Pese a que el uso de tarjetas para empresas está cada vez más extendido, todavía son muchos los departamentos financieros que tienen que enfrentarse todos los meses a la gestión de anticipos.

A priori puede parecer una buena solución para que los trabajadores en movilidad no tengan que adelantar dinero de su bolsillo. Además, el pago en efectivo tiene ciertas ventajas: no lleva comisiones, se acepta en todos los países y comercios y los empleados suelen tener más cuidado para no sobrepasar el presupuesto. En caso contrario, tendrán que adelantar dinero de sus bolsillos, entre otros.

El problema de la gestión de anticipos

Pero… Adelantar dinero para los gastos de viaje conlleva una serie de inconvenientes que hay que tener en cuenta. Entre los más comunes:

• El pago en metálico dificulta el cumplimiento de la política de gastos de viaje.
• El dinero en efectivo es un medio de pago poco seguro e higiénico.
• Cuando los viajes son fuera de la zona euro, es necesario pagar comisiones por cambio de divisa.
• Es difícil calcular cuánto dinero va a necesitar exactamente el empleado en movilidad. Al final, suelen ocurrir una de estas dos situaciones: o la empresa adelanta efectivo de más, o el trabajador tiene que poner dinero de su bolsillo y esperar a que la empresa le realice el reembolso.
• Al final de cada viaje, los viajeros tienen que justificar a mano los gastos.
• El trabajador tiene que guardar los tickets. Si pierde uno o la información importante se borra, tiene que poner ese dinero de su bolsillo.
• Con la entrega de anticipos para gastos de viaje, la empresa puede perder el control del flujo de caja.
• El departamento de contabilidad tiene la engorrosa tarea de comprobar que los gastos cuadran. Y si además de gestionar los anticipos, tiene que hacer reembolsos y conciliaciones manuales, la tarea se complica. Los errores, por tanto, son comunes.
• Las empresas no saben cuánto dinero van a tener que reembolsar a los viajeros de negocios hasta que el área de administración no tiene las notas de gastos sobre la mesa.

Lee también: Ventajas y desventajas de los diferentes medios de pago

Claves para optimizar la gestión de anticipos

¿Tienes que lidiar con la gestión de anticipos? Siempre puedes tratar de optimizarla. Algunas medidas que pueden resultar útiles son las siguientes:

• Definir una política de gastos de viaje. En este documento debe queda claro el sistema a seguir para solicitar el anticipo. El Estatuto de los Trabajadores no dice nada al respecto, pero lo habitual es entregarle al trabajador un formulario para que lo rellene. Este debe llevar la firma de RRHH o de un superior. Clica en la imagen de abajo para ver un ejemplo de una plantilla básica de solicitud. Es editable, por lo que puedes personalizarla y descargarla.

• Informar a los trabajadores del procedimiento para justificar el anticipo a posteriori: formulario a cumplimentar, límites de gasto (por usuario, por categoría, por destino…), campos a rellenar en la hoja de gastos (motivo del viaje, nombre del cliente visitado, concepto del gasto, importe y fecha…), flujo de aprobación, gastos reembolsables y no reembolsables, etc.
• Comprobar el tipo de cambio de cada país de destino antes de que los trabajadores salgan de viaje
• Realizar auditorías de forma periódica
• Automatizar el proceso. Con la digitalización de los gastos de viaje, el proceso de gestión de las notas de gastos se simplifica al máximo. El ahorro de tiempo es considerable. Al mismo tiempo, los errores se reducen significativamente

¿Te gustaría comprobar lo fácil y útil que resulta digitalizar las notas de gastos?

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OKT Card: adiós a la gestión de anticipos

¿No ves el momento de dejar de lidiar con el engorro que supone la gestión de anticipos? La tarjeta para empresas de Okticket te proporciona una nueva forma de controlar los gastos de tus empleados.

¿Qué ventajas ofrece si la comparas con otros medios de pago?

• Los gastos profesionales se controlan desde una única plataforma
• Los empleados nómadas no tienen que adelantar dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salen de viaje
• La empresa puede llevar un control en tiempo real de los gastos de viaje. En cuanto un empleado la utiliza, el usuario administrador puede ver el importe, dónde ha efectuado el pago y qué ha comprado.
• Tus empleados no volverán a ignorar la política de gastos de viaje
• Puedes personalizar los límites de uso por múltiples criterios (por usuario, por periodo de tiempo, por categoría de gasto…)
• Ofrece conciliación automática. El problema más habitual de las tarjetas de empresa tradicionales es que la entidad emisora emite un extracto que debe ser revisado por la persona encargada de revisar los gastos. Muchas veces, no es fácil identificar los conceptos. Al final, acaba creando un Excel para que el trabajador organice los gastos (con su fecha, concepto e importe). Eso no te ocurrirá con la OKT Card. El usuario paga, recibe el aviso en su móvil para digitalizar el gasto y asocia el ticket a la notificación. El gasto queda registrado y listo para su tramitación.
• Puedes activarla y desactivarla desde la propia app de Okticket
• Con la garantía de Mastercad. Es aceptada en miles de establecimientos de todo el mundo

Si quieres olvidarte de la gestión de anticipos, no dudes en pedirnos información más detallada sobre la OKT Card, o cualquier otra funcionalidad de Okticket. Contáctanos sin compromiso y te responderemos en menos de 24 horas.

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El gasto en gasolina copa un gran porcentaje del presupuesto destinado por las empresas a viajes de negocios. A raíz de la pandemia, el medio de transporte preferido por los trabajadores para desplazarse es el coche. Esto se nota tanto en el incremento del gasto en kilometraje como en el uso de tarjetas gasolina para empresas, según datos extraídos de nuestra app.

¿Tú también estás pensando en contratar una tarjeta carburante para empresa? En el mercado cada vez hay más opciones. Normalmente son tarjetas físicas, ya sean de débito, de crédito o prepago. Además, han empezado a comercializarse tarjetas de carburante virtuales.

Ventajas de las tarjetas gasolina para empresas

Como decíamos, el uso de tarjetas gasolina para empresas se ha extendido enormemente. En parte, esto ha sido gracias a todos los beneficios que conllevan:

• La empresa puede controlar que sus trabajadores cumplan la política de gastos de viaje. Se reduce, por tanto, el riesgo de sufrir fraude interno.
• Los gastos generados por cada usuario quedan registrados y disponibles para ser revisados en el momento.
• De forma periódica, la empresa puede solicitar una factura unificada.
• Muchas ofrecen descuentos al repostar, una oportunidad nada desdeñable para ahorrar un poco (los descuentos oscilan entre el 2% y el 7% del importe). Momento de recordar que, en lo que llevamos de año, el precio del carburante se ha encarecido un 25% (fuente: La Vanguardia)
• Hay comercializadoras que, además de descuentos directos, ofrecen puntos en cada repostaje. El importe acumulado puede canjearse por descuentos en sus servicios (un seguro por ejemplo).
• El ahorro de tiempo dedicado a la revisión de los gastos de viaje a fin de mes también hay que tenerlo en cuenta.
• Son un medio de pago seguro.
• Facilitan la gestión de solicitud de devoluciones de impuestos.

