Convertir tus gastos profesionales en oportunidades de ahorro. En eso consisten, básicamente, los programas de recompensas en cashback para empresas.

Gasolina, comidas de negocios, hoteles… Con el cashback, cada vez que realizas una compra, recuperas parte del dinero gastado.

¿Quieres saber cómo puedes beneficiarte de estos programas? A lo largo de este artículo repasaremos qué son, cómo funcionan y cómo aprovecharlos al máximo.

¿Qué son los programas de recompensas en cashback?

Literalmente, la palabra de origen inglés “cashback” se traduce como “dinero de vuelta”. A grandes rasgos, se trata de un esquema de beneficios mediante el que te devuelven un porcentaje del dinero gastado en tus compras.

Es importante no confundir estos programas de recompensa con la posibilidad de retirar dinero en efectivo al realizar una compra en un establecimiento. Este importe en metálico se suma al de la compra y se abona con la tarjeta bancaria.

Funcionamiento de los bonos reembolso

Como ocurre con cualquier otro sistema de fidelización, para disfrutar de las ventajas del cashback lo primero que debes hacer es registrarte y activar las ofertas disponibles.

Tipos de cashback

Actualmente hay varios tipos de programas de cashback. El más habitual es el ofrecido al utilizar las tarjetas de crédito de empresa. El importe de las devoluciones puede ser fijo o variar en función de las diferentes categorías de gasto (cashback diferencial).

Un tercer tipo es el denominado cashback variable. Consiste en ofrecer un porcentaje mayor de reembolso conforme aumenta el gasto.

Hay más opciones, pero estas suelen ser más utilizadas a título personal:

• Programas de fidelización de comercios que incluyen cashback.
• Aplicaciones móviles que devuelven dinero por realizar ciertas acciones. Estas van desde responder a una encuesta hasta comprar un producto concreto.
• Sitios web que actúan como intermediarios entre vendedor y comprador. Cuando un usuario realiza una compra a través de uno de sus enlaces, reciben una comisión. Parte de ese importe se comparte con el comprador en forma de reembolso.

Formas de reembolso

A partir de ahí, cada vez que realizas una compra irás acumulando recompensas. La devolución del dinero puede ser de diversas formas. Entre las más comunes encontramos las siguientes:

• Abono directo del dinero en la cuenta asociada al programa o a la tarjeta bancaria.
• Descuentos en la cuota de un servicio al que estás suscrito.  
• Suma de puntos que pueden ser canjeados por descuentos, productos o servicios.
• Obtención de cheques regalo para utilizar en futuras compras.

Caso práctico

Pongamos un ejemplo. Una empresa dispone de una tarjeta de crédito con un cashback del 2% para pagar los gastos de viaje profesionales. Si al final del mes los gastos suman 2.000 euros, obtendrá un reembolso de 40 euros.

Ahora bien, puede ocurrir que ese cashback sea en forma de descuento del precio de una suscripción. En ese caso, lo que se haría sería deducir el importe de la siguiente factura.

Ventajas del cashback

Cada programa de cashback tiene sus propios beneficios, aunque hay una serie de ventajas generales que no está de más recordar.

• Devolución de dinero en compras que probablemente ibas a realizar de todas formas, lo que conlleva un ahorro de costes.
• Flexibilidad para elegir cuándo utilizar el importe acumulado.
• Normalmente, el cashback puede acumularse a otras promociones o descuentos.

Por su parte, las empresas que ofrecen estos programas también salen ganando, puesto que tienen una herramienta con la que pueden captar a nuevos clientes y fidelizar a los actuales.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el cashback y cómo funciona?

El cashback es un programa de recompensas que devuelve a los consumidores una parte del dinero gastado en sus compras.

Este reembolso puede ser en forma de dinero, puntos o cheques regalo.

¿El cashback es lo mismo que un descuento?

No, el cashback y los descuentos son diferentes. Mientras que un descuento reduce el precio de compra al momento de pagar, el cashback se devuelve después de la compra.

No obstante, es frecuente que el cashback sea compatible con descuentos y promociones.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar con el cashback?

Depende del programa o de la entidad bancaria (en caso, por ejemplo, de las tarjetas de crédito con cashback). Suele oscilar entre el 0.5% y el 5%

¿Cómo se calcula el importe a reembolsar por una tarjeta con cashback?

Se suma el gasto total y el importe se multiplica por la tasa de reembolso. Pongamos el caso de una empresa con que realice un gasto con tarjetas de 10.000 euros y que cuente con una tasa de reembolso del 1,5%. Al multiplicar el gasto total (10.000 €) por la tasa de reembolso (1,5%), sale un cashback de 150 euros.

¿Se aplica cashback a todas las operaciones efectuadas con tarjetas de crédito?

Lo más habitual es que el cashback se aplique a todos los gastos efectuados con tarjeta inteligente, pero no suelen entran las retiradas de efectivo en cajeros automáticos.

¿Existen límites en los reembolsos?

Normalmente sí hay una cantidad tope a abonar en concepto de cashback. Estos límites pueden ser mensuales, anuales o por transacción, en función de los diferentes programas y proveedores.

¿El cashback expira?

En algunos programas, el cashback puede tener una fecha de vencimiento. Por eso es importante revisar los términos y condiciones.

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Recolectar los tickets, revisar que cumplen con la política de gastos empresarial, validar, tramitar, reembolsar, contabilizar, almacenar… ¿Cuántas horas te lleva la gestión manual de los gastos de viaje de empresa? Con el nuevo lector OCR de Okticket ahorrarás un 80% de ese tiempo.

¿Cómo funciona un lector OCR? ¿Qué tipos existen? ¿Cuáles son sus ventajas? Vamos a verlo.

¿Qué es el OCR y cómo funciona?

Para apreciar todos los beneficios que aporta un sistema OCR, antes hay que tener claro qué es. Esta tecnología permite convertir diferentes tipos de documentos, como archivos PDF o fotografías, en texto digital.

Así es como funciona:

1. El software captura la imagen de la factura
2. Los algoritmos de reconocimiento de caracteres la analizan
3. En cuanto han reconocido los caracteres, la herramienta los convierte en texto digital. Lo habitual es que este texto pueda ser editado.
4. Tras la conversión, los datos pueden estructurarse en varios campos: fecha, número de factura, importe…
5. La información puede exportarse en varios formatos.

Beneficios del uso de OCR

Esos datos extraídos pueden ser editados y almacenados en la nube, de forma ordenada. De esta manera, el OCR facilita la búsqueda de información y la integración con otras aplicaciones digitales, como sistemas de contabilidad o softwares de Recursos Humanos.

Las ventajas son inmediatas:

• Al automatizar la captura de datos, se reduce el riesgo de errores manuales.
• La tecnología proporciona un control más exhaustivo y preciso de los gastos.
• Los procesos se optimizan, con lo que es posible dedicar más tiempo a otras tareas importantes.
• Los datos permanecen seguros y accesibles en todo momento.

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Diferencias entre un OCR tradicional y un OCR inteligente

Durante los últimos meses, estos lectores OCR tradicionales han ido evolucionando hasta incorporar Inteligencia Artificial, como ha hecho Okticket con Pelaio. Las diferencias entre un OCR inteligente y uno tradicional son evidentes.

Aprendizaje automático

Un OCR tradicional se centra en la conversión de documentos estáticos y requiere ajustes manuales para diferentes tipos de documentos. Esto puede limitar su eficacia en entornos dinámicos y con documentos variados.

En cambio, los OCR basados en IA se adapta automáticamente a diversos formatos y tipos de documentos sin necesidad de intervención manual.

Reconocimiento de campos dinámicos

A diferencia del Reconocimiento Óptico de Caracteres tradicional que se limita a áreas específicas para la extracción de datos, el OCR inteligente puede identificar y extraer datos de campos nuevos y cambiantes. Estos, incluso, pueden ser configurados por los usuarios a través de lenguaje natural.

