El sector financiero se encuentra en plena transición hacia un nuevo marco normativo. Si en 2023 la regulación se centró en la sostenibilidad y las finanzas digitales, este año se espera la aprobación de una serie de textos legales. En este artículo abordaremos uno de los que más repercusión va a tener: El anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero.

En el momento de escribir este artículo, el texto se encontraba en fase de consulta pública (lo estará hasta el 30 de abril de 2024). Con ello, el Gobierno busca recoger las reivindicaciones, necesidades y opiniones de las personas y entidades interesadas en la citada norma.  La finalidad última es garantizar la seguridad y la protección del cliente.

Objetivos del anteproyecto de ley para la digitalización y modernización del sector financiero

¿Cómo afectará la regulación a las partes implicadas? Para responder a esta pregunta hay que empezar por repasar los objetivos de la consulta pública. Según se desprende del texto, son tres:

1. La transposición de directivas europeas relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero:

• DORA
• MiCA
• AMLD
• Directiva 98/266 (firmeza de la liquidación en los sistemas de pagos y de liquidación de valores)
• Directiva 2023/2864 (modificación de determinadas directivas referentes al establecimiento y el funcionamiento del punto de acceso único europeo).

2. La implementación de disposiciones contenidas en Reglamentos europeos relevantes para la digitalización y la modernización del sector financiero, tales como el 2022/2554 (DORA), el 2023/1114 (MiCA) y el 260/2012 (SEPA).

3. El análisis de las diferentes iniciativas nacionales en materia de digitalización financiera. Para ello, aborda cuatro temas importantes:

• La resiliencia operativa digital del sistema de pagos español.
• El régimen jurídico de la representación de valores negociables en criptoactivos y tecnología de registros distribuidos.
• El establecimiento de un punto de acceso único europeo para la información financiera y no financiera de los intervinientes en los mercados financieros.
• El sandbox financiero en España.

Resumiendo, la ley para la digitalización del sector financiero tiene como fin:

• Asegurar un sistema de pagos competitivo y al mismo tiempo, acorde a las necesidades de la ciudadanía.
• Garantizar la ciberresiliencia del sistema financiero.
• Aportar seguridad jurídica y protección a los inversores.

"Como regulador, resulta crucial para nosotros incentivar la innovación, para mantener un sistema financiero competitivo, estableciendo al mismo tiempo las cautelas necesarias para permitir un mejor funcionamiento del sector, garantizando la confianza y protección del cliente y previniendo riesgos sobre la estabilidad financiera" (Carla Díaz Álvarez de Toledo, directora general del Tesoro y Política Financiera)

¿Qué va a suponer para las empresas la ley para la digitalización del sector financiero?

No cabe duda de que el anteproyecto de ley y proyecto de real decreto para la digitalización y modernización del sector financiero ofrecerá diversas oportunidades para las empresas españolas. Especialmente para las orientadas a servicios de finanzas.

A continuación, listamos las principales implicaciones para un SaaS Fintech como Okticket.

Optimización de la eficiencia operativa

La digitalización de los servicios financieros facilita procesos más rápidos y eficientes, desde los pagos instantáneos hasta la gestión automatizada de las gestiones financieras. Con ello, se reducen significativamente los costes operativos empresariales.

Mayor acceso a financiación

Gracias a la implementación del punto de acceso único europeo, las pymes españolas podrán recabar más información clave para poder optar a financiación (tanto a nivel nacional como europeo).

Innovación en Productos y Servicios Financieros

Una vez haya un entorno normativo actualizado, las empresas podrán ofrecer alternativas a los productos financieros tradicionales (soluciones basadas en criptoactivos o tecnología blockchain, por ejemplo).

Expansión en servicios de ciberresiliencia

También es importante destacar la mejora de la resiliencia operativa digital de entidades e infraestructuras financieras. En este punto hay que recordar que se va a establecer un marco normativo nacional que sancionará los incumplimientos. También se designarán autoridades competentes para su supervisión.

Fortalecimiento de la ciberseguridad

La citada obligación de cumplir con estándares de ciberresiliencia más estrictos fomentará la adopción de mejores prácticas en seguridad cibernética en todas las empresas. Esto contribuirá a proteger la información sensible y a fortalecer la confianza en el entorno digital.

Promoción de la competitividad a nivel global

Las nuevas regulaciones europeas facilitarán la adopción de tecnología adaptadas. Como consecuencia, las empresas serán más competitivas en el mercado internacional.

Estimulación de la colaboración entre bancos y empresas Fintech

La digitalización y modernización del sector financiero requerirá de infraestructuras tecnológicas capaces de soportar todas las herramientas. Por tanto, subirá la demanda de soluciones que ofrezcan servicios en la nube y de plataformas de análisis de datos.

Conclusiones

En definitiva, las nuevas oportunidades que surgirán vendrán a fomentar un entorno empresarial más dinámico, resiliente y competitivo a nivel internacional.

¿Quieres empezar desde ya a ser más competitivo? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Los gastos a los que debe enfrentarse cada mes una organización son inevitables. Lo que sí tiene fácil solución es su gestión ineficiente. ¿Quieras recuperar el control financiero? Empieza por automatizar la gestión de gastos de empresa.

¿Qué es la automatización? ¿Para qué sirve? ¿Por qué la necesitas? Sigue leyendo para descubrir las ventajas de dejar a un lado los procesos manuales y apostar por una solución que te permite ahorrar tiempo y recursos.

Desde digitalizar tickets y facturas hasta detectar errores a lo largo del flujo de validación. Las herramientas de automatización de notas de gastos benefician a todas las personas involucradas en el proceso de reporte y validación. Independientemente del tamaño, la ubicación o el sector de actividad de la compañía.

Del archivador a la nube: Beneficios de automatizar la gestión de gastos de empresa

Quienes todavía siguen lidiando con las hojas de cálculo y los justificantes en papel saben muy bien los lento que resulta el proceso de gestión de gastos. Por no hablar de lo fácil que resulta cometer un error. Dependiendo del volumen de notas de gastos, el coste puede cuantificarse en miles de euros.

Solo ese ahorro económico ya debería ser motivo suficiente para implantar una aplicación de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Quieres más motivos de por qué la necesitas?

• Pasarás de tener que esperar a fin de mes para conocer el estado de las cuentas a disponer de la información en tiempo real.
• Toda esa información que ahora tienes dispersa en un montón de papeles y formatos estará guardada en una única plataforma. Y lo que es mejor: ordenada para que puedas consultar solo los datos que necesites en cada momento. Por fin podrás hacer los informes que siempre has querido: detallados, con información fiable, de forma ágil y sencilla.
• Los errores derivados de la gestión manual dejarán paso a un control más preciso, en el que no hay cabida para los incumplimientos de las políticas de gastos.
• Incluso los reembolsos se agilizarán. Podrás realizar al instante las aprobaciones que ahora pueden tardar semanas. Todos contentos. Los empleados recuperan el dinero adelantado mucho antes y el departamento de finanzas puede pasar a otra tarea rápidamente.

En definitiva, automatizar la gestión de los gastos de empresa es la senda que te guiará hacia un control financiero óptimo. Más rentable, más preciso, más inteligente.

Integración de sistemas: Registra en la app, contabiliza en tu ERP

Espera, que todavía no hemos acabado. Las soluciones de automatización más potentes se integran con otras herramientas de gestión empresarial.

¿Qué ERP utilizas en tu empresa?  Okticket te ofrece conectores bidireccionales y evolutivos con los principales sistemas de ERP, RRHH y BI del mercado.

Cómo empezar a automatizar el proceso de gestión de gastos

Si has llegado hasta aquí probablemente sea porque estés pensando en contratar una herramienta para automatizar la gestión de gastos. ¿O quizá ya tienes una, pero hay algún aspecto que no acaba de convencerte? Sea como sea, lo más recomendable es que te tomes un tiempo para evaluar qué necesitas.

1. Lo primero que deberías hacer es identificar las necesidades de tu empresa.  ¿Qué problema estás tratando de resolver? Ahorrar tiempo, frenar el fraude interno, reducir errores…
2. También debes tener en cuenta cómo es el actual proceso de pagos y reembolsos. ¿Los empleados adelantan el dinero de su bolsillo o pagan con tarjeta de empresa? ¿Existe un flujo de aprobación bien definido o los trabajadores llegan con el ticket y se les realiza el reembolso sobre la marcha?
3. Una vez tengas una idea de qué debes pedirle a la herramienta de automatización de gastos a implantar, ya puedes empezar a comparar las diferentes opciones existentes en el mercado. ¿En qué debes fijarte? Te lo contamos en el siguiente punto.

¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar gastos de empresa?

Una solución de automatización debe contar con una serie de características clave.

Accesibilidad

La sencillez de uso es fundamental para garantizar que los usuarios van a utilizarla. A esto hay que añadir la conveniencia de contar con una app móvil. De esta forma, los empleados pueden entrar a reportar y/o gestionar los gastos en el momento.

Personalización

Nos hemos acostumbrado a encontrarnos con sistemas que ofrecen una serie de funcionalidades estándar a las que tenemos que adaptarnos. Pero lo ideal es que la solución que elijas sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades de cada cliente.

Integración

Otro aspecto importantísimo es que la herramienta de automatización sea capaz de conectarse con software de contabilidad que utilices en tu empresa. De esta forma, los gastos que se registran en la app se volcarán automáticamente para su contabilización en tu ERP o sistema de gestión empresarial.