LEE TAMBIÉN: Informe de comportamiento en los viajes de negocios post covid

¿En qué debes fijarte a la hora de contratar una tarjeta de carburante para empresas?

Si vas a contratar tarjetas gasolina para tu empresa, debes tener en cuenta una serie de recomendaciones para no llevarte sorpresas:

• ¿Quieres establecer límites de gasto en cada tarjeta? En ese caso, tendrás que buscar un producto personalizable.
• Tiene que ser gratuita, sin comisiones ni intereses ocultos.
• Asegúrate de que ofrece un servicio de bloqueo 24/7.
• Uno de los objetivos de las tarjetas de empresa es mejorar el control del gasto en combustibles. Por eso, lo ideal es que el emisor ofrezca acceso online y en tiempo real a la información.
• Opta por una tarjeta que pueda ser utilizada en un gran número de gasolineras para que los trabajadores nómadas siempre tengan una cerca del lugar en el que se encuentren. Una buena opción son las tarjetas que no están asociadas a una red específica de estaciones de servicio y que permiten repostar en la gasolinera más cercana, o en la más barata.
• ¿Qué tipo de combustible utilizan los vehículos de la empresa? Es importante tener en cuenta este aspecto, pues se comercializan tarjetas diferentes en función del tipo de carburante.
• Si tu empresa tiene vehículos censados como beneficiarios de la devolución de gasóleo profesional de la Agencia Tributaria, debes saber que hay entidades emisoras que informan a la Agencia Tributaria de los repostajes y generan la devolución de forma automática.

Comparativa tarjetas gasolina para empresa

¿Cuáles son las mejores de cara al nuevo año que se acerca? Vamos a ver qué ofrecen algunas de las más populares para que puedas encontrar la que mejor se ajusta a tus necesidades.

Solred

Las tarjetas Solred son un medio de pago de Repsol que ofrecen descuentos en gasolina y promociones exclusivas. Están pensadas especialmente para empresas y profesionales. De hecho, las hay de varios tipos, cada una con sus propias características:

• Tarjeta Solred Clásica
• Tarjeta Solred DKV
• Tarjeta Solred Gasóleo Bonificado
• Tarjeta Solred Carburantes
• Tarjeta Solred Más
• Tarjeta Solred Taxi
• Tarjeta Solred Más Taxi
• Tarjeta Solred Ambulancias
• Tarjeta Solred Autoescuelas
• Tarjeta Solred Diplomatic
• Tarjeta Flota Edenred Solred

¿Prefieres contratar la tarjeta gasolina con tu banco? Tienes estas otras opciones:

• Banco Santander: Tarjeta Business Solred
• Banco Sabadell: Tarjeta Repsol Máxima
• Caixabank: Visa Classic Business Solred y Visa Oro Business Solred
• BBVA: Tarjeta Negocio Crédito
• Ibercaja: Ibercaja Repsol Más

Cepsa

Cepsa también ofrece diferentes tarjetas de combustible para que puedas elegir la que mejor se adapta a tu negocio. Como en el caso anterior, hay varias pensadas para empresas y profesionales:

• StarRessa
• StarRessa Direct
• StarRessa Eurotrafic
• StarRessa Go
• StarRessa Flotas
• StarRessa Gasóleo bonificado

Otra opción es la Mastercard Porque Tu Vuelves emitida por Wizink.

BP

Las tarjetas profesionales de combustible también ofrecen diferentes ventajas, como descuentos en carburante y facturas semanales. Tienes para elegir:

• BP Donde Estés
• BP Plus
• BP+Aral
• Tarjeta prepago BP

Una alternativa puede ser la tarjeta de crédito VISA Mi BP de Bankinter.

Galp

Con una red compuesta por más de 600 gasolineras en nuestro país, los clientes de Galp pueden conseguir descuentos al repostar. Tiene dos tipos de tarjetas gasolina para empresas:

• Galp Flota: se trata de una tarjeta de crédito para combustible (y otros productos) especialmente dirigida a empresas con flotas de vehículos que tengan un consumo superior a 4.000 litros/año.
• Galp Flota Business: realmente es una tarjeta de fidelización, pero la hemos añadido a la lista porque ofrece descuentos inmediatos:

- España (Península): descuento de 0,040 por litro en GLP Autogas.

- Portugal: descuento de 0,070 €/L, en todos los carburantes.

- Islas Baleares: descuento de 0,030 €/L, en todos los carburantes.

Además, Galp tiene acuerdos con varios bancos para que sus clientes ahorren dinero al repostar: Abanca, Cetelem, Openbank, ING y EVO Banco.

Shell

¿Tus empleados en movilidad suelen repostar en gasolineras Shell? La Shell Card es una tarjeta de crédito para empresas pensada para abonar los gastos de carburante. Puede utilizarse en más de 20.000 estaciones de servicio de toda Europa.

Tarjeta Radius H24

Se diferencia de las anteriores en que es aceptada en estaciones de servicios de diferentes marcas (Repsol, Cepsa, Galp y Shell, además de algunas independientes).

En la siguiente tabla puedes ver una breve comparativa que esperamos te ayude a elegir una tarjeta gasolina de empresa.

OKT Card: La tarjeta para empresas más flexible

La tarjeta inteligente de Okticket permite su utilización para abonar cualquier gasto de viaje. Al ser personalizable, puedes habilitarla solamente para el pago de determinadas categorías de gasto y limitar la cantidad que cada usuario puede gastar. Más cosas que te interesará saber:

• Los gastos quedan registrados en una única plataforma.
• Paga donde quieras. Puedes utilizarla en cualquier establecimiento que admita Mastercard, tanto de España como del extranjero.
• Es una tarjeta de débito (sin intereses ni comisiones).
• Con la garantía de Mastercard.
• Ofrece conciliación automática. Pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación.
• El equipo financiero puede supervisar el gasto  de cada tarjeta corporativa en tiempo real.
• Posibilidad de establecer límites por empleado o departamento y por múltiples criterios (por periodo de tiempo, por usuario, por categoría de gasto...)
• Obtención de informes personalizados.
• Activación y desactivación desde la app.
• Con la OKT Card te olvidarás de los reembolsos y anticipos de efectivo.
• ¿Quieres utilizarla solo para abonar determinados gastos? Solo tienes que activar las categorías que quieras.

¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

DESCUBRE LA OKT CARD

¿Nunca te ha pasado que los importes de las hojas de gastos no coincidían con el cargo de las tarjetas efectuado por el banco? ¿Has tenido que comparar a mano el extracto bancario y los tickets entregados por los trabajadores? A saber cuánto tiempo habrás perdido!

Con la conciliación bancaria de tarjetas hubieses simplificado muchísimo este proceso. De forma automática, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios.

La importancia de contar con un módulo de conciliación de tarjetas

Además del evidente ahorro de tiempo, esta funcionalidad aporta una serie de ventajas. Tomando como referencia el módulo de conciliación mágica de Okticket (estamos conectados con más de 100 entidades bancarias), hemos listado las más destacadas.

Las tarjetas corporativas, bajo control

La conciliación bancaria aumenta el control de los pagos efectuados con tarjeta. Sobre todo, si los empleados utilizan tarjetas corporativas y hacen un uso indebido de estas.

Bastará con echar un vistazo a la herramienta de gestión de gastos de empresa para darte cuenta de que hay un cargo en el banco que no está anotado en la hoja de gastos.

Gracias a que es posible llevar un control real del estado de las cuentas, se facilita la toma de decisión estratégicas.

Detección rápida de errores

Al analizar los descuadres te vas a dar cuenta de que, muchas veces, el desajuste viene por un error inintencionado, ya sea por parte del banco o en la contabilidad de la propia empresa. Olvidarse de registrar un cargo, duplicar el apunte, cambiar una coma de sitio (14,25 en lugar de 142,5) o alterar el orden de un dígito del importe (536 en lugar de 563), por ejemplo.

Dar con ese error de forma manual puede ser eterno. En cambio, con el módulo de conciliación de tarjetas de Okticket puedes identificar los importes similares en pocos minutos.

Registro de conciliaciones

Es importante recordar que la conciliación bancaria debe realizarse cada trimestre. Con este servicio la tarea es mucho más sencilla y podrás llevarla a cabo con más frecuencia.

Además de tener parte del trabajo hecho, te servirá para detectar los desajustes según van surgiendo y dar con la solución rápidamente.

También puedes crear un registro de las conciliaciones de cara a identificar las causas de posibles desajustes futuros.

Un gasto, un usuario

Gracias a la conciliación de tarjetas corporativas, es posible clasificar los gastos de viaje por usuario. De esta forma, sabrás en todo momento quién comete fraude interno, quién ha podido cometer un fallo humano o a quién debes reclamarle los justificantes que faltan.

Al mismo tiempo, este servicio agiliza el reembolso de los gastos, algo que agradecerán especialmente los trabajadores que hayan adelantado dinero de su bolsillo.

Y todo ello desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.

LEE TAMBIÉN: ¿Fraude interno o error? Guía de irregularidades en gastos de viaje

Los beneficios de las tarjetas corporativas

Si al módulo de conciliación bancaria le sumas la implantación de tarjetas corporativas para los gastos de viaje, el control financiero será mucho mayor. Este producto ofrece un montón de beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores.

• Es un medio de pago seguro.
• Permite controlar el flujo de efectivo.
• Todos los gastos estarán centralizados, por lo que al departamento de contabilidad le llegarán agrupados todos los gastos generados: gasolina, restaurantes, hoteles, peajes, etc.
• La empresa puede establecer el límite según la política de gastos de viaje.
• Ofrece la posibilidad de generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos.
• Los trabajadores no tienen que adelantar los gastos de su bolsillo.
• Como la empresa sabrá cuánto dinero destina a cada partida, tiene argumentos para negociar descuentos con sus proveedores: hoteles, billetes de avión, alquiler de coches, etc.

No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios. A partir de ahí, puede reflejar las cantidades a abonar en el convenio colectivo o en su política de gastos de viaje.

Lo habitual es que las empresas paguen gastos de kilometraje a los empleados que utilizan su propio vehículo para viajes de empresa. Y ese importe suele ser fijo. ¿Qué aspectos tienen en cuenta para fijar el precio de kilometraje?

• Muchas se rigen por los límites marcados por la Agencia Tributaria para que el gasto sea deducible. Actualmente, el kilometraje exento de pagar IRPF es de 0,19 euros por kilómetro recorrido (artículo 9.2 del Reglamento del IRPF). Por tanto, si una empresa paga 0,30 euros/kilómetro, los trabajadores tienen que cotizar por esos 11 céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en el País Vasco y Navarra, donde el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente
• El precio estipulado en los convenios sectoriales también suele ser tenido en cuenta
• Puede ocurrir que las empresas fijen diferentes importes en función del cargo del trabajador, del departamento y/o de su antigüedad en la empresa

Dado que el precio del kilometraje es libre, puedes encontrarte con empresas que pagan menos de 0,19 euros por kilómetro recorrido. Otras, duplican e incluso triplican esa cantidad.

Vamos aponer tres ejemplos:

• Las empresas que se rigen por el Convenio Colectivo Provincial de Limpieza de Edificios y Locales de Bizkaia abonan 0,25 euros por kilómetro
• El Convenio Colectivo del Sector de Oficinas y Despachos en la Comunidad Autónoma de Madrid ‍establece 0,32 euros/km
• El Convenio Colectivo de la Industria Siderometalúrgica de Gipuzkoa fija en 0,36 euros el precio del kilometraje

Qué conceptos incluye el gasto de kilometraje

A la hora de calcular a cuánto pagan el kilometraje, las organizaciones tienen en cuenta los siguientes conceptos:

• El gasto de combustible. Como el importe debe abonarse en su totalidad, es importante guardar los tickets.
• El desgaste ocasionado al vehículo. Por ejemplo, el desgaste de los frenos o los neumáticos.
• El gasto de aceite.
• La parte proporcional del seguro del coche.
• La parte proporcional del impuesto de circulación.

En cambio, no se incluyen las multas de tráfico (tiene que pagarlas el trabajador), los peajes ni los tickets de aparcamiento. No quiere decir que estos dos últimos conceptos no se abonen, pero corresponden a categorías diferentes de las notas de gastos.

Por cierto, el reembolso por peaje y el aparcamiento no tributan. Pero para ello es necesario aportar los justificantes. Puede ser en papel o digitalizados mediante un software homologado por la Agencia Tributaria.