Nuevo lector OCR de Okticket: Procesamiento ultrarrápido y eficiente

La tecnología OCR ha evolucionado considerablemente en los últimos años, pero todavía hay muchas soluciones en el mercado que ofrecen capacidades básicas de digitalización de documentos.

Sin embargo, el OCR de Okticket se distingue por varias características avanzadas que optimizan la gestión de gastos profesionales.

Beneficios clave de PelAIo, el OCR inteligente de Okticket

• Captura la información de tickets y facturas con gran precisión, lo que resulta especialmente útil a la hora de tomar decisiones basadas en datos.
• Además de la información estándar, como fechas o importes, el OCR de Okticket también puede identificar y extraer campos personalizables que los usuarios configuran mediante lenguaje natural.  Esto es especialmente útil para empresas que necesitan capturar datos específicos como matrículas de vehículos en peajes y aparcamientos, número de personas en comidas de negocios o litros de combustible en informes de gastos.
• Interpreta los tickets extranjeros y los traduce. Por ejemplo, un recibo en japonés puede ser instantáneamente traducido al español y al inglés, facilitando la comprensión y el procesamiento por parte de equipos internacionales. Esta funcionalidad multilingües es indispensable para empresas multinacionales que operan en diferentes países.
• Identifica los gastos que incumplen las políticas de gastos de la empresa. En ese momento, el sistema puede generar alertas y/o rechazarlos automáticamente (un ticket que contiene alcohol, por ejemplo). Esta característica asegura un control más estricto y preciso de los gastos, mejorando la conformidad y reduciendo el riesgo de errores o fraude.
• Se adapta a diferentes modelos fiscales, monedas y sistemas de codificación de caracteres, independientemente del país de origen.
• Procesa los documentos al instante y devuelve la información extraída en tiempo real. Sin necesidad de postprocesado, incluidos tickets deteriorados, mal impresos o recibos escritos a mano. Con ello, se acelera todo el proceso de gestión de gastos.
• Capacidad de generar nueva información a partir de la digitalización de recibos que se van registrando en la app, gracias al aprendizaje automático.

Además de todo esto, el nuevo lector OCR inteligente de Okticket ofrece una integración perfecta con los ERP y sistemas de gestión empresarial existentes. Con ello, tendrás una visión real de las finanzas empresariales.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales (grupo TSK)

Cómo implementar el OCR de Okticket en tu empresa

A la hora de implantar un lector OCR como el de Okticket, es recomendable que  sigas una serie de pasos básicos:

1. Evalúa las necesidades de tu empresa

Como siempre que se trate de elegir una herramienta tecnológica, la planificación es clave. Por eso, es muy importante que el primer paso sea el análisis de requisitos para evaluar las necesidades específicas de tu organización en términos de gestión de gastos. Esto incluye tipos de gastos, volumen de documentos, y requisitos específicos de datos a capturar.

Al mismo tiempo, es fundamental desarrollar un plan de implementación que incluya objetivos claros, plazos, y asignación de recursos. Dicho método también debe prever la capacitación de los usuarios y el soporte técnico.

2. Configura y personaliza el Sistema

A la hora de implantar la solución, asegúrate de que el equipo que la lleve a cabo configure el sistema de acuerdo con los criterios indicados. Esto incluye tanto la personalización de los campos como la automatización de los flujos de aprobación o la disposición de las reglas de gasto.

3. Integra el OCR con tu ERP

Lo ideal es que integres el lector OCR con los sistemas de gestión empresarial que tengas. De esta forma, los datos capturados fluirán directamente hacia donde los necesites.

4. Prueba y ajusta

Para asegurarte de que el sistema funciona correctamente, lo mejor es realizar pruebas con documentos reales. De esta forma, podrás ir haciendo ajustes en la configuración en caso de ser necesario.

5. Capacita a tu equipo

Por último, para poder sacar todo el partido a la herramienta, es importante que los equipos reciban la formación necesaria para que sepan utilizar la solución.

Al hijo de esto, lo suyo es que la herramienta que escojas ofrezca un servicio de Soporte continuado.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipos de documentos se pueden escanear usando un lector OCR?

Los lectores de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) pueden procesar una amplia gama de tipos de documentos, desde facturas y recibos hasta documentos legales. También tarjetas de presentación, formularios, solicitudes, libros o artículos, por poner algunos ejemplos.

¿Qué tecnología utilizan los lectores OCR para el reconocimiento de caracteres?

Los lectores OCR utilizan una tecnología innovadora que analiza las formas y los patrones de los caracteres para convertirlos en textos digitales. El proceso conlleva varios pasos:

1. Preprocesamiento de la imagen para mejorar su calidad y aumentar la precisión.
2. Comparativa de los caracteres con una base de datos de patrones almacenada.
3. Extracción de las características específicas de cada letra o cifra.
4. Corrección del texto reconocido.

¿Cómo usar un lector OCR para escanear tickets y facturas?

Sigue estos pasos:

1. Abre la aplicación que vayas a utilizar para escanear el recibo.
2. Asegúrate de que el documento esté bien iluminado.
3. Espera a que el software digitalice el texto y extraiga la información.
4. Revisa los datos extraídos.
5. En caso de que sea necesario, realiza los ajustes requeridos.
6. Guarda el documento en la nube.
7. Protege los datos.

Conclusión

En definitiva. Gracias a la Inteligencia Artificial aplicada al nuevo Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) mejorado de Okticket, lograrás reducir la carga administrativa. Al mismo tiempo, verás cómo se minimizan los errores y respirarás al comprobar que las irregularidades y el fraude interno desaparecen.

¿Necesitas dar ya el paso hacia la eliminación de procesos obsoletos y la habilitación de una gestión de gastos más ágil, precisa y estratégica? Descubre todas las posibilidades que te ofrece nuestro lector OCR. mejorado

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Cuando una empresa crece, también lo hacen sus procesos. Y con ello, la necesidad de contar con herramientas que mantengan todo bajo control.

Los ERP son esenciales para gestionar diversas operaciones. Pero para maximizar su potencial en el área financiera, hay que ir más allá y lleva a cabo una estrategia de integración de un software de gestión de gastos con el ERP.

¿Qué ventajas aportan los conectores? ¿Cómo sacarles el mayor rendimiento? ¿Cuál es la aplicación que mejor se integra con tu ERP? Lo veremos a lo largo de este artículo.

¿Por qué es importante la integración de un software de gestión de gastos con tu ERP?

Al integrar una aplicación de control de gastos con tu ERP, ambas herramientas se conectan, lo que garantiza un flujo continuo de información.

Esta unión permite que los datos de gastos, como tickets y facturas, se sincronicen automáticamente con los módulos de contabilidad, tesorería o reporting del sistema de gestión empresarial.

Ventajas de la integración de sistemas

Veamos algunos beneficios derivados de integrar una aplicación de control de gastos con el ERP de tu empresa.

• Automatización de procesos financieros. Olvídate de las tareas manuales y acelera el registro de gastos.
• Reducción de errores y discrepancias en la contabilidad y facturación.
• Visibilidad de los gastos en todo momento, ideal para decisiones rápidas y basadas en datos.
• Cumplimiento normativo. Facilita la generación de reportes conforme a las normativas fiscales locales.
• Eficiencia en la gestión del flujo de caja.  Controla los gastos corporativos de forma precisa, ayudando a optimizar el cash flow.
• Libera recursos del departamento financiero para centrarse en tareas estratégicas.‍
• Escalabilidad para empresas en crecimiento. Esta integración debería permitirte gestionar mayores volúmenes de datos sin aumentar la complejidad.

Un dato relevante: Empresas que han integrado soluciones como Okticket con sus ERP han logrado una reducción de hasta el 80% en el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Cómo elegir el mejor software de gestión de gastos para integrarlo con tu ERP

Como estás viendo, elegir la solución Fintech adecuada para integrar con tu ERP es una decisión estratégica, por lo que conviene tener en cuenta varios criterios clave.

