizando la información según vayan surgiendo cambios o novedades.

¿Cuál es el plazo para solicitar el Kit Digital?

Depende del segmento. Estos son los plazos indicados en la página de convocatorias de Red.es:

• Segmento III, de 0 a 3 empleados: Hasta el 31 de octubre de 2025‍
• Segmento II (3a10 empleados) y Segmento I (10 a 50 empleados): Hasta el 31 de  diciembre de 2024

• Segmentos IV (50 a 100 empleados): Hasta el 30 de junio de 2025

• Segmento V (100 a 250 empleados): Hasta el 30 de junio de 2025
• Empresas con menos de 50 empleados y una facturación de más de 10 millones de euros: Hasta el 30 de junio de 2025

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¿De qué tamaño son las empresas que pueden solicitar el Kit Digital?

El pasado mes de mayo de 2024, Red.es modificaba las bases y ampliaba la ayuda para el segmento III del Kit Digital (mediante la Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo, por la que se modifica la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre).

En esta modificación se incluyen además las medianas empresas como nuevas beneficiarias de la ayuda de Kit Digital y se establecen dos nuevos segmentos en función del número de empleados:

• Segmento IV: 50 a 100 empleados
• Segmento V: 100 a 250 empleados

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¿Qué gastos son subvencionables?

Los gastos para la adopción de soluciones: Sitio web, comercio electrónico, gestión de redes sociales, gestión de clientes y/o proveedores, BI y analítica, servicios de oficina virtual, gestión de procesos, factura electrónica, comunicaciones seguras y ciberseguridad. Además, los segmentos IV y V pueden acceder a 4 nuevas categorías: Servicio de Ciberseguridad Gestionada, Gestión de clientes con IA asociada. Business Intelligence y Analítica de IA asociada y Gestión de procesos con IA asociada.

¿Qué gastos no son subvencionables?

La adquisición de hardware (a excepción del TPV), la conectividad, los impuestos o los servicios de consultoría entre otros.

¿Cuál es el importe de la ayuda del Kit Digital?

Depende del tamaño de la empresa y de la categoría de la solución digital (en gestión de procesos el limite son 18.000 euros). Para el segmento de microempresas y autónomos el importe se ha aumentado en 1.000 euros más, por lo que la nueva cuantía del bono digital es de 3.000 euros (Orden TDF/435/2024, de 9 de mayo).

¿Caduca el bono?

Sí. Las empresas tienen 6 meses para gastarlo.

Si solicito el bono para varias categorías, ¿puedo sumar los importes?

Sí, pero tiene que haber un acuerdo para cada categoría. También debes presentar una factura diferente para cada categoría, aunque el agente digitalizador sea el mismo.

¿Pueden acceder a este bono digital todos los sectores?

Algunas actividades han quedado excluidas. La convocatoria dice, textualmente: "Se excluyen de la financiación, en la medida en que resulten aplicables a los conceptos en que se realice el gasto al que se destinan las presentes ayudas:
a) Actividades relacionadas con los combustibles fósiles, salvo en los casos debidamente justificados conforme con la Comunicación de la Comisión Europea 2021/C 58/01.
b) Actividades cubiertas por el régimen de comercio de derechos de emisión de la UE (RCDE) en las cuales se prevean emisiones equivalentes de CO2 que no sean sustancialmente inferiores a los parámetros de referencia establecidos para la asignación gratuita de derechos.
c) Compensación de costes indirectos del sistema de comercio de derechos de emisión.
d) Actividades relacionadas con vertederos de residuos, incineradoras y plantas de tratamiento biológico mecánico que impliquen un aumento de su capacidad o de su vida útil.
e) Actividades en las que la eliminación de desechos puede causar daños a largo plazo al medio ambiente". 

¿Pueden pedir estas ayudas los autónomos en módulos?

Sí  (siempre y cuando cumplan con los requisitos).

¿Cuál es la antigüedad mínima de la empresa solicitante del bono digital?

6 meses.

¿Cuánto se tarda en recibir el bono?

No hay un plazo estipulado, pero sí se sabe que las peticiones se atienden por orden de llegada. Después, se comprueba si las empresas solicitantes cumplen los requisitos para recibir la subvención.

¿Cómo afecta el resultado del test de autodiagnóstico a la hora de acceder a los bonos?

No es vinculante, por lo que se pueden pedir las ayudas independientemente del resultado. El test solo es para conocer el nivel de digitalización de las empresas.

Importante señalar también que solo es obligatorio realizar el primer test (autodiagnóstico digital), los otros dos son voluntarios. Para desbloquearlos es necesario registrarse.

¿Quién le paga al digitalizador?

Una vez emitida la factura, el beneficiario tiene que abonar el IVA al proveedor, pues los impuestos no están incluidos. El resto lo abona Red.es en la cuenta del digitalizador una vez digitalizada la factura y subida a Red.es.

Las ayudas no se dan en forma de dinero, sino de servicios. Por tanto, si la solución es más barata que el importe al que tiene derecho la empresa, la cantidad restante se reintegra a los fondos globales del kit digital.

¿Cuándo tiene que pagar el beneficiario al digitalizador la parte que no cubre el bono digital?

Tanto el pago del IVA como de las cantidades que excedan del importe del bono deben abonarse al agente digitalizador cuando la solución haya sido implantada.  Este pago tiene que ser efectivo antes de que el agente presente la justificación correspondiente a la fase 1. 

¿Cuánto tiempo tardan en cobrar el bono los digitalizadores?

Las empresas digitalizadoras cobrarán el 70% a los tres meses, una vez implantada la solución. El 30% restante, a los 12 meses (en alguna categoría la distribución será 80%/20%).

Es importante señalar que se va a habilitar una línea ICO por si un agente digitalizador necesita financiación.

¿Se puede implementar una solución antes de la firma del acuerdo?

No. Las empresas tienen que esperar a que se abra la convocatoria del bono digital o, en su caso, a que se les conceda. Solo entonces puede llegar  a un acuerdo con el agente digitalizador  si quiere beneficiarse de las ayudas.