Evitar errores en la gestión del kilometraje

Cuando los trabajadores en movilidad reportan los gastos de viaje de forma manual, puede ocurrir que cometan errores que cuesten dinero a la empresa. Gastos duplicados, tickets borrosos, kilómetros mal calculados…

Lee también: ¿Fraude interno o error? Guía de irregularidades en gastos de viaje

Una forma rápida y sencilla de que el departamento financiero pueda controlar los gastos de kilometraje es implantar una herramienta de digitalización de gastos. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.

Contratar tarjetas de empresa para los empleados también te ayudará a que estos cumplan con la política de gastos de viaje.

Además del evidente ahorro de tiempo y dinero, la automatización permite analizar la evolución de los gastos de empresa. De esta forma, es más fácil tomar decisiones estratégicas.

Gracias a la trazabilidad de los gastos de viaje, puedes saber a qué categorías de gasto destinas más presupuesto. Así tendrás argumentos para negociar descuentos con los proveedores.

En el caso concreto del kilometraje, en Okticket hemos podido constatar que la pandemia ha traído consigo un mayor uso del coche, con lo que han aumentado los kilómetros recorridos. También el gasto en gasolina (un 40% si comparamos el período marzo 2020/marzo2021 con los 12 meses anteriores).

Si embargo, la distancia recorrida en cada desplazamiento se ha reducido sensiblemente, por lo que podemos deducir que la mayoría de los viajes de empresa realizados en coche son de corta distancia.

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Ya no hay excusas. Los días en los que no estabas al tanto de los gastos de empresa hasta que te entregaban las notas de gastos deberían haberse acabado. Gracias a las tarjetas corporativas, la gestión de los gastos de viaje es más fácil. 

Aún hay casos en que los trabajadores en movilidad deben pagar de su propio bolsillo. Este sistema no es práctico para nadie. Por una parte está el reembolso, un proceso que suele demorarse y que es causa de malestar entre los viajeros de negocios.  

Luego está el hecho de que las empresas no saben cuánto dinero tendrán que pagar. Esto sucede hasta que el departamento de administración recibe las notas de gastos.

¿Quieres optimizar la gestión de los gastos de viaje? Puedes comenzar por facilitar tarjetas de empresa a los empleados nómadas.

Ventajas de la tarjeta para gastos de empresa

Su uso aporta una serie de ventajas que no conviene pasar por alto:

• Las tarjetas de crédito y débito son un medio de pago más seguro que el dinero en efectivo. 
• Los trabajadores no tienen que adelantar el dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salen de viaje. De esta forma, se controla mejor el flujo de efectivo.
• Permiten controlar el importe gastado en tiempo real. En cuanto un empleado haga uso de ella, podrás ver el importe, dónde ha efectuado el pago y qué ha comprado. 
• Otra opción es generar informes personalizados en los que se muestren los gastos ordenados por conceptos (gasolina, restaurantes, hoteles, peajes, etc.). Con esta información es posible saber cuánto dinero se destina a cada partida. Si los gastos se concentran en determinados proveedores, la empresa ya tiene argumentos para negociar descuentos.
• Algunas tarjetas incluyen seguros de viaje. Las coberturas no se ciñen simplemente a las que todos conocemos asociadas a la compra de billetes de tren o avión. También existen seguros para coches de alquiler que ofrecen protección ante daños o robo.
• ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos? Si un usuario la utiliza de forma indebida, lo sabrás. También puedes establecer una serie de funciones orientadas a evitar los errores en el reporte de gastos:

- Definir un límite de gasto para cada usuario

- Establecer unas fechas concretas para que puedan ser usadas

- Restringir su validez a determinadas categorías de comercios. También existe la opción de restringir su uso para que solo sean válidas en productos y servicios de determinados proveedores

- Recibir automáticamente la solicitud para aprobar los gastos según se vayan sucediendo las transacciones

- Generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos

• A la hora de gestionar las notas de gastos, el proceso se simplifica. Si cuentas con un software de digitalización de gastos de viaje como Okticket, puedes automatizar la validación y aprobación de los tickets. También puedes integrar la solución con tu ERP.
• Además, puedes implantar la conciliación bancaria. Esta función permite comparar automáticamente el extracto del banco con los tickets registrados en la app.

El Business Travel y la tendencia en los medios de pago

Después de la pandemia, son muchísimas las organizaciones que han tomado consciencia de los beneficios que suponen las tarjetas. De hecho, este producto está ganando terreno al efectivo. En Okticket hemos analizado los tickets subidos a nuestra aplicación y hemos podido comprobar que su uso se ha duplicado durante los últimos años.

Las empresas que usan nuestra aplicación han aumentado el pago con tarjeta. Un ejemplo. Entre marzo de 2019 y marzo de 2020, pagaban el 21% de los tickets con tarjeta. En los 12 meses siguientes, este porcentaje subió al 41%.

Actualmente, la mitad de los gastos ya se pagan con tarjeta. Sobre todo, parkings y gasolina.

Tipos de tarjetas bancarias corporativas

¿Cómo funcionan las tarjetas de gastos de empresa? Al igual que las tarjetas bancarias tradicionales, las de empresa están emitidas por una entidad bancaria. Una vez al mes, el banco envía un extracto a la empresa para que el departamento financiero pueda analizar los gastos. La diferencia está en que, por lo general, las corporativas son más baratas que las de crédito para particulares.

Antes de terminar, es importante señalar que las tarjetas no tienen por qué ser físicas. No es extraño encontrar compañías que ofrecen a sus empleados tarjetas virtuales para gastos de empresa. Los códigos generados pueden ser de uno o varios usos, dependiendo del control que quieras tener sobre los gastos de los business travellers.

Por otra parte, el uso de tarjetas no exime de la necesidad de guardar los justificantes originales de cara a una posible inspección de Hacienda. La única forma de poder deshacerte del papel es digitalizar los tickets y facturas con una herramienta homologada por Hacienda. Recuerda que los documentos digitalizados en Okticket tienen la misma validez legal que los originales en papel.

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¿Tienes la versión Free de Okticket y necesitas más funcionalidades? ¿Los usuarios que reportan gastos en tu empresa son más de cinco? ¿Necesitas integración, conciliación y/o tarjetas de empresa? Ha llegado la hora de que conozcas todas las ventajas que ofrecen la funcionalidad Corporate de Okticket.

Reduce la gestión de gastos a la mínima expresión

Reportar, validar y tramitar gastos es mucho más rápido y sencillo con las funcionalidades que ofrece la versión Corporate de Okticket.

Ahorrarás tiempo en el reporte con nuestro potentísimo motor de reconocimiento, y reducirás la revisión de los gastos a la mínima expresión gracias al motor de revisión automática.