• El primero, evidentemente, es que tenga un conector compatible con la herramienta que utilices.
• Facilidad de configuración y uso. Un software con una integración sencilla reduce los tiempos de implementación y capacitación.
• Funcionalidades avanzadas. Busca opciones que incluyan OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), conciliación bancaria automática y visibilidad de los datos en tiempo real.
• Soporte técnico y actualizaciones frecuentes. Una atención postventa de calidad es esencial para garantizar el éxito a largo plazo.
• Cumplimiento legal.

Consejos prácticos para una integración de sistemas exitosa

Para garantizar que la integración con tu ERP sea un éxito, es preciso realizar una planificación previa. A continuación, enumeramos algunos pasos que conviene seguir.

1. Antes de comenzar con el proceso de integración, es importante que evalúes tus necesidades actuales. Verifica también que las herramientas de gestión que utiliza tu empresa estén preparadas para soportar la carga extra que supone una integración.
2. Asigna un responsable de proyecto que lidere la integración. Entres sus funciones estará la de informar a los responsables de los departamentos sobre los plazos y sistemas que se van a integrar.
3. Durante la implantación, lo ideal es que definas los flujos de trabajo para garantizar una transición sin problemas.
4. Justo antes de la puesta en marcha, es necesario que capacites a tu equipo para que pueda aprovechar al máximo la herramienta integrada.
5. Implementa la integración de forma gradual. Esto reduce riesgos y permite realizar ajustes en caso de ser necesario.
6. Revisa el rendimiento y ajusta los procesos según sea necesario.

Integración de sistemas: Ventajas clave para tu empresa

Ahora que ya tienes una idea de lo que necesitas, estás en posición de elegir la solución de gestión de gastos de empresa que mejor se integra con tu ERP.

Beneficios destacados de integrar Okticket con tu ERP

En Okticket, entendemos que cada empresa tiene necesidades únicas. Por ello, ofrecemos una solución adaptable que se integra con los principales ERP del mercado. Nuestra herramienta ofrece múltiples ventajas para el departamento financiero:

1. Transfiere automáticamente los gastos registrados en Okticket a tu sistema contable y ERP de forma ágil y sencilla. Sin necesidad de procesos manuales.
2. Nuestros conectores son bidireccionales y evolutivos, por lo que garantizan un flujo de datos continuo en ambas direcciones. Además, evolucionan con las actualizaciones de los ERP, garantizando compatibilidad y funcionalidad.
3. Okticket cuenta con integraciones certificadas por los partners tecnológicos más importantes.
4. Los conectores son configurables según las reglas contables y necesidades específicas de tu empresa.
5. Los gastos se integran directamente con los asientos contables, respetando el plan contable de tu empresa.
6. Accede a la información de gastos y contabilidad al instante.
7. La protección de datos está garantizada.

Además, contamos con soporte especializado para garantizar una integración exitosa y sin complicaciones.

Ejemplo de integración de Okticket + ERP

1. Un empleado sobe una foto del ticket a la app.
2. La herramienta extrae los datos con tecnología OCR y los organiza automáticamente.
3. Los datos se sincronizan con el ERP de la empresa (Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Libra, Odoo, etc.)
4. Todo queda listo para la contabilidad en cuestión de minutos.

Gracias a esta integración, la gestión de notas de gasto se automatiza y se convierte en un proceso ágil, eficiente y sin errores.

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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Es compatible Okticket con mi ERP?

Sí. Okticket se integra de forma nativa, bidireccional y evolutiva con tu ecosistema de software, sin necesidad de ficheros ni procesos intermedios. La integración puede realizarse mediante conectores homologados, usando la API de Okticket o, en caso de que tengas un desarrollo propio, con una integración a medida.

¿En qué se diferencia la integración que ofrece Okticket de la de otras soluciones?

En Okticket ponemos a tu disposición integraciones directamente desplegadas por nuestros expertos junto con los equipos técnicos de los desarrolladores. Esto garantizar la evolución del conector con tu ERP y que soporte todas sus actualizaciones.

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Conclusión

La integración de un software de gestión de gastos con tu ERP no solo mejora la eficiencia operativa. También optimiza el control financiero y facilita la escalabilidad de tu empresa.

En este sentido, Okticket ofrece una solución adaptable y fácil de implementar, diseñada para cumplir con las necesidades de las empresas modernas.

¿Quieres que tu ERP haga más por tu empresa? Descubre cómo Okticket puede optimizar tu gestión financiera al integrarse con los principales sistemas del mercado.

¿Listo para dar el siguiente paso? Solicita una demo personalizada.

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Que los departamentos financieros afrontan desafíos continuos en la gestión de gastos empresariales no es ninguna novedad. Tampoco es la primera vez que hablamos de que aproximadamente el 20% de las notas de gastos contienen errores, la mayoría derivados de la falta de control.

Y si eres usuario de alguna aplicación de gestión de gastos profesionales puede que estés familiarizado con la posibilidad de fijar algún límite. Incluso de que te llegue una notificación avisándote de algún detalle. Pero… ¿Has tenido la oportunidad de personalizar las alertas de gasto con tanto nivel de detalle y automatización que ya no hay anomalía que se te escape?

Facturas duplicadas, tickets incompletos, falta de justificante o gastos no deducibles son los problemas más comunes de las notas de gastos. Estas irregularidades generan una carga administrativa innecesaria, pérdidas económicas y multas cuantiosas.

Atajar de raíz tácticas fraudulentas tan arraigadas es muy complicado. Sobre todo, si las armas con las que cuentas no han evolucionado. En esta lucha contra los gastos que no se ajustan a las reglas de tu empresa, la Inteligencia Artificial es tu mejor aliada.

Control total de gastos de empresa: Cómo Pelaio identifica errores en tiempo real

En este contexto, tecnologías avanzadas como Pelaio de Okticket, que combina un OCR inteligente con alertas ultrapersonalizadas, están cambiando las reglas del juego.

¿Qué ofrece esta herramienta que la diferencia de un OCR tradicional?

• Las alertas no son genéricas. Se configuran según las reglas y políticas específicas de cada empresa o cliente. Esto permite, entre otros, identificar tickets duplicados, gastos fuera de horario laboral o consumos no deducibles como alcohol.
• ¿Qué información consideras relevante y no suele aparecer en los justificantes de pago? Cada vez son más las empresas que quieren conocer el número de asistentes en una comida, el número de la matrícula del coche en un ticket de aparcamiento o los litros de combustible reportados en el kilometraje.
• Detección de errores fiscales comunes. Por ejemplo, pagos en efectivo que superan los límites legales (1.000 euros en el caso de España).
• Reconoce documentos en diferentes idiomas, monedas y formatos, lo que es crucial para empresas que operan en múltiples países.
• Aprendizaje automático de los tickets que se van subiendo a la aplicación y que permite que la información del gasto se autocomplete (el CIF de un establecimiento, por ejemplo).

Pero Pelaio va mucho más allá. Además de lanzar alertas en tiempo real a modo informativo, también tiene capacidad para bloquear automáticamente los gastos que no cumplen con las políticas internas o la normativa fiscal. De esta forma, se evita su aprobación y posterior registro contable.

Eficiencia operativa del OCR inteligente de Okticket

Al mismo tiempo que detecta irregularidades antes de que se conviertan en un problema, esa tecnología avanzada logra alinear la gestión de gastos con los objetivos estratégicos de tu empresa.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales (grupo TSK)

En este sentido, hay una serie de funcionalidades que merece la pena destacar:

• Captura al instante de la información fiscal clave: CIF, fecha, importe, categoría de gasto…
• Brinda información en tiempo real, facilitando ajustes proactivos en la estrategia financiera.
• Identifica y organiza los gastos en categorías deducibles como transporte, manutención o representación. De esta forma, la empresa puede maximizar los beneficios tributarios permitidos por ley.
• Procesa tickets deteriorados o mal impresos. También recibos escritos a mano.
• La información de gasto se sincroniza automáticamente con el sistema contable o ERP, eliminando errores manuales.
• Proporciona datos organizados, fundamental para analizar patrones de gasto, renegociar acuerdos con proveedores clave o ajustar políticas internas para mayor eficiencia.