Rapidez

El principal objetivo de una herramienta de automatización es que ahorre tiempo a los equipos. De ahí la importancia de asegurarse de que la tecnología elegida sea rápida extrayendo los datos, registrando la información y automatizando el flujo de aprobación.

En este sentido, Okticket te ahorra el 80% del tiempo con respecto a la gestión manual de gastos profesionales. Además, el proceso de implantación es rápido, sencillo y con acompañamiento.

Múltiples opciones de atención al cliente

Cuantas más opciones tengas para ponerte en contacto con el servicio de Soporte, mucho mejor. Poder obtener atención por correo electrónico y por chat es muy cómodo, pero algunas veces necesitamos hablar con alguien en persona.

En Okticket también ofrecemos soporte telefónico local.

Otros requisitos importantes

• Posibilidad de establecer límites y alertas alineados con la política de gastos de tu empresa.
• Conciliación bancaria automática.
• Conversión automática desde cualquier divisa a euros. Esta característica es especialmente relevante si en tu empresa hay empleados que viajan fuera de la zona euro.
• Seguimiento de los gastos en tiempo real.
• Flexibilidad para poder pagar como quieras (en efectivo, con la tarjeta de tu empresa, con tarjeta gasolina, etc.)
• Clasificación de los gastos por usuarios y categorías.
• Capacidad para adaptarse al crecimiento de tu empresa.
• Homologación por parte de la Agencia Tributaria. Solo así podrás deshacerte de los tickets y facturas en papel.
• Garantía de que los gastos de tu empresa van a quedar almacenados en un entorno seguro.

Consejos para aumentar el impacto de la automatización de gastos

Pero el proceso no se acaba con la puesta en marcha del software de automatización de gastos.  De forma paralela a la implantación es necesario que tomes una serie de precauciones.

• Asegúrate de que los equipos actuales van a ser capaces de soportar el proceso que está por llegar. En caso contrario, tienes que modernizarlo.
• Ofrece formación a los empleados que no cuenten con las competencias necesarias como para utilizar la nueva herramienta de automatización.
• Si la compañía no cuenta todavía con una política de gastos, ha llegado el momento de abordar la tarea.
• Una vez empiecen a llegar lo datos, tienes que analizarlos para poder detectar oportunidades de mejora.

A modo de resumen, automatizar la gestión de los gastos de empresa es el primer paso para simplificar el proceso, ahorrar dinero y optimizar recursos. Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, al mismo tiempo que se facilita la toma de decisiones basadas en análisis precisos.

¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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La Inteligencia Artificial ha supuesto un movimiento tecnológico de tal magnitud que su uso ha quedado ligado a lo que se prevé sea la quinta revolución industrial. Su potencial no ha hecho más que asomar la cabeza, pero ya nadie duda de que va a cambiar las reglas de juego en muchos sectores. Y el financiero será uno de los más beneficiados.

¿Qué ventajas ofrece? ¿Cuáles son los riesgos de no apostar por su implementación? A lo largo de este artículo analizaremos el papel que juega la IA en finanzas. Siempre con el foco puesto en la capacidad de esta tecnología para impulsar la innovación en la gestión de gastos profesionales.

La IA en finanzas: Impacto en el rol del CFO

Sabemos que la Inteligencia Artificial existe. Pero ¿realmente conocemos lo que hace? Sí, hemos oído hablar de ChatGPT y nos suena que sirve para analizar grandes cantidades de datos. Así que podemos encontrar respuesta a las preguntas más complicadas. O tener información suficiente como para adaptar los productos y servicios a cada cliente.

Pero… Si entramos más en detalle, vemos que tiene un montón de aplicaciones en el campo de las finanzas.

Beneficios de la IA para el departamento financiero

¿Qué puede ofrecer la IA para los responsables de área y los directores financieros?

• Gracias al análisis avanzado de datos, pueden obtener insights muy valiosos y estadísticas clave.
• Automatizar tareas repetitivas, como puede ser la conciliación bancaria o la gestión de los gastos de viaje profesionales.
• Recopilar y ordenar datos de forma inteligente. Esto puede servir para, por ejemplo, tomar decisiones estratégicas, basadas en datos fiables.
• Realizar previsiones y predicciones. Esto puede aplicarse desde la gestión del inventario hasta la mejora de la logística o las previsiones de ventas.
• Comprender mejor los mercados y a los clientes. Tendencias, preferencias, comportamientos de compra… La IA es capaz de darnos tanta información que ofrecer productos y servicios personalizados ya es una realidad.
• Cotejar facturas con recibos y órdenes de compra. Con ello, se evita que la empresa pague de más.
• Fomentar el cumplimiento de la política de gastos de la empresa.
• La IA permite automatizar el flujo de aprobación para que este se realice en el momento en el que se registra un gasto. Consecuentemente, también se agilizan los pagos y reembolsos.
• La identificación de patrones y tendencias sirve para detectar rápidamente posibles riesgos y fraudes asociados a las transacciones financieras.  
• Reducir los errores contables. Facturas duplicadas, importes incorrectos, gastos anómalos… La IA detecta rápidamente cualquier irregularidad.
• Habilitar la transparencia.
• Medir el rendimiento.
• Efectuar cálculos en tiempo real.
• Alertar de las desviaciones de presupuestos.
• Identificar las áreas que aportan mayor y menor rentabilidad.
• Mejorar el servicio de atención al cliente. Mediante chatbots o asistentes virtuales, se puede agilizar muchísimo el tiempo de respuesta.
• Cumplir con las obligaciones fiscales y aprovechar las deducciones disponibles.

En definitiva, la IA en finanzas aporta valor al negocio, logrando una mayor rentabilidad y una ventaja competitiva frente a la competencia.

Los riesgos de ignorar el potencial de la IA

Viendo las ventajas para los departamentos financieros, no es de extrañar que la mitad de los líderes del sector ya estén utilizando herramientas de IA. Este porcentaje subirá hasta el 75% en 2025, según un reciente estudio de Gartner.

De no hacerlo, las empresas corren el riesgo de perder atractivo a la hora de atraer talento (fuente: informe "Moneyy and Machines").  A esto hay que añadir el retraso frente sus competidores y la reducción de la productividad de sus empleados.

Casos de uso de la IA en la gestión de gastos de empresa

Mención aparte merece la automatización de procesos. Si bien esta es la aplicación más común de la Inteligencia Artificial en finanzas, “procesos” es un concepto demasiado genérico. Para tratar de concretar un poco, hablaremos de los casos de uso de esta tecnología en la gestión de gastos de empresa.

Digitalización de tickets y facturas mediante aprendizaje automático

Con la IA, el Reconocimiento Óptico de Caracteres da un salto abismal. Ya no se trata simplemente de convertir textos manuales o impresos en datos digitales. Ahora, gracias a los OCR con Inteligencia Artificial, es posible procesar documentos de forma más rápida y precisa.

Mediante una serie de algoritmos, los motores de reconocimiento son capaces de interpretar y extraer automáticamente la información de los documentos físicos. En tickets y facturas extraen número de ticket, CIF del proveedor, divisa, tipo de tasa, etc.

De esta forma, los campos de las notas de gastos se completan de manera automática. Además, las tecnologías más potentes, como es el caso de Okticket, son capaces de aprender con cada ticket registrado. Así, por ejemplo, si la primera vez no coge bien un campo, para las siguientes ya sabrá cómo rellenar esa información de forma correcta.

Las ventajas de eliminar la entrada manual de datos son numerosas. Aparte del ya consabido ahorro de tiempo y recursos, se minimizan los errores y se facilita la detección del fraude interno.

La seguridad de los análisis avanzados de datos

Ya hemos mencionado la utilidad de la Inteligencia Artificial para analizar grandes cantidades de datos que facilitan la toma de decisiones. Pero hay que añadir las posibilidades que ofrecen estas técnicas analíticas a la hora de detectar patrones de gasto sospechosos.

En caso de que los responsables de finanzas de una empresa tengan dudas sobre algún comportamiento de gasto, ya no tienen que hacer las comprobaciones a mano. Pueden establecer alertas que detecten y avisen de los incumplimientos de las reglas de gasto establecidas.

También hay que tener en cuenta que los algoritmos son capaces de identificar nuevos patrones de fraude basándose en casos anteriores. Con ello, es poco factible que se produzcan los típicos tipos de fraude (tickets duplicados, antiguos, borrosos o con importes que sobrepasan la política de gastos, por ejemplo).

IA integrada con sistemas contables

Todo los que hemos visto hasta ahora permite agilizar el control y gestión de los gastos profesionales. Pero si agregas IA a tu ERP, el proceso se optimizará al máximo.

Los gastos digitalizados con una aplicación de gastos de empresa se vuelcan automáticamente en el ERP para su contabilización inmediata. La inteligencia artificial se encarga de comprobar que todo es correcto.

De esta forma, los departamentos financieros cambiarán la recopilación por el análisis de datos. Y los informes basados en el pasado, dejan paso a las proyecciones a futuro.

En resumen: La IA en finanzas permite incrementar los beneficios, mejorar la eficiencia operacional, ahorrar costes, tomar decisiones efectivas, personalizar productos y servicios, reducir riesgos, automatizar operaciones, crear oportunidades y personalizar la experiencia del cliente. Menos recursos, mayor rentabilidad.

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Contabilizar de forma correcta los gastos de empresa es fundamental para tener una visión más fiable y real de la situación financiera. Además, es necesario de cara a su posterior justificación. ¿Tienes clara la diferencia entre la cuenta 629, la 627, la 623 o la 640?