Este sistema va más allá de las típicas alertas para avisar de posibles anomalías. Es capaz de aplicar su inteligencia para tomar decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

Deja que la tecnología trabaje por ti

¿Tus empleados pagan con tarjeta de empresa? En ese caso, sabrás que el proceso de conciliación manual es bastante engorroso. Con nuestro módulo de conciliación mágica puedes cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas con los tickets digitalizados.

En Okticket nos conectamos mediante credenciales con más de 100 entidades bancarias. Si quieres decir adiós a la exportación de extractos bancarios y a los errores de revisión, esta funcionalidad es para ti.

Controla los gastos con la tarjeta inteligente

También puedes beneficiarte de la conciliación instantánea con la OKT Card. En cuanto un empleado realiza un pago con esta tarjeta de empresa, le llega un aviso a su móvil para que digitalice el gasto. De esta forma, el ticket queda asociado a la notificación.  

La OKT Card puede personalizarse de forma individual por múltiples criterios, incluyendo límites por mes, días y categorías.

Complementa tus herramientas de gestión

Okticket cuenta con integraciones avanzadas, bidireccionales (los datos se sincronizan entre las plataformas) y evolutivas con los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de Business Intelligence del mercado.

Esta integración puede ser a través de conectores homologados, vía API o mediante la exportación de ficheros CSV.

Trazabilidad de los datos

Uno de los beneficios más destacados por los clientes de Okticket es la posibilidad de obtener la trazabilidad de los datos para realizar un análisis inteligente.

Personalización a tu medida

Cada cliente tiene una necesidad. Con la versión Corporate de Okticket puedes parametrizar la herramienta en función de la política de gastos de tu empresa.

La aplicación cuenta con diversas funcionalidades adaptadas al proceso lógico e intuitivo del reporte de gastos. Puedes seleccionar el modelo impositivo, personalizar las categorías de gastos, generar campos custom, delegar funciones en el registro de gastos, establecer un workflow multietapa o fijar umbrales de gastos asociados a categorías y centros de coste, entre otros.

Okticket: valor añadido para cada departamento

Finanzas, Recursos Humanos, Ventas, IT… Okticket aporta beneficios para los diferentes roles de la empresa. Veamos algunos ejemplos:

• Beneficios para Administración y Finanzas: contabilidad automatizada e inteligente, control de gastos de empresa en tiempo real, ahorro de costes, eliminación del papel, umplimiento de la política de viajes, integración con los principales ERP del mercado, conexión con más de 100 entidades bancarias, etc.
• Beneficios para Recursos Humanos: aumento de la productividad, gestión simple de las hojas de gastos, tecnología sencilla para los usuarios, transformación digital más allá de la teoría, ayuda para gestionar la Retribución Flexible, etc.
• Ventas: reporte de gastos ágil y sencillo, inmediatez, eliminación de los tickets en papel, agilidad en los reembolsos, etc.
• CEO: cumplimiento de la política de viajes, control de los gastos con el mínimo esfuerzo, motor de revisión automática para detectar automáticamente las posibles irregularidades, ahorro de tiempo y costes, control de gastos en tiempo real, flexibilidad en la personalización de la herramienta, etc.
• CIO: API de integración, proceso de implantación rápido y sencillo, soporte continuado, información encriptada, integración con el protocolo LDAP, etc.

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Afrontar el proceso de digitalización de sus empresas ha dejado de ser una opción para convertirse en prácticamente una obligación. Los directores financieros tienen la misión de manejar el timón de las finanzas al mismo tiempo que aprietan el acelerador para ganar la carrera de la transformación digital. Y todo ello sin perder de vista el rumbo cambiante del mercado.

Para salir airosos de este reto, los CFOs están llevando a cabo una serie de medidas que pasan por implementar herramientas de automatización que les facilite la planificación de la estrategia de negocio.

El objetivo principal es crear valor para la empresa, y de ahí que ya haya quien hable de CVO (Chief Value Officer) para referirse al CFO.

Los propios responsables de finanzas son conscientes de que cuanto antes descubran cómo pueden aprovecharse de la tecnología para tomar decisiones ágiles, antes podrán aportar más valor a sus organizaciones.

El director financiero como catalizador de la estrategia digital

No es de extrañar, por tanto, que los CFOs se hayan convertido en catalizadores de la estrategia digital. Este nuevo rol implica asumir nuevas responsabilidades tanto dentro como fuera del área puramente financiera. Entre ellas:

• Ayudar a definir nuevos mercados, productos y servicios
• Asumir la responsabilidad de desempeñar la estrategia ESG (gobernanza ambiental, social y corporativa). Según un reciente estudio de Accenture, siete de cada diez directores financieros ya lo están haciendo.

El último Future Ready Finance Survey de KPMG apunta a que los directores financieros de las compañías líderes en rentabilidad tienen unas características comunes:

• Utilizan modelos operativos ágiles y herramientas de automatización de tareas y procesos
• Aprovechan la analítica de datos para estudiar la evolución y tomar decisiones de cara al futuro
• Asignan partidas presupuestarias para abordar la inversión tecnológica en las áreas clave de la compañía
• Apuestan por atraer talento tecnológico

"El CFO se ha convertido en un colaborador del resto de las aéreas de la empresa, las acompañamos con datos detallados que ayuden a las iniciativas del resto de aéreas que sean viable y rentables”

(Jaime Linaza La Calle, CFO y COO de Clearchannel en el 4 Congreso de CFOs de APD)

¿Qué herramientas demandan para afrontar el proceso de digitalización? Principalmente, las que les permitan analizar todos los datos, ahorrar el mayor tiempo posible y minimizar el impacto producido por los errores manuales y el fraude interno.

Al menos eso es lo que puede deducirse de las informaciones que nos llegan y de los estudios orientados a conocer las tendencias y prioridades de los CFOS en la transformación digital. Muchos de ellos apuntan a que la inversión en tecnología durante los próximos meses será para: ERPs on cloud, RPA (automatización de procesos robóticos) y herramientas que faciliten al análisis avanzado de datos.

También se desprende de estos informes que la pandemia ha acelerado la digitalización de las empresas. Antes de marzo de 2020, apenas una de cada diez había logrado transformar completamente su función financiera a través de la automatización. En pocas semanas, los planes de transformación digital se habían impulsado.

“La pandemia ha hecho que en 18 meses el avance en digitalización y concienciación empresarial haya avanzado tanto como en los últimos 18 años”, aseguraba en este sentido José Luis Martín Zabala, vicepresidente de Venta Indirecta de Sage España durante el 35 encuentro de la Economía Digital y las Telecomunicaciones celebrado hace tan solo unos días en Santander.