Con estas funcionalidades, Pelaio permite reducir hasta un 80% el tiempo dedicado a tareas administrativas, liberando al equipo financiero para enfocarse en actividades estratégicas.

Casos prácticos de las alertas inteligentes de Okticket

Conclusión: Un nuevo estándar en la gestión financiera

Pelaio de Okticket no es solo un OCR avanzado. Es una solución estratégica para directores financieros que buscan eficiencia, control y cumplimiento normativo.

Con su tecnología de última generación, convierte la gestión de gastos en un proceso simple, rápido y seguro.

¿Estás listo para reducir errores y transformar la gestión de gastos en tu empresa?

Solicita una demostración personalizada y descubre cómo Pelaio puede marcar la diferencia en tu empresa.

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Los viajes de empresa fuera de España suelen traer consigo retos importantes, como la gestión de gastos internacionales. Uno de los mayores desafíos es traducir tickets extranjeros, enfrentándose a términos incomprensibles, cifras desconocidas y formatos que complican la tarea.

Descifrar tickets y facturas internacionales con caracteres extraños, diferentes formatos de fecha, divisas con las que no estás familiarizado o abreviaturas propias de cada país puede ser una tarea frustrante, agotadora y propensa a errores.

Con Okticket, este problema queda en el pasado. Gracias a nuestra tecnología avanzada, ya no importa si el ticket es de un restaurante en Japón, una tienda en Alemania o un taxi en Brasil. PelAIo, nuestro OCR inteligente, lo procesa y lo traduce en tiempo real, simplificando tu día a día.

OCR Inteligente: La clave para la gestión de gastos internacionales

La clave para acabar con la complejidad de la gestión de gastos internacionales está en el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta tecnología convierte textos impresos o manuscritos en datos digitales.

Aplicado a la gestión de gastos, el OCR extrae la información clave de tickets y recibos, como fechas, importes, IVA o CIF del establecimiento. Al mismo tiempo, la ordena en datos en datos estructurados que pueden ser utilizados en aplicaciones de control de gastos.

Pero… Quienes han utilizado un sistema de reconocimiento de caracteres tradicional saben que tienen ciertas limitaciones. Sobre todo, cuando se enfrentan a tickets en otros idiomas o con formatos complejos.

Aquí es donde la Inteligencia Artificial aplicada a la tecnología desarrollada por Okticket marca la diferencia. PelAIo no solo reconoce el texto, sino que también interpreta su contexto y traduce los datos al idioma que necesites, todo en tiempo real. Esto garantiza una gestión de gastos más rápida, precisa y sin errores.

OCR inteligente de Okticket: Procesamiento ultrarrápido

El OCR avanzado de Okticket está diseñado para adaptarse a las necesidades de un mundo globalizado. Entre sus funcionalidades clave destacan:

• Detección automática del idioma del documento. Procesa la información con la misma precisión y rapidez que uno en español.
• Traducción en tiempo real de recibos de cualquier país al idioma que necesites.
• Extracción de datos clave, como el nombre del establecimiento, la fecha y el importe. Al instante, sin necesidad de post procesado ni intervención humana.
• Compatibilidad con divisas y formatos fiscales propios de cada país.  Esto significa que puede identificar automáticamente la moneda del ticket y adaptarse a los formatos específicos de cada región, como el IVA europeo, el GST en Australia o el modelo fiscal de Estados Unidos.
• Reconocimiento de textos escritos a mano y en diferentes alfabetos.
• Aprendizaje automático, por lo que es capaz de generar nueva información a partir de la digitalización de recibos que se van registrando en la app.

Ejemplo práctico

Un empleado de una multinacional se desplaza a Tokio por trabajo y necesita justificar los gastos de viaje. Pero su supervisor está en España y el equipo financiero en Estados Unidos. Pues bien, con Okticket puede capturar una foto de los tickets en japonés y obtener al instante una versión traducida al español para su supervisor y otra en inglés para el equipo financiero.

De esta forma, todos los interesados, estén donde estén y hablen el idioma que hablen, pueden acceder a la información de forma rápida y precisa.

Simplifica tus gastos internacionales con Pelaio

En resumen. La gestión de gastos internacionales nunca ha sido tan sencilla como con Pelaio. El OCR inteligente de Okticket para traducción de tickets ofrece una solución completa para leer, procesar y traducir tickets extranjeros de forma rápida y precisa

Repasemos sus funciones clave:

• Traducción en tiempo real de tickets y facturas extranjeras.
• Procesamiento instantáneo con datos claros y estructurados.
• Compatibilidad global con múltiples idiomas, monedas y formatos fiscales.

¿Estás listo para transformar la manera en que gestionas los gastos de tu empresa?

¡Prueba ahora Okticket y descubre cómo nuestra tecnología puede hacer tu día a día más eficiente!

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En el mundo de los viajes de negocios, la eficiencia y la organización son claves para el éxito. Planificar, autorizar y gestionar desplazamientos corporativos puede ser un desafío para las empresas.

Los gastos de viaje pueden surgir en cualquier momento, incluso antes de que el viaje comience. Esto supone enfrentarse a procedimientos largos, falta de visibilidad y problemas de conciliación de gastos.

¿Quieres simplificar el proceso y tener una visión 360ª de los gastos de viaje?

El módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket es una herramienta innovadora que facilita la planificación de viajes de trabajo, siempre respetando la política de viajes de cada organización.

• Permite a los empleados solicitar viajes con facilidad.  
• Garantiza que todos los detalles estén alineados con las necesidades del negocio.
• Los departamentos financieros pueden gestionar cada etapa del viaje de manera eficiente y sin complicaciones, directamente desde la plataforma de Okticket.

Solicitud y aprobación de viajes corporativos sin salir de Okticket

El funcionamiento del módulo de solicitud de viajes es muy sencillo. En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje. Solo necesitan introducir la información necesaria para generar la solicitud:

• Nombre del viaje
• Fechas de salida y llegada (hora incluida)
• Origen y destino
• Grupo de aprobación del usuario que genera el viaje
• Ficha del viajero
• Comentarios (motivo del desplazamiento, por ejemplo)
• Tipo de solicitud:  

1. Provisión de fondos (importe, divisa, centro de coste, viajeros…)
2. Solicitud de billetes (fecha de salida y de llegada, origen, destino, viajeros, centro de coste y medio de transporte…)
3. Alquiler de coche (ciudad/país, conductor, fecha, lugar de recogida/entrega, viajeros…)
4. Solicitud de alojamiento (hotel, ciudad/país, fecha…)
5. Vehículo propio

Proceso de aprobación de solicitudes de viaje

Una vez que se realiza una solicitud de viaje, se inicia el flujo de aprobación. Los responsables de la empresa reciben una notificación automática para revisar y decidir si aprueban o rechazan la solicitud, garantizando que todas las reservas cumplan con las políticas internas y los presupuestos establecidos.

En cuanto la solicitud se aprueba, se genera de forma automática una hoja de gastos asociada a ese viaje en concreto, donde los empleados podrán cargar los tickets digitalizados en el momento de realizar el pago.

A partir de ahí, la gestión de viajes corporativos es la habitual. Incluso es posible integrar la plataforma de gestión de viajes con tu agencia de viajes. De esta forma, la información generada en Okticket se vuelca automáticamente en la plataforma de la agencia.

Visibilidad total de los gastos de viaje en tiempo real

Cada campo de dicha hoja de gastos sigue las reglas definidas, evitando gastos no autorizados. Tickets fuera de las fechas del viaje o importes que sobrepasan los umbrales establecidos, por ejemplo.

Con Okticket obtienes una visión clara y un control de gastos de viaje en tiempo real, sin necesidad de esperar la contabilidad final.

Desde la solicitud inicial hasta la conciliación final, cada etapa del proceso puede automatizarse y quedar bajo control.

Nuestro software de gestión de viajes empresariales te permite gestionar todo esto de manera centralizada, facilitando un control eficiente de los gastos de viajes de negocios desde una única plataforma.