Es frecuente que el asiento de ciertos gastos corporativos genere dudas. Suele ocurrir, por ejemplo, con la contabilización de los gastos de viajes de empresa. Para tratar de arrojar luz sobre este asunto, a lo largo de este post analizaremos las particularidades de la cuenta contable 629. ¿Qué es? ¿Para qué se utiliza? ¿Qué gastos no deberían incluirse?

Iremos respondiendo a estas preguntas. Pero para hacerlo de forma más entendible, comenzaremos por hacer un repaso rápido al cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC).

Tipos de cuentas contables: Las peculiaridades del grupo sexto

Dentro del PGC encontramos 195 cuentas contables distribuidas en nueve grupos:

• Grupo 1: Financiación básica.
• Grupo 2: Activo no corriente.
• Grupo 3: Existencias.
• Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
• Grupo 5: Cuentas financieras.
• Grupo 6: Compras y gastos.
• Grupo 7: Ventas e ingresos.
• Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto.
• Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto.

En este post vamos a centrarnos en el grupo sexto (“compras y gastos”). Aquí, encontramos 10 grupos contables:

• 60: Compras.
• 61: Variación de existencias.
• 62: Servicios exteriores. Agrupa varias subcuentas que representan las remuneraciones a que tiene derecho el trabajador, tanto en efectivo como en especie, así como distintas contribuciones. Pueden ser gastos en I+D, alquileres, transporte, etc.
• 63: Tributos, impuestos y tasas.
• 64: Gastos de personal: sueldos, indemnizaciones, seguridad social, retribuciones…
• 65: Otros gastos de gestión.
• 66: Gastos financieros.
• 67: Pérdidas procedentes de activos no corrientes y gastos excepcionales.
• 68: Dotaciones para amortizaciones.
• 69: Pérdidas por deterioro y otras dotaciones.

¿Qué es la cuenta 629?

De todos ellos, el subgrupo 62 es uno de los más confusos. Y no es de extrañar, puesto que es fácil cometer errores a la hora de imputar gastos. Por ejemplo, los gastos de transporte van en la cuenta 624, mientras que los de locomoción se deben contabilizar en la cuenta 629 del Plan General Contable.

De hecho, la cuenta 629 “Otros servicios” es una especie de cajón de sastre al que van a parar todos los gastos en servicios exteriores que no encajan en categorías más específicas del subgrupo 62.

Pero esto no quiere decir que puedan incluirse todos los gastos generales. Solo las compras que están relacionadas con el ejercicio de la actividad empresarial. Principalmente, los gastos de los viajes de empresa.

¿Para qué se utiliza la cuenta 629 del PGC? Evita los errores más frecuentes

Veamos algunos ejemplos de gastos de empresa que están incluidos en esta cuenta contable de gastos:

• Los gastos de manutención, alojamiento y locomoción en viajes de negocios: kilometraje, gasolina, tickets de restaurantes, hoteles, billetes de tren, de avión, peajes o aparcamiento, entre otros.
• Las dietas o viáticos. Es decir, el dinero que se adelanta a los empleados en movilidad en previsión de los gastos de alojamiento y manutención que va a generar un desplazamiento. Aquí hay que aclarar que, si la dieta se incluye en la nómina, debería contabilizarse en la cuenta 640.
• Gastos derivados de la Inspección Técnica de Vehículos de los vehículos de empresa.
• Gastos de teléfono.
• El material de oficina (sellos, tóner, folios, artículos de escritura…)
• Los servicios web (pago del dominio, por ejemplo).
• Los cursos de formación también se contabilizan aquí.

Diferencias entre la cuenta 629 y la cuenta 627

En cambio, no estarían incluidos los gastos ocasionados para lograr un fin comercial. Ni siquiera cuando los empleados tengan que desplazarse.

En este supuesto estaríamos hablando de gastos de representación. Y como tales, deben asentarse en la cuenta 627, la destinada a “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”.

Los ejemplos más frecuentes son los regalos de empresa o las comidas con clientes.

El merchandising o las campañas publicitarias también se contabilizan en la cuenta contable 627.

La importancia de mantener una correcta contabilidad de la cuenta 629

Cometer un error al contabilizar los gastos que deben anotarse en la cuenta 629 es fácil. Pero si logras hacerlo correctamente, tu empresa obtendrá muchos beneficios.

• El control y seguimiento de los gastos se simplifica.
• La contabilidad será mucho más precisa y detallada.
• Es más fácil cumplir con las obligaciones fiscales.
• Tener una visión clara y realista de todos los gastos ayuda a tomar decisiones más racionales.
• Si se produce una auditoría contable , la cuenta contable 629 se revisa para comprobar que los gastos son reales y están bien clasificados. Por tanto, cuanto más precisa sea, más transparente serán las prácticas contables a los ojos del auditor.

¿Quieres mejorar tu eficiencia contable? La forma más rápida de acabar con los errores manuales es automatizar la gestión de los gastos de empresa.

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Contabilizar los gastos de viajes de negocios: Cómo te ayuda Okticket

Herramientas como Okticket te permiten registrar todos los gastos que deben ir a la cuenta 629, entre otras.

En cuanto los gastos se han digitalizado, quedan almacenados y ordenados en un entorno cloud seguro. De esta forma, el departamento financiero siempre tendrá acceso rápido a la información que necesite.

Una sola plataforma basta para simplificar el proceso:

• Con una simple foto realizada desde la app, el gasto queda digitalizado y registrado.
• El revisor puede comprobar las hojas de gastos en el momento.
• El departamento financiero no tiene que esperar a final de mes para tramitar los gastos.  
• Gracias a la integración de Okticket con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado, la contabilización se realiza de forma automatizada.

Y muy importante. Recuerda que los gastos corporativos deben estar justificados de forma adecuada de cara a su presentación antes Hacienda. Con Okticket tendrás la seguridad de que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Si quieres mantener la contabilidad de los gastos de viaje a raya, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Gestionar los gastos profesionales ya de por sí es un desafío para los departamentos financieros. Pero hacerlo a mano o con herramientas de gestión ineficaces, lo complica aún más. ¿Quieres llevar la contabilidad al siguiente nivel? El primer paso es la digitalización de gastos de empresa.

Para corroborar la afirmación anterior, solo tienes que hablar con los departamentos de back office de tu organización. Si todavía sufren los procesos anticuados, probablemente las quejas que más se repitan estén relacionadas con los errores humanos y el tiempo empleado en tareas de escaso valor.

¿De verdad te compensa seguir lidiando con notas de gastos en papel? ¿Con archivos repletos de tickets y facturas que debes conservar durante cinco años? ¿Con el enfado de los viajeros de negocios que no acaban de recibir los reembolsos de los gastos adelantados de su bolsillo?

Y eso, por no hablar del incumplimiento de la política de gastos de la empresa. En un artículo anterior adelantábamos que el coste derivado de las irregularidades en los gastos de viajes de negocios es de 500 euros de media al mes.

Una vez dicho todo esto, queda clara la importancia de implantar herramientas de digitalización de recibos que sean eficaces. Y homologadas por la Agencia Tributaria. Solo así, los justificantes digitalizados tengan la misma validez legal que los originales en papel (la digitalización certificada queda establecida en el artículo 7 de la orden EHA/962/2007)

Beneficios de automatizar el control de gastos profesionales

Reporte de gastos en tiempo y forma, ahorro de tiempo de gestión y validación, reducción del fraude interno, agilidad en los reembolsos... La gestión digital de los gastos de empresa beneficia a todo el equipo. A continuación, repasamos las ventajas más destacables.

CFO: Por fin tendrá tiempo para tareas de valor

A priori, el departamento que más beneficios obtiene de contar con una herramienta como Okticket es el de Finanzas. ¿Qué van a conseguir?

• Ahorro de tiempo en el proceso de control, validación y gestión de las hojas de gastos. ¿Sabías que con Okticket puedes ahorrar un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas?
• Gestión en tiempo real, con uniformidad de formatos (y desde una única plataforma).
• Visualización, revisión y aprobación desde cualquier lugar y dispositivo móvil, incluido el smartphone.
• Cumplimiento de la política de gastos corporativa.
• Reducción de errores contables. ¿Sabías que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo?
• Freno a los casos de fraude interno . Más de la mitad de las empresas españolas lo sufre cada año.
• Es posible obtener una trazabilidad de los gastos prácticamente instantánea. En cuanto un empleado haga una compra y la registre en la app de gastos, ya es posible visualizar el movimiento.
• La información de gastos se almacena de forma ordenada. Conveniente ¿verdad?
• Seguridad: lo normal es que la información se guarda en la nube, en un entorno seguro.
• Sostenibilidad: el gasto de papel se reduce al mínimo.

Recursos Humanos: Mejora del clima laboral

¿Crees que la digitalización de gastos de empresa solo tiene un impacto positivo en los departamentos financieros?  Podemos asegurarte que el área de RRHH también se beneficia de manera directa.

Piensa: ¿Quién tiene que lidiar con los conflictos entre el departamento financiero y los empleados por culpa de las discrepancias con los justificantes de gastos? ¿A quién acaban yendo a protestar los trabajadores cuando los reembolsos del dinero adelantado de su bolsillo no acaban de llegar?

Está demostrado que las herramientas tecnológicas fomentan el bienestar laboral, y este es un punto importantísimo para Recursos Humanos. Ya se sabe: Empleados felices, empleados más productivos.

Empleados: Pueden centrarse en vender

Los primeros en sufrir la gestión manual de las notas de gastos son los propios trabajadores. Sobre todo, aquellos que viajan de forma habitual y que tienen que pasarse horas rellenando el Excel cuando vuelven a la oficina.