Hoy, el 60% de las tareas financieras tradicionales está automatizadas (fuente: Accenture), pero queda mucho camino por recorrer.

De hecho, en el mismo encuentro mencionado antes, el secretario general de CEPYME, Luis Aribayos, afirmaba que solo el 14% de las pymes españolas se encuentra, a día de hoy, en proceso de digitalizarse. 

Digitalización del área de finanzas: Hoja de ruta

Esto nos lleva a plantear una pregunta que no es nueva, pero sí recurrente: ¿está el área financiera lista para la digitalización? 

El éxito dependerá de la motivación e implicación del equipo, de las herramientas utilizadas y de cómo se utilicen.

Como todo proceso, el de la digitalización del área financiera implica diseñar una hoja de ruta que incluya los siguientes pasos:

1. Analizar las necesidades del departamento (digitalización de tickets, integración con el ERP, pagos con tarjetas inteligentes…).
2. Elegir las herramientas adecuadas para su sector. ¿Necesita los mismo una compañía farmacéutica que una de construcción? 
3. Conocer las nuevas preferencias de los clientes (mayor velocidad de entrega multicanal o disponibilidad permanente).
4. Evaluar qué procesos son susceptibles de digitalizarse y por dónde es mejor empezar. Lo ideal es comenzar con los más sencillos o con aquellos que serían más eficientes si estuvieran automatizados. Un ejemplo puede ser la digitalización de tickets y facturas.
5. Calcular el ROI, siempre teniendo en cuenta que el dinero destinado a la digitalización es una inversión, no un gasto.
6. Informar al equipo de los cambios que se están introduciendo, involucrarlo para aumentar su compromiso y tranquilizarlo para que no piensen que sus puestos de trabajo están en peligro.
7. Capacitar a la plantilla para que sepa cómo utilizar las nuevas herramientas y puedan aprovechar al máximo todas sus ventajas.
8. Tener en cuenta las necesidades de los clientes. ¿Cómo puedes mejorar su experiencia?
9. Controlar que las herramientas implantadas cumplen con las expectativas.
10. Adaptar continuamente la tecnología a la evolución del mercado, ya que los departamentos financieros necesitan moverse más rápido que el ritmo de negocio.

 ¿Aptitud o actitud? ¿Qué crees que es más importante a la hora de abordar con éxito el proceso de digitalización?

Mejora de la productividad, aumento del retorno de la inversión, recopilación de datos más efectiva… Un software empresarial aporta muchas ventajas, pero para optimizar su eficiencia es necesario escogerlas con detenimiento y precisión.

¿Qué aspectos debes tener en cuenta antes de contratar un software de empresa? Lo primero es tener claro para qué sirve la herramienta, cuántas personas van a utilizarla y si es útil para todas ellas. A partir de ahí, ya puedes comenzar con la búsqueda.

1. ¿Quién es el proveedor?

Cuando te ofrezcan una nueva solución tecnológica y no conozcas al proveedor, trata de obtener información sobre la compañía. Puedes pedir referencias a otros clientes, leer las reseñas o echar un vistazo a los casos de éxito.

Asegúrate de que cumple la normativa. Por ejemplo, una solución para digitalizar gastos de empresa debería estar homologada por la Agencia Tributaria.

2. ¿Es fácil de utilizar?

La usabilidad es fundamental para que toda la plantilla pueda manejar el software sin necesidad de pasar por un proceso de formación largo. Cuanto más intuitiva sea la solución, menos malestar causará su implantación.

No obstante, siempre está bien tener acceso a un equipo de soporte que pueda asesorar a los empleados cuando les surjan dudas y solucionar las incidencias de forma rápida. Pregunta a tu proveedor qué está incluido y durante cuánto tiempo.

De hecho, lo ideal sería que la empresa que elijas ofrezca un servicio integral, que se ocupe tanto de la labor de consultoría previa como de ofrecer una formación inicial.

3. ¿El precio tiene letra pequeña?

En ocasiones nos fiamos de la publicidad más de lo que deberíamos. Comparar precios es lo normal, pero no debemos quedarnos solo con las ofertas. Suele suceder que un producto muy barato solo ofrezca funcionalidades básicas y haya que pagar por ampliarlas.

¿Tu proveedor incluye en el paquete básico servicios recurrentes como pueden ser soporte o mantenimiento?

4. ¿Se integra con otros sistemas de gestión?

Utilizar varios programas puede resultar un engorro. Por eso, siempre que puedas, opta por soluciones que puedan integrarse con tus sistemas de gestión actuales. En Okticket, por ejemplo, nos integramos con los principales ERP del mercado de forma rápida, bidireccional y evolutiva.

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5. ¿El software empresarial es escalable?

Es habitual que el número de usuarios que utilizan un programa o aplicación aumente conforme pasa el tiempo. Eso implica, a su vez, un incremento en el número de datos. Para que el software no colapse, tiene que adaptarse a los nuevos requisitos.

6. ¿Están tus datos protegidos?

También es muy importante asegurarse de que la información queda guardada en un entorno seguro, a salvo de hackeos o fallos técnicos.

Algunas de las características que debe cumplir un desarrollo son las siguientes: encriptación en las conexiones (certificados SSL), cifrado de sesiones, uso de cookies, conexión a bases de datos, APIs encriptadas, protección de Inyección SQL, certificados de seguridad ISO27001 o SOC2, permisos de al menos dos niveles…

7. ¿Se pueden exportar informes?

La herramienta implantada no debe limitarse a almacenar la información. Todo buen software debería ofrecer la posibilidad de sacar informes para analizar los datos y con ello, tomar decisiones estratégicas.

8. ¿Cómo es la plataforma de desarrollo?

Diferentes empresas, diferentes necesidades. Para que un software empresarial se ajuste a cada usuario, lo ideal es que sea personalizable.

Esa flexibilidad es una de las características que diferencian a las herramientas on-premise de las cloud. Estas últimas, además, suelen ser más baratas.

En este punto es importante señalar que las aplicaciones de escritorio están siendo sustituidas por el SaaS (Software como Servicio), un servicio por el que el usuario paga una cantidad de forma periódica. Cuando se acaba el contrato, pueden optar por renovarlo o cancelarlo.

Entre las ventajas más destacadas está el hecho de que la empresa no tiene que preocuparse de las actualizaciones, ya que las mejoras las realiza la propia plataforma y las implementa de forma generalizada. Al mismo tiempo son flexibles, escalables y seguras, características que, como ya hemos dicho, son indispensables.

9. ¿Cómo es la implantación?