En la convocatoria se habilitará un modelo de aceptación y otro de representación voluntaria.

¿Hay que hacer un contrato privado previo al acuerdo de prestación de soluciones de digitalización?

Sí. Una vez recibido el bono y elegido el agente digitalizador, es obligatorio firmar un contrato previo a la formalización del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización. No basta con pasar un presupuesto.

¿Qué ocurre si la empresa beneficiaria desaparece antes del año?

En principio, el agente digitalizador se quedaría sin cobrar el 30% restante. Hay que recordar que las empresas digitalizadoras se comprometen a implantar la solución en un periodo máximo de tres meses desde la firma del acuerdo y a dar un servicio durante 12 meses.

¿Es posible ser beneficiario y agente digitalizador?

No.

¿Un digitalizador puede ofrecer varias soluciones?

Sí. Del mismo modo, los beneficiarios pueden seleccionar distintos servicios hasta agotar el bono, siempre y cuando estos pertenezcan a categorías diferentes.

¿Qué ocurre cuando una empresa no cumple el requisito de facturación? ¿Puede unirse a otra?

No. No se permiten UTES.

¿Es compatible el Kit Digital con otras ayudas?

No. Estas ayudas previstas en esta convocatoria serán incompatibles con la percepción de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, que cubran el mismo coste, procedentes de cualquier Administración o entes públicos o privados nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales, en aplicación del artículo 9 del Reglamento (UE) 2021/241 del Parlamento Europeo del Consejo de 12 de febrero de 2021 por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia y se considerará para su valoración, las diferentes definiciones de empresa que se recogen en el artículo 3 del Anexo I del Reglamento (UE) n.º 651/2014, de la Comisión, de 17 de junio de 2014, por el que se declaran determinadas categorías de ayudas compatibles con el mercado interior en aplicación de los artículos 107 y 108 del Tratado.

La excepción es el Kit Consulting.

¿Qué ocurre si proveedor y cliente tienen discrepancias?

Desde Red.es han dejado claro que no van a hacer de intermediarios.

¿Cómo se calcula el número de empleados de las empresas cuya plantilla oscila en función de las temporadas?

Se realiza una media, según datos aportados por la Seguridad Social. Se tiene en cuenta el número de trabajadores existente en el último ejercicio cerrado. 

En el caso de los autónomos con empleados, estos también contabilizan como parte de la empresa.

¿Qué ocurre si hay algún error en la solicitud?

En ese caso, se enviará un requerimiento y se abrirá un proceso de subsanación con un plazo de 10 días.

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El sector financiero se encuentra en plena transición hacia un nuevo marco normativo. Si en 2023 la regulación se centró en la sostenibilidad y las finanzas digitales, este año se espera la aprobación de una serie de textos legales. En este artículo abordaremos uno de los que más repercusión va a tener: El anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero.

En el momento de escribir este artículo, el texto se encontraba en fase de consulta pública (lo estará hasta el 30 de abril de 2024). Con ello, el Gobierno busca recoger las reivindicaciones, necesidades y opiniones de las personas y entidades interesadas en la citada norma.  La finalidad última es garantizar la seguridad y la protección del cliente.

Objetivos del anteproyecto de ley para la digitalización y modernización del sector financiero

¿Cómo afectará la regulación a las partes implicadas? Para responder a esta pregunta hay que empezar por repasar los objetivos de la consulta pública. Según se desprende del texto, son tres:

1. La transposición de directivas europeas relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero:

• DORA
• MiCA
• AMLD
• Directiva 98/266 (firmeza de la liquidación en los sistemas de pagos y de liquidación de valores)
• Directiva 2023/2864 (modificación de determinadas directivas referentes al establecimiento y el funcionamiento del punto de acceso único europeo).

2. La implementación de disposiciones contenidas en Reglamentos europeos relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero, tales como el 2022/2554 (DORA), el 2023/1114 (MiCA) y el 260/2012 (SEPA).

3. El análisis de las diferentes iniciativas nacionales en materia de digitalización financiera. Para ello, aborda cuatro temas importantes:

• La resiliencia operativa digital del sistema de pagos español.
• El régimen jurídico de la representación de valores negociables en criptoactivos y tecnología de registros distribuidos.
• El establecimiento de un punto de acceso único europeo para la información financiera y no financiera de los intervinientes en los mercados financieros.
• El sandbox financiero en España.

Resumiendo, la ley para la digitalización del sector financiero tiene como fin:

• Asegurar un sistema de pagos competitivo y al mismo tiempo, acorde a las necesidades de la ciudadanía.
• Garantizar la ciberresiliencia del sistema financiero.
• Aportar seguridad jurídica y protección a los inversores.

"Como regulador, resulta crucial para nosotros incentivar la innovación, para mantener un sistema financiero competitivo, estableciendo al mismo tiempo las cautelas necesarias para permitir un mejor funcionamiento del sector, garantizando la confianza y protección del cliente y previniendo riesgos sobre la estabilidad financiera" (Carla Díaz Álvarez de Toledo, directora general del Tesoro y Política Financiera)

¿Qué va a suponer para las empresas la ley para la digitalización del sector financiero?

No cabe duda de que el anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero ofrecerá diversas oportunidades para las empresas españolas. Especialmente para las orientadas a servicios de finanzas.

A continuación, listamos las principales implicaciones para un SaaS Fintech como Okticket.

Optimización de la eficiencia operativa

La digitalización de los servicios financieros facilita procesos más rápidos y eficientes, desde los pagos instantáneos hasta la gestión automatizada de las gestiones financieras. Con ello, se reducen significativamente los costes operativos empresariales.

Mayor acceso a financiación

Gracias a la implementación del punto de acceso único europeo, las pymes españolas podrán recabar más información clave para poder optar a financiación (tanto a nivel nacional como europeo).