Por tanto, también se benefician directamente si la dirección decide digitalizar los gastos de empresa. Algunas de las ventajas que notarán desde el primer momento:

• Rapidez en el reporte. Justificar los gastos de empresa es cuestión de minutos. Además, pueden reportar los gastos en el momento desde su móvil, estén donde estén. Sin necesidad de acudir a la oficina ni de rellenar notas de gastos.
• Se acabó el perder dinero por culpa de tickets perdidos o deteriorados.
• Los trabajadores que han adelantado dinero de su bolsillo reciben el reembolso mucho antes.

Eso sí, para garantizar que los viajeros de negocios utilicen la solución que contrates, lo ideal sería que te aseguraras de que es rápida y fácil de utilizar.

Ventajas para el CIO

Lo ideal sería que las aplicaciones de gastos también pensaran en el departamento de IT. Al fin y al cabo va a ser el que sufra las consecuencias de una interfaz poco amigable o con fallos en las integraciones, por poner algunos ejemplos. ¿Qué busca el CIO?

• Implantación ágil y sencilla.
• Integraciones nativas y simples. O en su defecto, una API completa para poder coger la información que necesita.
• Interlocución técnica con personas que hablen su mismo lenguaje.
• Un equipo de soporte por parte del proveedor que responda las dudas de los usuarios y así no acudan a él continuamente.

5 pasos clave para afrontar con éxito la digitalización de gastos de empresa

A pesar de todas esas ventajas, a algunas empresas les cuesta animarse a digitalizar la gestión de las hojas de gastos. ¿Resistencia al cambio? ¿Miedo a las brechas de seguridad? ¿Falta de confianza en un retorno rápido de la inversión?

Sea cual sea el motivo, antes o después muchas acabarán dando el paso. ¿Tu organización está prácticamente convencida de que una herramienta digital es lo que necesita para optimizar la contabilidad? Entonces necesitarás un buen plan de digitalización de gastos profesionales.  

¿Qué pasos necesitarás dar para elaborar dicha estrategia?

1. Fijar la prioridades y objetivos. Estos deben ser cuantificables, realistas, acotados en el tiempo y adaptados a cada empresa.

2. Comparar varias herramientas para asegurarte de que la que contrates sea la que necesitas. ¿Qué características debería tener?

• Puesta en marcha rápida y sencilla.
• Facilidad de uso.
• Reconocimiento automático de la información del gastos de tickets y facturas.
• Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada cliente.
• Escalabilidad para adaptarse al crecimiento de la compañía y a las necesidades que puedan ir surgiendo.
• Posibilidad de visualizar la información de los gastos en tiempo real.
• Acompañamiento antes, durante y después de la implantación.
• Soporte cercano, continuado, por teléfono y por email.
• Integración con el ERP, software de Recursos Humanos o sistemas  de gestión empresarial que utilices en tu organización.
• Conciliación bancaria.
• Mantenimiento de la información en un entorno seguro.
• Posibilidad de exportar informes.
• Homologación por la Agencia Tributaria.

3. Modernizar los equipos para que sean capaces de soportar la gran cantidad de datos que van a tener que procesar de ahora en adelante

4. Capacitar a los trabajadores para que adquieran las competencias necesarias para utilizar sin problema las nuevas herramientas. De hecho, la falta de talento digital es una de las barreras con las que se están encontrando muchas empresas que quieren transformarse digitalmente. Si la formación no es suficiente, el paso número cinco debería ser la incorporación de nuevos talentos con habilidades digitales.

5. Analizar los datos recopilados para detectar posibles errores, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones estratégicas.

¿Estás pensando en digitalizar los gastos de viaje profesionales? Okticket es una herramienta ágil y sencilla pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gastos, desde el momento en que se efectúa el gasto, hasta los procesos de validación, control y tramitación contable.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Aumentar los beneficios y reducir costes. La clave para que una empresa escale no es ningún misterio. En este camino al éxito, es muy importante gestionar los recursos de forma adecuada. También hacer lo posible para optimizar los procesos financieros. Para esto último es fundamental contar con una app de control de gastos de empresa.

¿Cómo funcionan estas herramientas? ¿Qué beneficios aportan para los departamentos de back office?¿En qué debes fijarte para escoger la que mejor se ajusta a tus necesidades?¿Cuáles son las mejores? A lo largo de este artículo responderemos todas tus dudas.

La importancia de contar con un software de gestión de gastos de empresa

Dar seguimiento a los gastos profesionales es una tarea complicada, máxime cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas. ¿Te imaginas poder controlar al detalle todos los pagos efectuados por los trabajadores? ¿Rastrear cada transacción? ¿Tener los gastos ordenados por categorías y departamentos?

Muchas ventajas, una sola herramienta

1. Al digitalizar y automatizar la gestión de las notas de gastos ahorrarás un montón de horas. Podrás invertirlas en realizar tareas que aporten más valor. Analizar datos, por ejemplo. ¿De cuánto tiempo hablamos? Depende de la herramienta que implantes. Lo que sí te podemos asegurar es que con Okticket dedicarás un 80% menos del tiempo a tareas administrativa. Calcula cuánto tiempo tardas ahora en realizar ese mismo proceso de forma manual.
2. Pasarás de no saber a dónde se ha ido el dinero a controlar hasta el último céntimo en tiempo real. En cuanto un empleado haga una compra y la registre en la app de gastos, ya podrás visualizar el movimiento. Fecha, hora, importe, lugar, categoría de comercio… La trazabilidad es absoluta.
3. ¿Y qué me dices de la posibilidad de atribuir un gasto a un determinado departamento, proyecto, centro de coste o empleado?
4. Si te preocupa el cumplimiento de la política de gastos, si te encuentras con errores derivados de la gestión manual de las notas de gastos o si has sufrido algún caso de fraude interno, es porque las medidas que has tomado no son suficientes. ¿Sabías que las aplicaciones de control de gastos permiten dejar atrás las irregularidades en el reporte y gestión de gastos profesionales? Y si por casualidad se produce alguna compra que no se ajusta a la política de empresa, podrás localizarla rápidamente. Eso si antes no has recibido una notificación alertándote de los comportamientos de gasto no deseados.
5. El control se intensifica si la solución elegida también ofrece tarjetas de empresa con límites que se ajusten a la política de gastos empresariales.
6. ¿Necesitas controlar todo el proceso de validación? Desde el envío a revisión hasta la liquidación, lo normal es que puedas personalizar el flujo de aprobación de los gastos.
7. Todo lo que hemos mencionado hasta ahora supone una mejora importante. Pero si hay algo que los directores financieros realmente valoran es tener la información guardada de forma ordenada, en un entorno completamente accesible. ¿Te imaginas tener todos los gastos agrupados por categorías? Esto te permitirá identificar patrones de gasto y áreas de oportunidad de mejora, lo que ya de por sí es una gran ventaja.

10 claves para elegir una app de control de gastos de empresa

¿Todavía sigues gestionando las notas de gastos de forma manual? ¿Ya cuentas con una solución de control de gastos, pero no acaba de convencerte? Tanto si estás pensando en contratar una herramienta de gestión de los gastos de tu organización como en cambiar la actual, debes tener en cuenta una serie de consejos que te ayudarán a encontrar la mejor.

¿Qué características son innegociables?

1. Usabilidad. Si la app que implantes no es fácil de utilizar, los trabajadores no van a querer usarla.  Concusión, te habrás gastado el dinero para nada.
2. Inmediatez. Asegúrate de que el proceso de implantación va a ser rápido, sencillo y con acompañamiento por parte del proveedor.
3. Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial. Asegúrate de que hay un conector que te permita pasar los gastos de la app a tu software de contabilidad de forma simple y automatizada.
4. Del mismo modo, te resultará muy útil disponer de conciliación bancaria automática.
5. Flexibilidad. Ninguna empresa es igual, y por eso es importante decantarse por una aplicación que se adapte a las necesidades de cada usuario.
6. Multidivisa. Si tus equipos viajan fuera de la zona Euro, asegúrate de que la app es capaz de hacer la conversión desde la divisa correspondiente al Euro.
7. Seguimiento de los gastos en tiempo real, por usuario y por categoría.
8. Validez legal. Probablemente uno de los objetivos sea digitalizar los tickets y facturas para deshacerte del papel,. En este caso, comprueba que la app de control de gastos está homologada por la Agencia Tributaria.  Solo así te asegurarás de que el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
9. Seguridad: ¿La información de los gastos de tu empresa se van a guardar en un entorno seguro?
10. Soporte telefónico local e interlocución con personas.

Okticket: Cómo funciona la app de gastos de viaje profesionales más rápida y potente del mercado

¿Existe alguna aplicación que reúna tantos requisitos? Nosotros conocemos al menos una. Okticket ofrece todo eso, y mucho más. ¿Por ejemplo?

• Velocidad en la digitalización de tickets y facturas. La potente tecnología desarrollada por Okticket consigue que tus empleados reporten los gastos de sus viajes de negocios al momento, en lugar de dejarlo para final de mes. Con una simple foto, la información queda digitalizada al instante y accesible para el departamento financiero.
• Integración con los principales ERP, softwares de RRHH y sistemas de Business Intelligence del mercado.
• Lógica personalizada para tomar decisiones de aprobación o rechazo de hojas de gasto, basándonos en los criterios establecidos por tu departamento financiero.
• Conciliación bancaria automática de los pagos realizados con tarjeta.
• Tarjeta de empresa física o virtual. La OKT Card te permite configurar límites por usuario, por categoría o por periodo de tiempo.  
• Flujo de aprobación ágil y personalizado, generación de informes de una forma rápida y envío de alertas ante comportamientos de gasto que no se ajusten a la política de viajes de la empresa.
• Cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, el importe se pasará al equivalente a esta moneda. Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo.
• Retorno rápido de la inversión. Empezarás a recuperar tu dinero desde el primer momento.
• Garantía legal. Okticket está homologado por la Agencia Tributaria, por lo que tus tickets y facturas tendrán la misma validez que si los presentaras en papel.

¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Restaurantes, hoteles, transporte, gasolina, kilometraje, peajes… Los equipos que se desplazan por trabajo incurren en una serie de gastos de viaje que las empresas deben compensar. . Dentrode estas compensaciones, las dietas laborales  son una de las máshabituales y, al mismo tiempo, generan más dudas.

¿Qué son las dietas de trabajo? ¿Cuándo se pagan? ¿Cómo se abonan? ¿Son obligatorias? A lo largo de este artículo, resolveremos estas y otras preguntas clave sobre las dietas y te mostraremos cómo gestionarlas de manera eficiente en tu empresa. Además, descubrirás cómo herramientas como Okticket pueden simplificar esta tarea.

¿Qué son las dietas laborales y cómo funcionan?

Lo primero que debemos entender es que las dietas de empresa son una de las principales compensaciones económicas que las empresas otorgan a sus empleados por gastos ocasionados durante los desplazamientos laborales.

Es habitual que los conceptos de gastos de viaje y dietas laborales se confundan, pero tienen diferencias importantes. De forma sencilla:

• Todas las dietas laborales son gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son dietas laborales.

¿Qué cubren las dietas laborales?

La explicación es fácil. Las dietas incluyen:

• Gastos de alimentación durante el desplazamiento.
• Gastos de alojamiento, en caso de que sea necesario pernoctar fuera.

Estos viáticos se pagan en concepto de compensación cuando los trabajadores tienen que desplazarse fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo.

Normalmente, las empresas abonan estas cantidades por adelantado y suelen ser importes fijos acordados en el convenio colectivo.

¿Cuáles son los principales método de pago de las dietas y gastos de viaje?

En cambio, otros gastos de viaje, como transporte o kilometraje, varían en función del desplazamiento. Destino, duración del viaje, tipo de transporte… Las organizaciones abonan esos gastos de diferentes fórmulas:

• Mediante anticipos. Las empresas pueden controlar los gastos antes de que se produzcan, pero requieren una gestión contable adicional.
• Con tarjetas de empresa que ponen a disposición de los empleados. Están especialmente indicadas para agilizar pagos y controlar gastos en tiempo real. Lo ideal es establecer límites para simplificar el proceso de aprobación.
• Pago por adelantado de servicios: La empresa abona una parte de los gastos más cuantiosos antes del viaje (hoteles, vuelos, etc.).
• Realizando reembolsos. Es el método más común. Los trabajadores adelantan el dinero de su bolsillo y luego presentan una nota de gastos a la que adjuntan los justificantes de todos los gastos incurridos durante el viaje. Una vez presentado el informe, la empresa valida los gastos y reembolsa el dinero. El problema es que esta fórmula genera carga administrativa y retrasos en los pagos si se realiza de forma manual.

Cada método tiene sus propias ventajas, consideraciones e implicaciones financieras, pero todos buscan que los empleados no sufran pérdidas económicas al realizar sus funciones laborales fuera de la oficina.

¿A cuánto se pagan las dietas laborales en España?

Otra cuestión que conviene aclarar es que no existe una normativa general que establezca un importe fijo para las dietas laborales. Las cantidades y formas de pago se definen en los convenios colectivos de cada sector o empresa.

Si echamos un vistazo a diferentes convenios que son de dominio público, podemos ver que en nuestro país las dietas completas se mueven en una horquilla que va de los 30 a los 90 euros.

Que las cantidades sean mayores o menores, dependerá de varios factores. Entre ellos:

• La duración de viaje
• El destino
• Si se trata de un desplazamiento nacional o internacional
• Si hay que pasar o no la noche fuera de casa

¿Qué ocurre si los gastos superan el importe de las dietas? De nuevo, habría que mirar cada convenio.  Por ejemplo, en el último Convenio Colectivo de la Industria, Servicios e Instalaciones del Metal de la Comunidad de Madrid, se establece lo siguiente: “Si por circunstancias especiales los gastos originados por el desplazamiento sobrepasan el importe de las dietas, el exceso deberá ser abonado por la empresa, previo conocimiento de la misma y posterior justificación”.

Del texto también se desprende que la dieta completa para gastos de desplazamiento en 2021 era de 47,51 euros al día cuando el viaje duraba entre uno y siete días. La media dieta quedaba fijada en 9,74 euros. En 2022 el importe se incrementó un 1,5% y en 2023, otro 2% más.

¿Son obligatorias las dietas laborales para las empresas?

Aunque muchos convenios colectivos contemplan las dietas laborales como un derecho, no todas las empresas están obligadas a abonarlas. Según el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores, las dietas no son una obligación, salvo que estén incluidas en el convenio colectivo aplicable o se hayan acordado previamente.

Por tanto, cada organización puede decidir si ofrece o no dietas como compensación a los desplazamientos por motivos laborales.

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Dietas y gastos de kilometraje: costes y exenciones

¿Forman parte del salario?

No, las dietas laborales no se consideran parte del salario, ya que son compensaciones económicas y no retribuciones. Por tanto, no es necesario incluirlas en la declaración de la renta, aunque sí deben reflejarse en las nóminas en la sección de “percepciones no salariales”.

A la hora de contabilizar este gasto, hay que incluirlo en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

¿Qué dice la ley sobre las dietas relacionadas con el trabajo?

Las regulaciones sobre las dietas relacionadas con el trabajo están recogidas en artículos específicos del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Aquí tienes un desglose simplificado:

Gastos diarios de comida

‍En lo referente a los gastos de manutención durante viajes relacionados con el trabajo existen límites definidos, que dependen de si el viaje es dentro del país o al extranjero:

• Viajes nacionales: La dieta está limitada a 53,34 euros con alojamiento y 26,67 euros si el trabajador no tiene que pasar la noche fuera.
• Viajes internacionales: Fuera de España, el límite asciende hasta los 91,35 euros con pernocta. Sin pernocta, baja hasta los 48,08 euros.

Gastos de alojamiento

Los empleados que deben viajar y quedarse a pasar la noche fuera tienen derecho al reembolso de los gastos de alojamiento. Generalmente, este reembolso requiere documentación adecuada para ser justificado.

Tampoco existen límites económicos siempre y cuando se acredite el día, el lugar y el motivo del viaje.

La excepción la encontramos en los conductores de transporte por carretera. Estos trabajadores no necesitan proporcionar justificación para los gastos de alojamiento si su estancia no supera ciertos límites. La dieta máxima difiere según el lugar de viaje:

1. España: Hasta 15 euros por día.
2. Fuera de España: Hasta 25 euros por día.

Gastos de kilometraje

En este punto es importante recordar que los límites para gastos de manutención llevan siendo los mismos desde hace varios años.

En cambio, los gastos de kilometraje que no están sujetos a retenciones sí que han sufrido cambios. Para 2024, el límite está fijado en 0,26 euros el kilómetro (antes eran 0,19 euros).

Por tanto, si por ejemplo tu empresa paga 0,30 euros por kilómetro, los empleados tendrán que tributar por esos cuatro céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en Euskadi y en Navarra, donde el límite exento es de 0,29 euros y de 0,32 euros, respectivamente

Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

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¿Es necesario justificar los viáticos laborales en empresas?

Otra cuestión que genera bastantes dudas con respecto a las dietas tiene que ver con la justificación. ¿Necesitan los empleados guardar los tickets y facturas?

Pues bien, la respuesta hay que buscarla en los convenios de cada empresa. Lo habitual es que las compañías ofrezcan una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Aunque puede ocurrir que los empleados deban conservar los justificantes.

¿A quién corresponde la justificación de las dietas?

Asimismo, conviene tener presente que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que las compañías no están cometiendo fraude (metiendo una parte del salario en concepto de dieta, por ejemplo).

En este caso, es la empresa quien tiene que facilitar la documentación requerida para justificar el abono de dietas a sus trabajadores.

La comunicación a la Seguridad Social se realiza mediante los ficheros CRA. También deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)

La digitalización como clave para elcontrol y la eficiencia en dietas laborales

Gestionar dietas y gastos de viaje manualmente puede generar errores o pérdidas de justificantes. Esto supone un problema para las empresas, que son responsables de justificar todos los abonos realizados en concepto de dietas laborales.

Gestión de viáticos con Okticket

De aquí la importancia de contar con una buena aplicación para gestionar gastos de locomoción, dietas, kilometraje y demás gastos de viaje profesionales.

Soluciones como Okticket automatizan todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión, la aprobación y la contabilización.

Okticket simplifica la gestión de las dietas laborales al permitir:

• Automatizar la captura y registro de gastos en tiempo real con solo una foto del justificante.
• Categorizar y auditar gastos según la política financiera de la empresa.
• Integrar la información con ERPs y sistemas contables para una gestión ágil y sin errores.
• Garantizar el cumplimiento normativo y fiscal, reduciendo riesgos de inspecciones.
• Establecer diferentes tipos de dietas según empleado e importe

Su funcionamiento es tan sencillo como sacar una foto del justificante y seleccionar el tipo de gasto “Dieta” (o la que corresponda en cada caso).

Conclusión: Un enfoque financiero estratégico en la gestión de dietas

La clave para reducir cargas administrativas y evitar riesgos financieros está en automatizar, auditar y gestionar eficientemente estos gastos.