Beneficios de la gestión de viajes corporativos con control de gastos en tiempo real

• Detectar posibles desviaciones de presupuesto y actuar de forma inmediata, sin esperar a que finalice el viaje o se procesen los informes de gastos.
• Asegurar que cada gasto esté alineado con la política de viajes de empresa. Con ello, se evitan gastos innecesarios o no autorizados.
• Minimizar los errores en la gestión de gastos.
• Simplificar las tareas administrativas relacionadas con la contabilidad y la gestión de reembolsos.
• Planificar con precisión y ajustar presupuestos de acuerdo con datos históricos de gastos.
• Conciliación automáticamente de gastos, con lo que se minimizan las discrepancias y errores contables.
• Tomar decisiones basadas en datos. Las empresas pueden identificar áreas de mejora, renegociar acuerdos con proveedores de viajes o identificar empleados que podrían necesitar una mayor orientación sobre las políticas de gasto de la empresa.

Conclusión

En definitiva, el módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket centraliza todas las solicitudes de viaje en un solo lugar.

Los beneficios incluyen mejor eficiencia operativa, ahorro de costes, y una experiencia de usuario fluida.

¿Buscas una gestión de viajes empresariales más efectiva? Prueba Okticket y descubre cómo una visión global de los gastos puede ser una ventaja competitiva.

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El redondeo al alza en los gastos de viaje de empresa sigue dándose. Ocurre, sobre todo, con los conceptos para los que no existen tickets o facturas. El caso del kilometraje es uno de los más claros.

Aunque el departamento financiero pueda sospechar que está pagando kilómetros de más, es complicado demostrar que los empleados están inflando el número de kilómetros recorridos para cobrar más dinero.

Especialmente cuando los cálculos son manuales y no hay un sistema que lo automatice.

Problemas comunes al registrar el kilometraje

Algunas de las principales dificultades para controlar el kilometraje de los empleados son:

• Estimaciones inexactas. En rutas con múltiples paradas, los empleados suelen hacer estimaciones, normalmente a su favor.
• Cálculos manuales. Usar herramientas como Google Maps para calcular manualmente los kilómetros puede funcionar cuando hay pocos empleados, pero no es práctico para grandes equipos.
• Falta de precisión. El seguimiento manual es propenso a errores, lo que puede generar costes innecesarios para la empresa. Y cuando son muchos los empleados que reportan gastos de kilometraje, estas irregularidades suponen mucho dinero.

Cómo registrar y justificar el kilometraje para cumplir con la normativa

Llegados a este punto es importante recordar que registrar correctamente el kilometraje de los empleados que utilizan vehículos propios es esencial para garantizar tanto el cumplimiento legal como una gestión eficaz de los gastos de la empresa.

La Dirección General de Tributos emitió recientemente una consulta vinculante (V0540-24)  que detalla la forma adecuada de registrar y justificar el kilometraje para cumplir con las normativas y estar preparado ante posibles inspecciones fiscales.

Requisitos para deducir el kilometraje

El organismo recuerda que las compensaciones por gastos de locomoción para desplazamientos laborales pueden estar exentas de impuestos, siempre que se cumplan ciertos requisitos.

• Medios de transporte público. El gasto es totalmente deducible, siempre y cuando se justifique con una factura o documento equivalente.
• Vehículo propio. Es necesario proporcionar información detallada como la fecha, hora, kilómetros recorridos, destino y motivo del viaje. El límite exento de tributación es de 0,26 euros por kilómetro, con variaciones regionales en Euskadi (0,29 euros) y Navarra (0,32 euros).

A esta cantidad se pueden añadir los gastos de peaje y aparcamiento siempre que se justifiquen, aunque no se consideran parte del concepto de “kilometraje” de manera estricta. De hecho, en soluciones de gestión de gastos de viaje corporativos como Okticket, estos gastos se registran en categorías separadas.

Cómo funciona el registro de kilometraje con Okticket

Por tanto, registrar y justificar correctamente los gastos de kilometraje no solo mejora el control financiero. También evita posibles sanciones.

Por esta razón, es fundamental conservar todos los documentos que acrediten los desplazamientos: facturas de combustible, recibos de peaje y cualquier otro comprobante que evidencie los gastos realizados durante el viaje.

Contar con un software homologado por la Agencia Tributaria que incluya una categoría específica para el kilometraje es clave para una gestión eficiente de los gastos de desplazamiento.

Con Okticket puedes:

• Registrar fácilmente los desplazamientos desde la aplicación.
• Personalizar el precio por kilómetro según la política de la empresa.

Opciones para registrar desplazamientos

Los usuarios tienen dos opciones para registrar y certificar sus desplazamientos:

1. Introducir el número de kilómetros recorridos. El cálculo del importe a reembolsar se realiza automáticamente.
2. Seleccionar trayectos habituales predefinidos para agilizar el proceso.

El gasto se añade a una hoja de gastos y, si es necesario, a un centro de coste, para luego ser enviado a aprobación rápida.

Ventajas de las herramientas de registro de kilometraje

Beneficios para los empleados

Registrar correctamente el kilometraje permite a los empleados:

• Recibir un reembolso justo por los gastos de desplazamiento.
• Evitar asumir costes adicionales por utilizar sus propios vehículos para fines laborales.
• Simplificar el proceso de registro con una herramienta automatizada, que garantiza mayor precisión.

Beneficios para la empresa

Para las empresas, un software de kilometraje ofrece las siguientes ventajas:

• Controlar de manera eficiente los gastos de desplazamiento.
• Garantizar la deducción fiscal correcta en las declaraciones fiscales.
• Evitar sanciones por parte de las autoridades tributarias.

Además, hay que tener en cuenta que el seguimiento manual del kilometraje es un proceso lento que puede aumentar el riesgo de errores humanos o de introducir datos de viaje falsos.

En este sentido, un software de gestión de kilometraje como Okticket permite:

• Eliminar el riesgo de errores humanos o datos de viaje falsos.
• Optimizar el control de desplazamientos.
• Automatizar el control de kilometraje, generando informes precisos en tiempo real.
• Crear y compartir informes de gastos de manera instantánea.
• Integrar el sistema con otras aplicaciones empresariales.
• Facilitar una gestión ágil y automatizada de los gastos de viaje.

Conclusión: Optimiza tu gestión de kilometraje con Okticket

¿Te preocupa estar pagando de más en kilometraje? Con Okticket, puedes optimizar la gestión de los gastos de desplazamiento, asegurando un control preciso y cumpliendo con las normativas fiscales.

Solicita una demostración gratuita y descubre cómo tu empresa puede beneficiarse.

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La evolución tecnológica ha traído consigo un cambio radical en la gestión financiera de las empresas. Las finanzas embebidas o integradas son un claro ejemplo de servicios que han llegado para simplificar procesos y generar nuevas oportunidades.

¿Qué son las finanzas embebidas (embedded finance)? ¿Son seguras? ¿Cuáles son los casos de uso más frecuentes? ¿Cómo están revolucionando la gestión financiera empresarial? Vamos a verlo.

¿Qué son las finanzas embebidas?

Estás leyendo una noticia online y de repente se reproduce un vídeo de YouTube que la ilustra. Para que eso ocurra, ha sido necesario “embeber” el contenido.

Pues bien, algo similar ocurre con las finanzas embebidas. Se denomina de esta forma a la integración de servicios financieros dentro de productos o plataformas no financieras.

Esto significa que las empresas que no están tradicionalmente en el sector financiero (por ejemplo, e-commerce, marketplaces o SaaS), pueden ofrecer servicios como pagos, préstamos, seguros o inversiones dentro de sus propias plataformas.

De esta manera, los usuarios pueden acceder a servicios financieros dentro del mismo entorno, sin tener que salir de la aplicación para interactuar con un banco o una institución financiera separada.

Es cierto que la idea no es nueva. Hace años que negocios no bancarios ofrecen sus propias tarjetas de crédito, o que los concesionarios de coches gestionan la financiación.

La esencia del embedded finance radica en la integración de la tecnología con los servicios financieros

Pero de lo que hablamos en este post es de una nueva generación en la que la integración de productos financieros se realiza en interfaces digitales con las que los usuarios interactúan a diario.