Innovación en Productos y Servicios Financieros

Una vez haya un entorno normativo actualizado, las empresas podrán ofrecer alternativas a los productos financieros tradicionales (soluciones basadas en criptoactivos o tecnología blockchain, por ejemplo).

Expansión en servicios de ciberresiliencia

También es importante destacar la mejora de la resiliencia operativa digital de entidades e infraestructuras financieras. En este punto hay que recordar que se va a establecer un marco normativo nacional que sancionará los incumplimientos. También se designarán autoridades competentes para su supervisión.

Fortalecimiento de la ciberseguridad

La citada obligación de cumplir con estándares de ciberresiliencia más estrictos fomentará la adopción de mejores prácticas en seguridad cibernética en todas las empresas. Esto contribuirá a proteger la información sensible y a fortalecer la confianza en el entorno digital.

Promoción de la competitividad a nivel global

Las nuevas regulaciones europeas facilitarán la adopción de tecnología adaptadas. Como consecuencia, las empresas serán más competitivas en el mercado internacional.

Estimulación de la colaboración entre bancos y empresas Fintech

La digitalización y modernización del sector financiero requerirá de infraestructuras tecnológicas capaces de soportar todas las herramientas. Por tanto, subirá la demanda de soluciones que ofrezcan servicios en la nube y de plataformas de análisis de datos.

Conclusiones

En definitiva, las nuevas oportunidades que surgirán vendrán a fomentar un entorno empresarial más dinámico, resiliente y competitivo a nivel internacional.

¿Quieres empezar desde ya a ser más competitivo? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Los gastos a los que debe enfrentarse cada mes una organización son inevitables. Lo que sí tiene fácil solución es su gestión ineficiente. ¿Quieras recuperar el control financiero? Empieza por automatizar la gestión de gastos de empresa.

¿Qué es la automatización? ¿Para qué sirve? ¿Por qué la necesitas? Sigue leyendo para descubrir las ventajas de dejar a un lado los procesos manuales y apostar por una solución que te permite ahorrar tiempo y recursos.

Desde digitalizar tickets y facturas hasta detectar errores a lo largo del flujo de validación. Las herramientas de automatización de notas de gastos benefician a todas las personas involucradas en el proceso de reporte y validación. Independientemente del tamaño, la ubicación o el sector de actividad de la compañía.

Del archivador a la nube: Beneficios de automatizar la gestión de gastos de empresa

Quienes todavía siguen lidiando con las hojas de cálculo y los justificantes en papel saben muy bien los lento que resulta el proceso de gestión de gastos. Por no hablar de lo fácil que resulta cometer un error. Dependiendo del volumen de notas de gastos, el coste puede cuantificarse en miles de euros.

Solo ese ahorro económico ya debería ser motivo suficiente para implantar una aplicación de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Quieres más motivos de por qué la necesitas?

• Pasarás de tener que esperar a fin de mes para conocer el estado de las cuentas a disponer de la información en tiempo real.
• Toda esa información que ahora tienes dispersa en un montón de papeles y formatos estará guardada en una única plataforma. Y lo que es mejor: ordenada para que puedas consultar solo los datos que necesites en cada momento. Por fin podrás hacer los informes que siempre has querido: detallados, con información fiable, de forma ágil y sencilla.
• Los errores derivados de la gestión manual dejarán paso a un control más preciso, en el que no hay cabida para los incumplimientos de las políticas de gastos.
• Incluso los reembolsos se agilizarán. Podrás realizar al instante las aprobaciones que ahora pueden tardar semanas. Todos contentos. Los empleados recuperan el dinero adelantado mucho antes y el departamento de finanzas puede pasar a otra tarea rápidamente.

En definitiva, automatizar la gestión de los gastos de empresa es la senda que te guiará hacia un control financiero óptimo. Más rentable, más preciso, más inteligente.

Integración de sistemas: Registra en la app, contabiliza en tu ERP

Espera, que todavía no hemos acabado. Las soluciones de automatización más potentes se integran con otras herramientas de gestión empresarial.

¿Qué ERP utilizas en tu empresa?  Okticket te ofrece conectores bidireccionales y evolutivos con los principales sistemas de ERP, RRHH y BI del mercado.

Cómo empezar a automatizar el proceso de gestión de gastos

Si has llegado hasta aquí probablemente sea porque estés pensando en contratar una herramienta para automatizar la gestión de gastos. ¿O quizá ya tienes una, pero hay algún aspecto que no acaba de convencerte? Sea como sea, lo más recomendable es que te tomes un tiempo para evaluar qué necesitas.

1. Lo primero que deberías hacer es identificar las necesidades de tu empresa.  ¿Qué problema estás tratando de resolver? Ahorrar tiempo, frenar el fraude interno, reducir errores…
2. También debes tener en cuenta cómo es el actual proceso de pagos y reembolsos. ¿Los empleados adelantan el dinero de su bolsillo o pagan con tarjeta de empresa? ¿Existe un flujo de aprobación bien definido o los trabajadores llegan con el ticket y se les realiza el reembolso sobre la marcha?
3. Una vez tengas una idea de qué debes pedirle a la herramienta de automatización de gastos a implantar, ya puedes empezar a comparar las diferentes opciones existentes en el mercado. ¿En qué debes fijarte? Te lo contamos en el siguiente punto.

¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar gastos de empresa?

Una solución de automatización debe contar con una serie de características clave.

Accesibilidad

La sencillez de uso es fundamental para garantizar que los usuarios van a utilizarla. A esto hay que añadir la conveniencia de contar con una app móvil. De esta forma, los empleados pueden entrar a reportar y/o gestionar los gastos en el momento.

Personalización

Nos hemos acostumbrado a encontrarnos con sistemas que ofrecen una serie de funcionalidades estándar a las que tenemos que adaptarnos. Pero lo ideal es que la solución que elijas sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades de cada cliente.