Implementar una solución como Okticket permite transformar la gestión de dietas en un proceso optimizado y transparente, con impacto directo en la rentabilidad de la empresa.

¡Descubre cómo Okticket puede ayudarte a mejorar la gestión de dietas en tu empresa!

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Contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma manual conlleva una serie de costes ocultos que no siempre son fácilmente identificables. Recopilar los tickets, revisar las notas de gastos, aprobarlas, realizar los asientos contables, hacer los reembolsos… Todo ello supone un montón de tiempo tanto para los trabajadores en movilidad como para el departamento de Administración.

No solo eso. Los errores también son frecuentes (se estima que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo). Unas veces son irregularidades inintencionadas. Otras, producto del fraude interno. En ambos casos, las consecuencias son las mismas: más tiempo y dinero perdidos para la empresa.

¿Es posible evitar los errores al contabilizar gastos de viaje? Si se toman las precauciones necesarias, se pueden reducir al mínimo. En un momento en el que los viajes de empresa está relanzándose, conviene implantar una serie de medidas preventivas.

Contabilizar los gastos de viaje: Cómo evitar los errores más frecuentes

En las notas de gastos suelen repetirse una serie de errores de los que muchas veces no somos conscientes. Pero eso no evita el perjuicio para las organizaciones. Para prevenirlos, lo mejor es empezar por aplicar una serie de medidas encaminadas a optimizar la gestión y control de gastos de viaje profesionales.

1. Predecir gastos y anticipar presupuestos

La falta de control sobre los desplazamientos empieza incluso antes de realizar la reserva. Es frecuente encontrarse con el caso de empresas que ven incrementarse los gastos porque aumenta el número de empleados en movilidad y no lo han tenido en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos.

Con ello se dificulta el poder hacer un seguimiento fiable de la política de gastos (cumplimiento, desviaciones…).

2. Delimitar los gastos reembolsables

Del mismo modo, es conveniente establecer una política de gastos de viaje e informar a cada trabajador de cuáles son los gastos no reembolsables y de qué límites se aplican en su caso concreto (alojamiento, transporte, comidas…).

Pero todo ello no sirve de nada si no introduces la información en el software de contabilidad.

3. Asignar cada gasto al asiento contable correspondiente

¿Tienes claro el asiento contable al que debes imputar cada tipo de gasto? Los errores en este sentido también ocurren. Un pequeño recordatorio:

• Los gastos de los trabajadores son de dos tipos: retributivos y compensatorios. Cada uno tiene un tratamiento fiscal distinto.  Los gastos de viaje, como pueden ser alojamiento, manutención o estancia, estarían incluidos dentro de los compensatorios. Si se ajustan a los límites de Hacienda (Real Decreto 439/2007), no están sujetos a cotización. Además, no entran en la categoría de salario
• Los gastos de representación son exclusivamente los que están vinculados a relaciones públicas y comerciales. Se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en la número 627 concretamente (“Publicidad, propaganda y RRPP”)
• Por su parte, los gastos de viaje se asientan en la cuenta 629 (“Otros servicios”)
• En el caso de las dietas que se hayan incluido en la nómina, el importe debe contabilizarse en el asiento de la cuenta 640.

4. Tener en cuenta el cambio de divisa

En ocasiones puede suceder que un trabajador viaje al extranjero y que, a la hora de contabilizar los gastos, no se tenga en cuenta el tipo de cambio de divisa aplicado en el momento de realizar la compra.

5. Realizar auditorías

Otro error muy común es no realizar auditorías, cuando se trata de un mecanismo fundamental para detectar posibles irregularidades y prevenir el fraude interno.  

6. Digitalizar las notas de gastos

También puede ocurrir que los empleados nómadas rellenen las notas de gastos y no adjuntan el ticket o factura correspondiente. O sí lo meten, pero no incluye todos los datos exigidos por la Agencia Tributaria para considerarlos válidos. Con las prisas, apruebas los gastos y haces el reembolso. Ese error le cuesta dinero a la empresa.

Para evitar situaciones como esta, lo mejor es implantar una herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje.

Herramientas para gestionar las notas de gastos

Aprovechando que hablamos de digitalización, es el momento de recordar que en el mercado tienes varias herramientas pensadas para ayudarte a gestionar los gastos de empresa. Una de las más potentes es Okticket. En cuanto empieces a utilizar nuestra solución, comenzarán a minimizarse los errores asociados a la gestión manual de los gastos de viaje.

Para empezar, cada concepto incluido en una hoja de gastos va asociado a la foto del ticket correspondiente. Además, la app para gastos de viaje de empresa está homologada por Hacienda, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Al mismo tiempo, la herramienta ofrece productos y servicios que también son muy útiles en la lucha contra el fraude interno.

OKTICKET: ¿Cómo funciona?

Además de las ventajas que ya hemos mencionado, Okticket ofrece una serie de características que te ayudarán a optimizar el control y gestión de gastos profesionales de forma rápida y sencilla.

• Inmediatez: Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de viaje hasta un 80%.
• Trazabilidad: Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos.
• Validez legal La app está homologada por la Agencia Tributaria. El justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
• Seguridad: La información de los tickets y facturas digitalizados se guardan en la nube, en un entrono seguro.

OKT CARD: Controla el gasto antes de que se produzca

Las tarjetas de empresa son muy útiles para controlar los gastos de viaje de los empleados nómadas. Como no tienes que lidiar con anticipos ni reembolsos, no hay riesgo de confundirse con las cantidades. ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados..

Otras ventajas de la OKT Card:

• Puedes contratar una tarjeta para cada empleado y personalizar los límites de uso de forma individual (por periodo diario y mensual, por categoría de gasto, etc.).
• El control de los gastos de viaje profesionales se realiza desde una única plataforma.
• Los gastos realizados con la tarjeta se concilian automáticamente.
• Supervisarás en tiempo real las transacciones. Puedes ver quién ha realizado el gasto, dónde, cuándo y en qué.
• La activación y desactivación se realiza desde la app de Okticket.
• Al tratarse de una tarjeta Mastercard de débito, es un medio de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo.
• Puedes llevar la tarejta virtual en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Conciliación bancaria automática

La conciliación bancaria es uno de los procesos indispensables para saber si se están produciendo errores en la contabilización de gastos empresariales. Pero hacerlo a mano no es lo más recomendable, ya que pueden darse algunos errores. Por ejemplo:

• Duplicar un apunte
• Olvidarse de contabilizar un movimiento
• Cambiar una coma de sitio por equivocación (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Confundirse en el orden de un dígito en una cifra (poner 654 en lugar de 645, por ejemplo)
• Equivocarse al poner una fecha (se habla de inconsistencia temporal)

De ahí la importancia de utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática. ¿Tu empresa ofrece tarjeta de crédito a los trabajadores? Te recordamos que en Okticket nos conectamos con más de 100 bancos.

El módulo de conciliación de Okticket permite cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas de crédito de empresa con los tickets subidos a la app. Sin exportación de extractos bancarios, ni procesos intermedios, ni errores de revisión.

Motor de revisión automática con lógica personalizada

Las alertas también son una herramienta ideal para detectar irregularidades en las notas de gastos. No es extraño que se contabilicen tickets duplicados, con gastos efectuados en festivo, importes ilegibles o que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

¿Necesitas ir más allá de las típicas alertas? Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? El motor de alertas informa, aprueba o rechaza los gastos sin que tengas que revisar a ojo los conceptos. Incluso puedes rechazar de forma automática la presentación de una liquidación de gastos.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Escalar el negocio, ahorrar costes, aumentar la facturación… Todas las organizaciones buscan rentabilidad. Para conseguirla, necesitan evolucionar, lo que implica echar mano de la tecnología para optimizar procesos. Y contar con un OCR (Optical Character Recognition) de facturas es indispensable para automatizar el control y gestión de los gastos de empresa.

¿Todavía sigues recopilando la información de los gastos manualmente? Estás perdiendo el tiempo. El Reconocimiento Óptico de Caracteres permite extraer los datos de los tickets y facturas en papel de forma automática y transformarlos en información digital.

Las ventajas del Reconocimiento Óptico de Caracteres

Cada vez más empresas demandan el uso de un software OCR. El motivo puede encontrarse en que el procesamiento de facturas de forma digital es fundamental para dar el paso hacia la automatización de los procesos financieros. Pero tampoco podemos obviar las ventajas que ofrecen estos sistemas:

• Procesamiento inmediato de la información sobre los gastos de empresa.
• Velocidad en la subida de los tickets y facturas a la nube.
• Este almacenamiento on cloud redunda en una mejora de la seguridad y del sistema de búsqueda de información.
• El OCR permite buscar e indexar documentos que no se pueden buscar por medios tradicionales (por ejemplo, PDF). Esto resulta útil si quieres encontrar todas las menciones de una palabra o frase concreta en varios documentos o ubicaciones de una página web.
• Agilidad en el flujo de validación de los gastos.
• Posibilidad de exportar fácilmente los documentos escaneados en PDF o Excel.
• Reducción de errores humanos. Un buen lector OCR utiliza algoritmos avanzados para reconocer caracteres incluso cuando están distorsionados.
• Mejora de la productividad. El OCR para digitalizar facturas permite procesar gran cantidad de facturas recibidas en poco tiempo.
• Reducción del uso de papel.
• Toma de decisiones empresariales basándose en datos reales y fiables.

¿Cuál es el mejor Optical Character Recognition del mercado?