Generalmente estas integraciones se realizan mediante APIs que garantizan la seguridad de las transacciones y la transmisión de datos.

Sectores que lideran las finanzas integradas

Las empresas tecnológicas, en particular las fintechs, están utilizando su conocimiento en software y análisis de datos para ofrecer soluciones financieras a medida.

¿En qué plataformas no financieras puede el usuario final acceder a servicios financieros?

Diversos sectores están transformando la experiencia de pago de los usuarios, permitiéndoles acceder a servicios financieros integrados al momento de pagar por productos y servicios. Algunos de los más destacados son los siguientes.

Tiendas online

Al comprar en comercios electrónicos o grandes marketplaces como Amazon, los usuarios pueden pagar directamente sin tener que abrir la aplicación de su banco.

También tienen la opción de acceder a opciones de crédito instantáneo o pagos a plazos, embebidos directamente en la experiencia de compra.

Transporte

Aplicaciones como Uber permiten realizar pagos directamente desde la app. En algunos mercados incluso ofrecen opciones de crédito o financiación para conductores.

Soluciones SaaS

Algunas plataformas de software empresarial pueden integrar servicios de pagos y financiación para facilitar la gestión de gastos y cobros de sus usuarios.

Okticket, por ejemplo, te ofrece una tarjeta de empresa inteligente para viajes de empresa.

El crecimiento exponencial de las finanzas integradas: un mercado en expansión

No obstante, cada vez son más las industrias que están adoptando soluciones de finanzas integradas. Abarcan campos tan dispares como pueden ser la salud o el entretenimiento.

A medida que su uso aumenta, los ingresos que se generan son más altos.

Si tenemos en cuenta el informe "Embedded finance: Who will lead the next payments revolution?", elaborado por McKinsey Group, en 2021 el mercado alcanzó los 20 mil millones de dólares en Estados Unidos.

La cifra ya era importante, pero es que se calcula que esa importe puede multiplicarse por cuatro en menos de una década. Según un estudio de Future Market Insights, para el año 2033, los ingresos del mercado europeo de finanzas integradas alcanzarán los 94.000 millones de dólares, (aproximadamente el 25% del mercado global).

Oracle va más allá en sus predicciones. Espera que el valor del mercado global de finanzas integradas supere los 7 trillones de dólares en la próxima década. Eso significa el doble del valor combinado de los 30 bancos más grandes del mundo.

'Embedded Finance': Un valor añadido clave para las empresas

Lo que sí es una realidad es que las empresas que integran embedded finance están transformando la manera de ofrecer productos y servicios. Ahora pueden mejorar la experiencia del cliente, agilizar los procesos y conseguir nuevas vías de ingresos.

Ventajas de los servicios financieros integrados para las empresas

Las finanzas integradas proporcionan a las empresas múltiples beneficios que mejoran su competitividad y eficiencia. A continuación, destacamos los principales.

• Eficiencia operativa mejorada. La integración de soluciones financieras dentro de las operaciones diarias de la empresa automatiza procesos como la facturación, cobros y pagos. Esto reduce los costes, los tiempos de procesamiento y elimina de los errores asociados a procesos manuales.
• Optimización del flujo de caja. Con herramientas más eficientes para la gestión de pagos y cobros, las empresas pueden optimizar su flujo de caja, lo que es esencial para su estabilidad y crecimiento a largo plazo.
• Monetización de los servicios financieros integrados. Las empresas pueden generar ingresos adicionales cobrando comisiones por ciertas transacciones financieras. Esto permite a las organizaciones diversificar sus fuentes de ingresos y maximizar la rentabilidad a través de servicios financieros integrados.
• Acceso a datos valiosos. Las empresas tienen acceso a un mayor volumen de datos, lo que permite analizar el comportamiento y las necesidades de los clientes. Estos insights valiosos facilitan una mejor toma de decisiones y estrategias más personalizadas.
• Mayor fidelización de clientes. Además de ofrecer una experiencia más fluida y atractiva, los usuarios suelen ser más propensos a quedarse en una plataforma que les ofrece todas las soluciones en un solo lugar.
• Escalabilidad. Las empresas pueden crecer más rápido al ofrecer soluciones financieras, captando una mayor cuota de mercado.

Beneficios de las finanzas integradas para los usuarios finales

Por su parte, los clientes también salen beneficiados:

• Pueden acceder a una amplia gama de servicios financieros a través de una única plataforma, eliminando la necesidad de utilizar varios proveedores. Esto es muy útil para quienes viven en áreas con acceso limitado a los servicios bancarios tradicionales.
• Obtienen productos y servicios financieros altamente personalizados, ajustados a sus necesidades específicas.
• Las finanzas integradas ofrecen transacciones más rápidas y a menor coste en comparación con los métodos tradicionales. Resulta especialmente valioso para transferencias internacionales y cambios de divisas.
• Muchas plataformas de embedded finance incluyen herramientas educativas que ayudan a los usuarios a comprender mejor los productos financieros, promoviendo la educación financiera y permitiendo una toma de decisiones más informada.
• Los consumidores pueden realizar pagos instantáneos con solo tocar un botón, sin necesidad de introducir los datos de su tarjeta de crédito para cada transacción.

Finanzas embebidas en plataformas SaaS: Cómo ayudan al crecimiento empresarial

Al principio de este artículo ya adelantábamos que las plataformas SaaS como Okticket son un claro caso de uso de las finanzas integradas.

Retomamos ese punto para explicar con más detalle cómo esta integración puede ayudarte a optimizar la operativa empresarial.

¿Qué ofrecen a las empresas soluciones como Okticket?

• La posibilidad de generar tarjetas de empresa vinculadas a la política de gastos corporativa.
• La conciliación automática de los pagos realizados con tarjeta.
• La gestión de anticipos y reembolsos sin salir de la aplicación.
• Acceso a la información en tiempo real. Las empresas pueden monitorizar de manera más precisa y al instante los gastos de los empleados.

Conclusión

En un mundo donde la conveniencia lo es todo, las finanzas embebidas se han convertido en un motor silencioso que impulsa a empresas de todos los tamaños.

Pero para adoptarlas con éxito es importante seguir una serie de pautas. Entre otras:

• Identificar las necesidades de sus clientes.
• Encontrar los socios tecnológicos adecuados para integrar soluciones financieras en su ecosistema. Para ello es fundamental elegir partners fintech que ofrezcan soluciones flexibles y escalables.
• Establecer un modelo de monetización claro.

¿Estás listo para unirte a esta revolución?

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Un ahorro del 60% en costes y del 50% en tiempo. La automatización de informes de gastos ofrece numerosas ventajas para las empresas que deciden digitalizar la gestión de sus gastos profesionales.

En este artículo, te mostraremos los principales beneficios de este proceso. Pero primero, es importante entender qué son los informes de gastos y por qué son esenciales para una buena gestión financiera.

¿Para qué sirven? ¿En qué se diferencian los reportes digitales de los manuales? ¿Es posible crear informes en segundos? Sigue leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas.

¿Qué son los informes de gastos de empresa?

Si hiciéramos una lista de las tareas más engorrosas para los departamentos financieros, la elaboración de los reportes de gastos relacionados con la actividad empresarial de empresa estaría sin duda en los primeros puestos.

Pero estos documentos son necesarios. Ya sean en papel o en formato digital, el informe de gastos es un documento en el que se detallan las compras realizadas por empleados o departamentos en el curso de sus actividades laborales.

Incluyen información clave, como:

• Datos del proveedor: nombre de la empresa y CIF
• Datos del empleado: datos personales y cargo
• Categoría del gasto: restaurante, alojamiento, transporte, kilometraje, etc.
• Fecha del gasto
• Precio antes de impuestos e importe total
• Importe del IVA
• Descripción del gasto
• Tickets y facturas asociadas

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Estos informes son esenciales para mantener un control financiero preciso y asegurar que los gastos estén alineados con las políticas corporativas.