Integración

Otro aspecto importantísimo es que la herramienta de automatización sea capaz de conectarse con software de contabilidad que utilices en tu empresa. De esta forma, los gastos que se registran en la app se volcarán automáticamente para su contabilización en tu ERP o sistema de gestión empresarial.

Rapidez

El principal objetivo de una herramienta de automatización es que ahorre tiempo a los equipos. De ahí la importancia de asegurarse de que la tecnología elegida sea rápida extrayendo los datos, registrando la información y automatizando el flujo de aprobación.

En este sentido, Okticket te ahorra el 80% del tiempo con respecto a la gestión manual de gastos profesionales. Además, el proceso de implantación es rápido, sencillo y con acompañamiento.

Múltiples opciones de atención al cliente

Cuantas más opciones tengas para ponerte en contacto con el servicio de Soporte, mucho mejor. Poder obtener atención por correo electrónico y por chat es muy cómodo, pero algunas veces necesitamos hablar con alguien en persona.

En Okticket también ofrecemos soporte telefónico local.

Otros requisitos importantes

• Posibilidad de establecer límites y alertas alineados con la política de gastos de tu empresa.
• Conciliación bancaria automática.
• Conversión automática desde cualquier divisa a euros. Esta característica es especialmente relevante si en tu empresa hay empleados que viajan fuera de la zona euro.
• Seguimiento de los gastos en tiempo real.
• Flexibilidad para poder pagar como quieras (en efectivo, con la tarjeta de tu empresa, con tarjeta gasolina, etc.)
• Clasificación de los gastos por usuarios y categorías.
• Capacidad para adaptarse al crecimiento de tu empresa.
• Homologación por parte de la Agencia Tributaria. Solo así podrás deshacerte de los tickets y facturas en papel.
• Garantía de que los gastos de tu empresa van a quedar almacenados en un entorno seguro.

Consejos para aumentar el impacto de la automatización de gastos

Pero el proceso no se acaba con la puesta en marcha del software de automatización de gastos.  De forma paralela a la implantación es necesario que tomes una serie de precauciones.

• Asegúrate de que los equipos actuales van a ser capaces de soportar el proceso que está por llegar. En caso contrario, tienes que modernizarlo.
• Ofrece formación a los empleados que no cuenten con las competencias necesarias como para utilizar la nueva herramienta de automatización.
• Si la compañía no cuenta todavía con una política de gastos, ha llegado el momento de abordar la tarea.
• Una vez empiecen a llegar lo datos, tienes que analizarlos para poder detectar oportunidades de mejora.

A modo de resumen, automatizar la gestión de los gastos de empresa es el primer paso para simplificar el proceso, ahorrar dinero y optimizar recursos. Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, al mismo tiempo que se facilita la toma de decisiones basadas en análisis precisos.

¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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La Inteligencia Artificial ha supuesto un movimiento tecnológico de tal magnitud que su uso ha quedado ligado a lo que se prevé sea la quinta revolución industrial. Su potencial no ha hecho más que asomar la cabeza, pero ya nadie duda de que va a cambiar las reglas de juego en muchos sectores. Y el financiero será uno de los más beneficiados.

¿Qué ventajas ofrece? ¿Cuáles son los riesgos de no apostar por su implementación? A lo largo de este artículo analizaremos el papel que juega la IA en finanzas. Siempre con el foco puesto en la capacidad de esta tecnología para impulsar la innovación en la gestión de gastos profesionales.

La IA en finanzas: Impacto en el rol del CFO

Sabemos que la Inteligencia Artificial existe. Pero ¿realmente conocemos lo que hace? Sí, hemos oído hablar de ChatGPT y nos suena que sirve para analizar grandes cantidades de datos. Así que podemos encontrar respuesta a las preguntas más complicadas. O tener información suficiente como para adaptar los productos y servicios a cada cliente.

Pero… Si entramos más en detalle, vemos que tiene un montón de aplicaciones en el campo de las finanzas.

Beneficios de la IA para el departamento financiero

¿Qué puede ofrecer la IA para los responsables de área y los directores financieros?

• Gracias al análisis avanzado de datos, pueden obtener insights muy valiosos y estadísticas clave.
• Automatizar tareas repetitivas, como puede ser la conciliación bancaria o la gestión de los gastos de viaje profesionales.
• Recopilar y ordenar datos de forma inteligente. Esto puede servir para, por ejemplo, tomar decisiones estratégicas, basadas en datos fiables.
• Realizar previsiones y predicciones. Esto puede aplicarse desde la gestión del inventario hasta la mejora de la logística o las previsiones de ventas.
• Comprender mejor los mercados y a los clientes. Tendencias, preferencias, comportamientos de compra… La IA es capaz de darnos tanta información que ofrecer productos y servicios personalizados ya es una realidad.
• Cotejar facturas con recibos y órdenes de compra. Con ello, se evita que la empresa pague de más.
• Fomentar el cumplimiento de la política de gastos de la empresa.
• La IA permite automatizar el flujo de aprobación para que este se realice en el momento en el que se registra un gasto. Consecuentemente, también se agilizan los pagos y reembolsos.
• La identificación de patrones y tendencias sirve para detectar rápidamente posibles riesgos y fraudes asociados a las transacciones financieras.  
• Reducir los errores contables. Facturas duplicadas, importes incorrectos, gastos anómalos… La IA detecta rápidamente cualquier irregularidad.
• Habilitar la transparencia.
• Medir el rendimiento.
• Efectuar cálculos en tiempo real.
• Alertar de las desviaciones de presupuestos.
• Identificar las áreas que aportan mayor y menor rentabilidad.
• Mejorar el servicio de atención al cliente. Mediante chatbots o asistentes virtuales, se puede agilizar muchísimo el tiempo de respuesta.
• Cumplir con las obligaciones fiscales y aprovechar las deducciones disponibles.

En definitiva, la IA en finanzas aporta valor al negocio, logrando una mayor rentabilidad y una ventaja competitiva frente a la competencia.