Hoy en día puedes encontrar en el mercado un montón de soluciones que incluyen el Reconocimiento Óptico de Caracteres. Pero… No todos ofrecen la misma eficiencia en el proceso de digitalización de tickets y facturas.

Imagínate que te pones a escanear facturas con una app de digitalización de gastos de empresa, que los datos no acaban de extraerse y en la pantalla aparece el típico símbolo de “cargando”.

¿Qué harías si ves que el OCR tarda en iniciar el proceso?

Probablemente, guardar ese ticket. Y los siguientes. Y así hasta volver a la oficina y dejar todo el montón de tickets y facturas encima de la mesa del responsable de validar tus gastos. Total, que la empresa ha gastado el dinero en una herramienta que nadie utiliza.  

Conclusión: el mejor OCR de facturas es aquel que ofrezca tres características fundamentales:

1. ‍Rapidez. Si la extracción de datos es rápida, los usuarios van a utilizar la herramienta.
2. Fiabilidad. Tampoco sirve de nada que la información se vuelque en décimas de segundo si luego los datos no se corresponden con los del documento original en papel
3. Validez legal. Una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria te ofrece la posibilidad de deshacerte del justificante en papel. Esto es porque los formatos digitales tienen la misma validez legal que el original.

Además, un buen programa OCR debe ser capaz de aceptar una amplia variedad de formatos y un número de escaneos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Y si además, puedes hacerte con un OCR de facturas gratis o incluido en el plan básico, mucho mejor.

Tecnología OCR de Okticket: La velocidad de lectura, la clave del éxito

¿Es posible encontrar un sistema de reconocimiento de caracteres que sea potente, rápido y efectivo? ¿Y que sirva tanto para grandes compañías como para autónomos y pymes? Por supuesto.

Sin ir más lejos, en Okticket hemos desarrollado una tecnología propia. Nuestro motor de reconocimiento digitaliza los gastos al instante, sin esperas. Además, tiene la capacidad de aprender y mejorar día a día.

¿Qué conseguimos con ello?

• Que los trabajadores en movilidad no se frustren y utilicen la app para subir todos sus gastos de viaje profesionales en el momento, en lugar de procrastinar y dejar la digitalización para final de mes.
• Máxima calidad de la información. Como la foto del ticket se hace cuando este es más legible, se minimizan las incidencias relacionadas con la pérdida o deterioro de los justificantes en papel.
• Ahorro de tiempo. ¿Has calculado cuánto tiempo se tarda en meter a mano en un Excel la información de cada gasto (importe, concepto, CIF, fecha…)? ¿Y en revisar ticket a ticket si los datos metidos a mano en esa hoja de cálculo son correctos? Con Okticket ahorras el 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Eliminación de errores de reporte asociados a la introducción manual de datos.
• Control en tiempo real. El departamento de back office no tiene que esperar a fin de mes a revisar los gastos de todos los empleados que se los entregan tarde, mal y nunca.
• Prevención del fraude. La app es capaz de reconocer tickets duplicados o que no se ajusten a la política de gastos de la empresa.

¿Cómo funciona un OCR de facturas? Ejemplo práctico

Del mismo modo, el funcionamiento depende del software que utilices. A modo de ejemplo, te explicaremos cómo es el proceso de extracción de datos con Okticket:

1. Abres la app móvil (disponible para Android e iOS)y sacas una foto al ticket o factura.
2. El potente motor de reconocimiento es capaz de extraer y procesar de forma automática la información más importante. Fecha, hora, importe, impuesto (IVA, IGIC, tasa de España, tasa de Portugal, tasa de México…), CIF del proveedor, razón social, número de ticket o factura…
3. ¿Y si pagas en una divisa diferente al euro? Puedes seleccionar la moneda en la que has pagado y el cálculo a euros se realiza de forma automática.
4. Añade dicha información al sistema mediante procesos seguros de validación y alertas.
5. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

¿Quieres conocer todas las ventajas del motor de reconocimiento de Okticket? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Llevar al día la gestión de los gastos de empresa es fundamental para conocer la verdadera salud financiera de tu organización. La conciliación bancaria es uno de los procesos más importantes para lograrlo.

Realizar una conciliación de tarjetas nos permitirá detectar errores, prevenir fraudes y mantener nuestros registros contables alineados con la realidad de nuestras cuentas bancarias.

En esta guía completa descubrirás qué es, cómo hacerla paso a paso, quién debe realizarla y cómo puedes automatizarla para ahorrar tiempo y evitar errores.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso contable que compara los movimientos registrados en la contabilidad de una empresa con los extractos del banco para detectar y corregir diferencias.

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Su objetivo es garantizar que ambos registros coincidan y reflejen la situación financiera real.

Conceptos clave para entender la conciliación

• Libro Mayor: Registro contable que recoge todos los movimientos de cada cuenta bancaria en orden cronológico.
• Extracto Bancario: Documento emitido por el banco con todos los ingresos y gastos de una cuenta en un periodo determinado.
• Asientos Contables: Anotaciones que registran las operaciones económicas en los libros de contabilidad.
• Partidas Conciliatorias: Diferencias temporales entre contabilidad y banco (cheques pendientes, transferencias en tránsito, comisiones no registradas).
• Debe y Haber: En extractos bancarios, el Debe representa ingresos y el Haber representa gastos.

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria sirve para:

• Verificar que todos los ingresos y pagos estén correctamente registrados
• Detectar errores de registro o transcripción
• Identificar cargos bancarios no contabilizados
• Descubrir posibles fraudes o irregularidades
• Conocer el saldo real disponible en cada momento.
• Controlar el flujo de caja con precisión
• Detectar impagos y cobros pendientes

¿Encuentras errores de registro? ¿Los asientos no se corresponden con los extractos bancarios? Identificar la causa de ese descuadre se convierte en una prioridad para realizar las correcciones oportunas en los libros de la empresa.

¿Por qué es importante la conciliación bancaria en las empresas?

Es clave porque:

• Evita descuadres contables
• Mejora el control del flujo de caja
• Reduce riesgos fiscales y financieros
• Facilita auditorías internas y externas

La conciliación bancaria como herramienta de control financiero

La conciliación bancaria es una pieza fundamental del control financiero empresarial. Este control permite evaluar el desempeño económico frente a los planes estratégicos y detectar desviaciones que afecten los presupuestos.

Objetivos del control financiero

• Diagnosticar problemas financieros antes de que se conviertan en crisis graves
• Comunicar el estado real de las cuentas a directivos, socios y responsables
• Corregir desviaciones respecto a presupuestos y objetivos establecidos
• Prevenir fraudes internos y externos mediante supervisión continua

Impacto en la toma de decisiones

Con una conciliación bancaria actualizada, podrás:

• Saber exactamente cuánto efectivo tienes disponible en cada momento.
• Evaluar si puedes afrontar nuevas inversiones basándote en datos reales.
• Detectar problemas de liquidez con tiempo suficiente para actuar.
• Negociar mejor con proveedores conociendo tu situación financiera exacta.
• Planificar pagos y cobros con mayor precisión y anticipación.
• Tomar decisiones estratégicas basadas en información verificada y actualizada.

¿Es obligatoria la conciliación bancaria?

Aunque lo recomendable es realizar este proceso al menos una vez al trimestre para poder detectar los desajustes en la contabilidad según van surgiendo y dar con la solución rápidamente, lo cierto es que la conciliación  bancaria no es obligatoria.

Sin embargo, conciliar extractos bancarios de forma periódica aporta información valiosa para la toma de decisiones estratégicas e incluso para afrontar posibles auditorías auditorías.

Aunque no sea obligatorio, realizar conciliaciones bancarias regulares es una práctica esencial para mantener la salud financiera de tu empresa y estar preparado ante inspecciones fiscales.

Frecuencia recomendada

Se trata, por tanto, de un proceso necesario, pero no obligatorio. La frecuencia ideal depende del volumen de operaciones de tu empresa:

• Empresas grandes: Conciliación mensual o incluso semanal
• Empresas medianas: Conciliación mensual
• Empresas pequeñas: Conciliación trimestral como mínimo

Beneficios de la conciliación bancaria automatizada

Implementar un proceso regular de conciliación bancaria ofrece múltiples ventajas. La conciliación bancaria nos permitirá obtener los siguientes beneficios:

Detección de errores

Identifica rápidamente el origen de errores contables y realiza los ajustes necesarios para corregir las irregularidades detectadas.

Registros contables fiables

Mantén registros actualizados y confiables, con la certeza de que tus apuntes contables reflejan la realidad bancaria.

Control financiero en tiempo real

Conoce el estado real de tus finanzas en todo momento, facilitando la toma de decisiones informadas.

Prevención de fraudes

Detecta pagos duplicados, transacciones no autorizadas o irregularidades que podrían indicar fraude interno o externo.

Preparación para auditorías

Estate preparado ante auditorías o inspecciones fiscales con documentación completa y correctamente conciliada.

Decisiones estratégicas

Dispón de información de calidad, real y actualizada para optimizar el control de recursos económicos.

Ahorro significativo de tiempo

Con automatización, reduce el tiempo de conciliación de horas a minutos cada mes.

Mejor gestión del flujo de caja

Control exhaustivo de entradas y salidas para una gestión de tesorería más eficiente.

Gracias a todo ello, las organizaciones pueden optimizar el control de los recursos económicos y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

El problema es que, cuando se realiza de forma manual, comparar los apuntes contables con los extractos bancarios se convierte en un proceso tedioso y largo.

De ahí la importancia de disponer de una herramienta que proporcione conciliación bancaria automática.