El proceso de implantación también debe ser tenido en cuenta. No se trata tanto de plazos, sino de procesos. Asegúrate de que el proveedor está preparado para solucionar los posibles errores que puedan ir surgiendo.

Si se escoge correctamente, un software puede ser una herramienta estratégica que ayude a las empresas a ser más competitivas.

10. ¿Ofrece información en tiempo real?

Departamentos como Ventas o Finanzas necesitan ver la información en tiempo real, y precisamente esa es una de las características más valoradas a la hora de comprar una nueva solución tecnológica.

Mira encima de tu escritorio. Tienes un móvil de última generación en el que guardas toda tu vida personal y profesional, llevas una tablet con las presentaciones de productos/servicios para clientes y un ligero portátil ha sustituido al enorme ordenador de sobremesa que tenías cuando empezaste. ¿De verdad sigues gestionando los gastos profesionales a mano?

Pese a que el control de gastos corporativos es una tarea crítica, muchas organizaciones siguen utilizando procesos manuales, con resultados poco eficientes y alto riesgo de error. La solución para ahorrar tiempo, dinero y ganar visibilidad sobre las finanzas pasa por la digitalización la gestión de gastos corporativos.

En este artículo, te explicamos qué significa digitalizar los gastos de empresa, cómo elegir un software de gestión fácil de utilizar, y qué beneficios obtendrás al automatizar los flujos de aprobación, controlar pagos recurrentes y gestionar justificantes originales con tecnología OCR.

¿Qué significa digitalizar los gastos de empresa?

Digitalizar gastos implica sustituir procesos manuales por un software de gestión que capture, procese, apruebe y registre toda la información de forma automática. Ya no necesitas hojas de Excel, correos interminables para validaciones ni guardar montones de justificantes originales en papel.

El objetivo es tener un proceso integral y centralizado para:

• Registrar gastos de forma sencilla y rápida
• Capturar justificantes originales (en papel o digitales)
• Establecer flujos de aprobación claros y personalizables
• Integrar datos con contabilidad o ERP
• Controlar pagos recurrentes de forma eficiente
• Gestionar tarjetas corporativas desde un único lugar
• Conciliar automáticamente los pagos realizados con tarjetas de crédito
• Obtener informes y analíticas en tiempo real

Ventajas de la gestión digital de los gastos de empresa

¿A que ya vas entendiendo que la gestión digital de los gastos de empresa no es solo para las grandes empresas? Más motivos que te ayudarán a tomar la decisión:

• Cuando los trabajadores se desplazan  por motivos laborales, tienes que contabilizar los gastos de viaje. ¿Qué ocurre si se pasan de plazo o pierden algún ticket o factura? Pues que se quedan sin recuperar ese dinero. Con aplicaciones como Okticket esto no va a volver a ocurrir, puesto que el ticket queda digitalizado en la aplicación y almacenado para que puedas consultarlo en cualquier momento.

• ¿Te preocupa estar al día con los impuestos? Las herramientas digitales te ayudan a cumplir con tus obligaciones fiscales. Eso sí, asegúrate de que las que implantes estén homologadas por la Agencia Tributaria. Esto te garantiza que los documentos digitalizados tengan la misma validez legal que los originales en papel.

•  ¿A los empleados nómadas les estresa acumular tickets en la guantera del coche, en la cartera, en los bolsillos del abrigo…? Si los digitalizan, pueden tirarlos a la basura en cuanto comprueben que los datos extraídos son correctos. Tú, por tu parte, tendrás acceso a toda la información en tiempo real.

• Tampoco tendrás que conservarlos en el archivo durante cuatro años por si tienes que someterte a una auditoría. Los tickets y facturas se guardan en un entorno cloud seguro. Más espacio en las estanterías de tu oficina.

• Seguro que ya sabes que realizar el proceso de validación de gastos de viaje de forma manual te lleva mucho tiempo. A eso tienes que sumar el tiempo que tardan los viajeros de negocios en cumplimentar una nota de gastos. 

• Con la contabilidad manual es más fácil cometer errores que hacen perder dinero a la empresa. De hecho, se estima que que el 20% de las notas de gastos contiene algún fallo. Eso implica una pérdida económica que, de ser cuantiosa, puede obligar  a que la compañía suba los precios. Conclusión: la digitalización contribuye al aumento de la competitividad.

Trazabilidad de la información

¿Quiere saber dónde se va el presupuesto? Con las herramientas de gestión digital de gastos de empresa podrás analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por departamento, por ejemplo. ¿Te imaginas lo que tardarías si tuvieras que hacer ese trabajo manualmente? Al final, solo cogerías una pequeña muestra y las cifras no serían reales.

Resumiendo. Las herramientas de digitalización de gastos de empresa te permiten dedicar más tiempo a tareas de mayor valor productivo y te proporcionan un valioso análisis de datos. 

¿Qué debe tener un buen software de gestión de gastos?

Para aprovechar al máximo la digitalización, no basta con escanear tickets. Necesitas un software de gestión completo, fácil de utilizar y adaptado a tu empresa. Debe incluir:

• Tecnología OCR para capturar datos automáticamente
• Flujos de aprobación personalizables
• Control de tarjetas corporativas
• Almacenamiento y consulta de justificantes originales
• Integración con el ERP y demás sistemas de gestión empresarial
• Informes en tiempo real y exportación de datos
• Acceso seguro en la nube

Pasos para digitalizar los gastos de tu empresa

1. Analiza el proceso actual: identifica cuellos de botella, errores frecuentes y tareas manuales.
2. Define objetivos claros: reducir tiempos de validación, mejorar control, cumplir con normativa, etc.
3. Elige el software adecuado: busca funcionalidades clave como OCR, flujos de aprobación de gastos y control de pagos recurrentes.
4. Implanta el sistema: forma al equipo, define políticas internas y configura los flujos de aprobación.
5. Monitorea y optimiza: revisa resultados, corrige ineficiencias y aprovecha los informes generados.

Conclusión: digitaliza para ahorrar tiempo y ganar control

Digitalizar los gastos de empresa no solo consiste en escanear justificantes originales. Significa automatizar flujos de aprobación, controlar pagos recurrentes y gestionar tarjetas corporativas de forma centralizada.

Con un software de gestión fácil de utilizar y tecnología OCR, reduces errores, ahorras tiempo y ganas visibilidad total de tus finanzas. Dedica menos esfuerzo a tareas repetitivas y más a hacer crecer tu negocio.

Con Okticket, digitaliza tus gastos de forma sencilla y eficiente. Solicita tu demo hoy mismo y descubre todas sus ventajas.

15.000 millones de euros. Las empresas españolas destinan cada año ese presupuesto a viajes de negocios (fuente: hosteltur). Dietas y kilometraje suponen la mayor parte del gasto. Por eso es tan importante llevar un control detallado de las notas de gastos.