Los riesgos de ignorar el potencial de la IA

Viendo las ventajas para los departamentos financieros, no es de extrañar que la mitad de los líderes del sector ya estén utilizando herramientas de IA. Este porcentaje subirá hasta el 75% en 2025, según un reciente estudio de Gartner.

De no hacerlo, las empresas corren el riesgo de perder atractivo a la hora de atraer talento (fuente: informe "Moneyy and Machines").  A esto hay que añadir el retraso frente sus competidores y la reducción de la productividad de sus empleados.

Casos de uso de la IA en la gestión de gastos de empresa

Mención aparte merece la automatización de procesos. Si bien esta es la aplicación más común de la Inteligencia Artificial en finanzas, “procesos” es un concepto demasiado genérico. Para tratar de concretar un poco, hablaremos de los casos de uso de esta tecnología en la gestión de gastos de empresa.

Digitalización de tickets y facturas mediante aprendizaje automático

Con la IA, el Reconocimiento Óptico de Caracteres da un salto abismal. Ya no se trata simplemente de convertir textos manuales o impresos en datos digitales. Ahora, gracias a los OCR con Inteligencia Artificial, es posible procesar documentos de forma más rápida y precisa.

Mediante una serie de algoritmos, los motores de reconocimiento son capaces de interpretar y extraer automáticamente la información de los documentos físicos. En tickets y facturas extraen número de ticket, CIF del proveedor, divisa, tipo de tasa, etc.

De esta forma, los campos de las notas de gastos se completan de manera automática. Además, las tecnologías más potentes, como es el caso de Okticket, son capaces de aprender con cada ticket registrado. Así, por ejemplo, si la primera vez no coge bien un campo, para las siguientes ya sabrá cómo rellenar esa información de forma correcta.

Las ventajas de eliminar la entrada manual de datos son numerosas. Aparte del ya consabido ahorro de tiempo y recursos, se minimizan los errores y se facilita la detección del fraude interno.

La seguridad de los análisis avanzados de datos

Ya hemos mencionado la utilidad de la Inteligencia Artificial para analizar grandes cantidades de datos que facilitan la toma de decisiones. Pero hay que añadir las posibilidades que ofrecen estas técnicas analíticas a la hora de detectar patrones de gasto sospechosos.

En caso de que los responsables de finanzas de una empresa tengan dudas sobre algún comportamiento de gasto, ya no tienen que hacer las comprobaciones a mano. Pueden establecer alertas que detecten y avisen de los incumplimientos de las reglas de gasto establecidas.

También hay que tener en cuenta que los algoritmos son capaces de identificar nuevos patrones de fraude basándose en casos anteriores. Con ello, es poco factible que se produzcan los típicos tipos de fraude (tickets duplicados, antiguos, borrosos o con importes que sobrepasan la política de gastos, por ejemplo).

IA integrada con sistemas contables

Todo los que hemos visto hasta ahora permite agilizar el control y gestión de los gastos profesionales. Pero si agregas IA a tu ERP, el proceso se optimizará al máximo.

Los gastos digitalizados con una aplicación de gastos de empresa se vuelcan automáticamente en el ERP para su contabilización inmediata. La inteligencia artificial se encarga de comprobar que todo es correcto.

De esta forma, los departamentos financieros cambiarán la recopilación por el análisis de datos. Y los informes basados en el pasado, dejan paso a las proyecciones a futuro.

En resumen: La IA en finanzas permite incrementar los beneficios, mejorar la eficiencia operacional, ahorrar costes, tomar decisiones efectivas, personalizar productos y servicios, reducir riesgos, automatizar operaciones, crear oportunidades y personalizar la experiencia del cliente. Menos recursos, mayor rentabilidad.

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Contabilizar de forma correcta los gastos de empresa es fundamental para tener una visión más fiable y real de la situación financiera. Además, es necesario de cara a su posterior justificación. ¿Tienes clara la diferencia entre la cuenta 629, la 627, la 623 o la 640?

Es frecuente que el asiento de ciertos gastos corporativos genere dudas. Suele ocurrir, por ejemplo, con la contabilización de los gastos de viajes de empresa. Para tratar de arrojar luz sobre este asunto, a lo largo de este post analizaremos las particularidades de la cuenta contable 629. ¿Qué es? ¿Para qué se utiliza? ¿Qué gastos no deberían incluirse?

Iremos respondiendo a estas preguntas. Pero para hacerlo de forma más entendible, comenzaremos por hacer un repaso rápido al cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC).

Tipos de cuentas contables: Las peculiaridades del grupo sexto

Dentro del PGC encontramos 195 cuentas contables distribuidas en nueve grupos:

• Grupo 1: Financiación básica.
• Grupo 2: Activo no corriente.
• Grupo 3: Existencias.
• Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
• Grupo 5: Cuentas financieras.
• Grupo 6: Compras y gastos.
• Grupo 7: Ventas e ingresos.
• Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto.
• Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto.

En este post vamos a centrarnos en el grupo sexto (“compras y gastos”). Aquí, encontramos 10 grupos contables:

• 60: Compras.
• 61: Variación de existencias.
• 62: Servicios exteriores. Agrupa varias subcuentas que representan las remuneraciones a que tiene derecho el trabajador, tanto en efectivo como en especie, así como distintas contribuciones. Pueden ser gastos en I+D, alquileres, transporte, etc.
• 63: Tributos, impuestos y tasas.
• 64: Gastos de personal: sueldos, indemnizaciones, seguridad social, retribuciones…
• 65: Otros gastos de gestión.
• 66: Gastos financieros.
• 67: Pérdidas procedentes de activos no corrientes y gastos excepcionales.
• 68: Dotaciones para amortizaciones.
• 69: Pérdidas por deterioro y otras dotaciones.

¿Qué es la cuenta 629?

De todos ellos, el subgrupo 62 es uno de los más confusos. Y no es de extrañar, puesto que es fácil cometer errores a la hora de imputar gastos. Por ejemplo, los gastos de transporte van en la cuenta 624, mientras que los de locomoción se deben contabilizar en la cuenta 629 del Plan General Contable.