También facilitan el proceso de reembolso cuando los empleados adelantan dinero de su bolsillo.

Resultan especialmente útiles para gestionar los pagos en los viajes de negocios. En estos casos, se incluyen los diferentes gastos reembolsables asociados a los desplazamientos: alojamiento, comida, transporte, gasolina, kilometraje, peajes, etc.

Diferencias entre notas de gastos manuales y digitales

La forma en que se elaboran los informes puede impactar directamente en la eficiencia de una empresa

Los informes manuales consumen más tiempo, recursos y son propensos a errores.

En cambio, los informes digitales se crean, completan y gestionan a través de un software especializado o de plataformas en línea. Con ello, se mejora significativamente el proceso.

Características clave de un informe digital

Las principales ventajas incluyen:

• Escaneo y digitalización automática de recibos.
• Categorización automática de los gastos.
• Accesibilidad en tiempo real desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto permite a los empleados actualizar sus informes de gastos en tiempo real, incluso cuando están en movimiento, y a los supervisores revisar y aprobar los informes sin necesidad de estar físicamente presentes.
• Algunos sistemas permiten la integración con tarjetas corporativas, lo que facilita la importación automática de transacciones.
• Protección de datos mediante medidas de seguridad y almacenamiento seguro en la nube.

En definitiva, los reportes digitalizados permiten a las empresas recopilar y almacenar toda la información relacionada con los gastos corporativos de manera estructurada y accesible. Esto facilita el seguimiento, la aprobación y el reembolso del dinero.

Las empresas que han digitalizado su gestión de gastos reportan una reducción del 70% en errores administrativos y una mejora del 40% en la visibilidad y control de sus finanzas, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas

La importancia de la automatización de informes de gastos para el CFO

¿Por qué es crucial tener los informes de gastos en formato digital? Los beneficios para las empresas van desde mejorar la eficiencia operativa hasta fortalecer el control financiero.

Utilizar aplicaciones de gestión de gastos es esencial para un CFO (Chief Financial Officer), ya que obtienen información clave para tomar decisiones estratégicas que impactan la salud financiera de la empresa.

1. Eficiencia y rapidez

Los informes digitales eliminan el papeleo y reducen los tiempos de procesamiento.

2. Precisión y reducción de errores

La automatización minimiza los errores humanos, como cálculos incorrectos o categorizaciones erróneas.

Además, las herramientas digitales pueden incluir validaciones automáticas que aseguran que los datos ingresados cumplan con las políticas de la empresa.

Todo ello mejora la precisión y garantiza que los datos sean consistentes y exactos.

3. Accesibilidad y conveniencia

Los reportes digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento, permitiendo a los empleados y gestores revisar y aprobar gastos de manera más ágil.

4. Control financiero y presupuestario

Las hojas de gastos digitales proporcionan a las empresas mayor visibilidad de los gastos en tiempo real. En consecuencia, facilitan un control más riguroso y una mejor gestión de los presupuestos internos de la empresa.

También optimiza la gestión del flujo de efectivo.

5. Análisis de datos

Facilita la identificación de tendencias de gasto, áreas de ahorro y posibles fraudes o incumplimientos de políticas internas.

6. Facilidad de integración y análisis

Los sistemas de informes de gastos digitales se pueden integrar fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, lo que mejora la eficiencia en la contabilidad general.

Un análisis más profundo de los datos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre su gestión financiera.

7. Sostenibilidad y reducción de costes

Al eliminar la necesidad de papel y de procesos manuales, los informes digitales contribuyen a una reducción de costes operativos y a disminuir el impacto ambiental, apoyando las iniciativas de sostenibilidad empresarial.

8. Mejora de la Experiencia de Usuario

Las plataformas digitales suelen ofrecer interfaces intuitivas que facilitan la creación y envío de informes, lo que mejora la experiencia del usuario y reduce la curva de aprendizaje.

Y como los informes digitales permiten una revisión y aprobación más rápida, se aceleran los procesos de reembolso de gastos para los empleados.

9. Seguridad

Los informes de gastos digitales suelen estar protegidos por medidas de seguridad como encriptación y autenticación de usuarios, asegurando que la información sensible esté resguardada contra accesos no autorizados.

10. Cumplimiento normativo

Los informes organizados ayudan a los departamentos financieros a cumplir con los requisitos legales. Al proporcionar un registro detallado y fácilmente accesible de los gastos, reducen el riesgo de sanciones.

Estos beneficios dejan claro que la digitalización y automatización de los informes de gastos sea una necesidad para las empresas que buscan optimizar su gestión financiera, mantener un control riguroso sobre sus gastos y seguir siendo competitivas en un entorno cada vez más digital.

¿Cómo crear reportes digitales en segundos?

A la hora de elaborar un informe de gastos de empresa debes tener en cuenta que no existe un modelo único. Puedes tener tu propia plantilla, adaptada a la política de gastos de tu empresa.

No obstante, hay una serie de conceptos que siempre deberías incluir: tipo de gasto, fecha, importe antes y después de impuestos, importe del IVA (o tasa equivalente), nombre número de identificación fiscal del proveedor y datos personales del empleado.

Tampoco puede faltar la firma de la persona que presenta un informe de gastos.

Pasos para crear un informe de gastos

Asimismo, antes de elaborar un informe de gastos, un CFO debe tener claros varios aspectos clave:

1. ¿Para qué se utilizará la hoja de gastos? El objetivo es el control interno, una auditoría, una planificación presupuestaria…
2. ¿Qué tipo de gastos van a registrarse?
3. ¿Con qué frecuencia se generarán los informes?
4. ¿Qué estructura va a seguir?
5. ¿Están justificados todos los gastos?
6. ¿La política de gastos está definida?
7. ¿Qué herramienta vas a utilizar? Recuerda que la tecnología financiera es tu mejor aliado en este proceso.

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Okticket: La herramienta que transformará la gestión de informes de gastos en tu empresa

Como ya hemos mencionado, este proceso lleva bastante tiempo si lo realizas de forma manual. Pero será rapidísimo si utilizas un software de gestión de gastos como Okticket.

Con su tecnología avanzada, simplifica y automatiza todo el proceso, mejorando la eficiencia y el control financiero. Solo tienes que seguir unos sencillos pasos:

1. Saca una foto al ticket o factura con la cámara de la aplicación. La herramienta automáticamente extrae y digitaliza la información clave, como la fecha, el importe y la categoría del gasto.
2. Asigna la categoría y añade cualquier detalle adicional que pueda ser relevante, como la finalidad del gasto o el número de comensales en una comida de negocios.
3. Asigna el gasto a una hoja de gastos.
4. Revisa que todos los datos son correctos antes de enviar a aprobación. Si tienes rol de administrador, puedes aprobar la hoja de gastos.
5. Descarga el informe de gastos (en formato PDF y CSV).

Además, puedes filtrar la información como quieras y desde la “Vista avanzada”, crear tus propios tableros con la información que necesites en cada momento.

"Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP SAP es toda una liberación, trabajamos con la seguridad de tener el control de los datos de gasto" (Cupa Group)

Conclusión

Las empresas que adoptan la digitalización y automatización de los informes de gastos no solo ahorran tiempo y dinero, sino que también optimizan su control financiero y mejoran la experiencia de sus empleados.

¿Quieres disfrutar de las ventajas que supone la automatización de informes de gastos? Contacta con nosotros.

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Urgencia en la Agenda 2030. Quedan seis años para la fecha límite, pero de seguir así, no vamos a lograr alcanzar ninguno de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Las 169 metas tampoco van por buen camino.

Estas son las principales conclusiones del Informe de Desarrollo Sostenible 2024 publicado hace unos días por la Red de Soluciones para el Desarrollo Sostenible (SDSN) de la Organización de las Naciones Unidas (ONU).

Por tanto, es ahora o nunca. Las empresas deben realizar un esfuerzo para reforzar sus inversiones en sostenibilidad empresarial.

¿Quieres que tu compañía se convierta en agente de cambio? Empieza por implementar un modelo de negocio que no se limite simplemente a obtener una rentabilidad financiera. También tiene que generar valor social, medioambiental y económico. Es decir, incluir los criterios ESG en la estrategia de negocio.