¿En quién recae esta labor? Normalmente, en el CFO o en el departamento de administración. Si bien es cierto que Recursos Humanos es quien negocia con el comité de empresas el importe de las dietas y el kilometraje, la gestión posterior se traslada a Administración.

Esta labor puede parecer sencilla cuando la empresa tiene pocos trabajadores en movilidad, pero se complica con cada nuevo empleado que tiene que reportar gastos de viaje.

Con tantos tickets en papel, resulta complicado evitar que se escape algún gasto que no debería reembolsarse, o que tendría que computarse en una categoría diferente a la de dietas o kilometraje.

Es el caso, por ejemplo, de los peajes y el aparcamiento. Cuando un trabajador utiliza su coche particular para desplazarse por motivos laborales, la compensación que le corresponde tiene que cubrir la gasolina y la parte proporcional del desgaste de neumáticos, el seguro, el aceite y los impuestos.

En cambio, los tickets de peajes y aparcamiento tienen que meterse como un concepto aparte en la nota de gastos. De las multas debe hacerse cargo el trabajador.

Dietas y kilometraje: La clave de una buena gestión

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas y el kilometraje? Apunta.

Implanta una política de gastos de viaje

Cuando las empresas tienen bien definida la política de gastos de viaje, es más fácil llevar a cabo todo el proceso de gestión de dietas y kilometraje. ¿Qué debe quedar claro en ese documento?

• Los tipos de dietas existentes.
• Los mecanismos para justificar los gastos de viaje. Además de comprobantes como tickets o facturas, hay compañías que exigen a sus empleados un reporte con el motivo del viaje, el nombre de los clientes visitados o quién es la persona a la que se ha invitado a comer.
• El flujo de aprobación de las notas de gastos.
• El método de pago. ¿Se va a incluir el pago en la nómina o de forma independiente? ¿Los gastos se abonan en el acto, a la semana o una vez al mes?
• Las actualizaciones anuales, si las hay.

¿Son gastos retributivos o compensatorios?

Cuando los gastos por desplazamiento no están incluidos en la nómina, es necesario diferenciar los que son retributivos de los compensatorios. Además de que tienen un tratamiento fiscal distinto, pueden influir en el balance económico de la empresa.

Lo habitual es que las dietas y el kilometraje tengan carácter compensatorio, así que no se consideran como parte del salario. No obstante, en caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda, debes avisar a los trabajadores de que van a tener que pagar el IRPF correspondiente.

Esto es lo que tienen que saber los trabajadores que tienen que reportar gastos de viaje:

• Los gastos de kilometraje que sobrepasen los 0,19 euros por kilómetro están sujetos a retenciones.
• Para el alojamiento no existen límites económicos, pero sí para la manutención: cuando el gasto es dentro de España, las cantidades máximas son 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros si el trabajador tiene que pasar la noche fuera. Fuera de España, el importe asciende hasta los 48,08 euros y los 91,35 euros respectivamente.

Ten en cuenta los distintos tipos de dietas

Como sabes, el concepto dieta incluye tanto los gastos de manutención como de alojamiento. Puedes encontrarte con que una parte de la plantilla tenga asignada una cantidad fija diaria y a otra solo se le pague el importe exacto de las facturas presentadas.

Con la segunda opción tendrás más control sobre los gastos, pero eso implica más trabajo. Un tercer modelo de gestión es el denominado “sistema mixto”. Es decir, asignar una dieta fija para ciertos conceptos y presentar los justificantes de otros gastos.

Lo ideal para una gestión eficaz sería que las empresas optasen por uno u otro método en función de sus características y necesidades.

También puede darse el caso de que en el convenio se haga una distinción entre dieta completa (cubre los gastos de manutención y alojamiento) y media dieta (la empresa solo abona el importe de la comida o de la cena).

Si la asignación no tiene límites, solo tienes que comprobar que el ticket es correcto, pero cuando la empresa establece un límite para cada concepto/comida, no te quedará más remedio que ir ticket por ticket comprobando que el trabajador no ha excedido la cantidad.

Ayuda a la transformación digital de tu empresa

Seguro que mientras lees esto, en tu cabeza estás echando cuentas de cuánto tiempo pierdes en comprobar que las notas de gastos son correctas, en confirmar que los justificantes sean válidos y en cotejar que los importes de los tickets coinciden con los que han anotado los trabajadores.

¿Sabes que Okticket puede hacer todo ese trabajo por ti? Nuestra solución de gestión de gastos de viaje automatiza todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión y la aprobación.

El funcionamiento es muy ágil e intuitivo.

1. El empleado en movilidad saca una foto del ticket o factura.
2. El OCR (sistema de reconocimiento de caracteres) extrae la información del justificante y la digitaliza.
3. La aplicación genera una hoja de gastos y envía el informe a revisión.
4. La persona que tenga el rol de administrador puede validar los gastos en tiempo real, desde cualquier ubicación.
5. Como Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Además, Okticket cuenta con conectores bidireccionales homologados para los principales ERP del mercado. De esta manera, puedes integrar la herramienta con tu sistema de contabilidad.

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También tienes disponible un módulo de conciliación de tarjetas. En cuestión de segundos podrás comprobar que los movimientos de las tarjetas corporativas se ajustan a los de los tickets que se han ido subiendo a la aplicación.

Todo ello minimiza el riesgo de errores, tanto por parte de los trabajadores como del departamento de contabilidad. También se reducen los riesgos de sufrir fraude interno.

Los beneficios de una gestión eficaz de dietas y kilometraje

Como ves, el retorno de la inversión es muy rápido. A cambio, los beneficios para la compañía son numerosos:

• Ahorro en tiempo del personal.
• Ahorro directo: detección del fraude interno, papel o mensajería, por ejemplo.
• Cumplimiento con las obligaciones fiscales.
• Integración de sistemas.
• Mejora del ambiente laboral: los empleados en movilidad y el personal del departamento de administración se libran del engorroso proceso manual de reportar y revisar notas de gastos.
• Higiene: ante una situación como la actual, las herramientas digitales como Okticket contribuyen al distanciamiento social (los trabajadores no tienen que pasar por la oficina solo para llevar las notas de gastos, por ejemplo). Además, evita que tengas que tocar papeles continuamente.
• Sostenibilidad: como ya no tendrás que utilizar tanto papel, estarás contribuyendo al cuidado del medio ambiente. No te olvides de que hoy en día los clientes demandan empresas sostenibles.
• Eficacia: ya sabes que una empresa más efectiva es más competitiva.