De hecho, la cuenta 629 “Otros servicios” es una especie de cajón de sastre al que van a parar todos los gastos en servicios exteriores que no encajan en categorías más específicas del subgrupo 62.

Pero esto no quiere decir que puedan incluirse todos los gastos generales. Solo las compras que están relacionadas con el ejercicio de la actividad empresarial. Principalmente, los gastos de los viajes de empresa.

¿Para qué se utiliza la cuenta 629 del PGC? Evita los errores más frecuentes

Veamos algunos ejemplos de gastos de empresa que están incluidos en esta cuenta contable de gastos:

• Los gastos de manutención, alojamiento y locomoción en viajes de negocios: kilometraje, gasolina, tickets de restaurantes, hoteles, billetes de tren, de avión, peajes o aparcamiento, entre otros.
• Las dietas o viáticos. Es decir, el dinero que se adelanta a los empleados en movilidad en previsión de los gastos de alojamiento y manutención que va a generar un desplazamiento. Aquí hay que aclarar que, si la dieta se incluye en la nómina, debería contabilizarse en la cuenta 640.
• Gastos derivados de la Inspección Técnica de Vehículos de los vehículos de empresa.
• Gastos de teléfono.
• El material de oficina (sellos, tóner, folios, artículos de escritura…)
• Los servicios web (pago del dominio, por ejemplo).
• Los cursos de formación también se contabilizan aquí.

Diferencias entre la cuenta 629 y la cuenta 627

En cambio, no estarían incluidos los gastos ocasionados para lograr un fin comercial. Ni siquiera cuando los empleados tengan que desplazarse.

En este supuesto estaríamos hablando de gastos de representación. Y como tales, deben asentarse en la cuenta 627, la destinada a “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”.

Los ejemplos más frecuentes son los regalos de empresa o las comidas con clientes.

El merchandising o las campañas publicitarias también se contabilizan en la cuenta contable 627.

La importancia de mantener una correcta contabilidad de la cuenta 629

Cometer un error al contabilizar los gastos que deben anotarse en la cuenta 629 es fácil. Pero si logras hacerlo correctamente, tu empresa obtendrá muchos beneficios.

• El control y seguimiento de los gastos se simplifica.
• La contabilidad será mucho más precisa y detallada.
• Es más fácil cumplir con las obligaciones fiscales.
• Tener una visión clara y realista de todos los gastos ayuda a tomar decisiones más racionales.
• Si se produce una auditoría contable , la cuenta contable 629 se revisa para comprobar que los gastos son reales y están bien clasificados. Por tanto, cuanto más precisa sea, más transparente serán las prácticas contables a los ojos del auditor.

¿Quieres mejorar tu eficiencia contable? La forma más rápida de acabar con los errores manuales es automatizar la gestión de los gastos de empresa.

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Contabilizar los gastos de viajes de negocios: Cómo te ayuda Okticket

Herramientas como Okticket te permiten registrar todos los gastos que deben ir a la cuenta 629, entre otras.

En cuanto los gastos se han digitalizado, quedan almacenados y ordenados en un entorno cloud seguro. De esta forma, el departamento financiero siempre tendrá acceso rápido a la información que necesite.

Una sola plataforma basta para simplificar el proceso:

• Con una simple foto realizada desde la app, el gasto queda digitalizado y registrado.
• El revisor puede comprobar las hojas de gastos en el momento.
• El departamento financiero no tiene que esperar a final de mes para tramitar los gastos.  
• Gracias a la integración de Okticket con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado, la contabilización se realiza de forma automatizada.

Y muy importante. Recuerda que los gastos corporativos deben estar justificados de forma adecuada de cara a su presentación antes Hacienda. Con Okticket tendrás la seguridad de que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Si quieres mantener la contabilidad de los gastos de viaje a raya, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Gestionar los gastos profesionales ya de por sí es un desafío para los departamentos financieros. Pero hacerlo a mano o con herramientas de gestión ineficaces, lo complica aún más. ¿Quieres llevar la contabilidad al siguiente nivel? El primer paso es la digitalización de gastos de empresa.

Para corroborar la afirmación anterior, solo tienes que hablar con los departamentos de back office de tu organización. Si todavía sufren los procesos anticuados, probablemente las quejas que más se repitan estén relacionadas con los errores humanos y el tiempo empleado en tareas de escaso valor.

¿De verdad te compensa seguir lidiando con notas de gastos en papel? ¿Con archivos repletos de tickets y facturas que debes conservar durante cinco años? ¿Con el enfado de los viajeros de negocios que no acaban de recibir los reembolsos de los gastos adelantados de su bolsillo?

Y eso, por no hablar del incumplimiento de la política de gastos de la empresa. En un artículo anterior adelantábamos que el coste derivado de las irregularidades en los gastos de viajes de negocios es de 500 euros de media al mes.

Una vez dicho todo esto, queda clara la importancia de implantar herramientas de digitalización de recibos que sean eficaces. Y homologadas por la Agencia Tributaria. Solo así, los justificantes digitalizados tengan la misma validez legal que los originales en papel (la digitalización certificada queda establecida en el artículo 7 de la orden EHA/962/2007)

Beneficios de automatizar el control de gastos profesionales

Reporte de gastos en tiempo y forma, ahorro de tiempo de gestión y validación, reducción del fraude interno, agilidad en los reembolsos... La gestión digital de los gastos de empresa beneficia a todo el equipo. A continuación, repasamos las ventajas más destacables.

CFO: Por fin tendrá tiempo para tareas de valor

A priori, el departamento que más beneficios obtiene de contar con una herramienta como Okticket es el de Finanzas. ¿Qué van a conseguir?