Alcanzar los ODS de la Agenda 2030 pasa por alinear las inversiones corporativas con los objetivos de sostenibilidad.

Y como principal responsable de las finanzas empresariales, corresponde al CFO (Chief Financial Officer) lograr que la promoción de la sostenibilidad empresarial se integre con la estrategia de la compañía.

10 billones de dólares para finanzas dirigidas al desarrollo sostenible

Enseguida veremos las estrategias orientadas a crear valor sostenible. Pero antes, una aclaración. Los propios CFOs han insistido en la importancia de las inversiones corporativas para alcanzar los objetivos del Acuerdo de París.

Durante el último Foro de Inversión en los ODS de la COP28, la Coalición de Directores Financieros del Pacto Mundial de las Naciones Unidas para los ODS anunciaba su intención de crear un mercado de 10 billones de dólares para finanzas dirigidas a los ODS para 2030.

Esta coalición de CFOs, de la que también forman parte conocidas empresas españolas (Celsa Group, FCC Construcción, Grupo Nueva Pescanova, Solunion Seguros y Tevalcor), ha elaborado un informe en el que explica por qué el papel de los directores financieros es fundamental para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.

CFO y sostenibilidad: Estrategias para alcanzar los objetivos de finanzas sostenibles

Según se desprende del “Corporate Investments to Achieve Climate Ambitions”, es responsabilidad del CFO llevar a cabo una serie de acciones. Entre ellas:

1. Establecer objetivos basados en la ciencia que proporcionen metodologías creíbles y apropiadas para verificar el progreso de una empresa hacia el “cero neto” en emisiones.
2. Determinar inversiones climáticas que sean decisivas para reducir las emisiones de GEI (Gases de Efecto Invernadero) y que transformen modelos empresariales completos.
3. Utilizar la financiación vinculada a los ODS como un mecanismo de compromiso que incentive o incluso obligue a las empresas a cumplir sus planes climáticos.
4. Comunicar a los inversores los compromisos climáticos justificados para facilitar el acceso al capital.

Del mismo modo, el informe sobre Riegos Globales 2024 del Foro Económico Mundial defiende la necesidad de que los líderes empresariales definan estrategias orientadas a la sostenibilidad empresarial.

¿Y cuáles son estas estrategias? El Pacto Global de las Naciones Unidas da algunas pautas de acción (fuente: guía Forward Faster).

• Adoptar los principios de los CFOs, que integran las inversiones y las finanzas de los ODS.
• Utilizar análisis comparativos para establecer objetivos claros de cara a 2030.
• Divulgar de forma transparente las inversiones alineadas con los ODS.
• Desarrollar un marco de finanzas sostenibles.
• Verificar objetivos ambiciosos a través de terceros. De esta forma, el compromiso de sostenibilidad ganará credibilidad.

Integración de Objetivos de Sostenibilidad en la Estrategia Financiera

A estas iniciativas y a las que hemos ido mencionando anteriormente hay que añadir las que hemos ido recopilando:

• Asignación eficiente de recursos. Esto implica el priorizar las inversiones en proyectos y tecnologías sostenibles que ofrezcan el mejor retorno sobre la inversión (ROI) .
• Fomento de la cultura corporativa sostenible. Puede ser ofreciendo programas de formación para el personal o el fomento de iniciativas de sostenibilidad.
• Colaboración con proveedores y clientes para mejorar las prácticas sostenibles.
• Desarrollo de nuevos productos y servicios que ofrezcan beneficios sostenibles. En el caso de las Fintech, por ejemplo, puede ser la promoción del pago digital como alternativa a opciones menos sostenibles como el efectivo.
• Adopción de herramientas de digitalización. Estas facilitan la gestión eficiente de los recursos y la automatización de procesos relacionados con la sostenibilidad.
• Implantación de herramientas de análisis de datos para monitorear y reportar el desempeño en sostenibilidad. Esto ayuda en la toma de decisiones informadas.
• Implementación de tecnologías verdes, que mejoren la eficiencia energética y reduzcan el impacto ambiental.
• Cumplimiento de las diferentes normativas en materia de sostenibilidad. Por ejemplo, la nueva directiva de la UE obliga a las empresas a ser más transparentes con su huella medioambiental.
• Obtención de certificaciones reconocidas en sostenibilidad que avalen los esfuerzos y logros de la empresa.

Implementando estas estrategias, un CFO puede ayudar a su empresa a cumplir con los objetivos de sostenibilidad. También a obtener ventajas competitivas y a construir una reputación sólida en responsabilidad corporativa.

Beneficios de la sostenibilidad empresarial

Por tanto, no resulta difícil comprender por qué las empresas están cada vez más interesadas en operar en entornos sostenibles, abordando aspectos medioambientales, sociales y económicos.

Este auge ya se está notando en España, con los beneficios que ello supone. ¿Por qué las empresas deberían ser sostenibles? Principalmente, porque solo así podrán sobrevivir.

Ya se habla de que hay un 80% de consumidores que valoran positivamente el hecho de que una marca apueste por la sostenibilidad. Y muchos de ellos no compran en compañías sin conciencia.

Más razones para apostar por la sostenibilidad empresarial:

• Impulsa la Innovación. Facilita la creación de nuevas soluciones, reduce costos y mejora la oferta de productos y servicios.
• Mejora el posicionamiento en el mercado. Refuerza la imagen de la empresa frente a competidores y proveedores.
• Atrae y retiene Talento. Aumenta el atractivo de la empresa para empleados potenciales y actuales.
• Cumple con normativas futuras. Adelanta a la empresa a las regulaciones comunitarias obligatorias.
• Facilita la internacionalización. Simplifica la expansión global mediante el uso de prácticas sostenibles reconocidas a nivel internacional.
• Acceso a recursos financieros. Facilita la obtención de seguros, inversiones y créditos.
• Ventaja en licitaciones públicas. Beneficia los procesos de licitación y adjudicación de contratos de bienes y servicios.
• Genera confianza a través de la transparencia. Fomenta la confianza de clientes y socios mediante prácticas empresariales abiertas y responsables.
• Fortalece relaciones con partes interesadas. Refuerza las conexiones con la cadena de valor y las partes interesadas clave.
• Reducción de riesgos operativos. La sostenibilidad ayuda a identificar y mitigar riesgos ambientales y sociales antes de que se conviertan en problemas costosos, mejorando la resiliencia y la continuidad del negocio.

En resumen, adoptar prácticas de sostenibilidad empresarial genera un impacto positivo en la sociedad, el medio ambiente y las personas, posicionando a la empresa como un líder responsable y comprometido.

Inversión en Tecnología para crear valor sostenible

Como estamos viendo, el director financiero juega un papel fundamental a la hora de alinear inversiones para cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Y una de las opciones más sencillas de implementar es la implementación de herramientas tecnológicas que contribuyan a la sostenibilidad.

Es el caso, por ejemplo, de las soluciones de digitalización de gastos como Okticket. Como la app automatiza la captura, procesamiento y gestión de recibos y facturas, elimina la necesidad de almacenamiento físico y minimiza el uso de papel.

“Por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2 (informe europeo “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos”)

Y como los datos se almacenan en la nube, también se ahorra en consumo de energía. Lo que a su vez reduce el impacto medioambiental.

“Las pymes pueden ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube” (Telefónica Tech)

Al mismo tiempo, Okticket ofrece un montón de ventajas. Entre ellas:

• Simplifica el flujo de trabajo
• Proporciona visibilidad de los gastos en tiempo real
• Reduce los errores y bloquea el fraude interno
• Facilita el cumplimiento de normativas y auditorías

Todo ello, con una inversión mínima.

En conclusión. Implementar una solución como Okticket puede ser una parte clave de una estrategia de inversión en tecnología que no solo mejora la eficiencia y reduce costos, sino que también apoya los objetivos de sostenibilidad al reducir el impacto ambiental asociado con la gestión de documentos y procesos manuales.