Tipos de conciliación bancaria

El proceso de conciliación bancaria normalmente corresponde al departamento de contabilidad. Puede realizarse de dos formas diferentes:

1. Conciliación individual o aritmética

Lo más habitual es que la persona responsable la realice de forma individual. Esto significa que la comparación entre el saldo de los libros contables y el saldo de la cuenta bancaria se hace de forma periódica por una sola persona.

Ventajas:

• Proceso más rápido y directo
• Menor coordinación requerida
• Ideal para empresas pequeñas

2. Conciliación conjunta o contable

En algunas empresas se elabora un documento donde se anotan todos los asientos descuadrados. Posteriormente, el responsable del error se encarga de hacer las correcciones correspondientes.

Ventajas:

• Mayor responsabilidad compartida
• Aprendizaje organizacional
• Mejor para empresas con múltiples departamentos

Documentación necesaria para la conciliación bancaria

Antes de comenzar el proceso de conciliación, es imprescindible reunir toda la documentación necesaria.

Documentación Bancaria

• Extractos bancarios del periodo a conciliar (descargados del banco)
• Saldo inicial y final de cada cuenta bancaria
• Avisos de comisiones y cargos bancarios del periodo
• Notificaciones de intereses generados o cobrados

Documentación Contable

• Libro mayor de la cuenta de bancos
• Libro de ventas con todas las facturas emitidas
• Libro de compras con facturas de proveedores
• Registro de caja si aplica a tu negocio
• Conciliación del mes anterior como punto de partida

Justificantes de Operaciones

• Facturas emitidas y recibidas del periodo
• Tickets de gastos de empleados
• Cheques emitidos y recibidos
• Recibos de transferencias bancarias
• Comprobantes de pagos con tarjeta corporativa

Es recomendable presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios, aunque no sea obligatorio.

¿Cómo se hace una conciliación bancaria paso a paso?

Si vas a hacer la conciliación de forma manual, necesitarás el extracto del banco correspondiente a la cuenta bancaria y al periodo que vayas a conciliar. el libro mayor y el saldo final de la última conciliación realizada.

Proceso de la conciliación manual

Por regla general, el proceso implica seguir estos pasos:

1. Reunir extractos bancarios

Descarga los extractos bancarios del periodo que vas a conciliar (mensual, trimestral, etc.)

2. Obtener registros contables internos

Recopila el libro mayor, asientos contables y todos los justificantes del periodo

3. Comparar movimientos uno a uno

Verifica que cada ingreso o pago del banco esté correctamente registrado en la contabilidad

4. Identificar discrepancias

Marca pagos no registrados, duplicados, errores de fecha o importe, comisiones bancarias no contabilizadas

5. Ajustar asientos contables

Corrige los errores detectados y realiza los ajustes necesarios en tu sistema contable

6. Documentar el proceso

Crea un informe o acta de conciliación que respalde el trabajo realizado

Es recomendable comenzar la revisión por el saldo final del mes anterior. De esta forma es más rápido y sencillo detectar los posibles errores.

Además, recuerda que es conveniente presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios.

Errores frecuentes en la conciliación manual

Cuando la conciliación se realiza de forma manual, es común encontrarse con ciertos errores más frecuentes. Los más frecuentes son:

• Duplicar un apunte: Registrar el mismo movimiento dos veces
• Omisiones: Olvidarse de contabilizar un movimiento bancario
• Error decimal: Cambiar una coma de sitio (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Transposición de dígitos: Confundir el orden de cifras (poner 654 en lugar de 645)
• Inconsistencia temporal: Equivocarse en la fecha de registro
• Cheques pendientes: No registrar cheques emitidos que aún no han sido cobrados
• Comisiones bancarias: No contabilizar cargos del banco

Normalmente, estos desajustes son producidos por errores no intencionados, tanto de la entidad bancaria como de los responsables de la contabilidad. Sin embargo, también pueden indicar problemas más serios como fraude o malversación.

La conciliación bancaria nos permitirá detectar estos errores de forma temprana y corregirlos antes de que se conviertan en problemas mayores.

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La importancia de automatizar la conciliación bancaria

La conciliación manual es viable en empresas pequeñas con pocas transacciones, pero consume tiempo y es propensa a errores. Hoy existen soluciones tecnológicas que transforman este proceso.

Herramientas para automatizar la conciliación

La conciliación manual es viable en empresas pequeñas, pero consume tiempo y es propensa a errores. Hoy existen soluciones para automatizar este proceso:

• Software contable integrado: Conecta directamente con bancos y propone conciliaciones automáticas
• Plataformas de gestión de gastos: Como Okticket, que registran gastos en tiempo real
• Conciliadores automáticos: Emparejan movimientos bancarios y contables con inteligencia artificial

Automatizar la conciliación bancaria no solo ahorra tiempo, sino que también reduce riesgos y te permite dedicar más recursos a actividades que realmente generen valor para tu empresa.

Okticket: Conciliación bancaria automática en un click

Si quieres olvidarte de descargar ficheros desde el banco y optimizar tus recursos, puedes automatizar completamente la conciliación bancaria con Okticket.

¿Cómo Funciona?

¿Pagas con tarjeta de crédito? En Okticket nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. En apenas unos segundos, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios. Desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.

Beneficios del módulo de conciliación mágica

Con ello, ahorrarás un montón de tiempo. Más beneficios inmediatos de nuestro módulo de conciliación mágica:

• Control continuo. Los pagos realizados con tarjeta de crédito de empresa están continuamente controlados. De esta forma, es muy difícil que se realicen compras indebidas.
• Registro completo. Se minimiza la posibilidad de que una compra realizada no se registre en la hoja de gastos.
• Clasificación por usuario. Los gastos se clasifican automáticamente, facilitando la identificación de responsables en caso de error.
• Actualización en tiempo real. Los errores se detectan inmediatamente, evitando riesgos financieros.
• Entorno seguro. Toda la información queda guardada con los máximos estándares de seguridad
• Transacciones pendientes. Identifica fácilmente movimientos que aún no han sido procesados

En definitiva, la conciliación bancaria nos permitirá tener datos que reflejen la situación real de la empresa en todo momento.

OKT Card: conciliación automática desde el pago

Otra forma de disfrutar de conciliación automática es con la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket (incluida con la licencia de usuario).

1. Pagas con la tarjeta en cualquier establecimiento.
2. Recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto.
3. Asocias la foto del ticket al movimiento.
4. .El movimiento se vincula automáticamente y queda conciliado al instante.

Se trata de una tarjeta de débito Mastercard, por lo que funciona igual que cualquier tarjeta bancaria. La diferencia está en que puedes personalizar los límites de uso de forma individualizada: por usuario, por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

Ventajas de la OKT Card

• Bloqueo automático del fraude interno
• Control del flujo de efectivo en tiempo real
• Información del gasto actualizada al instante
• Límites personalizables por empleado, categoría u periodo de tiempo
• Conciliación automática sin intervención manual

Preguntas frecuentes sobre conciliación bancaria

¿Cada cuánto conviene hacer la conciliación bancaria?

Lo recomendable es realizarla mínimo una vez al trimestre, aunque muchas empresas la hacen mensualmente para tener un control más riguroso. Las empresas con alto volumen de operaciones pueden beneficiarse de conciliaciones semanales o incluso diarias mediante automatización.

¿Es obligatorio presentar conciliaciones bancarias a Hacienda?

No es obligatorio presentarlas de forma rutinaria, pero pueden ser requeridas en inspecciones o auditorías fiscales como respaldo de los movimientos bancarios. Por eso es importante mantenerlas actualizadas y correctamente documentadas

¿Puedo hacer la conciliación bancaria de forma automática?

Sí, totalmente. Con herramientas como Okticket puedes automatizar completamente el proceso, reduciendo errores humanos al mínimo y liberando tiempo valioso de tu equipo financiero.

¿Qué diferencia hay entre conciliación bancaria y conciliación de tarjetas?

La conciliación de tarjetas es un tipo específico de conciliación bancaria que se centra exclusivamente en los movimientos de tarjetas corporativas. Ambas son importantes para un control financiero completo.

¿Qué hago si encuentro un error en la conciliación?

Primero identifica si el error está en tus registros contables o en el extracto bancario. Si es un error contable, realiza los ajustes necesarios. Si es un error bancario, contacta con tu entidad financiera con la documentación que respalde tu reclamación.

¿Cuánto tiempo se tarda en hacer una conciliación bancaria manual?

Depende del volumen de transacciones. Para una empresa pequeña puede tomar 1-2 horas mensuales. Para empresas medianas o grandes puede extenderse a varios días. Con automatización, este tiempo se reduce a minutos.

Conclusión: La conciliación bancaria como pilar de la salud financiera

La conciliación bancaria nos permitirá mantener un control riguroso sobre nuestras finanzas empresariales, detectar errores antes de que se conviertan en problemas mayores y tomar decisiones basadas en información real y actualizada.

Aunque no sea obligatoria por ley, es una práctica esencial que toda empresa debería implementar de forma regular. Y con las herramientas de automatización disponibles hoy en día, no hay excusa para no hacerlo.

Puntos clave para recordar:

• La conciliación bancaria compara tus registros contables con los extractos bancarios
• No es obligatoria, pero es imprescindible para un buen control financiero
• Debe realizarse al menos trimestralmente, idealmente de forma mensual
• La automatización elimina errores y ahorra tiempo valioso
• Herramientas como Okticket facilitan el proceso con conexiones directas a entidades bancarias

¿Listo para llevar tu control financiero al siguiente nivel? Solicita una demostración de Okticket y descubre cómo la automatización puede transformar tu gestión de gastos.