• Ahorro de tiempo en el proceso de control, validación y gestión de las hojas de gastos. ¿Sabías que con Okticket puedes ahorrar un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas?
• Gestión en tiempo real, con uniformidad de formatos (y desde una única plataforma).
• Visualización, revisión y aprobación desde cualquier lugar y dispositivo móvil, incluido el smartphone.
• Cumplimiento de la política de gastos corporativa.
• Reducción de errores contables. ¿Sabías que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo?
• Freno a los casos de fraude interno . Más de la mitad de las empresas españolas lo sufre cada año.
• Es posible obtener una trazabilidad de los gastos prácticamente instantánea. En cuanto un empleado haga una compra y la registre en la app de gastos, ya es posible visualizar el movimiento.
• La información de gastos se almacena de forma ordenada. Conveniente ¿verdad?
• Seguridad: lo normal es que la información se guarda en la nube, en un entorno seguro.
• Sostenibilidad: el gasto de papel se reduce al mínimo.

Recursos Humanos: Mejora del clima laboral

¿Crees que la digitalización de gastos de empresa solo tiene un impacto positivo en los departamentos financieros?  Podemos asegurarte que el área de RRHH también se beneficia de manera directa.

Piensa: ¿Quién tiene que lidiar con los conflictos entre el departamento financiero y los empleados por culpa de las discrepancias con los justificantes de gastos? ¿A quién acaban yendo a protestar los trabajadores cuando los reembolsos del dinero adelantado de su bolsillo no acaban de llegar?

Está demostrado que las herramientas tecnológicas fomentan el bienestar laboral, y este es un punto importantísimo para Recursos Humanos. Ya se sabe: Empleados felices, empleados más productivos.

Empleados: Pueden centrarse en vender

Los primeros en sufrir la gestión manual de las notas de gastos son los propios trabajadores. Sobre todo, aquellos que viajan de forma habitual y que tienen que pasarse horas rellenando el Excel cuando vuelven a la oficina.

Por tanto, también se benefician directamente si la dirección decide digitalizar los gastos de empresa. Algunas de las ventajas que notarán desde el primer momento:

• Rapidez en el reporte. Justificar los gastos de empresa es cuestión de minutos. Además, pueden reportar los gastos en el momento desde su móvil, estén donde estén. Sin necesidad de acudir a la oficina ni de rellenar notas de gastos.
• Se acabó el perder dinero por culpa de tickets perdidos o deteriorados.
• Los trabajadores que han adelantado dinero de su bolsillo reciben el reembolso mucho antes.

Eso sí, para garantizar que los viajeros de negocios utilicen la solución que contrates, lo ideal sería que te aseguraras de que es rápida y fácil de utilizar.

Ventajas para el CIO

Lo ideal sería que las aplicaciones de gastos también pensaran en el departamento de IT. Al fin y al cabo va a ser el que sufra las consecuencias de una interfaz poco amigable o con fallos en las integraciones, por poner algunos ejemplos. ¿Qué busca el CIO?

• Implantación ágil y sencilla.
• Integraciones nativas y simples. O en su defecto, una API completa para poder coger la información que necesita.
• Interlocución técnica con personas que hablen su mismo lenguaje.
• Un equipo de soporte por parte del proveedor que responda las dudas de los usuarios y así no acudan a él continuamente.

5 pasos clave para afrontar con éxito la digitalización de gastos de empresa

A pesar de todas esas ventajas, a algunas empresas les cuesta animarse a digitalizar la gestión de las hojas de gastos. ¿Resistencia al cambio? ¿Miedo a las brechas de seguridad? ¿Falta de confianza en un retorno rápido de la inversión?

Sea cual sea el motivo, antes o después muchas acabarán dando el paso. ¿Tu organización está prácticamente convencida de que una herramienta digital es lo que necesita para optimizar la contabilidad? Entonces necesitarás un buen plan de digitalización de gastos profesionales.  

¿Qué pasos necesitarás dar para elaborar dicha estrategia?

1. Fijar la prioridades y objetivos. Estos deben ser cuantificables, realistas, acotados en el tiempo y adaptados a cada empresa.

2. Comparar varias herramientas para asegurarte de que la que contrates sea la que necesitas. ¿Qué características debería tener?

• Puesta en marcha rápida y sencilla.
• Facilidad de uso.
• Reconocimiento automático de la información del gastos de tickets y facturas.
• Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada cliente.
• Escalabilidad para adaptarse al crecimiento de la compañía y a las necesidades que puedan ir surgiendo.
• Posibilidad de visualizar la información de los gastos en tiempo real.
• Acompañamiento antes, durante y después de la implantación.
• Soporte cercano, continuado, por teléfono y por email.
• Integración con el ERP, software de Recursos Humanos o sistemas  de gestión empresarial que utilices en tu organización.
• Conciliación bancaria.
• Mantenimiento de la información en un entorno seguro.
• Posibilidad de exportar informes.
• Homologación por la Agencia Tributaria.

3. Modernizar los equipos para que sean capaces de soportar la gran cantidad de datos que van a tener que procesar de ahora en adelante

4. Capacitar a los trabajadores para que adquieran las competencias necesarias para utilizar sin problema las nuevas herramientas. De hecho, la falta de talento digital es una de las barreras con las que se están encontrando muchas empresas que quieren transformarse digitalmente. Si la formación no es suficiente, el paso número cinco debería ser la incorporación de nuevos talentos con habilidades digitales.

5. Analizar los datos recopilados para detectar posibles errores, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones estratégicas.

¿Estás pensando en digitalizar los gastos de viaje profesionales? Okticket es una herramienta ágil y sencilla pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gastos, desde el momento en que se efectúa el gasto, hasta los procesos de validación, control y tramitación contable.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Aumentar los beneficios y reducir costes. La clave para que una empresa escale no es ningún misterio. En este camino al éxito, es muy importante gestionar los recursos de forma adecuada. También hacer lo posible para optimizar los procesos financieros. Para esto último es fundamental contar con una app de control de gastos de empresa.

¿Cómo funcionan estas herramientas? ¿Qué beneficios aportan para los departamentos de back office?¿En qué debes fijarte para escoger la que mejor se ajusta a tus necesidades?¿Cuáles son las mejores? A lo largo de este artículo responderemos todas tus dudas.

La importancia de contar con un software de gestión de gastos de empresa

Dar seguimiento a los gastos profesionales es una tarea complicada, máxime cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas. ¿Te imaginas poder controlar al detalle todos los pagos efectuados por los trabajadores? ¿Rastrear cada transacción? ¿Tener los gastos ordenados por categorías y departamentos?

Muchas ventajas, una sola herramienta

1. Al digitalizar y automatizar la gestión de las notas de gastos ahorrarás un montón de horas. Podrás invertirlas en realizar tareas que aporten más valor. Analizar datos, por ejemplo. ¿De cuánto tiempo hablamos? Depende de la herramienta que implantes. Lo que sí te podemos asegurar es que con Okticket dedicarás un 80% menos del tiempo a tareas administrativa. Calcula cuánto tiempo tardas ahora en realizar ese mismo proceso de forma manual.
2. Pasarás de no saber a dónde se ha ido el dinero a controlar hasta el último céntimo en tiempo real. En cuanto un empleado haga una compra y la registre en la app de gastos, ya podrás visualizar el movimiento. Fecha, hora, importe, lugar, categoría de comercio… La trazabilidad es absoluta.
3. ¿Y qué me dices de la posibilidad de atribuir un gasto a un determinado departamento, proyecto, centro de coste o empleado?
4. Si te preocupa el cumplimiento de la política de gastos, si te encuentras con errores derivados de la gestión manual de las notas de gastos o si has sufrido algún caso de fraude interno, es porque las medidas que has tomado no son suficientes. ¿Sabías que las aplicaciones de control de gastos permiten dejar atrás las irregularidades en el reporte y gestión de gastos profesionales? Y si por casualidad se produce alguna compra que no se ajusta a la política de empresa, podrás localizarla rápidamente. Eso si antes no has recibido una notificación alertándote de los comportamientos de gasto no deseados.
5. El control se intensifica si la solución elegida también ofrece tarjetas de empresa con límites que se ajusten a la política de gastos empresariales.
6. ¿Necesitas controlar todo el proceso de validación? Desde el envío a revisión hasta la liquidación, lo normal es que puedas personalizar el flujo de aprobación de los gastos.
7. Todo lo que hemos mencionado hasta ahora supone una mejora importante. Pero si hay algo que los directores financieros realmente valoran es tener la información guardada de forma ordenada, en un entorno completamente accesible. ¿Te imaginas tener todos los gastos agrupados por categorías? Esto te permitirá identificar patrones de gasto y áreas de oportunidad de mejora, lo que ya de por sí es una gran ventaja.

10 claves para elegir una app de control de gastos de empresa

¿Todavía sigues gestionando las notas de gastos de forma manual? ¿Ya cuentas con una solución de control de gastos, pero no acaba de convencerte? Tanto si estás pensando en contratar una herramienta de gestión de los gastos de tu organización como en cambiar la actual, debes tener en cuenta una serie de consejos que te ayudarán a encontrar la mejor.

¿Qué características son innegociables?

1. Usabilidad. Si la app que implantes no es fácil de utilizar, los trabajadores no van a querer usarla.  Concusión, te habrás gastado el dinero para nada.
2. Inmediatez. Asegúrate de que el proceso de implantación va a ser rápido, sencillo y con acompañamiento por parte del proveedor.
3. Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial. Asegúrate de que hay un conector que te permita pasar los gastos de la app a tu software de contabilidad de forma simple y automatizada.
4. Del mismo modo, te resultará muy útil disponer de conciliación bancaria automática.
5. Flexibilidad. Ninguna empresa es igual, y por eso es importante decantarse por una aplicación que se adapte a las necesidades de cada usuario.
6. Multidivisa. Si tus equipos viajan fuera de la zona Euro, asegúrate de que la app es capaz de hacer la conversión desde la divisa correspondiente al Euro.
7. Seguimiento de los gastos en tiempo real, por usuario y por categoría.
8. Validez legal. Probablemente uno de los objetivos sea digitalizar los tickets y facturas para deshacerte del papel,. En este caso, comprueba que la app de control de gastos está homologada por la Agencia Tributaria.  Solo así te asegurarás de que el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
9. Seguridad: ¿La información de los gastos de tu empresa se van a guardar en un entorno seguro?
10. Soporte telefónico local e interlocución con personas.

Okticket: Cómo funciona la app de gastos de viaje profesionales más rápida y potente del mercado

¿Existe alguna aplicación que reúna tantos requisitos? Nosotros conocemos al menos una. Okticket ofrece todo eso, y mucho más. ¿Por ejemplo?

• Velocidad en la digitalización de tickets y facturas. La potente tecnología desarrollada por Okticket consigue que tus empleados reporten los gastos de sus viajes de negocios al momento, en lugar de dejarlo para final de mes. Con una simple foto, la información queda digitalizada al instante y accesible para el departamento financiero.
• Integración con los principales ERP, softwares de RRHH y sistemas de Business Intelligence del mercado.
• Lógica personalizada para tomar decisiones de aprobación o rechazo de hojas de gasto, basándonos en los criterios establecidos por tu departamento financiero.
• Conciliación bancaria automática de los pagos realizados con tarjeta.
• Tarjeta de empresa física o virtual. La OKT Card te permite configurar límites por usuario, por categoría o por periodo de tiempo.  
• Flujo de aprobación ágil y personalizado, generación de informes de una forma rápida y envío de alertas ante comportamientos de gasto que no se ajusten a la política de viajes de la empresa.
• Cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, el importe se pasará al equivalente a esta moneda. Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo.
• Retorno rápido de la inversión. Empezarás a recuperar tu dinero desde el primer momento.
• Garantía legal. Okticket está homologado por la Agencia Tributaria, por lo que tus tickets y facturas tendrán la misma validez que si los presentaras en papel.

¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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